Авторизация
Регистрация
Забыли свой пароль?
Войти как пользователь:
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:
Поиск по сайту
Журнал
"Кадровик-практик"
Подписка 1500 руб./год



Бесплатно
подписчики получают 
доступ к: 
  • справочной базе,
  • "книжной полке",
  • курсу по кадрам,
  • всем тестам и др.
Узнать подробнее >>
Полистать журнал >>




Статьи и консультации 2019 по кадровому делопроизводству на сайте www.kadrovik-praktik.ru


К Вашим услугами наши консультации и статьи по кадровому делопроизводству. Для их чтения зарегистрируйтесь на сайте.

ПОИСК ПО САЙТУ
 

Кадровые документы с истекшим сроком хранения: что с ними делать?

04.02.2016
"У нас есть папки (дела) с истекшим сроком хранения (графики отпусков, приказы и др.). Кадровика и секретаря нет. Кто и куда должен нести эти папки сдавать на хранение или что с ними делать?"
В отсутствие кадровой службы ответственным за кадровую документацию является руководитель организации или иное лицо, назначенное соответствующим приказом.
Сроки хранения кадровых и сопутствующих им документов указаны в "Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", утвержденном Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558. По истечении срока хранения документы подлежат уничтожению. Уничтожение документов в организации производится в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов в организации, одобренных Решением Коллегии Росархива 06.02.2002. Уничтожаются, как правило, документы с истекшим сроком хранения. Организация имеет право продлить срок хранения документов, но уменьшить не имеет право. Изменение срока хранения документов должно быть согласовано с экспертной комиссией организации.  Согласно п. 1.4. "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558, сроки хранения документов исчисляются с  1 января года, следующего за годом окончания их в делопроизводстве. Например, срок хранения дел, законченных в 2010 г., начинает отсчитываться с 1 января 2011 г.
Службам делопроизводства федеральных органов исполнительной власти легче. Приказом  Росархива от 23.12.2009 N 76 были утверждены Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, где подробно расписана процедура работы с документацией. Коммерческим организациям тоже можно взять на заметку эти рекомендации.
Процедура уничтожения документов, сроки хранения которых истекли, состоит из нескольких этапов и описана в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
Сначала необходимо выделить документы с истекшими сроками хранения к уничтожению, то есть провести экспертизу ценности документов. Эта работа проводится экспертной комиссией учреждения по завершении календарного года и предполагает подготовку документов к передаче на архивное хранение (оформление дел, составление описей на дела, передаваемые на архивное хранение) и соответственно выделение части документов к уничтожению. При создании в учреждении экспертной комиссии необходимо руководствоваться приказом Росархива от 19.01.1995 № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия». В состав комиссии обычно включаются наиболее квалифицированные сотрудники организации в количестве не менее трех человек. Кроме того, к работе экспертов можно привлечь архивариуса из окружного архива.  Решения экспертной комиссии вступают в силу после их утверждения руководителем организации.
Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению и собственно уничтожение этих документов осуществляются в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций. Желательно, чтобы в организациях этот порядок был закреплен в локальных нормативных актах, например в инструкции по делопроизводству.
Затем составляется опись всех документов, выделенных к уничтожению, и акты о выделении документов к уничтожению. Акт о выделении документов к уничтожению, как правило, составляется один на документы всей организации, подлежащие уничтожению.
Для коммерческих организаций форма акта не утверждена, поэтому он составляется в произвольной форме. Для правильности оформления можно руководствоваться примерной формой акта, которая приведена в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, - это перечень заголовков дел (видов документов), подлежащих уничтожению, с указанием их количества по каждому заголовку, а также срока хранения данного типа. По каждому заголовку отдельно указываются годы, за которые отобраны документы к уничтожению. Информация, включаемая в акт, о количестве уничтожаемых документов, их составе должна строго соответствовать реальному положению дел. Дела, включенные в утвержденный руководителем организации акт, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на утилизацию в организации, принимающие вторсырье в переработку. Сдача документов в переработку оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указывается общее количество документов и их вес. Накладная прикладывается к акту и хранится вместе с ним в деле организации.
Щетинина Л.А., специалист по кадровому делопроизводству

Рекомендуем:

Журнал Кадровик-практик-2018

Журнал "Кадровик-практик"

Наш телефон: 8(8442)989899, 8-917-338-98-99

4170

Вы в рубрике: ПРИКАЗЫ, ДОГОВОРЫ И СОГЛАШЕНИЯ, УВЕДОМЛЕНИЯ, АКТЫ, ЗАЯВЛЕНИЯ


Рейтинг:

Поделиться в соц сетях



+ Правила перепечатки данного материала

    



Корзина0 товаров
на сумму 0 руб.

Мы в соцсетях:


Подпишитесь бесплатно:

 

Войти в зону ИКС (раздел сайта для подписчиков журнала "Кадровик-практик") >>


Новости сайта


Все новости сайта

Последние публикации
 
Все публикации


Новости трудового законодательства и разъяснения ведомств

Все новости

Опрос дня
Работник заболел до начала ежегодного оплачиваемого отпуска, просит его перенести на 1 июня. Льготы на предоставление отпуска в удобное время не имеет. Работодатель согласен перенести отпуск на 1 августа и позже (в рамках рабочего года). Обязан ли работодатель предоставить отпуск именно 1 июня? Отметить свое мнение и узнать ответы коллег >>



Тест дня
Мини-тест "Перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска"