8 (8442)98-98-998 (917) 338-98-99

С 1 по 10 марта при подписке на журнал "Кадровик-практик" - в подарок дополнительные месяцы. Оформить подписку >>


Восстановление кадрового учета: пошаговая инструкция


Все нижеприведенные пошаговые инструкции бесплатно доступны подписчикам журнала "Кадровик-практик". Если Вы не являетесь подписчиком, то можете либо оплатить онлайн доступ к некоторым процедурам либо подписаться на журнал (~6 руб./день) >>
Подписка даст Вам доступ к материалам журнала, большой справочной базе по кадрам, книгам, курсу кадрового делопроизводства, тестам.

Не представленные ниже пошаговые инструкции доступны только подписчикам журнала "Кадровик-практик"

ВОССТАНОВЛЕНИЕ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА:

краткая примерная пошаговая инструкция по наведению порядка в кадрах в компаниях, где кадровая работа не велась надлежащим образом

В некрупных компаниях зачастую кадровое делопроизводство не ведется надлежащим образом. Это может быть по причине отсутствия в штате специалиста по кадрам или по другим причинам.

Нашу инструкцию мы разработали для тех, кто устроился на работу именно в такую организацию и кому поручили наведение порядка в запущенном кадровом хозяйстве.

Инструкцию мы составили просто и доступно, специально чтобы даже новички в кадровом деле без труда смогли навести порядок в кадровых документах, подготовиться к проверке Гострудинспекции.

Обратите внимание, что наша инструкция именно примерная, потому что в каждой организации может быть свой уникальный и неповторимый беспорядок в кадрах, поэтому при восстановлении кадрового делопроизводства какие-то шаги нашей инструкции им нужно будет пройти не в представленной последовательности, а в другой (какие-то шаги раньше, а какие-то наоборот позже), возможно, придется пройти и какие-то свои этапы, не описанные в нашей инструкции.

Итак, с чего начнём?

Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами

Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе. Имеющиеся кадровые документы мы будем проверять и приводить их в соответствие с законом, новые документы должны будем составить тоже в строгом соответствии с законом.

Нужные нормативные акты в последней редакции Вы можете найти здесь >>

Удобна в качестве справочной "литературы" большая справочная база по кадровому делопроизводству , доступная подписчикам журнала «Кадровик-практик». В этой базе оооочень много бланков документов, необходимых для кадровой работы, и образцов их заполнения, есть пошаговые процедуры основных кадровых операций, книги, консультации и др.

Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые обходят по функционалу . Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

 

Определяем, какие документы (из числа тех, которые должны быть на участке кадровой работы) в организации есть, а каких нет

Посмотрите этот список документов, которые нужно иметь на участке кадровой работы. В данном списке приведены документы, которые должны быть обязательно на участке кадровой работы; документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах; и документы необязательные.

Соберите в организации все документы, которые есть по кадрам. Их в дальнейшем мы будем проверять.

Определите список обязательных документов, которых в компании нет, и которые Вам нужно разработать, чтобы восстановить кадровое делопроизводство.

И определите список необязательных кадровых документов, которыми компании также целесообразно обзавестись.

Здесь есть необходимые журналы регистрации и книги учета для кадровой работы, все графы,развороты и т.д.

 

Изучаем фактическую картину дел в компании. Определяем заданные условия, которым должны будут соответствовать кадровые документы

А. Прежде, чем приступить к проверке имеющихся документов и составлению новых документов, нужно узнать, как реально обстоят дела в компании. Например, какой в реальности режим работы у работников разных подразделений, c какого по какой час они трудятся, у кого ненормированный рабочий день, в какие дни получают зарплату и т.д.

Дело в том, что в компании, которая работала без кадровика, часто используются бланки правил внутреннего трудового распорядка (далее - ПВТР), трудовых договоров и др., скачанные с Интернета, взятые из книг. И в них содержатся условия совсем не те, что в реальности существуют в компании. Мы сталкивались с тем, что в ПВТР компании у всех установлен нормированный рабочий день с 9.00 до 18.00, 1 час обед, рабочие дни с понедельника по пятницу, а в реальности в компании работники нескольких подразделений работают посменно, а в нескольких подразделениях гибкое рабочее время.

Выясните у руководителей реальную картину трудовых отношений в компании.

Исходя из реальной картины (разумеется, с поправкой на требования закона и учредительных документов) будем проверять и составлять кадровые документы.

Б. Заметьте не только закон и реальность будут диктовать нам условия, которым должны соответствовать кадровые документы, но и учредительные документы.

Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем. Все документы, которые мы будем проверять и составлять на участке кадров, должны будут соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора и установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор, в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности (Вы же будете проверять, насколько правильно оформлены с директором трудовые отношения). Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например, с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.

Узнаём пожелания руководства. Вам предстоит не только проверить имеющиеся кадровые документы, но и привести их в соответствие с пожеланиями и указаниями руководства. И новые кадровые документы Вы также будете составлять в соответствии с указаниями руководства. Поэтому заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для фирмы.

 

Определяем лиц, ответственных за документы

При восстановлении кадрового делопроизводства, Вам предстоит не только проверить документы, но и внести в них изменения, составить новые документы. Поэтому важно заранее выяснить или определить, кто за какие документы каким образом отвечает в компании.

В частности, нужно выяснить, кто отвечает за ведение, хранение, учёт трудовых книжек. Ведь именно этот человек будет вносить в трудовые книжки недостающие записи и исправления. В компании должен быть приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Если в связи с поручением Вам кадровой работы, таким ответственным нужно назначить Вас, то позаботьтесь об издании соответствующего приказа на Вас. На нашем сайте есть форма этого приказа:

В справочной базе, доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик» на данном сайте, есть разные образцы таких приказов и другие документы, оформляемые при назначении работников ответственными за что-либо и поручении различной работы, а также консультации по теме.

До того, как Вы начнете разрабатывать документы, нужно выяснить или определить, кто из сотрудников будет участвовать в разработке документов, процедурах согласования, утверждении документов, кто имеет право подписи конкретных документов. Это можно выяснить из имеющихся в компании документов и бесед с руководством.

 

Штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты для восстановления кадрового делопроизводства с нуля

А. Проверяем штатное расписание.

Если у Вас нет штатного расписания, незамедлительно составьте и утвердите его. Госкомстат РФ Постановлением от 05.01.2004 N 1 утвердил унифицированную форму штатного расписания – форму N Т-3 >> По вопросу использования форм Госкомстата и утверждения работодателем «своих» форм таких документов почитайте здесь. На сегодняшний день работодатели продолжают использовать в работе форму штатного расписания, принятую Госкомстатом, при этом дополняют ее необходимыми им графами и столбцами. Вам пригодится имеющийся на сайте в свободном доступе образец штатного расписания (заполненный) >>

При заполнении формы штатного расписания важно не нарушить требования закона. Контролируйте, чтобы сведения (оклады, количество штатных единиц, наименования должностей) соответствовали реальному положению дел и другим документам. Нельзя устанавливать зарплаты ниже установленного законом минимума.

Если штатное расписание устарело, не соответствует действительности, закону или вовсе отсутствует, то разрабатываем новое.

Обязательно согласовываем и утверждаем штатное расписание в соответствии с требованиями закона к процедуре принятия локальных нормативных актов об оплате труда. Здесь нельзя допустить нарушений, потому что многие из последующих кадровых документов, в том числе все трудовые договоры будут составляться в соответствии со штатным расписанием.

Прочитайте материалы сайта (доступ свободный): "Штатное расписание: форма и содержание", "Ознакомление с приказом о внесении изменений в штатное расписание".Вам может понадобиться документ - Приказ об утверждении штатного расписания>> Подписчики журнала "Кадровик-практик" могут ознакомиться с пошаговой процедурой принятия нового штатного расписания, образцами документов, упомянутых в данной процедуре, публикацией "Принятие нового штатного расписания и его последствия".

Б. Проверяем Правила внутреннего трудового распорядка и локальные нормативные акты.

Проверяем имеющиеся в компании ПВТР и иные локальные нормативные акты. Нужно проверить, соответствуют ли они (содержащиеся в них нормы):

  • законодательству,
  • учредительным документам,
  • коллективному договору, соглашениям,
  • иным локальным нормативным актам,
  • действительности.

Если выявлены несоответствия, то нужно обсудить их с руководителем и внести изменения в документы в установленном законом порядке. Необходимые Вам для этого пошаговые процедуры, консультации, образцы документов Вы найдёте в справочной базе , доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик» на данном сайте.

Особенно рекомендуем прочитать статью (доступно подписчикам журнала "Кадровик-практик") " Составляем правила внутреннего трудового распорядка: законные, продуманные и выгодные работодателю"

Ознакомьте работников с внесенными изменениями надлежащим образом.

 

Проверяем, правильно ли оформлены на работу работники

А. Проверяем, как оформлен директор.

Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в справочной базе , доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик» на данном сайте, необходимые образцы документов, статьи и консультации там же.

Б. Дальше проверяем, как оформлены работники

До заключения трудовых договоров все работники должны быть под подпись ознакомлены с локальными нормативными актами. Если Вы обнаружили, что по сей день работники не ознакомлены с ПВТР и другими локальными нормативными актами, то незамедлительно под подпись ознакомьте работников.

Далее проверим трудовые договоры с работниками.

Основные правила, которые учтём при проверке:

- трудовые договоры должны быть заключены обязательно с каждым работником;

- условия трудовых договоров не должны противоречить законодательству;

- условия трудовых договоров должны соответствовать реальности, тому, что на самом деле.

Наверняка Вы обнаружите, что с некоторыми работниками трудовые договоры не заключены. Это нарушение! Разработайте грамотный бланк трудового договора, согласуйте его с директором. Заключите трудовые договоры с работниками, с которыми они не заключены. При этом дату заключения можно указывать реальную. Т.е. Вы оформляете трудовым договором уже существующие отношения.

Проверьте, соответствуют ли имеющиеся трудовые договоры законодательству. Нередко при проверке обнаруживают, что в трудовых договорах не содержатся условия, которые согласно ст. 57 ТК РФ обязательно должны быть включены в договор.

Проверьте, не противоречат ли условия трудовых договоров реальности или локальным нормативным актам. Например, бывает, что согласно трудовому договору оклад работника 25000 рублей, а на самом деле он получает уже оклад 50000 рублей, и это даже отражено в штатном расписании. Или согласно трудовому договору работник получает зарплату 1 и 15 числа каждого месяца, а на самом деле зарплата платится 5 и 20 числа, и такие даты установлены Правилами внутреннего трудового распорядка.

Если Вы обнаружили ошибки и несоответствия в трудовых договорах при восстановлении кадрового делопроизводства, то это нарушение, которое нужно исправить.

Некоторые просто убирают старые неправильные трудовые договоры и заменяют их новыми, правильными. Такая практика имеет свои минусы. Например, в прошлом году у работника действительно был оклад 25000 рублей, а Вы замените трудовой договор, поставите в нем старую дату заключения и новый оклад 50000 рублей. Получится, что у работника оклад 50000 рублей был с момента приема его на работу. А если работник захочет этим воспользоваться и нажалуется в трудинспекцию, что ему в прошлом году не доплачивали?

Законный способ внесения изменений в трудовые договоры предусмотрен ст. 72 ТК РФ. Согласно этой статье изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается по соглашению сторон трудового договора (имеются в виду работник и работодатель). Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме. Эти соглашения на практике еще называют допсоглашениями к трудовым договорам.

Бланк и образцы таких соглашений Вы найдёте в справочной базе, доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик» на данном сайте. Если у Вас нет этих баз, то можете воспользоваться шаблоном такого «допсоглашения», который имеется на нашем сайте для кадровиков.

Проверьте, вручен ли каждому работнику один экземпляр его трудового договора. Согласно ст. 67 ТК РФ получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Поэтому, если обнаружите, что работникам не вручены их экземпляры трудовых договоров, то вручите их работникам под подпись.

Более тщательно проверить трудовые договоры (а также при необходимости включить в них условия, выгодные работодателю) поможет методичка "Принимаем работника на работу: кадровые вопросы" (доступно подписчикам журнала "Кадровик-практик").

В процессе проверки Вы можете обнаружить, что вместо трудовых договоров незаконно заключены гражданско-правовые договоры. Трудовые отношения должны оформляться только трудовым договором. Если с отдельными работниками у Вас трудовые отношения оформлены гражданско-правовыми договорами, незамедлительно исправьте это, восстановите нарушенные права работников, оформите с ними трудовые договоры.

В. Проверяем, как оформлены приказы о приеме работников на работу.

Форма приказа о приеме на работу должна быть утверждена работодателем. За основу могут быть взяты формы Т-1 и Т-1а, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004.

Приказ о приеме на работу должен быть издан по каждому работнику.

Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора. Сверьте описанные в приказе условия и условия трудовых договоров по каждому работнику.

Приказ о приеме на работу должен объявляться работнику в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Проверьте дату издания приказа и дату ознакомления с ним работника.

Работник должен быть под подпись ознакомлен с приказом о приеме на работу. Проверьте, есть ли на приказах о приеме работников их подписи. Если нет, то незамедлительно ознакомьте работников под подпись с этими приказами.

Подписчики журнала "Кадровик-практик" могут почитать доступную им статью " Типичные ошибки в приказах о приеме на работу".

Г. Проверяем, заведены ли на работников личные карточки, полностью и правильно ли они заполнены.

Если нет, то соответственно заводим и оформляем личные карточки.

Д. Проверяем, как обстоят дела с трудовыми книжками.

Нужно проверить:

  • ото всех ли работников, работающих по основной работе, приняты трудовые книжки,
  • заведены ли трудовые книжки работникам, принятым на работу впервые,
  • правильно ли оформлены трудовые книжки, правильно ли внесены записи в трудовые книжки
  • заполнены ли соответствующие графы в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Если Вы обнаружите нарушения, то нужно их устранить: завести трудовые книжки тем работникам, которым они не заведены, внести недостающие записи, исправить неверные записи, заполнить Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

На нашем сайте есть в свободном доступе практическое руководство по ведению трудовых книжек и образцы записей в них >>

Ошибки при ведении трудовых книжек, отсутствие книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, ненадлежащее ее ведение чревато штрафами при проверке Гострудинспекции. Прочитайте: ГИТ наказывает за неправильную пломбу на книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

 

Проверяем, правильно ли оформлены совмещения, кадровые перестановки, отстранения

А. Проверьте, правильно ли оформлены поручения работникам дополнительной работы (совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы).

Очень часто при оформлении дополнительной работы (совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы) допускаются ошибки:

  • совмещение фактически состоялось, но документально не оформлено,
  • дополнительная работа поручена работнику без его согласия, просто по инициативе работодателя (возложена приказом директора),
  • вместо совмещения оформлено совместительство,
  • и др.

Вам необходимо проверить случаи поручения работникам дополнительной работы, и если найдёте ошибки в оформлении, то исправить их.

С этой целью подписчики журнала "Кадровик-практик" могут изучить доступную им методичку "Поручение работнику дополнительной работы".

Б. Проверяем, правильно ли оформлены различные виды переводов, состоявшиеся в компании до того, как Вы взялись наводить порядок в кадрах.

Наиболее распространенные нарушения при оформлении переводов, которые Вы можете обнаружить:

  • отсутствуют или неправильно составлены письменные соглашения с работником (по тем видам переводов, когда это обязательно), другие документы, оформляемые при переводах,
  • отсутствуют приказы о переводах,
  • работники не ознакомлены с приказами о переводах под роспись,
  • в трудовые книжки не сделаны записи о переводах.

Если Вы обнаружили, какие-то ошибки, то их (если возможно) нужно исправить: оформить соглашения с работниками, ознакомить работников с приказами под роспись (если не ознакомлены), внести в трудовые книжки недостающие записи.

С этой целью подписчики журнала "Кадровик-практик" могут изучить доступную им методичку "Кадровые перестановки: закон, практика, образцы документов" и статью Типичные ошибки в приказах о переводе работника на другую работу

В. Проверяем, правильно ли оформлены перемещения.

Согласно ст. 72.1 не требует согласия работника на перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора. А вот в случае, если в трудовом договоре указано структурное подразделение (например, «…принят на должность экономиста в бухгалтерию»), то перемещение работника без его согласия в другое структурное подразделение (например, «…на должность экономиста в планово-экономический отдел») уже незаконно. Поэтому, если, изучая приказы, Вы обнаружите, что были факты перемещения работника, то проверьте трудовые договоры этих работников – указано ли в них структурное подразделение, в которое работник принят. При перемещении должны оставаться неизменными любые определенные сторонами условия трудового договора. Если же условия договора все же меняются, то производить перемещение без согласия работника уже нельзя. Такое «перемещение» уже Вам необходимо оформлять как перевод.

Различные виды увольнений оформляются по-разному. В справочной базе , доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик» на данном сайте, есть таблица «Cостав документов для увольнений (таблица)». Частично это таблица есть также на нашем сайте для кадровиков – «Состав документов для увольнений (таблица)»

Пользуясь ею, Вы можете проверить, все ли документы-основания имеются «под» каждый приказ об увольнении.

Наиболее распространенные нарушения – это как раз отсутствие таких документов.

По «текущим» увольнениям (оформляемым сейчас) Вы еще можете подготовить недостающие документы, а вот по «прошлым» увольнениям восстановить все необходимые документы вряд ли уже удастся. Поэтому о выявленных нарушениях просто сообщите руководству.

Что касается «прошлых» увольнений, то проверьте также, выданы ли трудовые книжки всем уволенным работникам, со всеми ли ими произведен полный расчет.

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 ТК РФ.

В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

Если обнаружите в компании трудовые книжки уволенных работников, незамедлительно направьте таким работникам уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Если обнаружите, что с работниками не произведен полный расчет, и работодатель должен ему еще какие-то суммы, незамедлительно вызывайте таких работников для расчета.

Когда уволенный работник придет за трудовой книжкой или расчётом, то у Вас есть возможность попросить его поставить свою подпись на тех документах, с которыми он должен был ознакомиться под подпись во время работы, но не был ознакомлен. Поэтому для таких работников заранее подготовьте документы (или списки документов, чтобы быстрее найти и не забыть ни один).

 

Проверяем и восстанавливаем законность и наводим порядок на участке «Рабочее время»

А. Соберите вместе все документы, устанавливающие и регулирующие рабочее время работников компании: коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, графики работы, графики сменности, трудовые договоры с работниками, дополнительные соглашения к ним.

Проверьте, правильно ли установлены в них режимы рабочего времени различных категорий работников.

Наиболее типичные ошибки, которые можно встретить при проверках:

- документы противоречат друг другу (в одних для определенной группы работников установлен один режим рабочего времени, а в других для той же группы установлен другой режим),

- режимы рабочего времени для работников ни в каких документах не определены,

- документы, устанавливающие режимы рабочего времени, составлены или утверждены неправильно.

Если Вы обнаружите такие нарушения, то составьте отсутствующие документы, внесите изменения в документы, в которых обнаружили несоответствия.

Также проверьте, соответствует ли установленная документально продолжительность рабочего времени работников законодательным предписаниям (ст. ст. 91-96 ТК РФ). Особо обратите внимание на продолжительность рабочего времени совместителей (ст. 284 ТК РФ).

Б. Проверьте, ведётся ли табель учёта рабочего времени.

Согласно ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

При восстановлении кадрового учета если табеля нет, то его незамедлительно нужно завести.

Если табель есть, то желательно по каждому работнику проверить, сколько часов в день он должен работать, сколько работает и сколько часов отмечается в табеле. Бывает, что работнику установлено неполное рабочее время, он трудится 4 часа в день, а в табели стоят «восьмёрки». Бывает, что в предпраздничный день работники трудятся, как положено, на час меньше, а в табели опять же стоят «восьмёрки» вместо «семёрок».

В. Если в компании вводилось неполное рабочее время, и какие-то сотрудники работают на условиях неполного рабочего времени, то проверьте, были ли надлежащие основания для введения неполного рабочего времени, и не нарушен ли порядок введения неполного рабочего времени.

Рекомендуем прочитать (доступно подписчикам журнала "Кадровик-практик"): Введение и отмена неполного рабочего времени для работниковВведение неполного рабочего времени по инициативе работодателя.

Г. Если в компании работников привлекают к работе в ночное время, к сверхурочным работам, то нужно проверить, не привлекают ли к такой работе тех работников, кто не может быть привлечен (ст. 96, ст. 99 ТК РФ). Если обнаружите, что привлекаются, то незамедлительно сообщите об этом руководству, чтобы прекратить нарушение. Рекомендуем прочитать (доступно подписчикам журнала "Кадровик-практик"): методичку "Сверхурочная работа", статьи Работа в ночное время: теория и практика для новичков, Споры, связанные с работой в ночное время.

Проверьте, брались ли у работников согласия на привлечение к сверхурочным работам, издавались ли необходимые приказы. При выявлении отсутствия этих документов нужно незамедлительно информировать руководство о последствиях таких нарушений и необходимости в дальнейшем их не допускать. Все необходимые для оформления сверхурочных работы документы (приказы, уведомления, заявления и др.), образцы их заполнения, консультации Вы найдёте в в справочной базе , доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик» на данном сайте. Там же процедуры привлечения к работе в выходные и нерабочие праздничные дни.

Также при проверки соблюдения норм о рабочем времени рекомендуем почитать (доступно подписчикам журнала "Кадровик-практик"): Изменение полной продолжительности рабочего времени на сокращенную и изменение сокращенной продолжительности рабочего времени на полную нормальнуюСпоры о сокращенном рабочем времениРазделение рабочего дня на части. ТеорияРазделение рабочего дня на части. ПрактикаУчет рабочего времени без досадных ошибокЗаполнение табеля учета рабочего времениПредпраздничный рабочий день: практические ситуацииВыходные и нерабочие праздничные дни. Привлечение к работе в выходные и праздникиОбучение работников в их выходные дни.

Д. Если в компании кто-то из сотрудников трудится на условиях ненормированного рабочего дня, то следует обратить внимание на следующее. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников. Проверьте, есть ли такой перечень в названных документах, полный ли он. Если обнаружите, что перечень отсутствует, или он неполный, то внесите в данные документы изменения в установленном законом порядке. Рекомендуем прочитать: Ненормированный рабочий день (доступно подписчикам журнала "Кадровик-практик")

Е. Если в компании организована сменная работа, то проверьте, существуют ли графики сменности в компании, правильно ли они составлены и утверждены, ознакомлены ли Ваши работники с графиками сменности вовремя, не работают ли работники по 2 смены подряд.

Если обнаружили непорядок с графиками сменности, то приведите их в порядок, утвердите, как положено, и ознакомьте работников под подпись. Рекомендуем прочитать (доступно подписчикам журнала "Кадровик-практик"): Сменная работа: теория и практика для новичковРежим гибкого рабочего времени: теория и практика для новичков, Споры, связанные с гибким рабочим временем. Современная судебная практикаРабота по графикам: актуальные споры на практике.

Ж. Если в компании суммированный учёт рабочего времени, то нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка. Дело в том, что согласно ст. 104 ТК РФ порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка. Поэтому, проверьте, установлен ли этот порядок. Если нет, то внесите соответствующие изменения в Правила. Ознакомьте с изменениями работников. Рекомендуем прочитать (доступно подписчикам журнала "Кадровик-практик"): Суммированный учет рабочего времени: теория и практика для новичков , Суммированный учет рабочего времени: споры и вопросы практики

 

Проверяем и восстанавливаем законность, наводим порядок на участке "Время отдыха. Отпуска"

А. Обеденные перерывы.

Проверьте, правильно ли в документах установлены обеденные перерывы, и соблюдается ли то, что установлено.

В частности, проверьте следующие документы: трудовые договоры, правила внутреннего трудового распорядка, графики работы, табели учета рабочего времени.

Типичные нарушения здесь следующие:

- установлена неправильная продолжительность перерывов для отдыха и питания,

- эти часы не установлены в правилах внутреннего трудового распорядка, в трудовых договорах с работниками,

- не обеспечивается фактическое исполнение установленных норм.

- не организованы места для отдыха и приема пищи, если есть работы, по условиям которой не возможно обеспечить перерыв для отдыха и питания.

Согласно ст. 108 ТК РФ в течение рабочего дня (смены) работнику должен быть предоставлен перерыв для отдыха и питания продолжительностью не более двух часов и не менее 30 минут, который в рабочее время не включается. Правилами внутреннего трудового распорядка или трудовым договором может быть предусмотрено, что указанный перерыв может не предоставляться работнику, если установленная для него продолжительность ежедневной работы (смены) не превышает четырех часов.

Загляните в правила внутреннего трудового распорядка, графики рабочего времени, договоры с работниками, проверьте, отвечает ли указанному требованию закона установленные в Ваших документах перерывы для отдыха и питания.

На работах, где по условиям производства (работы) предоставление перерыва для отдыха и питания невозможно, работодатель обязан обеспечить работнику возможность отдыха и приема пищи в рабочее время. Перечень таких работ, а также места для отдыха и приема пищи устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка. Проверьте Ваши Правила – установлен ли в них данный перечень. Если нет – поспешите внести в Правила необходимые изменения.

Если в трудовых договорах содержатся незаконные пункты, то заключите дополнительные соглашения с работниками, признайте недействительными незаконные пункты, включите законные пункты. Если ошибки закрались в правила внутреннего трудового распорядка, то внесите и в них необходимые изменения, приведите их в соответствие с законом. А с изменениями ознакомьте работников под роспись. Не забывайте учитывать требования ст. 74 ТК РФ об изменении определенных сторонами условий договора.

Если Вы обнаружили, что в какие-то дни (часы) работники трудились, хотя должны были отдыхать, и это видно по табелям и другим документам, то придется произвести им соответствующие доплаты (как за сверхурочную работу, работу в выходные и праздничные дни и др.)

Рекомендуем почитать (доступно подписчикам журнала "Кадровик-практик"): "Перерывы для отдыха и питания: по тропинкам практики"

Б. Специальные перерывы для обогревания и отдыха.

Некоторым категориям работников должны предоставляться специальные перерывы для обогревания и отдыха. Если в Вашей компании есть работники, которым должны предоставляться (предоставляются) такие перерывы, то не забудьте проверить, правильно ли всё оформлено, исправить выявленные нарушения.

Рекомендуем почитать (доступно подписчикам журнала "Кадровик-практик"): " Специальные перерывы, Перерывы для обогрева. Практика".

В. Перерывы для кормления ребенка.

Если у Вас в компании работают женщины, которым должны предоставляться (предоставляются) такие перерывы, то не забудьте проверить, правильно ли всё оформлено, исправить выявленные нарушения.

Рекомендуем почитать (доступно подписчикам журнала "Кадровик-практик"): "Перерывы для кормления ребенка"

Г. Еженедельный непрерывный отдых.

Проверьте трудовые договоры, правила внутреннего трудового распорядка, графики работы. Правильно ли в них установлена продолжительность еженедельного непрерывного отдыха?

Согласно ст. 110 ТК РФ продолжительность еженедельного непрерывного отдыха не может быть менее 42 часов.

Однако при шестидневной рабочей неделе эту норму выдерживают не все работодатели. Иногда на практике это норма не выдерживается при установлении работникам режимов гибкого рабочего времени. Бывают магазины, в которых продавцы работают неделю по 12 часов каждый день, потом неделю отдыхают. При таком режиме в первую неделю (рабочую) продолжительность еженедельного непрерывного отдыха гораздо меньше 42 часов. Значит, нужен график, по которому продавцы работают не «неделю через неделю», а, например, «3 дня через 3 дня».

Если у Вас на предприятии не выдерживается установленная продолжительность еженедельного непрерывного отдыха, то измените график работы.

Д. Выходные и праздничные дни.

Проверьте, не нарушается ли законодательство о предоставлении выходных дней, не привлекаются ли без законных оснований работники к работе в выходные и нерабочие праздничные дни.

Документы, которые нужно посмотреть: письменные согласия работников, уведомления о праве отказаться от работы за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, с которыми работники письменно ознакомлены, правила внутреннего трудового распорядка, графики работы, трудовые договоры с работниками, коллективный договор, табели учета рабочего времени. Именно из этих документов будет видно, нарушаются ли в Вашей компании нормы трудового законодательства о времени отдыха работников.

Рекомендуем почитать (доступно подписчикам журнала "Кадровик-практик"): "Выходные и нерабочие праздничные дни. Привлечение к работе в выходные и праздники"

Е. Очень важно проверить законность и навести порядок на участке «Отпуска».

Здесь чаще всего встречаются следующие нарушения:

- нарушается порядок предоставления отпусков;

- график отпусков либо отсутствует, либо неправильно составлен, утвержден, или утвержден не вовремя;

- график отпусков не соблюдается;

- ежегодный оплачиваемый отпуск не предоставляется ежегодно;

- отпуск переносится без законных оснований;

- работник отзывается из отпуска без законных оснований;

- отпускные не начисляются, начисляются неправильно, выплачиваются невовремя;

- отпуск неправомерно заменяется денежной компенсацией;

- нарушается право совместителя на предоставление ежегодного основного оплачиваемого отпуска одновременно в то же самое время, когда этот отпуск предоставляется по основной работе;

- отпуска устанавливают меньшей продолжительности, чем предусмотрено трудовым законодательством для отдельных видов отпусков;

- при разделении отпуска на части не учитывается требование о том, что хотя бы одна его часть должны быть 14 дней,

- нарушаются права «льготников» на предоставление им отпуска в удобное время.

Как видно из списка нарушений для проверки Вам понадобятся: график отпусков, приказа о предоставлении, продлении, перенесении отпусков, об отзывах из отпусков, приказы о замене отпусков денежной компенсацией, все основания к этим приказам (заявление, уведомления, предложения и др.), записки-расчеты, табели, ведомости.

Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 Кодекса для принятия локальных нормативных актов.

График отпусков должен быть утвержден не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года. Проверьте дату утверждения на своем графике. Обратите внимание, что график отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. На графике отпусков должна присутствовать отметка, подтверждающая, что учтено мнение выборного органа первичной профсоюзной организации, с указанием даты.

Работник должен быть уведомлен под роспись не позднее, чем за 2 недели до наступления отпуска. Поэтому должны быть либо письменные уведомления с росписями работников об ознакомлении, либо заранее изданные приказы об отпуске, с которыми работники знакомились под роспись за 2 недели до отпуска.

У некоторых работодателей сотрудники ходят в отпуск «не по графику». В таких случаях в график должны быть внесены соответствующие изменения на основании приказов работодателя и заявлений работников (о переносе отпуска, о досрочном предоставлении отпуска).

Согласно ст. 122 ТК РФ отпуск должен предоставляться ежегодно. Согласно ст. 124 ТК РФ в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до восемнадцати лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Одновременно напомним, что согласно ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях временной нетрудоспособности работника. Если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска (а согласно ст. 136 оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала) либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.

При сложении отпусков за прошлые года денежной компенсацией могут быть заменены только часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части. Если же работнику, который не был в отпуске два года, предоставляется отпуск 28 дней и денежная компенсация за второй отпуск – это уже будет являться нарушением. Причем очень серьезным.

Не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении).

Лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом (ст.286 ТК РФ).

Соблюдение этих норм может быть проверено по ведомостям, табелям, заявлениям, приказам, графику отпусков.

Проверьте график отпусков и внесите в него изменения, если обнаружите какие-либо нарушения в порядке и сроках предоставления различных видов отпусков.

Если у Вас в компании есть работники, давно не бывавшие в отпуске, лучше будет его им предоставить.

Отпуска должны быть установленной законом продолжительности.  Это можно проверить по графику отпусков, табелям, приказам об отпусках, трудовым договорам, локальным нормативным актам.

Согласно ст. 115 ТК РФ продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска по общему правилу составляет календарных 28 дней (стороны могут договориться о большей продолжительности). Но из этого правила есть и исключения. Так, ежегодный основной оплачиваемый отпуск работникам в возрасте до восемнадцати лет предоставляется продолжительностью 31 календарный день, причем в удобное для них время (ст. 267 ТК РФ).

Согласно ст.267 ТК РФ ежегодный основной оплачиваемый отпуск работникам в возрасте до восемнадцати лет предоставляется продолжительностью 31 календарный день в удобное для них время.

Согласно ст.286 ТК РФ если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности.

Согласно ст. 334 ТК РФ педагогическим работникам образовательного учреждения предоставляется ежегодный основной удлиненный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого определяется Правительством Российской Федерации.

Согласно ст. 291 ТК РФ работникам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев, предоставляются оплачиваемые отпуска … из расчета два рабочих дня за месяц работы.

Согласно ст. 295 ТК РФ работникам, занятым на сезонных работах, предоставляются оплачиваемые отпуска из расчета два рабочих дня за каждый месяц работы.

Продолжительность дополнительных отпусков определяется федеральными законами, иными нормативными актами, коллективными договорами, локальными нормативными актами работодателя.

Например, согласно ст. 119 ТК РФ работникам с ненормированным рабочим днем предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка и который не может быть менее трех календарных дней.

Согласно ст. 302 ТК РФ работникам, выезжающим для выполнения работ вахтовым методом в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности из других районов предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск в порядке и на условиях, которые предусмотрены для лиц, постоянно работающих:

в районах Крайнего Севера, - 24 календарных дня;

в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, - 16 календарных дней.

Согласно ст. 321 ТК РФ кроме установленных законодательством ежегодных основного оплачиваемого отпуска и дополнительных оплачиваемых отпусков, предоставляемых на общих основаниях, лицам, работающим в районах Крайнего Севера, предоставляются дополнительные оплачиваемые отпуска продолжительностью 24 календарных дня, а лицам, работающим в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, - 16 календарных дней.

В ряде случаев закон устанавливает нормы продолжительности отпусков без сохранения заработной платы.

Согласно ст. 128 ТК РФ по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем. Однако в некоторых случаях работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы определенной продолжительности:

- участникам Великой Отечественной войны - до 35 календарных дней в году;

- работающим пенсионерам по старости (по возрасту) - до 14 календарных дней в году;

- родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, - до 14 календарных дней в году;

- работающим инвалидам - до 60 календарных дней в году;

- работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников - до 5 календарных дней;

- в других случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами либо коллективным договором.

Проверим соблюдение норм продолжительности отпусков по беременности и родам, по уходу за детьми.

Согласно ст. 255 ТК РФ женщинам предоставляются отпуска по беременности и родам продолжительностью 70 (в случае многоплодной беременности - 84) календарных дней до родов и 70 (в случае осложненных родов - 86, при рождении двух или более детей - 110) календарных дней после родов.

Женщинам, постоянно проживающим (работающим) на территории зоны проживания с правом на отселение, установлен дородовой отпуск продолжительностью 90 календарных дней с проведением оздоровительных мероприятий за пределами территории радиоактивного загрязнения.

Согласно ст. 256 ТК РФ по заявлению женщины ей предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.

Согласно ст. 257 ТК РФ работникам, усыновившим ребенка, предоставляется отпуск на период со дня усыновления и до истечения 70 календарных дней со дня рождения усыновленного ребенка, а при одновременном усыновлении двух и более детей - 110 календарных дней со дня их рождения.

По желанию работников, усыновивших ребенка (детей), им предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им (ими) возраста трех лет.

Женщинам, усыновившим ребенка, по их желанию вместо указанного отпуска в части первой настоящей статьи, предоставляется отпуск по беременности и родам на период со дня усыновления ребенка и до истечения 70 календарных дней, а при одновременном усыновлении двух и более детей - 110 календарных дней со дня их рождения.

Согласно ст. 263 ТК РФ работнику, имеющему 2 или более детей в возрасте до 14 лет, работнику, имеющему ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, одинокой матери, воспитывающей ребенка в возрасте до 14 лет, отцу, воспитывающему ребенка в возрасте до 14 лет без матери, коллективным договором могут устанавливаться ежегодные дополнительные отпуска без сохранения заработной платы в удобное для них время продолжительностью до 14 календарных дней. 

Проверим и соблюдение норм продолжительности учебных отпусков.

Если по заявлению работника ежегодный оплачиваемый отпуск разделен на части, то хотя бы одна его часть не должна быть меньше 14 дней (ст. 125 ТК РФ). В этой связи имеет смысл проверить работников, предпочитающих «гулять» отпуска частями.

Рекомендуем почитать в справочной базе (доступно подписчикам журнала "Кадровик-практик") консультации и статьи раздела "Отпуска".

 

Проверяем и восстанавливаем законность, наводим порядок на участке «Зарплата»

Проверяем, правильно ли установлен порядок выплаты зарплаты.

А. Здесь встречаются чаще всего следующие нарушения:

- неправильно установлены дни выдачи зарплаты;

- зарплата не выдается в установленные сроки;

- зарплата работникам перечисляется на банковские карточки, однако этот вариант выдачи зарплаты не оформлен надлежащим образом;

- не утверждена форма расчетного листка;

- расчетный листок не выдается при выдаче зарплаты;

- выплата зарплаты «неправильного» размера;

- незаконное понижение размера зарплаты;

- незаконное повышение зарплаты наемным директором самому себе;

- производятся удержания в случаях, не предусмотренных законом;

- не соблюдается ограничение размера удержаний;

- нарушается порядок исчисления и сроки выплаты при отпусках, увольнениях, оплате вынужденного прогула, оплате листов нетрудоспособности, выходных пособий и др.

Б. Проверяем установлены ли даты выдачи зарплаты в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре,  трудовых договорах.

Должны быть установлены две даты в месяц для выплаты заработной платы с интервалом полмесяца. Конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. Если в названных документах даты выдачи зарплаты не установлены или установлены неправильно, то внесите в них изменения.

В. Если зарплата перечисляется на указанный работником счет в банке, то нужно проверить, насколько законно это оформлено в кадрах.

Обращаем Ваше внимание, что это не может производиться просто по велению руководства, «по традиции». Согласно ст. 136 ТК РФ перечисление заработной платы на счет работника в банке должно производиться на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором. Если в Вашей компании практикуется выплата зарплаты на банковский счет, то загляните в трудовые договоры с работниками, в коллективный договор – там должен быть предусмотрен такой порядок выплаты зарплаты. А предусмотренные условия должны соблюдаться на практике.

Г. Проверьте, утверждена ли форма расчетного листка

Проверьте, утверждена ли форма расчетного листка работодателем, извещаются ли работники в письменном виде о составных частях заработной платы, причитающейся им на соответствующий период, о размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Это обязательно согласно ст. 136 ТК РФ. Если обнаружите нарушения на данном участке, устраните их, разработайте, утвердите форму расчетного листка, и незамедлительно начинайте ее использовать.

Д. Проверьте, нет ли просрочек выплаты зарплаты

На практике широко распространены случаи «просрочки» выплаты зарплаты. Это одно из самых серьезных и наказуемых нарушений работодателей. Причем это нарушение может повлечь не только административную ответственность, но и уголовную.

Также, согласно ст. 236 ТК РФ, при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации). Обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

Если Вы обнаружите, что допущены просрочки выплаты зарплат, то незамедлительно в письменном виде сообщите руководству об этом, о возможных последствиях и о необходимости погасить все долги по зарплате.

Проверьте, соблюдается ли правило о том, что если совпадает день выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем, тогда выплата заработной платы должна производиться накануне этого дня. Если не соблюдается, то также уведомьте руководство о недопустимости такого нарушения в дальнейшем.

При проверке всегда смотрят, какого размера зарплаты установлены в трудовых договорах, в штатном расписании и в ведомостях и, не ниже ли они установленного законом минимума.

В перечисленных документах сведения о размере зарплаты каждого работника должны совпадать. Недопустимо чтобы в трудовом договоре работника значился один оклад, а в штатном расписании другой.

Нарушения нужно устранить: внести изменения в штатное расписание, заключить с работниками дополнительные соглашения об изменении условий трудовых договоров.

В справочной базе, доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик» на данном сайте, есть необходимые пошаговые процедуры изменения условий договоров и др., а также все необходимые образцы документов, консультации юристов и разъяснения Роструда.

В трудовых договорах по-прежнему многие пишут фразу «с оплатой согласно штатному расписанию». Многие юристы считают, что это нарушение трудового законодательства. Согласно ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре должны быть указаны: размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, надбавки, доплаты и поощрительные выплаты. Так же считают чиновники – см. письмо Роструда. Если Вы обнаружили у себя данное нарушение, то подпишите с работниками дополнительные соглашения о внесении изменений в трудовые договоры.