Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них 2023: образцы заполнения, инструкция как составить и вести

Книги учета трудовых книжек 2023: образцы заполнения, инструкция по ведению , Тема №864280



ПОИСК ПО САЙТУ
 

Книги учета трудовых книжек 2023: образцы заполнения, инструкция по ведению

Книги учета трудовых книжек 2023: образцы заполнения, инструкция по ведению17.07.2023

Рассмотрим книги (журналы) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и книги (журналы) по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них (приходно-расходные книги), как их составить и вести.


Содержание:

10 главных правил ведения книг (журналов) учета трудовых книжек и вкладышей в них

    Кто должен вести книги учета трудовых книжек?

    Формы книг учета трудовых книжек и порядок их утверждения

    Приказ об утверждении форм книги по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них и книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, образец

    Какие документы регистрируются в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них, а какие – нет?

    Срок, в который трудовые книжки и вкладыши должны регистрироваться в  книге учета движения трудовых книжек

    Учет пустых незаполненных бланков трудовых книжек и вкладышей в них

    Требования к нумерации, прошивке и заверению книг учета трудовых книжек

    Кто из сотрудников вправе заполнять книги по учету трудовых книжек?

    О соответствии сведений в книгах учета трудовых книжек между собой и соответствии записей в книгах реальному положению дел

    Срок хранения книги (журнала) по учету движения трудовых книжек и вкладышей

    Срок хранения книги (журнала) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша  после ее окончания

    Заполнение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

    Форма книги учета движения трудовых книжек (Минтруда России)

    Новые самостоятельно разработанные работодателями формы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

    Заполнение графы 1

    Заполнение граф 2, 3, 4

    Заполнение графы 5

    Заполнение графы 6

    Заполнение графы 7

    Заполнение графы 8

    Заполнение графы 9

    Заполнение графы 10

    Заполнение граф 11

    Заполнение граф 12 и 13

    Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них при увольнении

    Вопросы практики и другие образцы заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей

    Купить готовую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в хорошем качестве для кадрового делопроизводства >>



    Вопросы ведения книг (журналов) по учету трудовых книжек и вкладышей в них регулируются Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н (далее – Порядок). Рассмотрим основные правила, установленные Порядком, и практику их применения.

     

    10 правил ведения книг (журналов) учета трудовых книжек и вкладышей в них


    1.

    Учет трудовых книжек ведется у всех работодателей. В Порядке упомянуты именно «работодатели», а не только организации (п. 39):

    «С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведется:

    а) учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

    б) учет трудовых книжек и вкладышей в них».


    И далее Порядок упоминает, что «книги (журналы) должны быть …заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя». Т.е. работодатели – индивидуальные предприниматели тоже должны вести учет трудовых книжек, как и работодатели – организации, а именно должны вести:

    • книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей,

    • книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша.

    Исключений не сделано и для микропредприятий.

    В организации может работать всего один работник, и тот - директор, отказавшийся от бумажной трудовой книжки еще на прошлой работе. Надо ли такой организации иметь в наличии книги (журналы) по учету трудовых книжек и вкладышей? Надо. Вести учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учет трудовых книжек и вкладышей в них должен каждый работодатель. Поскольку организация уже является работодателем для директора, то книги (журналы) по учету трудовых книжек придется завести. К слову, несмотря на отсутствие работников, придется приобрести и пустые бланки трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 44 Порядка). После приобретения бланков информацию о них необходимо будет внести в заведенную книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладышей (п. 40 Порядка). А вот книга (журнал) по учету движения трудовых книжек останется незаполненной до появления работника с бумажной трудовой книжкой.

    Если в организации все работники перешли на «электронные трудовые книжки», им выдали на руки бумажные трудовые книжки, то это не повод закрыть книги (журналы) по учету трудовых книжек, сдать в архив и забыть. Они обязательны для всех. На работу могут прийти устраиваться в дальнейшем сотрудники с бумажными трудовыми книжками. Их книжки надо будет регистрировать, им надо будет заводить вкладыши, также при необходимости надо будет выдавать дубликаты трудовых книжек работникам.

     

    2.

    Обязательной формы данных книг (журналов) учета больше нет. Теперь свои формы разрабатывает каждый работодатель (это предписывает п. 40 Порядка). Напомним, что ранее были формы, утвержденные Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69: «форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее», «форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них». И если работодатели заводили такие книги учета по иным (своим) формам, то их мог постичь штраф при проверке Гострудинспекции. Данное постановление Минтруда уже утратило силу. А новый Порядок предписывает работодателям самостоятельно разрабатывать форму таких книг (журналов): «работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек» (п. 40 Порядка). Какие графы включить в новые формы, Порядок тоже не говорит, работодатель это решает сам, свои рекомендации на этот счет мы приводим ниже.

    Не запрещается принять для себя те самые формы, которые когда-то утверждал Минтруд России. Они соответствуют требованиям нового Порядка. Если нет горячего желания мастерить для себя новые свои собственные уникальные книги (журналы) учета, то можно использовать типографские книги привычной формы.

    Интересно, что после вступления в силу Порядка некоторые кадровики думали, что старые книги учета надо «закрыть» и непременно завести новые по новой форме. Это ошибочное толкование Порядка. Старые книги по старой форме использовать можно.

    Приведем публикации с портала Роструда:

    «В организации есть чистые закупленные заранее книги учёта трудовых книжек и вкладышей, они изготовлены типографским способом по типовой форме Постановления № 69, опечатаны голографической пломбой. Вопрос: можно ли после того, как закончится место для записей в текущем томе книги, завести новую из этих имеющихся типографских книг? …

    Ответ:

    1. Да, можно» (Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.рф», вопрос № 153123 от 19.08.2021).

    «С 01.09.2021 работодатель будет самостоятельно разрабатывать книги (журналы) учета движения трудовых книжек. Это правило касается тех случаев, когда возникает необходимость начать ведение новой книги по учету движения трудовых книжек. Действующие книги работодатель вправе вести до их окончания» (Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.рф», вопрос № 149719 от 03.06.2021).


    Обращаем ваше внимание, что новые правила не обязывают работодателя утверждать принимаемые для себя формы книг (журналов) учета именно приказом. Издание приказа – общепринятая целесообразная практика. Возможно также заполнение грифа утверждения. Строго говоря, в новом Порядке нет даже требования утверждать данные формы, так что при проверке инспекторы ГИТ не должны «придираться» к отсутствию грифа или приказа. Но в целях упорядочения кадрового делопроизводства и спокойствия на случай проверки всё же лучше формы утвердить (в т.ч. принятые для себя старые формы).

     

    Приказ об утверждении форм книги по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них и книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, образец

    Образец приказа об утверждении форм книги по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них и книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее


     

    3.

     

    Важно определить, какие документы отражаются в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них. Согласно новому Порядку  указываются:

    • трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу,

    • трудовые книжки, выдаваемые работникам вновь,

    • вкладыши в трудовые книжки, выдаваемые вновь.

    Заметьте, законодатель не требует указывать в книге учета вкладыши, уже вшитые (вложенные) в трудовые книжки работников на момент их поступления на работу. Но многие опытные кадровики эти вкладыши указывают в книге учета движения трудовых книжек. Почему? Дело в том, что вкладыши иногда теряются. А бывает, что работник заявляет, что сдавал трудовую книжку с вкладышем, а при увольнении ему возвращают без вкладыша. Начинается спор, проверки, иногда – суды. Во избежание проблем для надлежащего учета вкладыши, заведенные предшествующими работодателями и сдаваемые работниками при приеме на работу, тоже указывают в книге учета. И, насколько нам известно, инспекция труда при проверках претензий к этому обычно не высказывает. А как указывать такие вкладыши: в той же строке, что и трудовую книжку, или отдельной строкой? Этот вопрос работодатель решает сам, никакого законодательного регулирования на этот счет нет.

    Бывает, что работник при приеме на работу предоставляет не первоначальную трудовую книжку, а дубликат трудовой книжки. Дубликат может быть оформлен и текущим работодателем в период работы. Дубликаты трудовых книжек тоже должны отражаться в КУДТК, поскольку они тоже являются трудовыми книжками.

    Если при проверке Гострудинспекции у работодателя будут обнаружены незарегистрированные трудовые книжки, наверняка возникнут претензии со стороны проверяющих. И они могут привести в итоге к штрафу.

    Копии трудовых книжек, которые приносят совместители в качестве подтверждения стажа, выписки из трудовых книжек регистрировать в КУДТК не надо, Порядок этого не предусматривает.

     

    4.

    Срок, в который трудовые книжки и вкладыши должны регистрироваться в книге учета движения трудовых книжек, нормативно не установлен.

    По сути книга учета движения трудовых книжек служит для регистрации фактов получения и выдачи трудовых книжек и вкладышей, поэтому, по нашему мнению, следует регистрировать в ней трудовые книжки сразу при получении от работника, выдаче работнику, а вновь выдаваемые вкладыши и дубликаты, оформляемые работникам, с которыми трудовые отношения продолжаются, – при оформлении данных вкладышей и дубликатов.

    Еще один аргумент в пользу немедленной регистрации трудовых книжек и вкладышей – следующий. Обязанность указывать трудовые книжки и вкладыши в книге учета движения трудовых книжек установлена Порядком. И если у вас будет проверка Гострудинспекции, то вряд ли вас спасет фраза: «мы собирались зарегистрировать трудовые книжки, но пока еще не сделали этого, ведь сроки не установлены», потому что проверяющие ответят: «согласно Порядку трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета, а у вас не зарегистрированы». Т.е. тот факт, что сроки четко не установлены, играет не в пользу работодателя.

     

    5.

    Пустые незаполненные бланки учитываются в книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (это бывшая приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее). Согласно новому Порядку в ней фиксируются сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

    Т.е. в этой книге учитывается, сколько чистых, пустых бланков трудовых книжек и вкладышей поступило в организацию (купили), по какой цене, на какую сумму и сколько бланков трудовых книжек и вкладышей на какую сумму отдано, использовано.

    Когда используются бланки трудовых книжек и вкладышей? Когда работникам оформляются новые вкладыши или новые трудовые книжки (если работник свою трудовую книжку потерял, но от ее ведения в традиционном виде не отказался), иногда при заполнении бланков трудовых книжек допускаются ошибки и они становятся испорченными и непригодными для работников.

    Обычно книга (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее ведется не кадровой службой, а бухгалтерией.

    Отметим, что нужно знать кадровику о бланках трудовых книжек и вкладышей, отражаемых в книге по учету бланков.

    • Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Порядка). Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся у работодателя как документы строгой отчетности (в сейфе) и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 41 Порядка).

    • По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию работодателя отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

    • Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Напомним, что согласно п. 45 Порядка в случае неправильного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

     

    Заявка на получение бланка вкладыша в трудовую книжку. Образец

    Образец заявки на получение бланка вкладыша в трудовую книжку


    Отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Образец

    Образец отчета о наличии бланков трудовой книжки и вкладышей в нее,

    Акт об уничтожении испорченного бланка трудовой книжки. Образец

    Образец акта об уничтожении испорченного бланка трудовой книжки

     

    6.

    Книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии) (п. 40 Порядка). Пломбировать книги (журналы) учета по новому Порядку не требуется (требовалось раньше). Возня с сургучными и свинцовыми пломбами ушла в прошлое. Это требование законодателя было признано избыточным.

    Обратите внимание, что законодатели установили обязательное заверение печатью организации, если таковая имеется. Т.е. нельзя заверять книги печатью отдела кадров.

    И обратите внимание на следующий важный нюанс. Поскольку требование о пломбировании данных книг учета ранее существовало в нормативном акте, то у многих работодателей оно «перекочевало» и в локальные нормативные акты. Если его не исключить из локальных нормативных актов, то придется исполнять, т.е. продолжать пломбировать книги. Ведь согласно Трудовому кодексу РФ работодатель обязан соблюдать свои локальные нормативные акты (ст. 22). Поэтому проверьте свои локальные акты и, если там обнаружится требование о пломбировке рассматриваемых нами книг учета, то отмените его. Как вносить изменения в локальные нормативные акты, мы рассматривали в публикации «Внесение изменений в правила внутреннего трудового распорядка» (журнал «Кадровик-практик», 2021, № 4).

    Заверительная запись на книге (журнале) учета трудовых книжек и вкладышей в них

    Также интересно, что в Порядке предусмотрено заверение книг печатью только для  работодателей-организаций. Если у работодателя-предпринимателя есть печать и он ею заверит данные книги, полагаем, ошибкой это при проверке не сочтут.

    Заверительная запись может быть оформлена следующим образом:

    Образец заверительной записи на журнале (книге) по учету трудовых книжек и вкладышей в них


    7.

    Заполнять книги по учету трудовых книжек могут не любые сотрудники. Согласно п. 42 Порядка «работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя, осуществляет ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек».

    Заметьте, каждое уполномоченное лицо назначается приказом (распоряжением) работодателя. Этот документ при проверках инспекции труда нередко проверяют. Уполномочивают обычно кадровых работников. Если таковых в компании нет, то могут уполномочить главного бухгалтера.

    При этом следует помнить о ст. 60 ТК РФ, согласно которой запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

    Поэтому обязанности по ведению книги по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них прописывают в трудовом договоре с конкретным работником либо прилагающейся к договору должностной инструкции. Если такие обязанности никому не поручены, то можно их поручить на основании ст. 72 ТК РФ (заключить соглашение об изменении условий трудового договора) или как дополнительную работу по ст. 60.2 ТК РФ (с соответствующей доплатой).

    Директор маленькой организации может принять работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек на себя самого. Тогда он издает приказ об этом.

     

    Приказ о назначении лиц, ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Образец

    Образец приказа о назначении лиц, ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек



    Приказ о принятии руководителем организации на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Образец

    Образец приказа о принятии руководителем организации на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

    Приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, на определенный срок (на время отсутствия работника, на которого данные обязанности уже возложены). Образец

    Образец приказа о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, на определенный срок (на время отсутствия работника, на которого данные обязанности уже возложены)

    Примечание.

    Положения настоящего приказа могут быть включены в другой приказ, например, в приказ о поручении работнику дополнительной работы (которая ему поручается в соответствии со ст. 60.2 ТК РФ). Часто так и делают, особенно когда временному работнику передают помимо этого участка работы еще и другие обязанности отсутствующего работника. Причем в приказе о поручении работнику дополнительной работы следует указывать и порядок оплаты данной работы (ст. 151 ТК РФ).


    Приказ о принятии руководителем организации на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (на время отсутствия основного ответственного работника, на которого данные обязанности уже возложены). Образец

    Образец заполнения приказа о принятии руководителем организации на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек на время отсутствия основного ответственного работника, на которого данные обязанности уже возложены)


    8.

    При проверке ГИТ сведения из книг учета могут сопоставляться с реальным положением дел. Например, если проверяющий в книге по учету движения трудовых книжек увидит, что работник расписался за получение трудовой книжки (при увольнении), но при этом трудовая книжка будет лежать у работодателя, то возникнут вопросы. Может быть обнаружено, что работник просил выдать дубликат, его оформляли (согласно записи в книге по учету бланков трудовой книжки), но не отразили в книге по учету движения трудовых книжек.

    Поэтому надо обеспечивать соответствие сведений в книгах между собой и соответствие записей в книгах реальному положению дел.


    9.

    Срок хранения книги (журнала) по учету движения трудовых книжек и вкладышей, оконченных в 2022 г. и позже, – 50 лет (п. 463 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

     

    10.

    Срок хранения книги (журнала) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша  после ее окончания – 5 лет (п. 463 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

     

    Ведение книги (журнала) по учету движения трудовых книжек и вкладышей обычно поручается кадровой службе, а книги (журнала) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша – бухгалтерии. Поскольку наше с вами ведомство – кадры, то рассмотрим подробнее заполнение (журнала) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в разных случаях.


    Заполнение книги (журнала) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них

     

    Если разрабатываем новую форму книги по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них, какие графы туда стоит включить?

     

    Для начала приведем прежнюю форму книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которую многие приняли для себя.

    Форма книги журнала по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них

    Все эти графы можно и оставить, но можно и дополнить новыми либо заменить какие-то старые.

    Например, некоторые кадровики заменяют существующие графы:

    • «Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее» на «Дата получения от работника трудовой книжки или дата оформления работнику новой трудовой книжки/вкладыша» (графы 2-4);

    • «Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку» на «Фамилия, инициалы, подпись лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку/вкладыш» (графа 10);

    • «Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)» на «Дата выдачи трудовой книжки, причина выдачи» (графа 12);

    • «Расписка работника в получении трудовой книжки» на «Подпись работника, подтверждающая получение трудовой книжки» (графа 13).

    Кто-то добавляет новые графы, например:

    • «Дата регистрации трудовой книжки/вкладыша в книге учета»,

    • «Примечание»,

    • «Табельный номер»,

    • «Фамилия, инициалы, подпись лица, выдавшего трудовую книжку/вкладыш»,

    • «Основание передачи трудовой книжки на руки работнику» (сейчас трудовая книжка может быть выдана при увольнении, при отказе от ведения бумажной трудовой книжки, для целей социального страхования),

    • «Способ выдачи трудовой книжки» (в настоящее время существуют варианты: вручение работнику, вручение родственникам, отправка по почте).

    Если у вас есть типографская книга учета по «минтрудовской» форме и нет желания ваять своими руками новый толстый талмуд с индивидуальными графами, вы можете оставить типографскую книгу, ее вполне можно вести, если вы приняли эту форму для себя. Можете в типографский вариант дочертить графу 14 «Примечание», где отражать недостающие сведения, и утвердить для себя форму с этой графой.

     

    Разберем, как заполнять графы «минтрудовской» формы книги учета, она сейчас остается самой популярной. Правила заполнения граф КУДТК не установлены Порядком, не были они установлены и раньше.

     

    Заполнение графы 1 «№ п/п» обычно затруднений не вызывает. Ее по традиции заполняют арабскими цифрами.


    В графах 2, 3, 4 положено ставить дату, т.е. число (графа 2), месяц (графа 3), год (графа 4) приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша. Интересно, что эти даты обычно не совпадают.

    Например, возьмем прием на работу. Когда работника принимают на основную работу, то у него сразу берут и трудовую книжку (дата приема). А вот заполнить ее вполне могут позже – согласно ч. 3 ст. 66 ТК РФ «работодатель…ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной…».

    Некоторые работодатели в своем локальном нормативном акте (например, инструкции по кадровому делопроизводству) определяли, какую всё-таки дату указывать в этой графе.

    Трудовая книжка сдается работником работодателю не только при приеме на работу. Например, работник может сдать ее, если брал на время для целей социального страхования. Также бывший работник может обратиться за выдачей дубликата в связи с признанием недействительной записи об увольнении в трудовой книжке. В этом случае все записи из старой трудовой книжки переносятся работодателем в дубликат, для чего бывает необходимо принять у этого лица старую трудовую книжку. Соответственно, трудовую книжку принимают от такого лица.

    В одном из пунктов Порядка сказано, что работодатель обязан учитывать трудовые книжки только работников, а не лиц, с которыми у него нет трудовых отношений: «в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера» (п. 40). Основываясь на этом пункте, некоторые работодатели вовсе не регистрируют трудовые книжки, приносимые бывшими работниками для оформления дубликатов.

    Однако в порядке есть и иная норма (п. 39): «с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведется:

    а) учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

    б) учет трудовых книжек и вкладышей в них».

    И здесь говорится, что в принципе учет трудовых книжек вести надо, нет уточнения, что только работникам. Теоретически, конечно, можно для «неработников» завести отдельную книгу учета ради исполнения п. 39 Порядка, но это нерационально. Обычно в своем локальном нормативном акте (например, инструкции по кадровому делопроизводству) работодатели предусматривают, что трудовые книжки, принятые от «неработников», тоже регистрируются в общей книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них данной организации.

    При регистрации трудовых книжек таких работников дату приема на работу принято не заполнять, это тоже предусматривают в ЛНА.

    Если работник брал трудовую книжку для целей социального обеспечения и теперь возвращает ее работодателю, то тут возможны варианты. Одни работодатели заполняют графы 2, 3, 4, указывая в них первоначальную дату приема на работу или заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее (т.е. такую же дату, как записи о первоначальной сдаче работником этой трудовой книжки при поступлении на работу), другие – не заполняют, потому что при данной передаче трудовой книжки прием на работу не производится. Выбранный вариант предусматривают в ЛНА. К таким записям обычно делают примечание.

    Если в новой разработанной для себя форме КУДТК вы предусмотрите другую «шапку» для граф 2, 3, 4 – «дата получения от работника трудовой книжки/вкладыша или дата оформления работнику новой трудовой книжки/вкладыша», то вышеописанные проблемы будут сняты.

     

    В графу 5 «минтрудовской» формы вписывается фамилия, имя, отчество владельца трудовой книжки. Полностью. Указание инициалов вместо имени и отчества недопустимо.

     

    В графе 6 книги указываются «серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее». При этом одни кадровики пишут слово «серия» и знак «№» (например, «серия АТ-VII №1234567), другие пишут без этих обозначений («АТ-VII 1234567»), третьи выделяют только номер («АТ-VII №1234567»). Последний вариант наиболее распространен, по нашим наблюдениям. Почему так? Видимо, потому что в самой трудовой книжке принято писать серию без слова «серия», а номер писать со знаком «№». Если при заполнении книги учета серию от номера не отделять знаком «№», то в связи с рукописным вариантом внесения записей серия и номер могут слиться.

    Инспекторы ГИТ к таким деталям не придираются, нормативно-правовые акты их не регулируют.

     

    В графе 7 книги указывается «должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее». Должность указывается в соответствии со штатным расписанием. Она должна совпадать с должностью, указанной в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке.

     

    В графе 8 согласно «минтрудовской» форме книги должно указываться «наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник».

    Что такое «место работы»? Значение этого термина раскрыл Верховный Суд РФ:

    «В Трудовом кодексе РФ не раскрывается содержание понятия "место работы". В теории трудового права под местом работы понимается расположенная в определенной местности (населенном пункте) конкретная организация, ее представительство, филиал, иное обособленное структурное подразделение. В случае расположения организации и ее обособленного структурного подразделения в разных местностях, исходя из части второй ст. 57 ТК РФ, место работы работника уточняется применительно к этому структурному подразделению» («Обзор практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях», утв. Президиумом Верховного Суда РФ 26.02.2014).

    Как видим, в большинстве случаев в качестве места работы надо писать наименование работодателя. Но это как-то бессмысленно, ведь КУДТК и так является КУДТК именно этого работодателя. На практике в этой графе последние десятилетия большинство кадровиков указывали только структурное подразделение, и нареканий со стороны ГИТ это не вызывало.

     

    В графе 9 книги указывается «дата и № приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника».

    На практике сложились следующие варианты заполнения графы 9.

    Образец заполнения графы 9 в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

    Этот вариант наиболее распространен по нашим наблюдениям. Утверждая форму, в «шапке» графы Минтруд России указал на необходимость указания только даты и номера документа и не просил указывать наименование документа (приказ или все-таки распоряжение).

    Образец записи в графе 9 в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них 2

    Второй вариант обусловлен тем, что при указании только даты и номера всё-таки непонятно, был издан приказ, распоряжение или иной документ.

    Если на работу принимается наемный директор, то здесь уже появляется несколько точек зрения среди кадровых специалистов. Одни настаивают, что в графе 9 должен указываться именно приказ или распоряжение о приеме на работу директора. Другие полагают, что нужно указывать решение единственного участника организации или протокол общего собрания участников организации, на основании которых издан приказ. Третьи предлагают указывать все эти документы.


    Графа 10 книги называется «Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку». Места в графе для написания расписок явно недостаточно, поэтому там обычно ставится только подпись лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку.

    При регистрации вкладыша в трудовую книжку в 10-й графе ставится подпись лица, который оформил вкладыш в трудовую книжку.

    Напомним, что на это лицо должен быть издан соответствующий приказ (приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек).

    Локальным нормативным актом работодателя может быть предусмотрено, что в данной графе делается также расшифровка подписи, поскольку из подписи часто бывает не ясно, кто же всё-таки заполнил книгу.

     

    Графа 11 книги «минтрудовской» формы называется: «Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.)». Во многих случаях сейчас с работника не берется стоимость трудовой книжки. Работодатель нередко эти расходы берет на себя. А работники, которые приходят со своими уже заполненными трудовыми книжками, в бланках новых книжек (для оформления дубликатов) и вкладышей могут не нуждаться вообще. Во всех таких случаях графа 11 остается незаполненной.

     

    Некоторые кадровые специалисты не оставляют незаполненные графы совершенно пустыми, а ставят в них прочерк.

     

    Графы 12 и 13 книги учета заполняются при увольнении работника.  

    Графа 12 называется «Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)», а графа 13 - «Расписка работника в получении трудовой книжки». Поскольку для расписок в форме явно мало места, то обычно на практике в графе 13 работник ставит свою подпись в подтверждение того, что он получил в этот день трудовую книжку. Подпись обычно не расшифровывают, ведь в графе 5 расшифровка фактически дана.


    Образец записи в журнале книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

    Сложности начинаются, когда работник не расписывается в получении трудовой книжки. На практике такое случается нередко. Как тогда заполнять графы 12 и 13? Ответа в Порядке мы не найдем. Давайте разбираться сами. Рассмотрим такие ситуации.


    Продолжение данного практического пособия доступно подписчикам журнала "Кадровик-практик" по этой ссылке - ВЕДЕНИЕ КНИГ (ЖУРНАЛОВ) ПО УЧЕТУ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ ПО НОВЫМ ПРАВИЛАМ: ПОДРОБНЫЙ КОММЕНТАРИЙ (вы можете легко подписаться и получить доступ >>)

    В продолжении рассмотрены вопросы:

    • Работник при увольнении трудовую книжку забирает, а подпись ставить отказывается. Как заполнять книгу учета движения трудовых книжек? (с образцами заполнения и образцом акта об отказе работника подтвердить своей подписью факт получения на руки своей трудовой книжки в книге по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них) 

    • Работник отсутствовал в день увольнения и не получил трудовую книжку. Ему было направлено уведомление о необходимости забрать трудовую книжку или дать согласие на отправление ее по почте. Работник еще не согласился на отправление его трудовой книжки по почте. Как заполнять книгу учета движения трудовых книжек в этом случае?

    • Работник отсутствовал в день увольнения и не получил трудовую книжку. Ему было направлено уведомление о необходимости забрать трудовую книжку или дать согласие на отправление ее по почте. Работник согласился на отправление его трудовой книжки по почте. Трудовая книжка была ему отправлена и получена. Как при этом заполнять книгу учета движения трудовых книжек? (с образцами заполнения, разные варианты)

    • Как заполнять традиционную «минтрудовскую» форму книги учета движения трудовых книжек при выдаче трудовой книжки работнику в целях его обязательного социального страхования (обеспечения)? (с образцами заполнения)

    • Работник умер. Как заполнить книгу по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них в такой ситуации?

    • Как заполнять книгу учета движения трудовых книжек, когда работодатель потерял трудовую книжку работника и оформил работнику дубликат? Трудовые отношения с работником продолжаются (с образцом заполнения)

    • Как заполнять книгу учета движения трудовых книжек при выдаче дубликата трудовой книжки лицу, с которым трудовые отношения уже прекращены? (с образцами заполнения)

    • Для трудовых книжек установлено требование использовать чернила черного, синего и фиолетового цвета. Распространяется ли это требование на книги учета трудовых книжек? Номера страниц надо руками прописывать? Почему-то книги учета продаются без нумерации страниц…

    • Можно ли вести не единую книгу  (журнал) по учету движения трудовых книжек на работников организации, а в каждом филиале – свою? Такой же вопрос по приходно-расходной книге. Руководителям филиалов переданы полномочия по приему и увольнению работников филиала.

    • Можно ли книгу (журнал) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вести в электронном виде?

    • В книге (журнале) учета движения трудовых книжек пропущены записи. Что делать?

    • В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них работодатель допустил ошибку, описку. Как это исправлять?

    • Как «закрывать» книгу учета трудовых книжек и сколько хранить ее после «закрытия»?

    • У нас закончилась книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (вели еще по старой форме). Можно ли в нее вшивать новые листы или обязательно нужно заводить новую книгу?


    Данное практическое пособие (инструкция) по ведению журналов (книг) по учету трудовых книжек и вкладышей в них с образцами заполнения  было подготовлено в прошлом году, актуальность проверена в 2023.

    Автор - Ливена С.В.,

    главный редактор журнала «Кадровик-практик»


    На нашем сайте вы также можете купить готовую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в хорошем качестве для кадрового делопроизводства >>


    Хотите получить доступ в закрытые разделы сайта? 

    Знаете, что там?

    Там не только все выпуски журнала "Кадровик-практик" за последние годы... Там книги по кадрам, тысячи образцов кадровых документов и консультаций, курс основ кадрового делопроизводства, тесты к нему, записи семинаров, 150 пошаговых инструкций по кадрам и другие полезные материалы. Подробнее о журнале >>

    Подписывайтесь, это позволит облегчить и оптимизировать Вашу работу. 

    Подписка ~ 10 руб./день. Доступ - сразу после оплаты

    Подпишитесь  легко и быстро >> 



    3722

    Вы в рубрике: ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ


    Рейтинг:

    Поделиться в соц сетях

    Материалы по теме:

     19.03.2024

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Когда нужно регистрировать кадровые документы?

    Работодатели регистрируют массу кадровых документов в соответствующих журналах: заявления работников, приказы, уведомления, отправляемые работникам и т.д. Когда следует производить регистрацию?
     13.03.2024

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Регистрация дубликатов трудовых книжек

    Нужно ли в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрировать выдаваемые работникам дубликаты трудовых книжек?
     31.01.2024

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Потеряли книгу учета движения трудовых книжек. Что делать? Позиция юристов и Роструда

    При переезде в новый офис потеряли книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Трудовые книжке все на месте. Что делать?
     26.01.2024

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Кто должен заверять КУДТК и ПРК: директор или кадровик?

    Кто должен заверять КУДТК и ПРК: директор или кадровик?
     11.01.2024

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Обязанность ведения книг по учету бланков трудовой книжки и учету движения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями

    Должен ли работодатель – индивидуальный предприниматель вести книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? Или же ведение этих книг – обязанность только работодателей-организаций?
     11.12.2023

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Работник потребовал копию журнала регистрации приказов. Можно ли отказать? Позиция юристов и Роструда

    Работник запросил копию определенных страниц журнала регистрации приказов. Обязан ли работодатель выполнить его просьбу?
     08.12.2023

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков: сколько заводить?

    Я завожу журналы регистрации для новой фирмы. Вопрос по количеству журналов регистрации приказов о предоставлении отпусков: сколько их должно быть?
     06.12.2023

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Регистрация документов. Журналы регистрации и учета. Что и как, всё по полочкам, с примерами и образцами

    Как регистрировать кадровые документы и события? Какие журналы регистрации вести? Как они оформляются? Какие графы в них должны быть? В какой момент регистрируются кадровые документы? Как присваиваются регистрационные номера? Кто именно (кто из работников) обязан регистрировать кадровые документы и события? Как оформляется титульная страница журнала регистрации? Как оформить список лиц, ведущих журнал? Что писать на задней "бумажке", которая клеится на концы прошивки? Образцы самых разных журналов регистрации и учета.
     24.11.2023

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Обязательно ли прошивать журналы регистрации приказов?


    ЖУРНАЛ "КАДРОВИК-ПРАКТИК" 

    + доступ к справочной базе, книгам, семинарам, курсу и другим ресурсам

    Полезные, практичные, грамотные советы и подсказки
    Анализ сложных вопросов - в доступной форме.
    Изменения в законе - рассказываем как применять


    ОТКРЫВАЕТСЯ ДОСТУП В ЗАКРЫТЫЕ РАЗДЕЛЫ САЙТА
    Подписчикам доступны: новые журналы и архив, удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству (150 пошаговых инструкций, тысячи консультаций, статей, образцов кадровых документов и др.), "Книжная полка" по кадрам, записи семинаров, курс основ кадрового делопроизводства, все тесты
    Подписка ~ 10 руб./день >> Доступ открывается сразу после оплаты

    Подпишитесь легко и быстро >> 


     17.07.2023

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Всё про книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (КУДТК) и приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (ПРК)

    Уважаемые коллеги! Мы подготовили для Вас тематический выпуск про КУДТК И ПРК.
     12.07.2023

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Книги учета трудовых книжек 2023: образцы заполнения, инструкция по ведению

    Книги (журналы) по учету трудовых книжек и вкладышей в них теперь ведутся по новым правилам - в соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н. Представляем образцы заполнения и инструкцию по ведению книг учета трудовых книжек, приводим правила оформления записей для простых и сложных случаев, комментарии юристов о внесении исправлений в книги и журналы учета трудовых книжек. Эта инструкция - текст из нового практического пособия по ведению книг и журналов учета трудовых книжек, материал будет полезен при ведении кадрового делопроизводства.
    Содержание:
     03.07.2023

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Варианты заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них при отправке трудовой книжки по почте

    При отправке работнику его трудовой книжки по почте не совсем ясно, как заполнить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ведем по старую "минтрудовской" форме), а именно графу 12 «Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)».
     27.06.2023

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Можно ли не исправлять ошибку в нумерации в книге учета движения трудовых книжек? (Роструд)

    Принимая дела от старого кадровика, обнаружила ошибку нумерации в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. После номера 179 (он внизу страницы справа) идет номер 198 (на следующей странице, т.е. на том же листе с другой стороны). Соответственно, пропущено восемнадцать номеров. А дальше уже несколько листов книги учета заполнено. Никакой порядок внесения исправлений в таком случае локальными нормативными актами не предусмотрен в этой организации. Можно ли я ничего исправлять не буду?
     26.06.2023

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Ведение книги учета движения трудовых книжек филиалами

    Можно ли вести не единую книгу по учету движения трудовых книжек на работников организации, а в каждом филиале – свою? Такой же вопрос по приходно-расходной книге. Руководителям филиалов переданы полномочия по приему и увольнению работников филиала.
     21.06.2023

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Журнал регистрации выдачи СТД-Р. Ведение. Образцы (Роструд)

    Можно ли вести журнал регистрации выдачи СТД-Р в электронном виде, а не бумажном? Нужно ли его потом распечатывать? Или такой журнал надо вести только в бумажном виде?
     06.06.2023

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Исправления в журнале регистрации приказов, за которые не накажут

    Порядок внесения исправлений в журналы регистрации приказов законом не установлен. Он устанавливается работодателем самостоятельно на локальном уровне. Что греха таить, далеко не все такой порядок устанавливают…
     29.05.2023

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Внесение пропущенных записей в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (Роструд)

    Как вносить в книгу (журнал) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них пропущенные записи?
     26.05.2023

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Исправления в книге учета движения трудовых книжек

    Если в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них работодатель допустил ошибку, описку, то в каком порядке исправлять?
     16.05.2023

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Пропустили записи в журнале регистрации трудовых договоров. Что теперь делать?

    В журнале регистрации трудовых договоров забыли зарегистрировать несколько договоров. Хватились перед проверкой Гострудинспекции. После забытых договоров уже зарегистрировали следующие. Что делать и как исправлять? Что будет, если ГИТ заметит это? У нас обычная небюджетная организация.
     16.05.2023

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Всё о журналах регистрации

    Уважаемые коллеги! Мы подготовили для Вас тематический выпуск. На нашем сайте имеется много материалов о журналах регистрации и книгах учета. Возможно, Вы не обо всех запасах ресурса знаете. Но все они могут Вам пригодиться в работе!
     11.05.2023

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Не внесли запись в книгу учета движения трудовых книжек. Финансовые последствия

    Если работодатель не сделал запись о трудовой книжке в книге учета движения трудовых книжке и вкладышей в них, чем это грозит?
     31.03.2023

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Роструд и юристы о регистрации вкладышей в КУДТК

    Нужно ли регистрировать вкладыши в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? Если да, то как?
     21.03.2023

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Чернила для КУДТК. Все ли можно использовать?

    "Какими чернилами нужно заполнять КУДТК (книгу по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее)? Мы уже несколько страниц заполнили черной капиллярной ручкой, а новая сотрудница сказала, что КУДТК надо заполнять, как и трудовые книжки, синей шариковой ручкой".
     15.02.2023

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Учет бланков трудовой книжки, если для работников бланки бесплатны

    Если мы не будем удерживать с работников плату за бланки трудовых книжек и вкладышей, то нам все равно нужно вести книгу по учету этих бланков?
     16.01.2023

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Необходимо ли заводить книги учета трудовых книжек и бланков трудовых книжек, если в организации есть только один работник (директор), который на предыдущей работе уже отказался от ее ведения и перешел на ЭТК?

    Необходимо ли заводить книги учета трудовых книжек и бланков трудовых книжек, если в организации есть только один работник (директор), который на предыдущей работе уже отказался от ее ведения и перешел на ЭТК? Поясню, что я и есть тот самый директор. ООО зарегистрировано недавно (учредитель не я), в ближайшем будущем на работу оформлю только пару человек, но они молодые специалисты без опыта работы вообще (т.е. книжки им не полагаются). Даже если я эти книги куплю, что в них писать? Мне свою книжку принести ради этого?
     17.08.2022

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Что делать, если журнал вводного инструктажа испорчен? (Роструд)

    На портале Роструда появилась публикация, в которой даны рекомендации по алгоритму действий в случае, когда журнал вводного инструктажа пришел в негодность.
     04.10.2021

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Книга учета движения трудовых книжек после 01.09.2021. Обзор разъяснений портала Роструда

     01.10.2021

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Регистрация электронных трудовых книжек в КУДТК с 1 сентября

    К нам трудоустраивается работник с электронной трудовой книжкой (принес СТД-Р). Как это отражать в книге учета движения трудовых книжек после 1 сентября 2021 года? Сказали, что теперь разрабатываем свою форму КУДТК, где регистрируем и бумажные, и электронные трудовые книжки (СТД-Р).
     02.08.2021

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → КУДТК. Особенности регистрации вкладыша в трудовую книжку

    Работнику заводим и вшиваем вкладыш в трудовую книжку. В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них нужно серию и номер этого вкладыша вписать в строку, где сама трудовая книжка зарегистрирована, или отдельной строкой?
     28.07.2021

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → ГИТ наказывает за неподтверждение выдачи документов работникам. Заведите этот журнал!

    Уважаемые коллеги!
    Напоминаем о необходимости выдавать работникам запрошенные ими документы под роспись и хранить почтовые документы, подтверждающие отправку работнику запрошенных документов (если он не пришел за документами лично) в сроки, установленные ст. 62 Трудового кодекса РФ.
     26.07.2021

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Пропущена запись в книге учета движения трудовых книжек

    Работник собрался увольняться и тут обнаружили, что в книге учета движения трудовых книжек не внесены сведения о его трудовой книжке, когда он ее сдавал работодателю при приеме на работу. Что теперь делать?
     19.07.2021

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Регистрация временной выдачи трудовой книжки в книге учета движения трудовых книжек (не при увольнении)

    Нужно ли в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них заносить сведения о выдаче трудовых книжек работникам, когда они выдаются им в процессе работы по их заявлению для предоставления в пенсионные органы, а не при увольнении?
     04.05.2021

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Кто должен вести книгу учета движения трудовых книжек?

    Кто именно из работников должен вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (кадровик, бухгалтер, директор)?
     18.03.2021

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Какие графы должны быть в журнале регистрации температуры работников?

     22.01.2021

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Рукописные книги учета

    В организации ведутся книга учета трудовых книжек и приходно-расходная книга бланков трудовых книжек. Графы в этих книгах соответствуют требованиям законодательства. Но эти книги не типографские, а самодельные, шапки граф написаны от руки. Это допускается?
     06.12.2020

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Роструд о сведениях на пломбе, сделанной на КУДТК

    Должны ли быть на свинцовой или сургучной пломбе, которой скрепляются книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, какие-то сведения, например, название организации?
     24.09.2020

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Журнал регистрации медосмотров водителей кто ведет: работодатель или медик?

     24.09.2020

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Кто должен вести журнал учета листков нетрудоспособности: бухгалтерия или отдел кадров?

     23.09.2020

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Какая печать должна быть на КУДТК и ПРК: отдела кадров или организации?

     29.08.2019

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Регистрация документов в журналах обязательна? Зачем она нужна?

    Уважаемая редакция! В Ваших пошаговых инструкциях продления и перенесения ежегодных отпусков написано, что заявления работников и листки нетрудоспособности нужно регистрировать в журналах. Но ведь Трудовой кодекс РФ этого не требует. Почему Вы тогда так пишете?
     05.08.2019

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Книги учета трудовых книжек пломбировать или это требование отменили?

    Я готовлю кадровую документацию для новой организации, и возник вопрос относительно пломбировки книг учета трудовых книжек. Слышала, что сейчас отменили требование об обязательном опломбировании приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Это так?
     22.07.2019

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Роструд о перенесении записей о трудовых книжках при замене КУДТК

     27.06.2019

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Роструд: в графе 8 КУДТК указывается наименование работодателя

    Графа 8 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них называется «Наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник».
    Обычно в этой графе кадровики пишут только наименование структурного подразделения, в котором трудится работник, не указывая при этом само название организации-работодателя.
     17.06.2019

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна заполняться. Просто иметь заведенную книгу недостаточно!

    Согласно п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
    Невнесение работодателем записей в книгу, отсутствие подписей уволенных работников (в тех случаях, когда работодатель мог и должен был получить такую подпись) – все это тоже нарушения. А также...
     18.04.2019

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Можно ли вшить новые листы в книгу учета движения трудовых книжек?

    У нас закончилась книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Можно ли в нее вшивать новые листы или обязательно нужно заводить новую книгу?
     15.04.2019

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Зачем регистрировать больничные листки?

    Нужен ли журнал учета больничных листков в обычной коммерческой организации? Какие графы стоит включать в него?
     09.04.2019

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Расписка вместо книги учета движения трудовых книжек

    Нужно ли вести книгу учета движения трудовых книжек, если работникам выдаются расписки о получении от них трудовых книжек? Оштрафует ли Гострудинспекция, если при данных обстоятельствах КУДТК не велась? Если не вели, а надо, то что делать?
     08.04.2019

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Все ли трудовые книжки нужно регистрировать в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них..?

    Все ли трудовые книжки нужно регистрировать в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? В частности, следует ли регистрировать трудовые книжки, которые не приняты от работника, а впервые или вновь заводятся работнику данным работодателем?
     13.02.2019

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Работник умер. Как заполнить по нему книгу учета движения трудовых книжек?

    К сожалению, работник умер. Как нам заполнить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них?
     06.12.2018

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Проблемы регистрации старых трудовых книжек

    Увольнение работника было признано судом незаконным. Работник пришел с требованием выдать ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной незаконной. Дубликат кадровый работник готовит не сразу, а в течение суток, т.е. сегодня у работника принимается старая трудовая книжка, а завтра она возвращается вместе с дубликатом. Нужно ли вносить запись о принятии от работника старой трудовой книжки в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них?
     09.11.2018

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Порядок нумерации в очередной книге учета движения трудовых книжек

    Как заполняется графа 1 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? Если предыдущую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них завершили на определенном номере, например, на 1000, то следующую книгу начинать с номера 1001 или с номера 1?
     18.01.2018

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → ГИТ наказывает за неправильную пломбу на книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

    У работодателя книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них была прошита, пронумерована и опломбирована бумажной пломбой с печатью учреждения. Гострудинспекция при проверке сочла такую пломбировку нарушением. Не согласившись с позицией ГИТ, наказанный работодатель обратился в суд, где настаивал, что нигде в законе не установлена, какой должна быть пломба. Интересна позиция суда
     09.01.2018

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Регистрация инструктажа по охране труда в электронном виде. Разъяснение Роструда

    Можно ли регистрировать проведение инструктажей в электронном виде и подтверждать это электронной цифровой подписью? Разъяснение Роструда из Доклада с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 1 квартал 2017 г.
     08.01.2018

    ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Восстановление утраченных журналов по охране труда. Работодателем утрачены журналы вводного инструктажа, которые заполнялись при приеме работников на работу. Как восстановить данные журналы? Разъяснение Роструда

    Восстановление утраченных журналов по охране труда. Работодателем утрачены журналы вводного инструктажа, которые заполнялись при приеме работников на работу. Как восстановить данные журналы? Разъяснение Роструда из Доклада с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 1 квартал 2017 г.


    + Правила перепечатки данного материала

        

    Хотите доступ в закрытые разделы сайта?

    Там тысячи образцов кадровых документов, консультаций и статей по кадровому делу, тома книг по кадрам, записи семинаров, курс основ кадрового делопроизводства, все наши пошаговые инструкции и многое другое.

    Тогда подписывайтесь на журнал "Кадровик-практик" >>  Подписка Вам откроет все доступы. Это всего примерно 10 руб. в день


    Вам также помогут в работе:  

      Книги по кадровому делопроизводству  Книги по 1С  Программы 1С   Журналы регистрации и книги учета для кадровых служб

    Бесплатные ресурсы

    Справочная база

    Пошаговые инструкции
    Образцы документов
    Статьи и консультации
    Разъяснения Роструда, НПА

    Рассылки

    Подпишитесь на наши рассылки:
    - новые публикации,
    - новости законодательства

    Самоучитель

    Познавайте кадровый учет сами с нашим самоучителем по кадровому делопроизводству

    Кадровый аудит

    Кадровый аудит своими силами. Найдите у себя эти ошибки и исправьте их

    Фотообои

    Фотообои с производственным календарем на 2024 год

    Опросы

    Опросы по сложным вопросам кадровой практики