Авторизация
Регистрация
Забыли свой пароль?
Поиск по сайту
Журнал
"Кадровик-практик"
Подписка 1500 руб./год

До 31 июля
в подарок доступ
к электронной версии 
книги
"Практика увольнений"!


Бесплатно
подписчики получают 
доступ к: 
  • справочной базе,
  • "книжной полке",
  • курсу по кадрам,
  • всем тестам и др.
Узнать подробнее >>
Полистать журнал >>




Статьи и консультации на сайте www.kadrovik-praktik.ru


К Вашим услугами наши консультации и статьи по кадровому делопроизводству. Для их чтения зарегистрируйтесь на сайте.

ПОИСК ПО САЙТУ
 
Область поиска: дата — все
ПО СТАТЬЯМ И РАЗДЕЛАМ

Регистрация документов. Журналы регистрации и учета. Что и как, всё по полочкам, с примерами и образцами

25.08.2016
Создаваемые и входящие документы подлежат регистрации.
Согласно ГОСТу Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденному Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, регистрация документа – это присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму, а регистрационно-учетная форма – это документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.
В кадровом делопроизводстве традиционной является журнальная форма учета. Регистрационно-учетные формы журнала ведутся для регистрации, учета самых разных кадровых документов: трудовых книжек, трудовых договоров, приказов и распоряжений, заявлений работников, уведомлений и предложений работникам, актов, локальных нормативных актов, служебных записок и др.
Документы регистрируют после их подписания (утверждения), а ни в коем случае не до. Например, приказ, который еще не подписан руководителем, нельзя регистрировать в журнале регистрации приказов. Вот когда приказ будет подписан, тогда его регистрируют и присваивают ему регистрационный номер, который и пишут затем в соответствующей графе приказа.
Создаваемые документы регистрируют в день утверждения или подписания, поступающие (входящие) документы регистрируют в день поступления, отправляемые (исходящие, выдаваемые работникам) – в день отправления (выдачи).
Согласно п. 3.12 ГОСТа 6.30-2003 «регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.». 
Также в кадровом делопроизводстве ведутся журналы для учета кадров, их движения: приема, переводов, увольнений, дисциплинарных взысканий и др.
Иногда какие-то журналы (книги) учета поручается вести бухгалтерии или секретарю организации, в небольших организациях некоторые журналы может вести даже сам руководитель организации, но большинство перечисленных регистрационно-учетных форм все же традиционно поручают вести кадровым работникам. Им же нередко доверяют и ведение «некадровых» журналов. Указание на то, кто конкретно обязан вести регистрацию тех или иных документов (либо событий), может быть предусмотрено нормативными актами, в том числе локальными нормативными актами работодателя. Поручение конкретному работнику обязанности регистрировать документы (события) устанавливается в его должностной инструкции, трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему) или ином документе.
В отношении некоторых журналов (книг) учета нормативно установлено обязательное их ведение. Так, к примеру, п. 40 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, предписано ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
Формы журналов, которые не утверждены официальными органами, разрабатываются работодателями самостоятельно. Разумеется, с оглядкой на требования нормативных актов и общепринятые правила кадрового делопроизводства.

Обычно работодатели приобретают готовые журналы регистрации с правильной формой. Далее речь пойдет о том, как делать и оформлять журнал своими руками, если работодатель не выделил Вам денег на готовые журналы. Для этой работы запаситесь временем и энтузиазмом.
Чтобы журнал прослужил свой срок, его обложку изготавливают из плотного долговечного картона, а страницы – из хорошей бумаги.

Когда журнал разрабатывают и изготавливают самостоятельно, то титульную страницу оформляют следующим образом.

  
registraciucheta-opredelennyh-dokumentovsobytij.png

Ориентация страниц в таком журнале может быть книжная или альбомная. Это зависит от количества и ширины граф, в которых будут располагаться сведения.
На первой странице после обложки журнала принято указывать лиц, которые ведут его. 
Пример.

2.png
Такая страница может размещаться и в конце журнала. Некоторые кадровые работники не делают такую страницу вовсе, а указывают, кто внес запись, в отдельной графе при внесении каждой записи.

Графы внутри журнала, в которые будут заноситься сведения о регистрируемых документах либо о движении кадров, разрабатываются с таким расчетом, чтобы такие сведения в них поместились. 

Какие графы должны быть в журнале регистрации кадровых документов, разрабатываемом работодателем? Конкретный перечень граф определяет сам работодатель. Основными являются графы:

° номер записи;
° наименование документа (если в журнале ведется регистрация двух и более видов документов);
° дата документа;
° регистрационный номер документа;
° заголовок или краткое содержание документа.

Также многие выделяют графы: 
° автор документа или лицо, подписавшее документ (фамилия, имя, отчество, должность, структурное подразделение);
° резолюция руководителя;
° отметка об исполнении документа;
° отметка о помещении документа в дело;
° примечание;
° и др.
Позиция «Номер записи» некоторым кажется лишней. Однако многие приняли для себя порядок исправления ошибочных записей в журнале, аналогичный порядку, установленному для исправления записей в трудовых книжках, путем признания неверной записи недействительной («Запись за номером таким-то недействительна»). Для реализации данного порядка нумерация записей является удобной.

Конкретный состав граф зависит от видов регистрируемых документов, принятого порядка регистрации, ее целей, специфики делопроизводства у конкретного работодателя.

Как мы отметили выше, в некоторых журнала учета и книгах учета форма и содержание граф установлено нормативно. Отступать от установленного нельзя.

Чтобы страницы журнала были защищены от изъятия и вложения, страницы нумеруются, журнал прошнуровывается (прошивается), скрепляется печатью и заверяется уполномоченным лицом (руководителем организации, руководителем кадровой службы или др.). Иногда предусматривается опломбирование журнала.
На узелок шнуровки на последней странице журнала делается наклейка (бумажный квадратик), на которой производится заверительная запись и ставится печать.
Заверительную запись многие размещают на последней странице журнала, а на наклейке – лишь личную подпись уполномоченного лица и печать.
Заверительная запись оформляется следующим образом:
 
 
3.png
Или так:

4.png
 
Рассмотрим примерные формы некоторых журналов (внутренних граф) и книг регистрации документов, а также журналы учета (регистрации) событий.

Обычно у работодателя ведется несколько журналов регистрации приказов. Отдельно регистрируются приказы по личному составу, отдельно по основной деятельности, отдельно по административно-хозяйственным вопросам.
При этом внутри группы приказы также могут регистрироваться в отдельных журналах. Это связано в первую очередь с тем, что разные приказы могут иметь разные сроки хранения. Соответственно, хранятся они в разных делах и регистрируются в разных журналах.
Когда у работодателя издается в течение года очень много приказов, то разделяют и приказы одной группы, имеющие одинаковый срок хранения. Например, возможны отдельное хранение в делах и отдельная регистрация приказов о приеме на работу, отдельно приказов о переводах и т. д.
При регистрации приказа его номер зачастую дополняется «расшифровывающим» буквенным индексом, например, «л/с» – личный состав (такой индекс свойствен приказам по личному составу), «о» – отпуска (приказы по отпускам), «км» – командировки (приказы по командировкам) и т. п.

Журнал регистрации приказов о приеме работников на работу. Примерная форма

5.png

6.png

Другие образцы журналов регистрации посмотрите на нашем сайте (в свободном доступе):

 Там же Вы прочитаете некоторые комментарии по оформлению журналов.
Когда Вам в работе понадобятся какие-либо журналы/книги регистрации/учета, Вы сможете заказать их в нашей компании, доставка осуществляется во все регионы РФ,  качество журналов отличное, цены доступные.
Подробно о журналах регистрации рассказывается в нашей книге "Курс кадрового делопроизводства. Самоучитель". Если у Вас есть книга "Трудовые книжки: большой справочник по ведению, исправлению, учету + 200 образцов записей", то в ней подробно рассказывается о ведении книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Успехов в работе!
ИП Ливена С.В.
K.png

Вы можете заказать здесь журналы регистрации и учета, новые, толстые, хорошего качества. Доставка по РФ. Посмотреть графы и развороты, заказать журналы >>"

Рекомендуем:

Журналы учета и регистрации. Разные!

Отличное качество, плотная обложка + ПВХ, чёткая разлиновка, правильные графы.

Доставка во все регионы РФ.

16393

Вы в рубрике: ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ


Рейтинг:

Поделиться в соц сетях


Tany2012
эти все журналы обязательны?

+ Правила перепечатки данного материала

    




Повысить свой профессиональный уровень Вы также можете с помощью:


Книги по кадровому делопроизводству


Книги и журналы учета


Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Журнал регистрации приказов
Журнал регистрации приказов
Журнал регистрации трудовых договоров
Журнал регистрации трудовых договоров
Журнал учета листков нетрудоспособности
Журнал учета листков нетрудоспособности
Журнал регистрации заявлений работников
Журнал регистрации
заявлений работников
Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами
Журнал ознакомления
работников с локальными
нормативными актами
Журнал универсальный. «Пустой» (с незаполненными шапками граф) для учета/регистрации документов/событий 
Журнал универсальный. «Пустой» (с незаполненными шапками граф) для учета/регистрации документов/событий





А также








Повысить свой профессиональный уровень Вы также можете с помощью:


Книги по кадровому делопроизводству


Книги и журналы учета


Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Журнал регистрации приказов
Журнал регистрации приказов
Журнал регистрации трудовых договоров
Журнал регистрации трудовых договоров
Журнал учета листков нетрудоспособности
Журнал учета листков нетрудоспособности
Журнал регистрации заявлений работников
Журнал регистрации
заявлений работников
Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами
Журнал ознакомления
работников с локальными
нормативными актами
Журнал универсальный. «Пустой» (с незаполненными шапками граф) для учета/регистрации документов/событий 
Журнал универсальный. «Пустой» (с незаполненными шапками граф) для учета/регистрации документов/событий





А также






Корзина0 товаров
на сумму 0 руб.

Мы в соцсетях:

FacebookОдноклассникиВКонтакте

Подпишитесь бесплатно:

 

Новости сайта


Все новости сайта

Последние публикации
 
Все публикации

Новости для подписчиков журнала "Кадровик-практик"
Все новости ИКС

Войти в зону ИКС (раздел сайта для подписчиков журнала "Кадровик-практик") >>

Новости трудового законодательства
Все новости

Опрос дня
С работником – внешним совместителем заключено соглашение к трудовому договору, по которому работа по совместительству стала основной. В трудовой книжке запись о совместительстве была сделана другим работодателем, у которого работник прежде трудился по основной работе. Какую запись Вы сделаете в графе 3 «Сведений о работе» теперь? Отметить свое мнение и узнать ответы коллег >>


Тест дня
Мини-тест "Отгулы"