Авторизация
Регистрация
Забыли свой пароль?
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:
Поиск по сайту
Журнал
"Кадровик-практик"
Подписка 1500 руб./год



Бесплатно
подписчики получают 
доступ к: 
  • справочной базе,
  • "книжной полке",
  • курсу по кадрам,
  • всем тестам и др.
Узнать подробнее >>
Полистать журнал >>




Статьи и консультации 2019 по кадровому делопроизводству на сайте www.kadrovik-praktik.ru


К Вашим услугами наши консультации и статьи по кадровому делопроизводству. Для их чтения зарегистрируйтесь на сайте.

ПОИСК ПО САЙТУ
 

Регистрация документов. Журналы регистрации и учета. Что и как, всё по полочкам, с примерами и образцами

25.08.2016
Создаваемые и входящие документы подлежат регистрации.
Согласно ГОСТу Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденному Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, регистрация документа – это присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму, а регистрационно-учетная форма – это документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.
В кадровом делопроизводстве традиционной является журнальная форма учета. Регистрационно-учетные формы журнала ведутся для регистрации, учета самых разных кадровых документов: трудовых книжек, трудовых договоров, приказов и распоряжений, заявлений работников, уведомлений и предложений работникам, актов, локальных нормативных актов, служебных записок и др.
Документы регистрируют после их подписания (утверждения), а ни в коем случае не до. Например, приказ, который еще не подписан руководителем, нельзя регистрировать в журнале регистрации приказов. Вот когда приказ будет подписан, тогда его регистрируют и присваивают ему регистрационный номер, который и пишут затем в соответствующей графе приказа.
Создаваемые документы регистрируют в день утверждения или подписания, поступающие (входящие) документы регистрируют в день поступления, отправляемые (исходящие, выдаваемые работникам) – в день отправления (выдачи).
Согласно п. 3.12 ГОСТа 6.30-2003 «регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.». 
Также в кадровом делопроизводстве ведутся журналы для учета кадров, их движения: приема, переводов, увольнений, дисциплинарных взысканий и др.
Иногда какие-то журналы (книги) учета поручается вести бухгалтерии или секретарю организации, в небольших организациях некоторые журналы может вести даже сам руководитель организации, но большинство перечисленных регистрационно-учетных форм все же традиционно поручают вести кадровым работникам. Им же нередко доверяют и ведение «некадровых» журналов. Указание на то, кто конкретно обязан вести регистрацию тех или иных документов (либо событий), может быть предусмотрено нормативными актами, в том числе локальными нормативными актами работодателя. Поручение конкретному работнику обязанности регистрировать документы (события) устанавливается в его должностной инструкции, трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему) или ином документе.
В отношении некоторых журналов (книг) учета нормативно установлено обязательное их ведение. Так, к примеру, п. 40 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, предписано ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
Формы журналов, которые не утверждены официальными органами, разрабатываются работодателями самостоятельно. Разумеется, с оглядкой на требования нормативных актов и общепринятые правила кадрового делопроизводства.

Обычно работодатели приобретают готовые журналы регистрации с правильной формой. Далее речь пойдет о том, как делать и оформлять журнал своими руками, если работодатель не выделил Вам денег на готовые журналы. Для этой работы запаситесь временем и энтузиазмом.
Чтобы журнал прослужил свой срок, его обложку изготавливают из плотного долговечного картона, а страницы – из хорошей бумаги.

Когда журнал разрабатывают и изготавливают самостоятельно, то титульную страницу оформляют следующим образом.

  
registraciucheta-opredelennyh-dokumentovsobytij.png

Ориентация страниц в таком журнале может быть книжная или альбомная. Это зависит от количества и ширины граф, в которых будут располагаться сведения.
На первой странице после обложки журнала принято указывать лиц, которые ведут его. 
Пример.

2.png
Такая страница может размещаться и в конце журнала. Некоторые кадровые работники не делают такую страницу вовсе, а указывают, кто внес запись, в отдельной графе при внесении каждой записи.

Графы внутри журнала, в которые будут заноситься сведения о регистрируемых документах либо о движении кадров, разрабатываются с таким расчетом, чтобы такие сведения в них поместились. 

Какие графы должны быть в журнале регистрации кадровых документов, разрабатываемом работодателем? Конкретный перечень граф определяет сам работодатель. Основными являются графы:

° номер записи;
° наименование документа (если в журнале ведется регистрация двух и более видов документов);
° дата документа;
° регистрационный номер документа;
° заголовок или краткое содержание документа.

Также многие выделяют графы: 
° автор документа или лицо, подписавшее документ (фамилия, имя, отчество, должность, структурное подразделение);
° резолюция руководителя;
° отметка об исполнении документа;
° отметка о помещении документа в дело;
° примечание;
° и др.
Позиция «Номер записи» некоторым кажется лишней. Однако многие приняли для себя порядок исправления ошибочных записей в журнале, аналогичный порядку, установленному для исправления записей в трудовых книжках, путем признания неверной записи недействительной («Запись за номером таким-то недействительна»). Для реализации данного порядка нумерация записей является удобной.

Конкретный состав граф зависит от видов регистрируемых документов, принятого порядка регистрации, ее целей, специфики делопроизводства у конкретного работодателя.

Как мы отметили выше, в некоторых журнала учета и книгах учета форма и содержание граф установлено нормативно. Отступать от установленного нельзя.

Чтобы страницы журнала были защищены от изъятия и вложения, страницы нумеруются, журнал прошнуровывается (прошивается), скрепляется печатью и заверяется уполномоченным лицом (руководителем организации, руководителем кадровой службы или др.). Иногда предусматривается опломбирование журнала.
На узелок шнуровки на последней странице журнала делается наклейка (бумажный квадратик), на которой производится заверительная запись и ставится печать.
Заверительную запись многие размещают на последней странице журнала, а на наклейке – лишь личную подпись уполномоченного лица и печать.
Заверительная запись оформляется следующим образом:
 
 
3.png
Или так:

4.png
 
Рассмотрим примерные формы некоторых журналов (внутренних граф) и книг регистрации документов, а также журналы учета (регистрации) событий.

Обычно у работодателя ведется несколько журналов регистрации приказов. Отдельно регистрируются приказы по личному составу, отдельно по основной деятельности, отдельно по административно-хозяйственным вопросам.
При этом внутри группы приказы также могут регистрироваться в отдельных журналах. Это связано в первую очередь с тем, что разные приказы могут иметь разные сроки хранения. Соответственно, хранятся они в разных делах и регистрируются в разных журналах.
Когда у работодателя издается в течение года очень много приказов, то разделяют и приказы одной группы, имеющие одинаковый срок хранения. Например, возможны отдельное хранение в делах и отдельная регистрация приказов о приеме на работу, отдельно приказов о переводах и т. д.
При регистрации приказа его номер зачастую дополняется «расшифровывающим» буквенным индексом, например, «л/с» – личный состав (такой индекс свойствен приказам по личному составу), «о» – отпуска (приказы по отпускам), «км» – командировки (приказы по командировкам) и т. п.

Журнал регистрации приказов о приеме работников на работу. Примерная форма

5.png

6.png

Другие образцы журналов регистрации посмотрите на нашем сайте (в свободном доступе):

 Там же Вы прочитаете некоторые комментарии по оформлению журналов.
Когда Вам в работе понадобятся какие-либо журналы/книги регистрации/учета, Вы сможете заказать их в нашей компании, доставка осуществляется во все регионы РФ,  качество журналов отличное, цены доступные.
Подробно о журналах регистрации рассказывается в нашей книге "Курс кадрового делопроизводства. Самоучитель". Если у Вас есть книга "Трудовые книжки: большой справочник по ведению, исправлению, учету + 200 образцов записей", то в ней подробно рассказывается о ведении книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Успехов в работе!
ИП Ливена С.В.
K.png

Вы можете заказать здесь журналы регистрации и учета, новые, толстые, хорошего качества. Доставка по РФ. Посмотреть графы и развороты, заказать журналы >>"

Рекомендуем:

Журналы учета и регистрации. Разные!

Отличное качество, плотная обложка + ПВХ, чёткая разлиновка, правильные графы.     

Доставка во все регионы РФ.

28753

Вы в рубрике: ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ


Рейтинг:

Поделиться в соц сетях


Tany2012
эти все журналы обязательны?

+ Правила перепечатки данного материала

    



Корзина0 товаров
на сумму 0 руб.

Мы в соцсетях:


Подпишитесь бесплатно:

 

Войти в зону ИКС (раздел сайта для подписчиков журнала "Кадровик-практик") >>


Новости сайта


Все новости сайта

Последние публикации
 
Все публикации


Новости трудового законодательства и разъяснения ведомств

Все новости

Опрос дня
Работник заболел до начала ежегодного оплачиваемого отпуска, просит его перенести на 1 июня. Льготы на предоставление отпуска в удобное время не имеет. Работодатель согласен перенести отпуск на 1 августа и позже (в рамках рабочего года). Обязан ли работодатель предоставить отпуск именно 1 июня? Отметить свое мнение и узнать ответы коллег >>



Тест дня
Мини-тест "Перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска"