Авторизация
Регистрация
Забыли свой пароль?
Поиск по сайту
Журнал
"Кадровик-практик"
Подписка 1500 руб./год

До 30 сентября
в подарок доступ
к электронной версии 
книги
"Практика увольнений"!


Бесплатно
подписчики получают 
доступ к: 
  • справочной базе,
  • "книжной полке",
  • курсу по кадрам,
  • всем тестам и др.
Узнать подробнее >>
Полистать журнал >>




Статьи и консультации на сайте www.kadrovik-praktik.ru


К Вашим услугами наши консультации и статьи по кадровому делопроизводству. Для их чтения зарегистрируйтесь на сайте.

ПОИСК ПО САЙТУ
 

Номенклатура дел и формирование дел

11.01.2016

Номенклатура дел – основа для комплектования документов в дела.

В процессе кадровой работы создается очень много кадровых документов. Большая часть из них имеет длительные сроки хранения. К кадровым документам периодически приходится обращаться. Неопределенность с местами их хранения и формированием в дела могла бы привести к хаосу.

Поэтому в компании устанавливается определенный порядок формирования и хранения кадровых документов. Каждый документ должен иметь свое место. Для этого составляется номенклатура дел и дела формируются в соответствии с номенклатурой.

В номенклатуре определяется состав дел, устанавливаются сроки их хранения.

Согласно п. 3.4.1 «Основных Правил работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)«номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме».

Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Nomenklatura-del-organizacii.-Primernaja-forma.png

Forma-nomenklatury-del-organizacii.png

Nomenklatura-del-strukturnogo-podrazdelenija-organizacii.-Primernaja-forma.png

Форма номенклатуры дел

структурного подразделения организации

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

<*> К выписке из номенклатуры дел организации для данного структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в приложении 7, и делается отметка о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации.

<**> При наличии ЭК структурного подразделения.

Примерный состав дел отдела кадров:

-   правила внутреннего трудового распорядка,

-   штатное расписание и изменения к нему (копии),

-   приказы по основной деятельности (копии),

-   приказы по личному составу со сроком хранения 5 лет (возможно дополнительное разделение на дела и по видам приказов),

-   приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет (возможно дополнительное разделение на дела и по видам приказов),

-   журнал регистрации приказов по … (заводятся разные журналы для регистрации разных групп приказов – в зависимости от количества дел с приказами),

-   документы к приказам по личному составу (заявления, докладные записки и др.; отметим, что эти документы можно хранить отдельно по видам документов с учетом сроков их хранения),

-   трудовые договоры (обычно делят на разные дела трудовые договоры принятых работников и трудовые договоры уволенных работников),

-   журнал регистрации трудовых договоров,

-   личные карточки (обычно делят на разные дела личные карточки принятых работников и личные карточки уволенных работников),

-   должностные инструкции работников,

-   книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них,

-   трудовые книжки работников,

-   график отпусков,

-   табели учета рабочего времени,

-   переписка по кадровым вопросам,

-   др.

Заметим, что в приведенном перечне для примера мы назвали лишь несколько журналов (книг) регистрации и учета. На практике их зачастую ведется гораздо больше.

Такие локальные нормативные акты работодателя, как различные положения и инструкции, некоторые объединяют в одно дело. Другие предпочитают каждый такой документ, например, вместе с листами ознакомления к нему, хранить в отдельном деле.

В каких-то компаниях ведутся личные дела работников. В таких случаях, к примеру, трудовые договоры, заявления, личные карточки каждого работника хранятся в его личном деле. Тогда эти договоры не формируют в дело «Трудовые договоры принятых работников», а заявления работника не помещают в дело «Документы к приказам…» и т.д.

Могут вестись и другие дела, не названные нами в примерном перечне. Но всегда важно при формировании дел учитывать, что в одно дело можно помещать документы с одинаковыми сроками хранения.

Обычно в дело помещают не более 250 листов. Если в течение года собирается больше документов, то заводят второй и последующий тома. В номенклатуре количество единиц хранения (томов) отмечается в соответствующей графе.

У работодателя, у которого трудится очень много работников, изначально можно разделить дела с трудовыми договорами, личными карточками и др. по алфавиту. Трудовые договоры с работниками, у кого фамилии начинаются на букву от А до Й, помещаются в одно дело, от К до Т – в другое, от У до Я – в третье. Аналогично разделяют личные карточки и другие документы.

В графе «Примечание» номенклатуры ставят пояснительные отметки. Например, если дело заводится (в него помещается хотя бы один документ), то в графе «Примечание» напротив заголовка данного дела пишут «Заведено». Если дело ведется в течение нескольких лет, то в примечании пишут: «Переходящее».

Ливена С.В., юрист по трудовому праву, главный редактор журнала «Кадровик-практик»

К сведению

"Основные Правила работы архивов организаций"

(одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

…3.4. Номенклатура дел

3.4.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

3.4.2. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации.

3.4.3. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

3.4.4. Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

3.4.5. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

3.4.6. Номенклатура дел организации (сводная) (приложение 7) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение 8), согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

3.4.7. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

3.4.8. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.

В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

3.4.9. Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности).

Пример: "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.).

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

Пример: "Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)".

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу.

Пример: "Документы к протоколам заседания коллегии министерства".

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.

В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

3.4.10. По окончаниии делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

3.5. Порядок формирования дел в организации

3.5.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

3.5.2. Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства - службой ДОУ организации, при децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации.

Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости - и соответствующего государственного архива.

3.5.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;

дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

3.5.4. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

3.5.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;

поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;

утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;

предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.

Рекомендуем:

Журналы учета и регистрации. Разные!

Отличное качество, плотная обложка + ПВХ, чёткая разлиновка, правильные графы.

Доставка во все регионы РФ.

9077

Вы в рубрике: ДРУГОЕ


Рейтинг:

Поделиться в соц сетях



+ Правила перепечатки данного материала

    




Повысить свой профессиональный уровень Вы также можете с помощью:


Книги по кадровому делопроизводству


Книги и журналы учета


Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Журнал регистрации приказов
Журнал регистрации приказов
Журнал регистрации трудовых договоров
Журнал регистрации трудовых договоров
Журнал учета листков нетрудоспособности
Журнал учета листков нетрудоспособности
Журнал регистрации заявлений работников
Журнал регистрации
заявлений работников
Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами
Журнал ознакомления
работников с локальными
нормативными актами
Журнал универсальный. &laquo;Пустой&raquo; (с незаполненными шапками граф) для учета/регистрации документов/событий 
Журнал универсальный. «Пустой» (с незаполненными шапками граф) для учета/регистрации документов/событий





А также








Повысить свой профессиональный уровень Вы также можете с помощью:


Книги по кадровому делопроизводству


Книги и журналы учета


Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Журнал регистрации приказов
Журнал регистрации приказов
Журнал регистрации трудовых договоров
Журнал регистрации трудовых договоров
Журнал учета листков нетрудоспособности
Журнал учета листков нетрудоспособности
Журнал регистрации заявлений работников
Журнал регистрации
заявлений работников
Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами
Журнал ознакомления
работников с локальными
нормативными актами
Журнал универсальный. &laquo;Пустой&raquo; (с незаполненными шапками граф) для учета/регистрации документов/событий 
Журнал универсальный. «Пустой» (с незаполненными шапками граф) для учета/регистрации документов/событий





А также






Корзина0 товаров
на сумму 0 руб.

Мы в соцсетях:

FacebookОдноклассникиВКонтакте

Подпишитесь бесплатно:

 

Новости сайта


Все новости сайта

Последние публикации
 
Все публикации

Новости для подписчиков журнала "Кадровик-практик"
Все новости ИКС

Войти в зону ИКС (раздел сайта для подписчиков журнала "Кадровик-практик") >>

Новости трудового законодательства
Все новости

Опрос дня
С работником – внешним совместителем заключено соглашение к трудовому договору, по которому работа по совместительству стала основной. В трудовой книжке запись о совместительстве была сделана другим работодателем, у которого работник прежде трудился по основной работе. Какую запись Вы сделаете в графе 3 «Сведений о работе» теперь? Отметить свое мнение и узнать ответы коллег >>


Тест дня
Мини-тест "Отгулы"