Что должен сделать работодатель, если он хочет перейти на кадровый электронный документооборот? | Кадровик-практик
ПОИСК ПО САЙТУЧто должен сделать работодатель, если он хочет перейти на кадровый электронный документооборот?
29.12.2021О переходе на кадровый электронный документооборот мы уже писали здесь>>
Сегодня продолжим рассматривать тему, разберем, что должен сделать работодатель, если он хочет перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО) в 2022 году.
Из содержания новой ст. 22.2 Трудового кодекса РФ намечается следующая пошаговая инструкция в данном случае:
Шаг 1. Принять локальный нормативный акт о введении электронного документооборота.
Шаг 2. Утвердить порядок осуществления электронного документооборота.
Шаг 5. Оформить, получение электронных подписей работниками.
Шаг 1. Принять локальный нормативный акт о введении электронного документооборота
Данный локальный нормативный акт должен утверждаться с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 Трудового кодекса РФ.
В акте закрепляются:
сведения об информационной системе (информационных системах), с использованием которой работодатель будет осуществлять электронный документооборот;
порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, а также сведения о дате введения электронного документооборота, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления.
Образец Положения о введении электронного документооборота в сфере трудовых отношений (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик», подпишитесь и получите доступ>>)
Образец приказа о введении электронного документооборота в сфере трудовых отношений (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик», подпишитесь и получите доступ>>)
Шаг 2. Утвердить порядок осуществления электронного документооборота
Для перехода на КЭДО понадобится утвердить еще один локальный нормативный акт - порядок осуществления электронного документооборота. Он тоже утверждается с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ. В данном порядке могут предусматриваться:
сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);
исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, которые работодатель решил оформлять в электронном виде, на бумажном носителе;
процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).
Шаг 3. Уведомить работников о переходе на КЭДО
О введении КЭДО необходимо уведомить работников в срок, который работодатель установил в локальном акте.
Образец уведомления о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик», подпишитесь и получите доступ>>)
Шаг 4. Получить согласие работников
Работодателю нужно получить от работников письменное согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота.
Если кто-то из работников откажется от перехода или промолчит, то в отношении таких сохраняется "бумажный" документооборот. Исключение- работники, которые приняты (принимаются) на работу после 31.12.2021 и у которых по состоянию на 31.12.2021 отсутствует трудовой стаж.
Образец согласия работника на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота (приложение к уведомлению) (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик», подпишитесь и получите доступ>>)
Шаг 5. Оформить работникам электронные подписи
Расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование будет нести работодатель. При этом работник или лицо, поступающее на работу, будет вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись.
Шаг 6. Перейти на кадровый электронный документооборот
Перейти на электронный документооборот в срок, который работодатель установил в локальном акте о введении электронного документооборота, с теми работниками, которые дали согласие либо чье согласие можно не учитывать.
Читать еще больше о переходе на КЭДО >>
1340
Вы в рубрике: ДРУГОЕ
Поделиться в соц сетях
Материалы по теме:
19.04.2024
ДРУГОЕ: → Должны ли работники выполнять распоряжения замдиректора?
Должны ли руководители подразделений (отделов) и рядовые работники подчиняться устным и письменным (по внутренней почте) распоряжениям заместителя директора?ДРУГОЕ: → Номенклатура дел и формирование дел
Номенклатура дел – основа для комплектования документов в дела. В процессе кадровой работы создается очень много кадровых документов. Большая часть из них имеет длительные сроки хранения. К кадровым документам периодически приходится обращаться. Неопределенность с местами их хранения и формированием в дела могла бы привести к хаосу.ДРУГОЕ: → Заверение копий документов
Как делать "заверительную" надпись при заверении копии документа?ДРУГОЕ: → Самые актуальные публикации зимы - 2023/2024 (подборка самых читаемых топ-публикаций)
ДРУГОЕ: → Плата за копии документов
Сколько раз работодатель обязан выдавать работнику копии документов? Один работник за два месяца брал копию трудовой книжки раз пятнадцать. Может, в локальном нормативном акте прописать, например, три копии бесплатно, а последующие за определенную плату? Ну чтобы хоть затраты на бумагу оправдать...ДРУГОЕ: → Не во всем особенные работники
В Трудовом кодексе РФ часто встречаются особые нормы, действующие в отношении руководителя организации, его заместителей и главных бухгалтеров.
И тот момент, что во многих статьях ТК РФ упоминаются должности в совокупности (и руководитель, и его замы, и главбух), нередко сбивает с толку новичков, когда дело доходит до увольнения по собственному желанию кого-то из этих сотрудников.ДРУГОЕ: → Стоит ли опасаться ответственности за отказ выдать работнику документы по его устной просьбе?
Работница не запрашивала документы письменно, заявление не писала, хотя на ее устную просьбу выдать копии документов ей было предложено написать заявление, даже бланк дали. Она говорит, что через ГИТ и через суд заставит нас принести ей документы домой "на блюдечке". Отправить документы ей без заявления домой мы же тоже не можем…ДРУГОЕ: → Отпуск без сохранения зарплаты на конец декабря - январь
Работник подал заявление о предоставлении ему отпуска без сохранения заработной платы с 26.12.2023 по 31.01.2024. Он не льготник, но директор разрешил отсутствовать в этот период. Сколько дней отпуска указывать в приказе? Новогодние праздники вычитать?ДРУГОЕ: → Что будет, если не подали сведения о работнике в военкомат?
Наш работник (состоящий на воинском учете) уволился. А мы не сообщили об этом в военкомат, новенькая сотрудница просто не знала, что надо сообщать. Что нашей организации за это будет?
ЖУРНАЛ "КАДРОВИК-ПРАКТИК"
+ доступ к справочной базе, книгам, семинарам, курсу и другим ресурсам
Полезные, практичные, грамотные советы и подсказки
Анализ сложных вопросов - в доступной форме.
Изменения в законе - рассказываем как применять
ОТКРЫВАЕТСЯ ДОСТУП В ЗАКРЫТЫЕ РАЗДЕЛЫ САЙТА
Подписчикам доступны: новые журналы и архив, удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству (150 пошаговых инструкций, тысячи консультаций, статей, образцов кадровых документов и др.), "Книжная полка" по кадрам, записи семинаров, курс основ кадрового делопроизводства, все тесты
Подписка ~ 10 руб./день >> Доступ открывается сразу после оплаты
Подпишитесь легко и быстро >>
ДРУГОЕ: → Можно ли взыскать с работника судебные расходы, если он проиграл суд с работодателем?
ДРУГОЕ: → Разъездной директор
Директор часто отсутствует в офисе (встречи с заказчиками, партнерами). И иногда кадровые вопросы решаются с задержкой. Могут ли быть к нам претензии от Гострудинспекции в случае жалоб от работников? А если мы будем оформлять разъезды директора как командировки?ДРУГОЕ: → СОУТ по вакантной должности
Можно ли проводить СОУТ по вакантной должности?ДРУГОЕ: → Что делать, если работодатель обнаружит, что незаконно отстранил работника от работы?
ДРУГОЕ: → Бывший работник запрашивает документы
В какой срок работодатель должен выдавать документы по запросам бывших работников?ДРУГОЕ: → Всё о персональных данных
ДРУГОЕ: → Всё про 1 сентября: подборка вопросов-ответов и образцов документов для кадровиков и работников
ДРУГОЕ: → Приостановление работы при невыплате премии может быть признано незаконным
Может ли работник приостановить работу, предупредив об этом работодателя в письменной форме, если работнику не выплачивают часть заработной платы (премию) более 15 дней?ДРУГОЕ: → Работник отозвал согласие на обработку персональных данных. Что дальше?
Работник отозвал согласие на обработку персональных данных. Что делать? Можно ли этот отзыв не принимать по каким-то причинам? Без обработки персональных данных работника мы же даже отчетность не подготовим и не сдадим. И можно ли работника теперь уволить?ДРУГОЕ: → Всё о работе на Крайнем Севере
И если вопрос о необходимости предоставления «основной» части справки-вызова перед уходом на обучение редко ставится под сомнение, то с предъявлением отрывной части сложнее.ДРУГОЕ: → Для кого обязательны медосмотры и за чей счет они должны проводиться (Роструд)
ДРУГОЕ: → ФСС о включении в страховой стаж периода деятельности индивидуального предпринимателя
ДРУГОЕ: → Все о мобилизации работников. Подборка разъяснений для работодателей
На данной странице мы собрали вместе ссылки на все наши новые публикации на тему мобилизации и трудовых отношений. Это изменения в законодательстве, разъяснения органов власти и официальных лиц, консультации и комментарии юристов, ответы специалистов по кадрам на вопросы работников и кадровиков.ДРУГОЕ: → Медосмотр по основной работе и по внутреннему совместительству обязательно проходить отдельно?
Работник работает по основной работе и по совместительству у одного и того же работодателя. Медосмотр требуется по обеим должностям. Его надо отдельно проходить на каждую должность? Или достаточно одного медосмотра на обе должности?ДРУГОЕ: → С какого дня считать трехдневный срок для выдачи документов по ст. 62 ТК РФ?
Если работник запрашивает документы (копии документов), упомянутые в ст. 62 ТК РФ, подает о том письменное заявление, то работодатель обязан выдать их не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления о выдаче работником (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Если череда рабочих дней «разорвана» выходными, то они (выходные) не считаются.
А с какого дня считается этот трехдневный срок: со дня подачи работником заявления или с первого дня, следующего за днем подачи?ДРУГОЕ: → Работника мобилизовали: пошаговая инструкция действий кадровика с образцами документов
На сегодняшний день правило о приостановлении действия трудового договора работника, призванного на военную службу по мобилизации, предусмотрено и Трудовым кодексом РФ (недавние поправки), и Особенностями правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2022 и 2023 годах, утвержденными постановлением Правительства РФ от 30.03.2022 N 511 (далее – Особенности).ДРУГОЕ: → Как оформлять переход с дистанционной работы на очную?
Дистанционный работник сейчас переезжает на постоянное место жительства в город, где находится наша организация, и с октября хотел бы работать «очно». Руководство фирмы только радо такому варианту. Переход с дистанционной работы можно будет оформить соглашением или только через увольнение/прием?ДРУГОЕ: → Работников переводим с целой ставки на полставки. Нужно ли это отражать в СЗВ-ТД?
ДРУГОЕ: → Сокращение штата и уменьшение квоты для приема инвалидов
У нас значительно уменьшилась численность работников с начала года (в связи с сокращением штата и по другим причинам). Можно ли в этой связи уменьшить определенную в начале года квоту на прием инвалидов?ДРУГОЕ: → Самые актуальные публикации зимы - 2021/2022 (подборка самых читаемых топ-публикаций)
Уважаемые коллеги! Мы сделали для вас подборку публикаций, которые пользовались наибольшей популярностью этой зимой. Если вы пропустили какой-то материал, можете ознакомиться сейчас... Доступ ко всем публикациям свободныйДРУГОЕ: → Надо ли брать согласие на обработку персональных данных при преобразовании организации? (Роструд)
ДРУГОЕ: → Правда, что теперь всех работников мы обязаны обучить оказанию первой медицинской помощи?
ДРУГОЕ: → Что должен сделать работодатель, если он хочет перейти на кадровый электронный документооборот?
Для перехода на КЭДО необходимо:
- принять локальный нормативный акт о введении электронного документооборота,
- утвердить порядок осуществления электронного документооборота,
- уведомить работников о переходе,
- получить их согласие,
- сделать электронные подписи.
Расскажем обо всём по порядкуДРУГОЕ: → Самые актуальные публикации осени - 2021 (подборка самых читаемых топ-публикаций)
Уважаемые коллеги! Мы сделали для вас подборку публикаций, которые пользовались наибольшей популярностью этой осенью. Если вы пропустили какой-то материал, можете ознакомиться сейчас... Доступ ко всем публикациям свободныйДРУГОЕ: → Всё о вакцинации работников. Подборка актуальных новостей и публикаций
Уважаемые коллеги! На этой странице сайта мы будем собирать вместе ссылки на все новости и наши новые публикации о вакцинации работников.ДРУГОЕ: → Сдвигается ли рабочий год, если работник несколько раз сидел на карантине по контакту?
ДРУГОЕ: → Самые популярные публикации лета 2021 для кадровиков
Уважаемые коллеги! Мы сделали для вас подборку публикаций, которые пользовались наибольшей популярностью этим летом. Если вы находились в это время в отпуске или, наоборот, были загружены работой, могли пропустить что-то важное, посмотрите... Доступ ко всем публикациям свободныйДРУГОЕ: → Роструд об отстранении от работы при выполненной норме вакцинированных 60%
На портале Роструда Онлайнинспекция.рф появилась публикация по злободневному вопросу – об отстранении работников от работы после выполнения требования о вакцинации 60%. Нужно ли отстранять работников, попавших в оставшиеся 40%, если они не вакцинированы?ДРУГОЕ: → Может ли директор поручить своему заместителю подписывать отчет СЗВ-ТД?
ДРУГОЕ: → Всё о коронавирусе и трудовых отношениях. Подборка актуальных публикаций и НПА
Уважаемые коллеги! На этой странице сайта собираем вместе ссылки на все актуальные новости, НПА, официальные разъяснения и консультации юристов о коронавирусе и трудовых отношениях.ДРУГОЕ: → Правда ли, что с 01.01.2021 можно не проходить медосмотр работникам, трудящимся за компьютерами?
ДРУГОЕ: → Работодатель с нового года будет обязан обеспечивать дистанционных работников компьютерами?
ДРУГОЕ: → Как теперь оплачивается время на больничном с ребенком?
ДРУГОЕ: → Роструд о периодических медосмотрах в период пандемии
ДРУГОЕ: → У нас работник заболел коронавирусом. Что нужно делать работодателю?
ДРУГОЕ: → Учитывается ли стаж работы белоруса в Белоруссии при его приеме на работу в России?
ДРУГОЕ: → Роструд: все работники предприятия торговли обязаны проходить медицинские осмотры
ДРУГОЕ: → СЗВ-ТД: ошибочно проставлена отметка о переходе работника на электронную трудовую книжку
ДРУГОЕ: → Обязан ли директор выдавать работнику копию докладной, поступившей на него? Позиция Роструда
ДРУГОЕ: → Руководство требует справку об отсутствии коронавируса у работников... Это законно
Руководство требует справку об отсутствии коронавируса. Это законно? Что делать работодателю и работнику, когда появляется необходимость провериться на коронавирус?ДРУГОЕ: → Приложение к СЗВ-ТД копии заявления работника о выборе по трудовой книжке
ДРУГОЕ: → Роспотребнадзор «закрыл» организацию на карантин. Дистанционно работать можно?
Роспотребнадзор «закрыл» организацию на карантин, т.к. обнаружен работник с коронавирусом. Хоть кого-то можно привлечь на дистанционку? Такое привлечение будет законно?ДРУГОЕ: → Строительные компании вправе работать в апреле 2020 года?
Часть строительных компаний может работать, часть – нет. Одни смогут на законных основаниях вывести своих работников на строительные площадки, другие – нет. Разберемся в этом вопросе.ДРУГОЕ: → Какие непрерывно действующие компании могут работать в апреле согласно Указу Президента?
Особое беспокойство овладевает работодателями - индивидуальными предпринимателями, которых Президент РФ забывает упомянуть в своих указах об объявлении нерабочих дней.ДРУГОЕ: → Обратите внимание, некоторые компании, кто не работал по 3 апреля, теперь выходят на работу!
Уважаемые коллеги, уважаемые работники, обращаем Ваше внимание, что перечень работодателей, которые могут работать с 4 по 30 апреля 2020 г., увеличился по сравнению с перечнем работодателей, оставленных на трудовой ниве в период с 30 марта по 3 апреля 2020 г.
В этом Указ Президента РФ от 25.03.2020 № 206 отличается от Указа Президента РФ от 02.04.2020 № 239.ДРУГОЕ: → Правительство разрешает привлекать работников ИП к работе 30.03.2020-03.04.2020
Я индивидуальный предприниматель, у меня магазин продуктов. Есть 3 наемных продавца. Указ Президента № 206 разрешил работать в неделю 30.03.2020-03.04.2020 работникам организаций, торгующих продуктами питания. Организаций, а не ИП. Я вышла работать сама, теперь ухожу на больничный. Можно я вызову на работу хотя бы одного из своих продавцов хотя бы за двойную оплату? У нас в поселке нет другого магазина, людям нужна еда!ДРУГОЕ: → Магазин-кафе. Может работать или должен закрыться?
«У нас магазин у дома. Продаются продукты питания, моющие средства и др. Также в торговом зале есть 2 столика для перекуса, у нас в ассортименте есть чай, пирожки и пр.
Кафе должны закрыться в нашем регионе в дни с 30.03.2020 по 03.04.2020. А магазины могут работать на этой неделе. А нам-то как быть?»ДРУГОЕ: → Уборщица и сторож не продают сами товары первой необходимости. Можно ли им работать? Как оплачивать?
Наша организация продает некоторые продукты питания и товары первой необходимости (согласно Перечню Правительства РФ). Но собственно в торговле заняты не все работники. Правомерно ли привлечение к работе в дни 30.03.2020-03.04.2020 работников, которые непосредственно не заняты в реализации товаров первой необходимости (сторожа, кладовщики, уборщицы, бухгалтер, экономист)? Если их привлекли, нужно ли им оплачивать работу в двойном размере?ДРУГОЕ: → Торговля и доставка товаров первой и не первой необходимости
«У нас два юридических лица: одно – магазин (стационарный, не Интернет-магазин), другое – служба доставки. Наш магазин продает всего немного товаров первой необходимости, остальные товары (большинство!) не входят в перечень товаров первой необходимости. Служба доставки ничего не продает, а только доставляет крупногабаритные заказы. Законно ли то, что мы продолжаем работать? Законно ли то, что мы продаем, помимо товаров первой необходимости, еще и другие товары?»ДРУГОЕ: → Роструд о медосмотре бухгалтеров
Роструд напомнил, что требования о прохождении предварительных и периодических медицинских осмотров распространяется на всех работников организаций торговли как продовольственными, так и непродовольственными товарами, в том числе на бухгалтеров.ДРУГОЕ: → СОУТ при переименовании должности
Изменилось наименование должности. Нужно ли проводить внеплановую СОУТ?ДРУГОЕ: → Роструд о СОУТ директора, работающего из дома
Сейчас уже немало компаний, в которых сотрудники работают дистанционно. У нас такая же компания в сфере информационных технологий. С работниками заключены трудовые договоры с условием о дистанционной работе. С ними всё понятно – для дистанционных работников СОУТ не проводится по закону. А с директором (он же и единственный учредитель) как быть? Он тоже работает дистанционно, в основном на дому. По юридическому адресу приезжает лишь пару раз в месяц за почтой, когда арендодатель, сдавший в аренду нам 2 метра, звонит и говорит, что письма пришли. В офисе и стола со стулом нет, там никто не сидит.
В первую очередь интересует официальная позиция по этому вопросу, самостоятельно в законах и письмах Минтруда эту ситуацию не нашли.ДРУГОЕ: → Новый ГОСТ по оформлению документов
Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97 - 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» был утвержден Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст с датой введения в действие 1 июля 2017 года. Приказом от 25.05.2017 N 435-ст Росстандарт перенес дату введения ГОСТа на 1 июля 2018 года.
И совсем скоро новый ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 придет на смену ГОСТу Р 6.30 – 2003.
Напомним, какие новшества нас ожидают.ДРУГОЕ: → Работник не получил запрошенные по ст. 62 ТК РФ документы в срок. Что делать?
Работник подал заявление о выдаче ему копий документов в соответствии со ст. 62 ТК РФ. Документы были подготовлены, но работник отказался их получать. Он намерен обратиться с жалобой в ГИТ. В конце третьего дня срока мы направили по его домашнему адресу письмо о готовности документов с предложением прийти их получить либо дать согласие о направлении документов по почте. Что нам делать сейчас? Он же обязательно нажалуется.ДРУГОЕ: → Выход на работу в день сдачи крови. Когда можно, когда нельзя, как оформить? Разъяснение Роструда
Работник желает выйти на работу в день сдачи крови. Работодатель не против. Как в таком случае документально оформить выход работника на работу? Разъяснение Роструда из Доклада с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 1 квартал 2017 г.ДРУГОЕ: → Можно ли использовать «свою» форму личной карточки?
ДРУГОЕ: → Работник меняет фамилию: как оформить изменения в кадровых документах?
Работница вышла замуж и изменила фамилию. Достаточно ли в этом случае издать приказ о том, что с такого-то числа Лукьянову считать Шестаковой в связи с регистрацией брака? Нужно ли заключать с работницей дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии? Не грозит ли штраф за неправильное составление дополнительного соглашения? Как внести исправления в трудовую книжку? В каких еще документах нужно отразить изменение фамилии?ДРУГОЕ: → Электронный больничный: что это такое?
ДРУГОЕ: → Старый ГОСТ действует еще год
Говорят, с 1 июля будет действовать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». В связи с этим надо ли переутверждать формы первичных учетных документов по кадрам?ДРУГОЕ: → ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ: КАК И ЧТО ЗАЩИЩАТЬ, ЧТОБЫ ИЗБЕЖАТЬ ШТРАФОВ
На какие аспекты законодательства о защите персональных данных работников нужно обращать внимание при приеме работника на работу? Какие документы с ним нужно оформить?
Что нужно учитывать, если принимается на работу сотрудник, которому будет доверена обработка персональных данных работников?
+ Правила перепечатки данного материала
Хотите доступ в закрытые разделы сайта?
Там тысячи образцов кадровых документов, консультаций и статей по кадровому делу, тома книг по кадрам, записи семинаров, курс основ кадрового делопроизводства, все наши пошаговые инструкции и многое другое.
Тогда подписывайтесь на журнал "Кадровик-практик" >> Подписка Вам откроет все доступы. Это всего примерно 10 руб. в день
Вам также помогут в работе:
Книги по кадровому делопроизводству Книги по 1С Программы 1С Журналы регистрации и книги учета для кадровых служб
Бесплатные ресурсы
Пошаговые инструкции
Образцы документов
Статьи и консультации
Разъяснения Роструда, НПА
Подпишитесь на наши рассылки:
- новые публикации,
- новости законодательства
Познавайте кадровый учет сами с нашим самоучителем по кадровому делопроизводству
Кадровый аудит своими силами. Найдите у себя эти ошибки и исправьте их
Фотообои с производственным календарем на 2024 год
Опросы по сложным вопросам кадровой практики