Личное дело , Публикация №399611

Добрый вечер!
У нас ведутся личные дела...и оформлен журнал учета ЛД... нумерацию с нового года продолжать или начать с №1 ?
Заранее спасибо!

инструкции к сожалению нет...я ее сама делаю...почти уже доделала))
Спасибо!

Учитывая это сочетание слов, Вы видимо читали и понимаете, что нет.

Вообще нельзя
В ТК написано какие документы при приеме получать МОЖНО - оригиналы документов и естественно возвращаем владельцу после отработки (занесения данных в личную карточку в частности).

Почитайте решения судов, в том числе высших уровней, в которых написано что работодатель нарушает закон, если получает от работников копии и соответственно хранит их.

Что, прям вообще нельзя? А с согласием на обработку и хранение персональных данных если? Где то я читала, что и в этом случае не все гладко....

Что? У нас есть согласие на обработку и хранение персональных данных, все сотрудники подписывают. Юрист сказал можно хранить с таким согласием. Но, я где то читала (где то на таких же вот форумах) что согласие согласию рознь, некогда было изучать, я поубирала все личные данные из дел от греха подальше....тут вот вижу про это согласие никто не упомянул, вот и написала....

Здравствуйте. Подскажите, будет ли ошибкой брать согласие на обработку персональных данных в случаях, когда оно не требуется? Например, у получателей государственных и социальных услуг.

Снеженка, спасибо за ответ! Смотрела локальные акты коллег из других регионов (сама недавно защитой ПДн занимаюсь), и у многих сказано "согласие не требуется, т.к. социальные услуги оказываются по заявлению субъектов ПДн во исполнение федеральных законов". Буду теперь разрабатывать форму согласия для каждой категории субъектов ПДн.

Состав личного дела определяется либо ЛНА, либо нормами по ведомству. Если там утверждено, что в ЛД должны хранитЬся
Следовательно их нельзя просто так убрать. ЛД открывается при приеме , закрывается при увольнении и хранится 75 лет. Полным составом, который закреплен нормой.

Итак, решилась я на то, чтобы перебрать всю макулатуру по порядку, начиная с 2013 года.
Хочу все таки уйти от ЛД и попробовать организовать папки:
Т-2 Уволенные сотрудники в алфавитном порядке в пределах одного года)
Т-2 Работающие
ТД+ДС уволенных по алфавиту (тут вопрос про срок хранения, лучше хранить в папке в алфавитном порядке в году котором уволен? или же перемещать в папку по дате заключения ТД? )
ТД+ДС работающих по алфавиту
Приказы об увольнении по годам
Приказы о приеме по годам
Согласие на обработку персональных данных уволенных сотрудников (оно у нас бессрочное и соответственно вопрос срок хранения 5 лет после увольнения или же дольше?)
Так же у нас в ЛД хранятся записки-расчет при увольнении, естественно ее убрать в отдельную папку

Как думаете, что я упускаю и все таки как лучше это организовать все. кто сталкивался с подобным, насколько это удобно?

Было бы просто шикарно, но к сожалению у них срок хранения 50/75 летЭто уже все в отдельных папочках красявишных стоит я об этом твержу уже год, не хотят. Придется оставлять в отдельной папке у себя
Так дело в том, что помимо ТД и ДС там хранить то нечего. Если там приказы о приеме и об увольнении, то и их срок хранения увеличивается. А это лишняя макулатура. Честно, вроде бы все ясно и понятно, но с другой стороны с ЛД привычно. Но и в тоже время не хочу чтобы лишнее копилось. У нас в ЛД сейчас:
Т-2
Согласие на обратку ПД
Приказ о приеме
ТД и ДС
Приказ+заявление на увольнение+записка расчет на увольнение. Последнее уже изымаю из ЛД уволенных.
Ну и если брать до 2018 года у нас на уволенных в ЛД хранятся еще и копии документов это полный, извините, звиздец

Но по-моему мы можем сами определить больший срок.
Когда работала по судебным производствам, поняла, что в личных делах очень удобно хранить копии приказов. Когда суд, ГИТ, прокуратура начинают запрашивать все приказы по сотруднику (отпуска, переводы, приемы, увольнения...), тогда начинаешь поднимать папки со всеми приказами по разным годам и искать их. А так достаточно только ЛД одно поднять и из него вытащить все копии. Все вышеназванные инстанции как раз запрашивают копии документов. Только суд может запросить оригиналы для проверки.
У меня в ЛД хранятся все заявления работников (на отпуск, на перечисление зп по реквизитам), запросы на справки 2НДФЛ и др...
Когда разделяла документы по разным папкам, завела отдельную папку с заявлениями работников. Там все по алфавиту лежало.

Тоже, кстати, момент, почему не удобно в разных делах все хранить. Пришел сотрудник трудоустроиться, подписал все документы. И вот тут начинается.... Этот документ в это дело, другой документ - в другое дело. И начинаешь по папкам все раскладывать.Вот это нарушение. Первое, что сделала, когда пришла, все Т-2 в отдельное дело убрала.

Тоже первое время занималась тем, что открывала личные дела работников (и уволенных и работающих), изымала оттуда копии личных документов, сканировала их в отдельную папочку на компе, а бумажные варианты уничтожала.