Копии документов после увольнения сотрудников , Публикация №367700

Копии документов после увольнения сотрудников

Новичок

Сообщений: 10Баллов: 5Регистрация: 24.03.2016

24.03.2016 09:14:08

Добрый день, коллеги!
Помогите пожалуйста разобраться с вопросом. В организации личные дела как таковые не ведутся, пока сотрудник работает документы по нему (Т-2, копии паспорта, ИНН, СНИЛС, и т.д., трудовой договор и доп.соглашения) хранятся в одном файле. После увольнения сотрудника, этот файл перемещался в папку с уволенными сотрудниками. Кадровик, которая была до меня, взялась упорядочить эти документы и сделала следующим образом: сформировала дела по годам отдельно Т-2, отдельно трудовые договора и доп. соглашения, отдельно договоры о мат. отв-ти. А все остальные документы образовались в одну большую кучу, видимо как она посчитала ненужных, документов. И в связи с этим и возник вопрос, они и правда сейчас уже ненужные, или их нужно все-таки хранить, или это на усмотрение организации? И еще приказы (прием, переводы, увольнения) она прошила вместе с заявлениями, насколько это допустимо?

Цитировать Имя

Надежда

V.I.P.

Сообщений: 14671Баллов: 23904Регистрация: 02.03.2009

Модератор // Эксперт журнала "Кадровик-практик"

24.03.2016 09:17:07

Цитата
mia_vay пишет: они и правда сейчас уже ненужные, или их нужно все-таки хранить

Если это копии документов сотрудника (паспорта, СНИЛС, ИНН), то их нужно срочно уничтожить.

Есть два типа людей: одни катят мир, а другие бегут рядом и кричат: «Боже, куда катится этот мир?»

Цитировать Имя

Костик Новичок Сообщений: 47Баллов: 23Регистрация: 15.03.2016	#3 24.03.2016 13:44:17 извините не понятно. эта куча из документов уже неработающих у вас людей? А работающие на данный момент так и хранятся в "файлике" вместе?
	Цитировать Имя

mia_vay

Новичок

Сообщений: 10Баллов: 5Регистрация: 24.03.2016

24.03.2016 15:10:54

Цитата

Надежда пишет:

Цитата
mia_vay пишет: они и правда сейчас уже ненужные, или их нужно все-таки хранить

Если это копии документов сотрудника (паспорта, СНИЛС, ИНН), то их нужно срочно уничтожить.

Да, это копии именно этих документов + как оказалось еще вперемешку с заявлениями. А почему их нужно срочно уничтожить (копии документов)? А заявления тоже надо будет отдельно прошить?

Цитировать Имя

mia_vay Новичок Сообщений: 10Баллов: 5Регистрация: 24.03.2016	#5 24.03.2016 15:15:46 Костик, да, это куча документов уже уволенных сотрудников. А документы работающих разложены по файлам (по каждому сотруднику отдельно) в отдельную папку.
	Цитировать Имя

# # Удалено # # *А*

V.I.P.

Сообщений: 1804Баллов: 2944Регистрация: 29.05.2012

Пользователь "ИКС-2015"

24.03.2016 17:40:10

Цитата
Надежда пишет: уничтожить.

Цитата
mia_vay пишет: документы работающих разложены по файлам

и эти копии тоже уничтожайте

Цитата
они и правда сейчас уже ненужные, или их нужно все-таки хранить, или это на усмотрение организации

Вообще не понятно на каком основании и для каких целей снимали копии документов? При приеме на работу работник предоставляет оригиналы документов. Этого вполне достаточно для того чтобы оформить Т-2, ТД и все остальные документы.

Цитата

mia_vay пишет:
Кадровик, которая была до меня, взялась упорядочить эти документы и сделала следующим образом: сформировала дела по годам отдельно Т-2, отдельно трудовые договора и доп. соглашения, отдельно договоры о мат. отв-ти.

Правильно сделала, только вот ТД и ДС можно было подшить в одной папке. Но это смотря как у вас в номенклатуре написано.

Цитата
mia_vay пишет: приказы (прием, переводы, увольнения) она прошила вместе с заявлениями, насколько это допустимо?

Это не правильно. Заявления хранятся в отдельной папке.

http://www.kadrovik-praktik.ru/communication/forum/forum3/topic22339/#postform

24 И фарисеи сказали Ему: смотри, что они делают в субботу, чего не должно делать?
27 И сказал им: суббота для человека, а не человек для субботы; (Евангелие от Марка, гл.2

Цитировать Имя

mia_vay Новичок Сообщений: 10Баллов: 5Регистрация: 24.03.2016	#7 25.03.2016 09:44:50 *ЕленаА,* т.е. если бы эти документы находились в составе личного дела, их можно было бы к этому делу подшить и хранить. А если личного дела не ведется хранить их нельзя?
	Цитировать Имя

kykmak

Заслуженный

Сообщений: 524Баллов: 852Регистрация: 15.10.2015

25.03.2016 11:25:41

у нас карточки Т2 уволенных хранятся отдельно , ТД отдельно все остальные копии складывались в файлы и уничтожались , для работающих копии держим т.к. постоянно нужны копии документов об образовании для аттестации ,

Изменено: kykmak - 25.03.2016 13:33:00

Цитировать Имя

mia_vay

Новичок

Сообщений: 10Баллов: 5Регистрация: 24.03.2016

25.03.2016 13:17:33

Спасибо всем, кто откликнулся!
Для себя пришла к выводу, что копии документов (паспорт, ИНН, СНИЛС и т.д.) после увольнения сотрудника буду уничтожать, согласно п. 7 ст. 5 Закона № 152-ФЗ "Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом."
А у работающих сотрудников буду их хранить до момента их увольнения, т.к. в работе они все-таки бывают нужны. Единственно, вряд ли их буду предоставлять при каких-либо проверках.

Цитировать Имя

kremerman

Свои люди

Сообщений: 207Баллов: 167Регистрация: 15.06.2015

#10

25.03.2016 14:04:45

у меня в номенклатуре есть личные дела - и срок их хранения 75 лет. Номенклатура одобрена госархивом.
И ВСЁ, что касается конкретного работника подшивается в одном деле - все копии (и при приеме и в процессе работы), все заявления, уведомления, предложения и т.д. И копии приказов.
И трудовые договора и допы к ним тоже в деле.
Внутри на обложке лист ознакомления с ЛНА.
На мой взгляд так удобно - сразу можно найти всю "историю".
Личные дела уволенных стоят отдельно - в конце года в архив.
Личные карточки - в отдельной папке. (личные карточки уволенных в другой папке)
Кстати - срок хранения ЛК тоже 75 лет, а на них все персональные данные - как быть? по Закону о ПД мы должны ЛК уничтожать сразу после увольнения?

Цитировать Имя

kykmak

Заслуженный

Сообщений: 524Баллов: 852Регистрация: 15.10.2015

#11

25.03.2016 14:28:18

Цитата

kremerman пишет:
у меня в номенклатуре есть личные дела - и срок их хранения 75 лет. Номенклатура одобрена госархивом.
И ВСЁ, что касается конкретного работника подшивается в одном деле - все копии (и при приеме и в процессе работы), все заявления, уведомления, предложения и т.д. И копии приказов.
И трудовые договора и допы к ним тоже в деле.
Внутри на обложке лист ознакомления с ЛНА.
На мой взгляд так удобно - сразу можно найти всю "историю".
Личные дела уволенных стоят отдельно - в конце года в архив.
Личные карточки - в отдельной папке. (личные карточки уволенных в другой папке)
Кстати - срок хранения ЛК тоже 75 лет, а на них все персональные данные - как быть? по Закону о ПД мы должны ЛК уничтожать сразу после увольнения?

у вас бюджет?

Цитировать Имя

Серега

V.I.P.

Сообщений: 9158Баллов: 7515Регистрация: 27.03.2012

Подписчик журнала "Кадровик-практик", Пользователь ИКС

#12

25.03.2016 15:06:09

mia_vay, лично я не люблю копии документов, т.к. мешаются, теряются, изнашиваются и т.д. Самое лучшее на мой взгляд, сделать скан-копии и хранить на внешнем носителе. Просмотреть, распечатать, отправить в случае нужды никаких проблем. А самое главное места много не занимают.

Цитировать Имя

kremerman

Свои люди

Сообщений: 207Баллов: 167Регистрация: 15.06.2015

#13

25.03.2016 15:19:56

Цитата

kykmak пишет:

Цитата

у вас бюджет?

да - государственное бюджетное учреждение культуры

Цитата

Серега пишет:
mia_vay, лично я не люблю копии документов, т.к. мешаются, теряются, изнашиваются и т.д. Самое лучшее на мой взгляд, сделать скан-копии и хранить на внешнем носителе. Просмотреть, распечатать, отправить в случае нужды никаких проблем. А самое главное места много не занимают.

сканы у меня тоже всего есть - как бы личные дела в электронном виде.
А почему на ВНЕШНЕМ носителе - на случай если жесткий диск изымут?

Цитировать Имя

Серега

V.I.P.

Сообщений: 9158Баллов: 7515Регистрация: 27.03.2012

Подписчик журнала "Кадровик-практик", Пользователь ИКС

#14

25.03.2016 15:31:41

Цитата
kremerman пишет: А почему на ВНЕШНЕМ носителе - на случай если жесткий диск изымут?

Самое главное всегда при себе, т.е. можно работать из любого места где есть комп и инет. Ну и указанная Вами причина тоже. Да и в жизни мало ли чего случиться может........... Например у меня года 3 назад, пока был в отпуске, офисы чистили ворюги, мой кабинет тоже вскрыли. Охрана как всегда ничего не видела и не слышала, да и за забором местное ОВД, не испугало их.

Цитировать Имя

PIMENOVA EL

Новичок

Сообщений: 12Баллов: 6Регистрация: 21.08.2013

#15

25.03.2016 15:46:55

Цитата
kremerman пишет: у меня в номенклатуре есть личные дела - и срок их хранения 75 лет.

Цитата
срок изменился - 50 лет хранить

Цитировать Имя

shtern

Свои люди

Сообщений: 220Баллов: 352Регистрация: 06.10.2013

#16

27.03.2016 21:31:27

Цитата

PIMENOVA EL пишет:

Цитата
kremerman пишет: у меня в номенклатуре есть личные дела - и срок их хранения 75 лет.

Цитата
срок изменился - 50 лет хранить

Да, уточню лишь: с 13 марта 2016 года срок хранения кадровых документов, сформированных после 2003 года - 50 лет. Изменения распространяются на все архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (ст. 3 Закона об архивном деле). Для более ранних документов (до 2002 г. включительно) сохраняется требование о хранении не менее 75 лет (пп. 1, 2 ст. 22.1 Закона № 43-ФЗ).
Для госслужбы 75 лет остаются в силе

Изменено: shtern - 27.03.2016 21:44:04

Нет, не на все еще я грабли наступила! (с)

Цитировать Имя

# # Удалено # # *А*

V.I.P.

Сообщений: 1804Баллов: 2944Регистрация: 29.05.2012

Пользователь "ИКС-2015"

#17

28.03.2016 11:24:48

Цитата

shtern пишет:
с 13 марта 2016 года срок хранения кадровых документов, сформированных после 2003 года - 50 лет. Изменения распространяются на все архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (ст. 3 Закона об архивном деле). Для более ранних документов (до 2002 г. включительно) сохраняется требование о хранении не менее 75 лет (пп. 1, 2 ст. 22.1 Закона № 43-ФЗ).
Для госслужбы 75 лет остаются в силе

shtern, спасибо за информацию!

Цитата
mia_vay пишет: ЕленаА, т.е. если бы эти документы находились в составе личного дела, их можно было бы к этому делу подшить и хранить.

Нет. Личное дело не предназначено для хранения копий личных документов работника.

Цитировать Имя

Читают тему

BBCode Правила

Форма ответов



	Запомнить меня

Регистрация
Забыли свой пароль?
Войти как пользователь:

Копии документов после увольнения сотрудников , Публикация №367700

Последние публикации

Новости