Здравствуйте! Подскажите пожалуйста: личные карточки должны хранится отдельно от личных дел? Когда мы составляем внутреннюю опись дела - какие документы необходимо указывать и оставлять при сдаче в архив? такой документ как приказ на отпуск - нужно ли хранить его в личном деле или достаточно отражения в личной карточке? дело в том, что архивом уже 4 года никто не занимался - дела не подшиты и не оформлены, не во всех личных карточках отражены периоды отпуска работника. Пришла в организацию в том (2012) году, впервые после окончания института- с архивом полный бардак. сколько примерно по времени займет привести его в порядок? На меня возлагают обязанности ответственного за ведение архива(работаю специалистом по кадрам), нужно оформлять Доп. соглашение-по поводу оплаты говорят, что выплатят премию (сумму не называют) - как все приведу в порядок-правильно ли это?? а я вот думаю если я в течении года буду заниматься всем этим-т.к помимо этих обязанностей, основной работы существует много других!!!По идеи должна же быть постоянная доплата? я в ПАНИКЕ:cry: помогите
Серега пишет: Если возлагают приказом, то должны оплачивать обязательно. Я подшиваю в дела копии приказов. Отпуска в личных карточках отразить обязательно.
Скажите, оплату производить должны каждый месяц? мне объясняют: "Вы все приведете в порядок - мы премию разовую Вам выплатим. Потом то вам нечем до конца года будет заниматься в архиве-за что платить?" А я вот думаю как бы это все не растянулось - там ничего не оформляли в архив за последние 4 года - ни один отдел не подготавливал документы - и не знают как это делать.
Подписчик журнала "Кадровик-практик", Пользователь ИКС
14.02.2013 11:35:12
Я то же думаю, что это будет постоянно. Пробуйте, добивайтесь, объясните, что всегда работа будет. А то приведете все в порядок, все успокоятся и до следующего раза. Тем более ни кто не знает, как оформлять.
Серега пишет: Я то же думаю, что это будет постоянно. Пробуйте, добивайтесь, объясните, что всегда работа будет. А то приведете все в порядок, все успокоятся и до следующего раза. Тем более ни кто не знает, как оформлять.
Спасибо большое. Буду мотивировать своим отказом - приказа о назначении еще нет=)
puldas_margarita@mail.ru, я бы на Вашем месте потребовала оформить совмещение с указанием конкретной суммы.
Цитата
Трудовой кодекс различает два основных вида подработки: - дополнительная работа, выполняемая в течение рабочего дня; - подработка, которой сотрудник занимается после его окончания, то есть в свободное время. Восемь часов на работу и подработку Предположим, сотрудник в течение рабочего дня, кроме своих основных обязанностей, делает работу еще и по другой должности или профессии. Такое явление называется совмещением (ст. 60.2 ТК РФ). У него следующие признаки: - с сотрудником заключен договор на выполнение основной работы; - в отношении дополнительной работы не оформляется отдельный трудовой договор; - сотрудник подрабатывает в той же организации; - работник не прекращает выполнять свои основные обязанности; - сотрудник занимается подработкой в течение своего рабочего дня. - дополнительная и основная работа относятся к разным профессиям или должностям, предусмотренным в штатном расписании. Если должность та же…(2 ур.) Закономерный вопрос: разве нельзя дополнительно работать по той же самой должности (профессии), что и основная? Конечно, можно! Только в данном случае речь пойдет уже не совмещении, а о расширении зон обслуживания или увеличении объема работы. Эти понятия, кстати, регулируют все та же статья 60.2 ТК РФ. Здесь присутствуют все те же условия, что и при совмещении, только работник выполняет работу по своей же профессии (должности), но в большем объеме. Приведем пример. Если кладовщик выполняет еще и обязанности грузчика на складе - это совмещение. А вот ведение специалистом отдела кадров, за которым закреплено определенное подразделение организации, еще и трудовых книжек работников другого отдела, будет уже расширением зоны обслуживания. Чаще всего как совмещение, так и расширение зон обслуживания (увеличение объема работы) работодатели применяют для исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника. Причем увеличение объема работ практикуется чаще. Принципиальной разницы между этими понятиями нет. Трудовым кодексом и совмещение, и расширение зон обслуживания регулируется одинаково. Однако если по поручению руководителя работник выполняет работу по другой должности или профессии (то есть имеет место совместительство), необходимо предварительно проверить соответствие работника этой должности, либо наличие у работника специальных знаний по нужной профессии. Как оформить совмещение (2 ур.) Работодатель не вправе «загрузить» сотрудника дополнительными обязанностями (не связанными с его основной работой) в рамках рабочего дня. Такое возможно только с письменного согласия самого работника. Данное требование содержит статья 60.2 ТК РФ. Стороны должны договориться о содержании дополнительной работы, ее объемах и сроках, а также о порядке оплаты такой работы. Все эти условия нужно прописать в дополнительном соглашении к трудовому договору. На основании этого соглашения оформляют приказ руководителя о привлечение сотрудника к дополнительной работе. А вот в трудовой книжке никаких дополнительных записей делать не нужно. Одним из условий соглашения о дополнительной работе является ее срок. Однако, как сказано в Трудовом кодексе, и сотрудник, и работодатель могут прекратить подработку, не дожидаясь окончания срока. Причем без объяснения причин. Достаточно письменно предупредить другую сторону не позднее, чем за три рабочих дня. При этом нужно составить еще одно дополнительное соглашение к трудовому договору и оформить приказ о прекращении дополнительной работы. Плата за совмещение (2 ур.) Оплачивать дополнительную работу нужно обязательно! Делают это по правилам статьи 151 ТК РФ. Так, размер оплаты подработки определяется по соглашению сторон с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы. То есть ни минимальный, ни максимальный размеры доплаты не ограничены. Если дополнительная работа предполагает сдельную оплату труда, сумму доплаты определяют исходя из количества изготовленной продукции и установленных расценок. А если повременную - доплата может устанавливаться несколькими способами, например: - в процентах от оклада сотрудника по основной работе; - в процентах от оклада, соответствующего совмещаемой должности; - в твердой сумме. Подработка в дополнительное время
Дополнительная работа, выполняемая по окончании рабочего дня, называется совместительством (ст. 60.1 ТК РФ). Трудиться по совместительству можно не только у основного работодателя, но и в других организациях. Просто в первом случае речь пойдет о внутреннем совместительстве, а во втором - о внешнем. Можно выделить следующие признаки совместительства: - у работника есть основная работа; - сотрудник дополнительно трудится в свободное от основной работы время; - подработка носит регулярный характер и оплачивается; - с сотрудником заключен отдельный трудовой договор. Как оформить совместителя Совместительство Трудовой кодекс РФ регулирует гораздо строже и подробнее, чем совмещение и расширение зон обслуживания. Этим вопросам посвящена глава 44 Трудового кодекса. Повышенное внимание, пожалуй, связано с тем, что при совместительстве работник превышает предел рабочего времени, установленный Трудовым кодексом, работает в свободное время, предназначенное для отдыха. Поэтому есть целый ряд ограничений. Так, например, нельзя принимать на работу по совместительству: - лиц в возрасте до 18 лет; - сотрудников на тяжелые работы или работы с вредными (опасными) условиями труда, если их основная деятельность связана с такими же условиями; - работников для управления транспортными средствами или управления их движением, если их основная работа носит такой же характер; - государственного или муниципального служащего на любую работу, кроме педагогической, научной или иной творческой. Кроме того нужно учитывать отдельные правила для работы по совместительству установленные Постановлением Минтруда России от 30 июня 2003 г. № 41 для педагогических, медицинских и фармацевтических работников и работников культуры. Как мы уже отметили, с совместителем (в том числе и внутренним) нужно заключать отдельный трудовой договор. Причем в нем обязательно должно быть указано, что человек будет работать на условиях совместительства. Сведения о такой дополнительной работе, по желанию сотрудника, можно внести в трудовую книжку. Такую запись делают по основному месту работы. Заключая договор с совместителем, нужно учитывать, что Трудовой кодекс ограничивает продолжительность его рабочего времени. По правилам статьи 284 ТК РФ, она не должна превышать четырех часов в день. Работнику можно установить и другой режим работы, но в любом случае за учетный период (месяц, квартал, год – в зависимости от режима рабочего времени организации) время, отработанное совместителем, не должно превышать половину от нормы рабочего времени для данной категории сотрудников. То есть, при обычном восьмичасовом рабочем дне (и пятидневном графике) совместителя нельзя обязать работать более 20 часов в неделю, а при сокращенном – еще меньше. Например, при вредных условиях труда – не более 15 часов в неделю. Если по каким-то причинам совместитель трудится больше положенного, такая работа считается сверхурочной, и должна оплачиваться соответствующим образом. Исключение составляют случаи, когда работник по своему основному месту приостановил работу (ч. 2 ст. 142 ТК РФ) либо отстранен от нее (ст. 73 ТК РФ). Что касается прекращения договора о совместительстве, то здесь действуют общие правила. Правда, в данном случае у работодателя появляется дополнительное основание для увольнения. Трудовой договор с совместителем может быть прекращен, если на работу будет принят человек, для которого она станет основной (ст. 288 ТК РФ). При этом работодатель должен за две недели до предполагаемого увольнения направить совместителю письменное предупреждение. Впрочем, если договор о совместительстве срочный, такое основание для увольнения не применяется. Плата за совместительство Труд совместителей обычно оплачивают пропорционально отработанному времени. Но, как сказано в Трудовом кодексе, договором могут быть предусмотрены и другие варианты оплаты (ст. 285 ТК РФ). В связи с этим нужно отметить, что Минфин России разрешает учитывать в налоговой себестоимости расходы на оплату труда совместителей только в пределах суммы, не превышающей должностной оклад, предусмотренный штатным расписанием (письмо Минфина России от 01 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/50). Все установленные Трудовым кодексом гарантии и компенсации предоставляются совместителям в полном объеме. Например, больничные, а также декретные работнику выплачивает не только основной работодатель, но и компания, где он трудится по совместительству (ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам»). Исключение составляют «северные» гарантии и компенсации, а также те, что связаны с совмещением работы и обучения. Такие гарантии и компенсации можно получить только по месту основной работы. Положен совместителю и ежегодный оплачиваемый отпуск. Причем одновременно с отпуском по основной работе. Если там он кажется продолжительнее, то на «второй» работе сотрудник вправе взять на недостающие дни отпуск без сохранения заработной платы. А если к моменту ухода в отпуск на «первой» работе совместитель еще не проработал на «второй» шести месяцев, оплачиваемый отпуск «второй» работодатель предоставляет ему авансом.
А вообще, за восстановление определенного участка работы полагается отдельная оплата. Но, если Вы в работодателе не уверены, требуйте хотя бы озвучить конкретную сумму. А то заплатит 1000 рублей после того, как Вы 4 года "поднимете" и ведь исполнит обещанное!!! (обещал премию - выплатил!)
Пользователь "ИКС-2016"; Пользователь электронной библиотеки "Пакет Кадровика"
14.02.2013 18:57:57
Цитата
puldas_margarita@mail.ru пишет: На меня возлагают обязанности ответственного за ведение архива(работаю специалистом по кадрам), нужно оформлять
обычно за архив по л\составу кадровик отвечает и это входит в его должностные обязанности, архив будет постоянно соответственно это не временная работа, посмотрите, что у Вас в должностной прописано
puldas_margarita@mail.ru пишет: На меня возлагают обязанности ответственного за ведение архива(работаю специалистом по кадрам), нужно оформлять
обычно за архив по л\составу кадровик отвечает и это входит в его должностные обязанности, архив будет постоянно соответственно это не временная работа, посмотрите, что у Вас в должностной прописано
Про архив ничего не написано - на меня возлагают ведение архива всего учреждения, который не велся вообще 4 года. В помещении где лежат документы бардак,приказы с 2009 года лежат не подшитые, не пронумерованные, вообщем никак не оформленные. Причем говорят, что раньше занималась всем архивом женщина - все отделы ей сдавали свою документацию-она подшивала, нумеровала, вообщем делала все что нужно. Ушла никому не объяснила, что да как - никто ничего не знал-просто складировали документы и все.
Уважаемые коллеги! Хочу задать вам вопрос в этой теме раз уж речь о сдаче документов в архив: Что именно из документов Личного дела мы сдаем в архив? Работаю в госучреждении - не надо объяснять, что все до маразма в приказах и положениях... Так вот вопрос: У нас в архив сдаются ВСЕ документы, которые были в личном деле сотрудника во время его работы в учреждении. Т.е.: заявление на прием, трудовой договор, копия приказа о приеме, доплисток по учету кадров, приказы о переводах, соглашения к трудовому, согласие на обработку персональных данных, копии ПАСПОРТА, СНИЛС, ИНН, СВИДЕТЕЛЬСТВА о РОЖДЕНИИ ребенка, СВ-ВО о регисрации брака, о РАЗВОДЕ(!!!), копии дипломов, результаты аттестации, заявление на увольнение и копия приказа на увольнение. Имеем ли мы право хранить копии личных документов как то - паспорт, св-ва о рождении детей и св-ва о браке в архиве после увольнения сотрудника??? Читала сейчас ФЗ-152 "О защите персональных данных" и так четко сказано:Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении (Гл.2 п.2) То есть - сотрудник уволился - отношений с ним нет никаких. Правомочно ли тогда хранение таких документов? Приказы, договора, соглашения, личные карточки - понятно, это наши документы, а вот копии паспорта и св-ва о рождении детей??? Письменного отзыва согласия на обработку данных мы не просим, да и не писал никто отзыв, но, опять же в законе прописано, что СОГЛАСИЕ на обработку этих данных должно содержать "срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва". И у нас сроки прописаны - до момента прекращения Трудовых отношений. Но в архив все равно сдается ВСЕ! Проверок ни у кого не было по этому поводу?
puldas_margarita@mail.ru пишет: личные карточки должны хранится отдельно от личных дел? Когда мы составляем внутреннюю опись дела - какие документы необходимо указывать и оставлять при сдаче в архив? такой документ как приказ на отпуск - нужно ли хранить его в личном деле или достаточно отражения в личной карточке?
Ведение личных дел не предусмотрено законодателем (за исключением госслужащих), поэтому сейчас многие от них отказываются (официально не ведутся), дабы не иметь лишних головных болей. Соответственно, ЛК хранятся не в ЛД, так как ЛК - это обязательный документ. Что касается состава ЛД, если уж оно предусмотрено на вашем предприятии, то все это должно быть прописано в Инструкции по кадровому делопроизводству: что именно входит в состав личного дела, как оно формируется, архивируется и т.д.
В госучреждениях личные дела ведутся в обязательном порядке, состав документов, которые включаются в вашем госучреждении в личное дело посмотрите в ведомственных документах. Личные дела уволенных сотрудников, как и другие документы по личному составу хранятся 75 лет по Закону (это к вопросу о персональных данных) . Несмотря на то, что трудовые отношения с уволенным работником прекращены, работодатель обязан хранить его личное дело, личную карточку, приказы по личному составу, расчетные ведомости 75 лет с момента закрытия дела. Во-первых, работодателю эти документы, в том числе персональные данные уволенного работника, нужны для сдачи установленной законом отчетности в ГНИ, ФСС, ВК, ПФР. Во-вторых, сами работники нередко обращаются к своим бывшим работодателям за теми или иными справками, а порой за восстановлением трудовой книжки. Где информацию будете брать, когда такой работник придет лет через 15-20 к вам? А вы ведь по закону обязаны выдать копию его документов или справку, связанные с его трудовой деятельностью в течение 3 дней.
по закону обязаны выдать копию его документов или справку, связанные с его трудовой деятельностью в течение 3 дней.
По какому закону мы обязаны дать бывшему сотруднику копию его паспорта? Что касается сдачи отчетностей - то это вопрос бухгалтерии - у них свой архив и данные ИНН, СНИЛС все равно все есть в 1С. Недавно на крупном оборонном предприятии, где в кадрах работает моя подруга, была проверка роструда и вот им дали штраф за хранение после увольнения копий паспортов сотрудников и свидетельств о рождении детей. Мотивация - данные паспорта есть в трудовом договоре, копия паспорта в архиве - назаконна по статьям ФЗ-152, которые я выше описала. Задала вопрос на сайте роструда - и пока тишина. Теперь сидим и думаем - что правильнее.
Личные карточки - это самостоятельный документ, ведение которого обязательно. Персональные данные - очень размытое понятие. Нигде не закреплено, что мы обязаны получать и хранить копии документов работников, тем более вуволенных (думаю даже наоборот - могут возникнуть проблемы с этим)
Уважаемые коллеги, здравствуйте! Работника уволилась в июне, сейчас хочет получить копию ИНН. Могу ли я ей ее дать? Заверять подписью ген.директора или глав.буха, если нет отдела кадров в организации?
Alexandra.france пишет: сейчас хочет получить копию ИНН
вообще-то у неё оригинал! Если потеряла, должна обращаться в налоговую за дубликатом, копия ей в данном случае не поможет. Хотя мало ли что случается, если надо, можно и выдать. если отдела кадров у вас нет, копии заверяет руководитель
А я где-то встречала тему, в которой обсуждали наказание кадровика, у которого при проверке обнаружили копии документов работнико- паспорта и проч. Так что выходит, что лучше от греха подальше, отдайте ей копию. Заверять не надо.
Alexandra.france пишет: Могу ли я ей ее дать? Заверять подписью ген.директора или глав.буха, если нет отдела кадров в организации?
Нет. Копию можно заверять только РАБОТНИКАМ организации. Это все равно, что человек с улицы придет и попросить Вас заверить какой-нибудь документ. И совсем не важно, что она когда-то работала у вас. На копии Вы ставите ДАТУ заверения - на эту дату у вас такого работника нет.
Добрый день, всем Форумчанам! Я новичок. Недавно устроилась в организацию с большим штатом сотрудников на должность архивариуса. Архив только создается. Вопросов много. Постоянно что то изучаю, но большей частью не все понятно, в том числе и по формированию личных дел. Объясните, пожалуйста, личные учетные карточки подшиваются по году увольнения и в алфавитном порядке. Значит, например, личные карточки всех уволенных за 2011 подшиваются начиная от А до Ю в 1 дело (а не по году приема), составляя опись на каждую карточку и затем опись на все дело? Правильно или нет? Очень жду ответа.
zsx пишет: личные учетные карточки подшиваются по году увольнения и в алфавитном порядке. Значит, например, личные карточки всех уволенных за 2011 подшиваются начиная от А до Ю в 1 дело
Верно
Цитата
zsx пишет: составляя опись на каждую карточку и затем опись на все дело?
Во внутренней описи дела 1. Антипова И.И. 1-2 2. 3 4. Борисов И.А. 7-8
Добрый день! Грешим тем что формируем личные дела на нашем предприятии. Т.е. папка на сотрудника с ФИО, где хранятся все его приказы, доп.соглашения, ТД, копии доков и проч. Впереди проверка ГИТ, правильно ли я понимаю, Дела лучше расформировать. отдельно хранить Личные карточки, в отдельной папке хранить трудовые договора (в хронологической порядке). Верно?
"Продолжайте практиковаться в придумывании идей.Мышцы, ответственные за идеи, со временем атрофируются.Вы должны наращивать эти мышцы".
