katalina16 (Все сообщения пользователя) , Публикация №81347

По какому закону мы обязаны дать бывшему сотруднику копию его паспорта? Что касается сдачи отчетностей - то это вопрос бухгалтерии - у них свой архив и данные ИНН, СНИЛС все равно все есть в 1С. Недавно на крупном оборонном предприятии, где в кадрах работает моя подруга, была проверка роструда и вот им дали штраф за хранение после увольнения копий паспортов сотрудников и свидетельств о рождении детей. Мотивация - данные паспорта есть в трудовом договоре, копия паспорта в архиве - назаконна по статьям ФЗ-152, которые я выше описала. Задала вопрос на сайте роструда - и пока тишина. Теперь сидим и думаем - что правильнее.

Уважаемые коллеги!
Хочу задать вам вопрос в этой теме раз уж речь о сдаче документов в архив:
Что именно из документов Личного дела мы сдаем в архив? Работаю в госучреждении - не надо объяснять, что все до маразма в приказах и положениях...
Так вот вопрос:
У нас в архив сдаются ВСЕ документы, которые были в личном деле сотрудника во время его работы в учреждении. Т.е.: заявление на прием, трудовой договор, копия приказа о приеме, доплисток по учету кадров, приказы о переводах, соглашения к трудовому, согласие на обработку персональных данных, копии ПАСПОРТА, СНИЛС, ИНН, СВИДЕТЕЛЬСТВА о РОЖДЕНИИ ребенка, СВ-ВО о регисрации брака, о РАЗВОДЕ(!!!), копии дипломов, результаты аттестации, заявление на увольнение и копия приказа на увольнение. Имеем ли мы право хранить копии личных документов как то - паспорт, св-ва о рождении детей и св-ва о браке в архиве после увольнения сотрудника???
Читала сейчас ФЗ-152 "О защите персональных данных" и так четко сказано:Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении (Гл.2 п.2) То есть - сотрудник уволился - отношений с ним нет никаких. Правомочно ли тогда хранение таких документов? Приказы, договора, соглашения, личные карточки - понятно, это наши документы, а вот копии паспорта и св-ва о рождении детей??? Письменного отзыва согласия на обработку данных мы не просим, да и не писал никто отзыв, но, опять же в законе прописано, что СОГЛАСИЕ на обработку этих данных должно содержать "срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва". И у нас сроки прописаны - до момента прекращения Трудовых отношений. Но в архив все равно сдается ВСЕ! Проверок ни у кого не было по этому поводу?