Личное дело , Публикация №438431

Трудовые отношения, а также порядок их оформления регулируются Трудовым кодексом. В статье 85 этого документа содержится понятие персональных данных работника. Это информация о конкретном работнике, необходимая работодателю в связи с оформлением с ним трудовых отношений.
Обработка организацией персональных данных работников заключается в получении, хранении, комбинировании, передаче или любом другом использовании персональных данных. Согласно части 2 статьи 87 Трудового кодекса порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливает работодатель, если он не регламентирован законодательством.
Нужно ли заводить личные дела сотрудников — организация вправе решить самостоятельно. Их можно заводить на всех сотрудников компании либо на отдельные категории (например, на руководящий состав). Оформлять личные дела необходимо в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.
Согласно пункту 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) «личные дела... формируются в течение всего периода работы данного лица в организации».
Личное дело заводят после издания приказа о назначении на должность. Все документы в личном деле подшивают в хронологическом порядке по мере поступления. Хранят их в сейфе компании и выдают в личное пользование только определенной категории сотрудников, которые имеют доступ к кадровой информации. Изменения в личные дела вносят сотрудники отдела кадров. Если в организации нет такой должности — бухгалтер.
Перечень документов, которые приобщаются к личному делу, можно найти в пункте 5 Указа Президента РФ от 01.06.98 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности». Несмотря на то что данный документ регламентирует ведение личных дел госслужащих, этот перечень можно использовать и другим компаниям. Как правило, в состав личного дела входят:

— внутренняя опись документов;
— анкета, личный листок по учету кадров;
— резюме (или автобиография);
— копии документов об образовании (в том числе все квалификационные свидетельства), удостоверения личности;
— справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника (копии свидетельства о браке, ИНН, страхового свидетельства, свидетельства о рождении детей);
— копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках и т. д.;
— трудовой контракт;
— данные аттестаций;
— характеристики;
— план карьерного роста.

Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. Изъятие документов из личного дела, замену подлинников копиями отражают во внутренней описи в графе «Примечание». В период работы сотрудника в компании во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела. Также сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела. Закрывая личное дело, к нему подшивают заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копию приказа.
Внутреннюю опись подписывает составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Т-2 - отдельное от всех документов дело.

Ох как.. Я посмотрела как делали до меня. Один кадровик т-2 подшивала с копиями документов, делала опись и все это подшивала. Кто-то просто складывал т-2 с копиями документов в файл. Но в итоге все т-2 хранятся в коробках, не в НД.

За это вообще убивать нужно.

Простите, а есть правила как прошивать ЛК уволенных ? или хватит пары "стежков",чтобы листы держались и достаточно? и нужно ли пронумеровать ЛК тогда, обозначив прошито и понумеровато с фио, должностью и печатью ок ?


===============
И на военнообязанных мы заводили ЛК (для военкомата) с ними что делать после увольнения работника? Тоже подшивать и в отдельное НД уволенных военнообязанных ?

Туристка, посмотрите это решение выложенное Челентано:


http://www.kadrovik-praktik.ru/communication/forum/messages/forum3/topic17189/message286173/#message286173


Так это был ГИТ, а этими вещами рулит федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.В тексте решения приведены ссылки на НПА которые считаются нарушенными.

Остается вопрос у меня.
1. - Как прошить ЛК уволенного. Надо прошнуровать и пронумеровать и заверить печатью (как журналы, к примеру) ?
Или достаточно просто прошить,завязав ниточки в узелок, и все
2 - и что делать с лк военнообязанных после увольнения. мне в вк ответили - можете не хранить...

Меня тут ещё один вопрос озадачил. Т.к. я работаю в медицине, то веду регистр медработников, от медсестер до врачей. Причем ведение регистра - это указание минздрава. Ту да помимо профессиональной информации вносится и личная: паспортные данные, прописка, снилс и инн. Причем без внесения личных данных программа не позволит заполнить и профессиональные (обучение, сертификация, аттестация и т.п.).
А минздрав часом не нарушает 152-фз инициировав регистр в подобном виде? Может накатать на них заяву в органы?
А суды... Кажется Вы выкладывали решения, где восстановили беременную, которая уволилась по соглашению сторон, а потом узнала, что беременна? Или Снеженка? В общем,

ЛК помещаются в папку из твёрдого картона, в алфавитном порядке. Прошиваются в 4 прокола, таким образом, чтобы можно было прочитать текст. Толщина дела не должна превышать 4 см или 150 листов. Листы нумеруются простым графитовым карандашом, допускается проставлять номера нумератором. В начале дела делается опись, в конце дела заполняется Заверительный лист, где указывается количество листов, + листы внутренней описи. Печатью не заверяется. По правилам к ЛК никаких документов не прикладывается (это самостоятельный документ).

Извините, я не кадровик - но как сшивать листы ЛК, если сведения по отпускам каждый год меняются? по уволенным можно прошить, но по работающим нужно ли?

Добрый день! Может кто-нибудь подскажет форму выписки из личного дела сотрудника? Кому приходилось ее делать? Что конкретно там нужно указать? Это нужно нам для СРО для включения сотрудников в национальный реестр специалистов. Формулировка следующая: "приложить выписку из личного дела, заверенную организацией, осуществляющей хранение личных дел Заявителя"