Переход на электронные Трудовые книжки , Публикация №188889

"!!! Очень важно

Уважаемые пользователи, ответственные за сдачу СЗВ-ТД! (остальным читать не обязательно ).

На сайте ПФР, а также на ресурсах 1С buh.ru и its.1c.ru опубликованы различные материалы по заполнению новой формы отчетности СЗВ-ТД для электронных трудовых книжек. Тем не менее, нам продолжает поступать множество вопросов, поэтому вынуждены продублировать ответы на них здесь. Этот материал может в дальнейшем актуализироваться.

В первую очередь рекомендуем обновиться на актуальные сейчас версии: 3.1.10.309 или 3.1.12.144. Список уже исправленных и еще не исправленных в них ошибок можно посмотреть на сайте.

1. Каких сотрудников нужно включать в отчет за январь 2020?

Нужно включать только тех сотрудников, по которым в январе 2020 произошли какие-либо события: прием, перевод, увольнение, подача заявления о судьбе трудовой книжке и т.д. Если никаких событий по сотруднику не было, то и в отчет его не нужно включать совсем. Если ни по кому из сотрудников не было событий (и не было переименования организации), то отчет не нужно отправлять совсем. Конечно же, речь идет о сотрудниках, оформленных по трудовым договорам или контрактам, т.е. по которым и ранее вели бумажную трудовую книжку.

2. Можно ли заполнить таких сотрудников автоматически?

На данный момент автоматически заполняются сотрудники, в кадровых документах которых (прием, перевод, увольнение) установлен флажок "Отразить в трудовой книжке".
В других документах, события по которым также нужно отражать в СЗВ-ТД, такого флажка пока не предусмотрено. Например, в документе "Перемещение в другое подразделение". Такие мероприятия пока нужно вносить в СЗВ-ТД вручную.

3. Нужно ли заполнять события до 2020 года?

Нужно заполнять только одно последнее событие по состоянию на 01.01.2020 и только по тем сотрудникам, что были включены в отчет (см. первый вопрос).

4. Можно ли заполнить такие события до 2020 года автоматически?

Можно найти этот последний документ (прием или перевод) и также поставить в нем флажок "Отразить в трудовой книжке" и записать (провести) документ. Если установлена дата запрета редактирования, придется ее временно снять. Если зарегистрируются перерасчеты – нужно удалить их в разделе Зарплата – Сервис – Перерасчеты (впрочем, за перерасчетами рекомендуется следить всегда).

Если же последнее событие трудовой книжки не связано с приемом или переводом, либо изменять документы прошлого периода не хочется, то такие записи нужно внести в уже имеющиеся строки СЗВ-ТД вручную. Для этого нужно щелкнуть на строке с сотрудником, и откроется форма с таблицей мероприятий по нему.

Также вручную потребуется дополнить СЗВ-ТД событиями до 2020 года, если был перенос данных или эксплуатация программы начиналась на действующем предприятии, и документов приема на работу нет, а есть только документы "Начальная штатная расстановка". В будущем планируется реализовать средства для автоматического заполнения СЗВ-ТД и в этой ситуации.

5. Почему программа сама не может заполнить все такие последние события автоматически без участия пользователя?

Потому что по закону нужно вносить последнюю запись из трудовой книжки сотрудника, а во многих случаях она может отличаться от того, какие данные имеются в базе. И программа тогда автоматически заполнит форму неправильно.

6. У нас ведется ручная нумерация приказов, и в документы вписываются номера вида, например, 15-к. Почему такие номера не заполняются в СЗВ-ТД?

Для того чтобы такие номера заполнялись, нужно в разделе "Настройка" найти ссылку "Дополнительные настройки" и в открывшейся по ней форме снять флажок "Удалять префиксы организации и ИБ из номера кадровых приказов". Ведь и ранее, если этот флажок был установлен, такие номера не выводились в печатные формы приказов серии "Т-…".

7. Обязательно ли заполнять новое поле "Трудовая функция" в кадровых документах?

Нет, не обязательно. Если в бумажную трудовую книжку и раньше вписывали только должность и подразделение сотрудника, то этой информации достаточно для заполнения трудовой функции в СЗВ-ТД.
Трудовую функцию следует заполнять когда она отличается от должности/подразделения и действительно вписывалась в бумажную трудовую книжку.

8. Почему добавили для подразделения полное наименование для вывода в СЗВ-ТД, а не используется дополнительная настройка "Выводить полную иерархию подразделений", как в кадровых приказах?

Потому что нужно вписывать СЗВ-ТД ровно такой текст, какой вписывается в трудовые книжки. Формируемый автоматически текст по настройке "Выводить полную иерархию подразделений" в большинстве случае с этим текстом не совпадает из-за склонений и прочих особенностей русского языка.

9. В программе при заполнении мероприятия "Увольнение" не заполняется поле трудовая функция. Нужно ли его заполнять?

Мы считаем, что нет. Так, например, при записи в бумажную трудовую книжку увольнения не вписывается с какой должности и подразделения увольняется сотрудник. Также правила проверки СЗВ-ТД содержат исключение: именно для увольнения заполненность трудовой функции не проверяется. Но в связи с массовыми обращениями пользователей по этому вопросу мы проводим дополнительные консультации с ПФР.

10. Для основания увольнения указали нестандартное наименование и текст. В СЗВ-ТД все равно выводится стандартный пункт, часть, статья Трудового кодекса. Почему так?

Изменять наименование основания увольнения принципиально, т.е. на другой пункт, не предполагается. Также не предполагается принципиально менять текст основания, вписывать в него пункт, часть, статью повторно. Сейчас использовать нестандартное наименование или текст можно, например:

• наименование: чтобы вывести его
  без сокращений в печатные формы серии "Т-…"
  
• текст: чтобы внести
  "косметические" изменения в стандартный текст основания, не
  меняя его смысл принципиально
  

Если в справочнике оснований увольнения вы не находите пункт, который считаете что должен там быть, обратитесь на линию технической поддержки.

11. Почему во временном кадровом переводе не доступен флажок "Отразить в трудовой книжке"?

Предполагается, что временные (краткосрочные) кадровые переводы в бумажной трудовой книжке не отражаются. В противном случае придется вносить в трудовую книжку запись будущей датой, т.е. которая фактически еще не свершилась. Поэтому если у вас бывают временные кадровые переводы, которые вы хотите отразить в трудовой книжке, то их нужно регистрировать как два постоянных."