КДП без личных дел. , Публикация №784533

Так как раз таки и не хочется "огород городить". Не хочу, чтобы папок было очень много. Хочу максимально все документы с одинаковой нумерацией, либо с одинаковым сроком хранения объединить, чтобы папок было не много.

А Вы мне пишете, что Т-2 с согласиями нельзя вместе хранить! -)))

Прошу совета! Трудовые договоры устаревшей формы и без изменений и дополнений. Хочу откорректировать, сделать практически новую редакцию. Какую шапку мненаписать для старых договоров? Так - В соответствии с внесёнными изменениями считать трудовой договор в следующей форме. Как-то коряво. Есть варианты?

Был у нас аналогичный случай.
Писали так: г. Москва "___" ____________20__г.

ООО "__________" в лице ___________________, действующего на основании __________, именуемое в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны и ........

Вот и меня настораживает такая история. Дама, которая до меня КДП вела. Сейчас все за ней подчищаю и восстанавливаю. Уже трудовая оштрафовала из-за ее ошибок...

так сначала идет преамбула, а ее нет

естественно

Когда я только начинала свою работу в кадрах, именно так и сделала, так как по делопроизводству предлагается вести номенклатурные дела по годам и сейчас я понимаю, что это очень неудобно. Ниже скажу, что я предлагаю

Ни в коем случае - за это может прилететь штраф. Т-2 хранятся отдельно, без всяких вложений - причем в сейфе или несгораемом шкафу, по алфавиту. Т-2 уволенных формируются в номенклатурные дела в пределах календарного года так же по алфавиту.

это в бухгалтерии хранится, их зона ответственности
я бы не стала именно так делить - приказы без сохранения заработной платы имеют срок хранения 75 (или 50 ) лет, так же как и приказы о предоставлении ОБиР, ОУР, о поощрениях, об изменении окладов, о привлечении к работе в выходной день - вот я их все объединяю в одно дело. Таким образом, по приказом у нас должно быть 4 категории:
1 - основная деятельность (срок хранения постоянно, но кто их ведет , ОК или серкетарь, решается в организации, потому что это не только по кадрам приказы)
2. приказы по личному составу (прием, увольнения, перевод)
3. приказы по кадрам с литером -к - с длительным сроком хранения (выше уже описала ОБСЗП, ОБиР, ОУР, работа в выхи, поощрения, все связанное с выплатами - да, и тут же все отпуска вредников!!!)
4. приказы по кадрам с литером -ок - со сроком хранения 5 лет (ежегодные отпуска, учебные - кроме вредников, взыскания, командировки)

Этот порядок утверждается каким-либо ЛНА - например инструкцией по КДП.

Так говорят те, кто не проходил проверку))) А потом Вам только спасибо скажут, что у Вас все есть, все на местах и с правильными сроками хранений.

Вот это и ужасно(((( пришла в новую организацию и два месяца только все разбирала - формировала правильную номенклатуру, половины приказов нет и так далее....короче честно скажу - предыдущий кадровик явно спокойно не спала от моих эмоций))))
Не нужно - как раз и останутся личные дела уволенных сотрудников и все будет предельно ясно, главное понимать, что в этих ЛД может и должно храниться.
1 и самое важное, думаю уже об этом споры закончились (хотя буквально пару лет назад копья об этом ломали)))) - нельзя хранить копии ЛЮБЫХ документов, перечислять их не буду. Естественно они У НАС есть, но для проверяющих их нет! В итоге по каждому работнику у меня два файла, сформированные в разные дела : личное дело и документы (это дело только для меня)))
Что входит в состав личных дел так же лучше прописать в инструкции по КДП, чтобы и самому помнить и вопросов не было.
трудовой договор
соглашения об изменении условий ТД
прочие соглашения ( о совмещении и т.д.)
заявление о приеме
согласие на обработку ПД
заявление о том как хочет получать деньги
иные документы при приеме, в зависимости от должности ( обязательство о неразглашении, ДМО, лист собеседование - для водителей и т.д.)
заключение медосмотров
иные заявления при приеме (о выдаче новой трудовой и т.д.)
документы в течение срока работы: те, которые не входят в номенклатурное дело с основаниями для приказов (например заявления о переводах, акты какие-либо, объяснительные, если они не стали основанием для приказов, письма работнику и т.п.)

ну и документы при увольнении:
заявление об увольнении (или соглашение о расторжении)
справка СЗВ-М с подписью о получении

если вы выдаете иные справки (а не бухгалтерия) - их копии
Примерно так. И когда работник увольняется, его ЛД переносите в свой архив.


При этом у вас правильно сформированы номенклатурные дела по приказам (в пределах календарного года вся нумерация) и все документы сохранены.

Навскидку -
1. не вижу НД с отпусками - график отпусков, лист ознакомления с ГО, заявления о разделении отпусков на части (это все при формировании ГО), далее туда вкладываем уведомления о предоставлении отпусков , заявления о переносах отпусков).

2. предложения, уведомления работникам - можно в ЛД хранить, можно в отдельное дело, что мне кажется лучше, так как те же предложения являются основанием для привлечения к работе в выхи, отзыву из отпуска и т.д.

У меня две папки с должностными инструкциями. Одна папка - оригиналы, утвержденные ген.диром. Вторая папка - подписанные сотрудниками по алфавиту. Там все, и уволенные и работающие (пока что так). Собираю просто все документы вместе. А по поводу личных дел и расформирования, все таки решила все по отдельности хранить. Так мне кажется легче проводить аудит дел. Я несколько месяцев пыталась восстанавливать документы по личным делам. Очень долго и зарываешься во всех документах.
Самое важное вначале было - внести все записи в трудовые книжки. А то сотрудники работают десятки лет, куча переводов уже было, кого-то даже увольняли - принимали в др юр. лицо, а записей нет. Это сделала.
Следующий шаг был - ЛНА. Написала ПВТР, ПДН, Сдельная оплата труда. Еще нужно ПОТ и инструкция по КДП.
А вот теперь у меня в планах проверка ТД и ДС. И вот тут очень удобно будет, если они будут лежать у меня в отдельной папочке. Я смогу просто хотя бы проверить их наличие и правильность оформления, не отвлекаясь на другие бумаги (а есть ли заявление к этому допнику, а приказ есть и т.д.).

Вообщем, решила все расформировать хотя бы из соображения простоты проверки и восстановления КДП.

Снеженка, спасибо Вам огромное за комментарий по поводу папок.
Кстати, Это конечно все есть. Просто они настолько очевидны, что не стала про это писать -))

И еще, пока еще конечно не до конца все дела расформировала, но уже ясно и видно, что папки не плодятся, а наоборот, как-то все стало упорядоченно и папок реально меньше. Если у меня раньше целая отдельная широкая папка была отдана под три несчастных сотрудника, стояла только место занимала. То теперь стоят тоненькие папочки, например, с карточками Т-2. Места больше стало.

А про шкаф с замком - это да. Это у меня следующий пункт, который я буду трясти с руководства.

Ознакамливаются с копией. Т.е. есть оригинал с оригинальной подписью руководителя. Этот оригинал пустой (без подписи сотрудника) хранится в одной папке. С этого оригинала я сделала копию. И эту копию подписываю с работниками и храню в отдельной папке. Сейчас уже честно не вспомню, но поднимала этот вопрос и находила ответ, что такое подписание ДИ допустимо.

Заявлений к допникам нет. А к приказам, которые на основании этого допника издаю - нужны. Это и есть основания к приказам (у меня это отдельная папка).
Нет конечно! Наверное неправильно выразилась. Приказы в отдельных папках. Прием/перевод/увольнение (по личному составу). Все остальное в отдельной (по основной деятельности).

Так по сути я что разделила из этого личного дела (по той системе, как Вы храните). Только ТД/ДС и заявления работников. Поменялось только то, что у меня появилась отдельная папка с заявлениями работников.

Снеженка, Еще вопрос такой назрел. То что хранить, например, карточки Т-2 уволенных по годам - это ясно. А вот можно их хранить по годам в одной папке? Назвать ее "Личные карточки Т-2 уволенных сотрудников ООО "______" 2005-2010 год? Ну если у меня в какой-то период было мало увольнений, можно же их объединить в одну папку и разделите внутрь вставить по годам. А там уже в годах по алфавиту?

Т.е. будет у меня разделитель 2005 год - Т-2 уволенных в 2005 году по алфавиту. Далее разделитель 2006 год...... и т.д.

И речь даже не только о карточках Т-2, а о любых папках. У меня сейчас так поделены папки с приказами по личному составу. В какие-то года было очень мало приемов/увольнений. Их можно объединять по такому принципу с разделителями внутри папки?

Ок. Спасибо большое за Ваши комментарии. Очень помогли! -)

Прочитала все три страницы и определила для себя примерно, что и как хранить и сколько папок создавать, Но запуталась маленько: получается, если я веду ЛД, то все документы перекочевывают туда (ТД, ДС, заявления о приеме, переводе, отпуске и т.д., тогда нет смысла заводить папки ТД, ДС, заявления и т.д. по отдельности? И следующий вопрос про Т-2: их можно на обычной бумаге распечатывать или покупать плотные карточки формата А-3?

Тоже прочитала все страницы этой ветки.. у меня такой вопрос-тоже веду "личные дела" на работников, но помимо ТД+ДИ и ДС, заявлений, согласия о пд, анкеты кандидата, заявлений на перевод/работу в вых. дни, я подшиваю копии приказов по личному составу (прием, увольнение, перевод, привлечение к РВ, отпуск по УЗР). Вот нужно ли в ЛД подшивать эти копии??