Уважаемые специалисты, прошу помочь разобраться в следующих вопросах, связанных с передачей кадровой документации коммерческой организации в архив организации (имеется ввиду, во внутренний архив, существующий в самой организации).
Проблема 1.
Все мы неоднократно слышали и читали о требованиях к оформлению кадровой документации при сдаче в архив (250 листов в деле, нумерация листов, внутренняя опись, лист-заверитель).
Однако, как я понимаю, эти требования сформулированы в документах государства, имеющих НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ ХАРАКТЕР (это, прежде всего, Общие правила работы архивов организаций).
Меня интересует, во-первых, все ли соблюдают эти правила, или, допустим, кто-то из вас их соблюдает для документов 75-летнего срока хранения, а для 5-летнего срока – нет, или вообще формирует и оформляет дела по своему усмотрению, есть ли здесь какая-то сложившаяся общепринятая практика.
Во-вторых, и это принципиальный для меня вопрос – есть ли какие-то НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ, из которых следует обязательность соблюдения перечисленных выше требований к оформлению, или таких нормативно-правовых документов все же нет?
(Насколько я понимаю, закон 125-ФЗ «Об архивном деле» говорит конкретно лишь о необходимости хранения документов в течение сроков, определенных законодательством, а о правилах оформления дел там ничего нет. Трудовой кодекс, как я его понимаю, говорит также о необходимости хранения документов, а также о том, что какие кадровые документы обязательно должны вестись на предприятии)
В-третьих, если выше я все написал правильно, то справедливо ли мое понимание ситуации: требования к оформлению дел, изложенные в «Основных правилах работы архивов организаций» (и повторяемые во всех статях и учебниках по делопроизводству) – являются рекомендуемыми, и организация сама может решать, как оформлять свои документы при хранении в своем архиве.
В-четвертых, если оформлять дела без нумерации листов и внутренней описи, то есть так, как удобно в рамках существующего рабочего процесса в организации – при проверке трудовой инспекцией (или иными государственными органами, имеющими полномочия проверять кадровую документацию организации) это может вызвать проблемы, нарекания, штрафы или нет (при условии, что все кадровые документы, которые организация обязана по закону хранить, она хранит и может предъявить по требованию гос.органов)?
В-пятых, видите ли вы реальный практический смысл в оформлении дел в полном соответствии с рекомендациями «Основных правил работы архивов организаций»? Нумерация, составление внутренних описей – это все в сумме требует определенных трудозатрат, а если учесть, что потребность в документах, лежащих на архивном хранении в архиве организации, как правило, достаточно ограниченная – лично мне кажется, что можно обойтись и без нумерации страниц и без внутренних описей (при условии, что в фирме есть четкая система систематизации документов в дела, а архив имеет удобный научно-справочный аппарат к архивному фонду компании; если дела переплетены – при их выдаче уже не так просто сложно будет изъять оттуда документы).
Проблема 2.
Я неоднократно слышал и читал, что личные карточки Т-2 нельзя хранить в составе личных дел.
А когда завершенные в делопроизводстве личные дела и личные карточки Т-2 сдаются в архив, можно ли карточки Т-2 объединить с личными делами соответствующих сотрудников? Если нельзя, то на основании какого нормативно-правового документа?
Проблема 3.
Не относится к обсуждаемым выше проблемам, имеет чисто практический характер.
По какой из статей Перечня типовых управленческих архивных документов-2010 правильно определить срок хранения таких документов, как:
А.
Договора коллективной материальной ответственности с приложенными листами ознакомления сотрудников.
Ст.457 «Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица» - 5 лет или ст.576 «Коллективные договоры» - Пост.?
Б. Приказы руководства о наложении штрафов на сотрудников за те или иные недочеты в работе – это ст.19-б - 75 лет, или ст.19-б прим.2 - 5 лет?
Проблема 1.
Все мы неоднократно слышали и читали о требованиях к оформлению кадровой документации при сдаче в архив (250 листов в деле, нумерация листов, внутренняя опись, лист-заверитель).
Однако, как я понимаю, эти требования сформулированы в документах государства, имеющих НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ ХАРАКТЕР (это, прежде всего, Общие правила работы архивов организаций).
Меня интересует, во-первых, все ли соблюдают эти правила, или, допустим, кто-то из вас их соблюдает для документов 75-летнего срока хранения, а для 5-летнего срока – нет, или вообще формирует и оформляет дела по своему усмотрению, есть ли здесь какая-то сложившаяся общепринятая практика.
Во-вторых, и это принципиальный для меня вопрос – есть ли какие-то НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ, из которых следует обязательность соблюдения перечисленных выше требований к оформлению, или таких нормативно-правовых документов все же нет?
(Насколько я понимаю, закон 125-ФЗ «Об архивном деле» говорит конкретно лишь о необходимости хранения документов в течение сроков, определенных законодательством, а о правилах оформления дел там ничего нет. Трудовой кодекс, как я его понимаю, говорит также о необходимости хранения документов, а также о том, что какие кадровые документы обязательно должны вестись на предприятии)
В-третьих, если выше я все написал правильно, то справедливо ли мое понимание ситуации: требования к оформлению дел, изложенные в «Основных правилах работы архивов организаций» (и повторяемые во всех статях и учебниках по делопроизводству) – являются рекомендуемыми, и организация сама может решать, как оформлять свои документы при хранении в своем архиве.
В-четвертых, если оформлять дела без нумерации листов и внутренней описи, то есть так, как удобно в рамках существующего рабочего процесса в организации – при проверке трудовой инспекцией (или иными государственными органами, имеющими полномочия проверять кадровую документацию организации) это может вызвать проблемы, нарекания, штрафы или нет (при условии, что все кадровые документы, которые организация обязана по закону хранить, она хранит и может предъявить по требованию гос.органов)?
В-пятых, видите ли вы реальный практический смысл в оформлении дел в полном соответствии с рекомендациями «Основных правил работы архивов организаций»? Нумерация, составление внутренних описей – это все в сумме требует определенных трудозатрат, а если учесть, что потребность в документах, лежащих на архивном хранении в архиве организации, как правило, достаточно ограниченная – лично мне кажется, что можно обойтись и без нумерации страниц и без внутренних описей (при условии, что в фирме есть четкая система систематизации документов в дела, а архив имеет удобный научно-справочный аппарат к архивному фонду компании; если дела переплетены – при их выдаче уже не так просто сложно будет изъять оттуда документы).
Проблема 2.
Я неоднократно слышал и читал, что личные карточки Т-2 нельзя хранить в составе личных дел.
А когда завершенные в делопроизводстве личные дела и личные карточки Т-2 сдаются в архив, можно ли карточки Т-2 объединить с личными делами соответствующих сотрудников? Если нельзя, то на основании какого нормативно-правового документа?
Проблема 3.
Не относится к обсуждаемым выше проблемам, имеет чисто практический характер.
По какой из статей Перечня типовых управленческих архивных документов-2010 правильно определить срок хранения таких документов, как:
А.
Договора коллективной материальной ответственности с приложенными листами ознакомления сотрудников.
Ст.457 «Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица» - 5 лет или ст.576 «Коллективные договоры» - Пост.?
Б. Приказы руководства о наложении штрафов на сотрудников за те или иные недочеты в работе – это ст.19-б - 75 лет, или ст.19-б прим.2 - 5 лет?