optimist1981 (Все сообщения пользователя) , Публикация №279678

Добрый день. Подскажите пожалуйста.

Есть некоторое количество приказов с заголовком "О работе в выходные и праздничные дни". Согласно ст.19 перечня типовых управленческих документов-2010, такие приказы хранятся 5 лет. В большинстве из приказов говорится о том, что конкретные сотрудники работают в такой-то день с предоставлением выходного в другой день. Понятно, что эти приказы помещаем в отдельную папку и ставим срок хранения 5 лет. Однако в нескольких приказах речь идет о том, что конкретные сотрудники работают в такой-то праздничный день и за это получают оплату в двойном размере - и вот меня взяло сомнение - приказы с таким содержанием пойдут в папку, о которой речь шла выше, или они (т.к. в них говорится об оплате) пойдут в папку с документами по личному составу 75-летнего срока хранения?

Добрый день. Вот такой вопрос.
Обязательно ли по требованиям органов следствия и суда предоставлять именно оригиналы документов? Есть ли какой-то нормативный документ, регулирующий данный вопрос (обязательно оригиналы, или все-таки можно предоставлять заверенные копии)?

обрый день. Подскажите, кто знает: тот факт, что в Т-2 нужно указывать стаж работника на момент его приема в организацию (без учета стажа работы в данной организации - то есть стаж не на момент увольнения) - в каком нормативном документе это написано непосредственно?
И еще вопрос: если в организации Т2 заполняется при увольнении работника (задним числом) - если на обороте первого листа ставится дата увольнения вместо даты приема, стаж из 1С пропечатывается на дату увольнения (т.е. с учетом стажа уже в этой организации), а подпись работника отдела кадров стоит не того, который был на момент приема этого работника, а который работает на момент его увольнения. В случае проверки гос.органами и попадания в руки инспектора такой Т2 - это может быть расценено как нарушение законодательства? и если да, то какие из параметров, которые я выше перечислил - все три в совокупности, или любой из них?

Всем удачного дня. Вот такая вот ситуация. В организации много региональных филиалов, а кадровое делопроизводство ведется в головном офисе. Все документы готовятся в офисе, в эл.виде уходят в филиалы, там распечатываются, сотрудник их подписывает, и подписанные уже идут в офис, где и хранятся. Т-2 заводится и подписывается первый раз при приеме сотрудника, затем при увольнении Т-2 печатается второй раз, сотрудник ее переподписывает, и она идет в офис.

Когда Т2 заводится при приеме, на обороте первого листа проставляется стаж работника на момент приема, внизу ставится подпись работника и подпись и должность руководителя, заверившего Т2. Однако при увольнении, когда распечатывается новая Т-2 и сотрудник ее переподписывает, на обороте второго листа пропечатывается стаж, в который входит и период работы в нашей организации, а внизу может стоять подпись не того руководителя, который заверял Т2 при приеме сотрудника, а того, который работает в настоящее время.
Вопрос - я правильно понимаю, что оставлять оборот второго листа в таком виде неправильно - ведь по определению Т2 заводится при приеме на работу, следовательно, стаж должен быть указан на момент трудоустройста, а подпись стоять того руководителя, кто заверял т2 на момент приема?
И как в таком случае правильно сделать в рамках нашей схемы документооборота - из двух получившихся т2 взять первый лист т2, заведенной при приеме, и взять второй лист т2, заведенной при увольнении, и объединить их в одну Т2, а те листы, которые останутся бесхозными, выкинуть?

Всем удачного дня. Вот такой вопрос возник:
А.
1. Приказ о предоставлении работнику выходного дня в связи с сдачей крови - к какому сроку хранения его отнести - 5 лет или 75 лет?
2. Как лучше группировать такие приказы, а также заявления сотрудников на предоставление выходного дня в связи со сдачей крови и подтверждающие справки? Справки и заявление - в личное дело, а приказы - вместе с приказами по лс? Или завести отдельную папку на документы по данной тематике? Или, скажем, вместе с приказами на отпуск без оплаты и по уходу за ребенком?

Б.И те же вопросы - про документы, связанные с предоставлением выходного дня по уходу за ребенком-инвалидом.

Спасибо.

Я желаю оформлять по правилам. Также хотелось бы оформлять так, чтобы при ликвидации организации их приняли в гос.архив. Но нужен компромисс между оформлением и интересами использования в текущей работе.
Как вам такой вариант с личными делами уволенных.
ЛД уволенных за определенное количество лет (ну, скажем, за 2010, 2011 и текущий год) - храним так, как я описал выше, то есть как нам удобно. А в 2013 году с документами 2010 года делаем следующее:
- из личных дел достаем документы 75-летнего срока хранения (Т2, тр.договора и доп.соглашения к тд.) и из них формируем два дела - Т2 уволенных в 2010 г. и ТД уволенных в 2010 г. и эти два дела сшиваем и оформляем по всем правилам и храним 75 лет. А то, что осталось в мультифорах (ксерокопии личных документов, заявления, договора о индивидуальной мат.ответственности, должностные инструкции) - так и оставляем в мультифоре в несшитом виде и храним 5 лет (отражая это в описи уже не как личные дел, а скажем "информация о сотрудниках". В 2014 году также делаем с ЛД 2011 года и т.д. ...

Спасибо вам за ответы.
Делать профессионально = понимать, что можно в рамках существующего законодательства, что нельзя, использовать это знание в интересах организации на своем участке работы, в моем случае - в организации архивного хранения документов организации и их предоставления по заявкам сотрудников.

- "Никогда, это отдельное дело". На основании какого закона? (Закон "Об архивном деле в РФ" об этом не говорит, "Основные правила работы архивов организаций" - это не закон и для коммерческих организаций не является обязательным; "Перечень типовых управленческих архивных документов" устанавливает сроки хранения, но не говорит, что т2 нельзя хранить в ЛД).
- Приказы по лс и заявления - имеют разные сроки хранения, но ничего не мешает для всего дела поставить срок 75 лет, и вообще я считаю очень удобным, когда вместе с приказом можно сразу найти заявление к нему.
- В наряды сшивать смысла не вижу, т.к. в наших интересах хранить все что есть в ЛД, в т.ч. ксерокопии личных доков, которые ври передаче в гос.архив (если это понадобится) не сдаются, и тогда придется перенумеровывать листы и т.д., а зачем мне делать двойную работу? Тем более, что, как я уже сказал, даже единичное личное дело у нас потеряться не может, т.к. все хранится в коробах, а короба - в хранилище аутсорсинговой компании, оказывающей нам услугу внеофисного хранения.


В конечном счете, ответа на самый важный для себя вопрос, могут ли какие-либо проверяющие гос.органы нас оштрафовать за то, что мы храним ЛД и Т2, как я описал выше, и на основании каких правовых норм, я не услышал ни от Вас, ни от предыдущего оратора.

У нас в организации нет номенклатуры. Но дело не в этом. Зачем разные документы на сотрудника держать в разных папках, если можно все держать в одной (личное дело)?! - то есть, взял ЛД в руки, а в ней на этого сотрудника все документы... Опять же, с точки зрения внеофисного хранения это важно - понадобились для проверки доки на уволенного, заказываю только короб, в котором его ЛД, а в нем все (кроме приказов, которые, как я сказал, хранятся в папке вместе с заявлениями ), а так, если хранить разные виды доков в отдельных делах, при огромном объеме этих документов, документы на одного сотрудника будут в разных делах, и скорее всего в разных коробах, и придется заказывать привоз не одного короба, а двух или больше, а это доп.затраты...
Что касается Т2 - вы храните отдельно, т.к. "так делают все", и это хорошо (мне никто такой закон назвать до сих пор не может, и вы ссылку на такой закон привести не можете, как и опровергнуть мою аргументацию, почему я считаю, что Т2 в ЛД хранить можно).

Всем удачного дня. Аналогичную тему уже начинал, но решил задать вопрос в несколько видоизмененной форме.
В организации ведутся личные дела (при этом в личное дело вкладываются тр.договор, все доп.соглашения к нему, должностная инстр., соглашение о неразглашении ком.тайны, договор о мат.отв, заявления к приказам по лс, анкета, все копии личных доков). Т2 хранятся в личных делах. Хранятся ЛД в мультифорах. Первым в ЛД идет титульный лист, на котором указано юр.лицо, город(филиал), ФИО, даты приема и увольнения. В год образуется примерно 1500 личных дел уволенных.
Приказы по лс с 75-летним сроком хранения хранятся вместе с основаниями, то есть приказ, за ним заявление, затем снова приказ и заявление к нему и т.д.
При их приеме во внутренний архив организации (подчеркиваю - во внутренний архив, в гос.архив это не идет, во всяком случае, до тех пор пока фирма работает; все дела помещаются в короба и сдаются на внеофисное хранение в аутсорс. компанию), в связи с производственной необходимостью, которая выражается в двух взаимосвязанных моментах:
- отсутствии достаточных временных ресурсов;
- в четкой позиции отдела кадров, которая состоит в том, что затрачивать время на специальное оформление лд по правилам они не будут;
- понимание того, что для текущей работы может понадобится все, что вложено в ЛД, а при потенциальной сдаче в гос.архив половину из ЛД придется выкидывать (ксерокопии, заявления, анкеты) - и что тогда, перенумеровывать листы?!
- особенности архивного аутсорсинга, где очень важна компоновка взаимосвязанных документов в один короб,
я решил принимать следующим образом:
- личные дела брать в том виде, в каком они есть, т.е. в мультифорах, на титульный лист ручкой дописываю поисковые реквизиты дела (опись,номер короба, номер дела в коробе), их в архивные короба;
- Т2 кладется в мультифору вместе с ЛД;
- ЛД не сшиваются, внутр.опись и лист-заверитель не составляется, нумерация листов не производится, скрепки специально не удаляются;
- приказы сшиваются в дела вместе заявлениями, т.е. в том виде, в каком они накапливаются в папках-регистраторах.
В итоге, не тратится доп.время сшивку и т.п. спец. оформление (если придется сдавать в гос.архив - тогда и оформим или закажем оформление в архивной конторе); опять же, если понадобятся на сотрудникам приказ+заявление - они будут в одном коробе, то же про ЛД и Т2.
Хотелось бы услышать экспертное мнение: за то, что мы храним и принимаем ЛД, Т2 и приказы, как описано выше - могут ли нам проверяющие гос.органы сделать замечание или оштрафовать (на основании каких правовых норм?). Моя позиция: ФЗ-125 "Об архивном деле" в части обеспечения срока хранения документов мы выполняем, любой документ можем быстро найти и предоставить, т.к. организация мы коммерческая, "Основные правила работы архивов организаций" для нас являются рекомендательным документом, а не обязательным к исполнению; то, что в "Перечне типовых упр.архивных докум."-2010 ЛД и Т2 идут по разным статьям и являются разными документами - но срок хранения-то один и тот же, кроме того, там же нигде не сказано, что их нельзя хранить в одной мультифоре.
Таким образом - я прав? Или не прав? Если неправ, можно ли мое мнение оспорить на основании конкретных законов (подчеркну - где написано, что так как я делаю, делать нельзя, а не просто на основании утверждения, что "есть традиция" и т.д., что уже звучало в одном из прошлых топиков про то, можно ли Т2 хранить вместе с ЛД, откуда я так и не понял, есть ли закон, запрещающий это) ТАКЖЕ - очень интересно узнать, сдает ли еще кто-нибудь из вас аналогичным способом по аналогичным причинам? Или может быть, будут какие-то рекомендации мне??
Спасибо.

Всем удачного дня.
Подскажите, пожалуйста:
1) в перечне документов с указанием сроков хранения от 2010 г. есть ст.19-б, где говорится о приказах по личному составу, статья предусматривает "дежурства по профилю основной деятельности" (75 лет) и просто "дежурства" (5 лет) - в чем разница ?

2) Приказ об установлении режима работы магазина/подразделения в праздничные дни - это приказ по АХД или по основной деятельности?

3) Приказ о досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком - приказ по л.с. со сроком хранения 75 лет, из основного ежегодного отпуска - приказ по л.с. со сроком хранения 5 лет?

4) Приказы о выплате компенсации сотруднику за мобильную связь, ГСМ - это по л.с. 75 лет?

Всем удачного дня.
Прошу помочь разобраться в некоторых статьях Перечня типовых управленческих архивных документов-2010, а также в отнесении некоторых документов к соответствующим статьям.
Ст.19-б - 75 лет ЭПК, примечание2: приводится перечень документов со сроком 5 лет (очередные отпуска и пр.): для таких документов, получается, пометка ЭПК - тоже к ним относится.
И заявления от сотрудников (прием, перевод и т.д.) - их срок - по ст.19-б (приказы... и документы к ним) или это ст.665 - 5 лет для всех заявлений?

А. Договоры коллективной материальной ответственности, договоры коллективной материальной ответственности с листами ознакомления сотрудников – это ст.576 «Коллективные договоры»?
Б. Заявления от сотрудников (прием, перевод, увольнение) – срок хранения определять по ст.19-б (Приказы … документы к ним) или ст.665 5 лет?
В. Журналы регистрации приказов о работе в выходные и праздничные дни – это Ст.258-б прим.2 ?
Г. Приказ о режиме работы магазина/подразделения в праздничные дни – это ст.19-а или ст.19-в ?
Д. Тот же вопрос - Приказ о назначении ответственного за хранение трудовых книжек?
Е. Приказ о назначении исполняющего обязанность?
Ж. Приказ о назначении сотрудника на должность?
З. Приказ о назначении временно исполняющего обязанности (в т.ч. на период отпуску)?
И. Приказ о назначении ответственного за электробезопасность?
К. Заявления на выдачу бланка трудовой книжки для ее заведения
Л Приказ об утверждении графика отпусков.
М. Об отзыве из отпуска
Н. О возложении должностных обязанностей
О. О возложении персональной ответственности за что-либо (электробезопасность и т.п.)
П. Обходные листы
Р. Журналы регистрации приказов (или иных документов) в случае ЕСЛИ ОНИ НЕ датированы и в них нет ни одной записи.

Уважаемые специалисты, прошу помочь разобраться в следующих вопросах, связанных с передачей кадровой документации коммерческой организации в архив организации (имеется ввиду, во внутренний архив, существующий в самой организации).
Проблема 1.
Все мы неоднократно слышали и читали о требованиях к оформлению кадровой документации при сдаче в архив (250 листов в деле, нумерация листов, внутренняя опись, лист-заверитель).
Однако, как я понимаю, эти требования сформулированы в документах государства, имеющих НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ ХАРАКТЕР (это, прежде всего, Общие правила работы архивов организаций).
Меня интересует, во-первых, все ли соблюдают эти правила, или, допустим, кто-то из вас их соблюдает для документов 75-летнего срока хранения, а для 5-летнего срока – нет, или вообще формирует и оформляет дела по своему усмотрению, есть ли здесь какая-то сложившаяся общепринятая практика.
Во-вторых, и это принципиальный для меня вопрос – есть ли какие-то НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ, из которых следует обязательность соблюдения перечисленных выше требований к оформлению, или таких нормативно-правовых документов все же нет?
(Насколько я понимаю, закон 125-ФЗ «Об архивном деле» говорит конкретно лишь о необходимости хранения документов в течение сроков, определенных законодательством, а о правилах оформления дел там ничего нет. Трудовой кодекс, как я его понимаю, говорит также о необходимости хранения документов, а также о том, что какие кадровые документы обязательно должны вестись на предприятии)
В-третьих, если выше я все написал правильно, то справедливо ли мое понимание ситуации: требования к оформлению дел, изложенные в «Основных правилах работы архивов организаций» (и повторяемые во всех статях и учебниках по делопроизводству) – являются рекомендуемыми, и организация сама может решать, как оформлять свои документы при хранении в своем архиве.
В-четвертых, если оформлять дела без нумерации листов и внутренней описи, то есть так, как удобно в рамках существующего рабочего процесса в организации – при проверке трудовой инспекцией (или иными государственными органами, имеющими полномочия проверять кадровую документацию организации) это может вызвать проблемы, нарекания, штрафы или нет (при условии, что все кадровые документы, которые организация обязана по закону хранить, она хранит и может предъявить по требованию гос.органов)?
В-пятых, видите ли вы реальный практический смысл в оформлении дел в полном соответствии с рекомендациями «Основных правил работы архивов организаций»? Нумерация, составление внутренних описей – это все в сумме требует определенных трудозатрат, а если учесть, что потребность в документах, лежащих на архивном хранении в архиве организации, как правило, достаточно ограниченная – лично мне кажется, что можно обойтись и без нумерации страниц и без внутренних описей (при условии, что в фирме есть четкая система систематизации документов в дела, а архив имеет удобный научно-справочный аппарат к архивному фонду компании; если дела переплетены – при их выдаче уже не так просто сложно будет изъять оттуда документы).
Проблема 2.
Я неоднократно слышал и читал, что личные карточки Т-2 нельзя хранить в составе личных дел.
А когда завершенные в делопроизводстве личные дела и личные карточки Т-2 сдаются в архив, можно ли карточки Т-2 объединить с личными делами соответствующих сотрудников? Если нельзя, то на основании какого нормативно-правового документа?

Проблема 3.
Не относится к обсуждаемым выше проблемам, имеет чисто практический характер.
По какой из статей Перечня типовых управленческих архивных документов-2010 правильно определить срок хранения таких документов, как:
А.
Договора коллективной материальной ответственности с приложенными листами ознакомления сотрудников.
Ст.457 «Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица» - 5 лет или ст.576 «Коллективные договоры» - Пост.?


Б. Приказы руководства о наложении штрафов на сотрудников за те или иные недочеты в работе – это ст.19-б - 75 лет, или ст.19-б прим.2 - 5 лет?

Здравствуйте. Ситуация следующая. Я работаю специалистом архива крупной организации, в которой, помимо централизованного бухгалтерского документооборота, в настоящее время вводится централизованный кадровый документооборот (то есть кадровое делопроизводство по нескольким десяткам филиалов будет вестись дистанционно в головном офисе), соответственно, через некоторое время мне в архив начнут сдавать значительный объем кадровой документации. При этом у нас действует внеофисное хранение документов (документы упаковываются в короба и увозятся в хранилище аутсорсинговой компании, при необходимости получить нужные дела/документы - нужные короба привозятся в офис).
Поскольку перемещение дел туда-сюда влетает в копеечку, и я стараюсь минимизировать эти расходы, возникла идея создания электронного архива кадровых документов (то есть, сканировать, и сохранять в электронном виде). Об электронных архивах много пишут и говорят, но в основном те, кто предлагает такие услуги.
Хотелось бы услышать совет специалистов-кадровиков:
1) Является ли создание электронного архива кадровых документов перспективным делом, нужны ли кадровикам электронные копии кадровых документов, каковы возможности их использования в сравнении с бумажными оригиналами? То есть, насколько часто может возникать ситуация, когда достаточно использовать электронную копию, не используя бумажный оригинал?
2) Поскольку, скорее всего, лимит времени не позволит отсканировать вообще все документы, нужно определиться с приоритетами. Электронные копии каких кадровых документов имеет смысл поместить в электронный архив в первую очередь? (личные карточки Т-2, личные дела, приказы по личному составу)?
Заранее признателен за любые комментарии, может быть, у кого-нибудь есть опыт практического использования электронного архива, было бы интересно услышать отзыв - как это работает на практике...

Добрый день.
У меня следующая ситуация. В организации, в которой я работаю архивариусом (по бухгалтерским и кадровым документам), лежит большая куча документов, оставшихся от ликвидированного юр.лица (предшественника существующего юр.лица). Руководитель дал мне задание - все бухгалтерские документы уничтожить, все кадровые передать в гос.архив. Из отдела кадров мне передали несколько коробок, я их разбираю. Сразу скажу, что в отделе кадров на мой вопрос ответить не могут, а в юр.отделе не хотят, поэтому обращаюсь за помощью на форуме.
Я слышал, что после ликвидации фирмы штатные расписания, графики выхода на работу, табели по учету рабочего времени можно не передавать и сразу уничтожать (если это не вредное производство)...
Также, среди документов, помимо документов, отражающих собственно трудовые отношения и выплату зарплаты, есть документы такого плана (причем из нескольких филиалов)- журналы инструктажей по технике безопасности, по охране труда, по электробезопасности, инструкции по ТБ при эксплуатации ККМ, инструкции по охране труда, нормы выдачи спецодежды, документы по аттестации рабочих мест, журналы вводного инструктажа на рабочем месте, журнал регистрации несчастных случаев на производстве, журнал присвоения 1 группы по электробезопасности.
Согласно "Перечню типовых управленческих архивных документов" от 2010 часть этих документов относится к охране труда, часть - к технике безопасности.
Являются ли эти документы документами по личному составу? Нужно ли их в моей ситуации передавать в гос.архив? Основной критерий - вероятность того, может ли такие документы запросить какой-либо гос.орган, или могут ли они потребоваться еще для чего-то (с учетом того, что юр.лицо ликвидировано)?
Также - нужно ли передавать в гос.архив должностные инструкции (с листами ознакомления сотрудников)?