восстановление кадрового делопроизводства. , Публикация №839327

ВОССТАНОВЛЕНИЕ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА: краткая примерная пошаговая инструкция по наведению порядка в кадрах в компаниях, где кадровая работа не велась надлежащим образом (наиболее полезна эта инструкция для пользователей «Пакета Кадровика», а для тех, у кого нет этой программы, будем давать ссылки на материалы сайта кадровиков) В некрупных компаниях зачастую кадровое делопроизводство не ведется надлежащим образом. Это может быть по причине отсутствия в штате специалиста по кадрам или по другим причинам. Нашу инструкцию мы разработали для тех, кто устроился на работу именно в такую организацию и кому поручили наведение законности и порядка в с запущенном кадровом хозяйстве. Инструкцию мы составили просто и доступно, специально чтобы даже новички в кадровом деле без труда смогли ею воспользоваться. Обратите внимание, что наша инструкция именно примерная, потому что в каждой организации может быть свой уникальный и неповторимый беспорядок в кадрах, поэтому при восстановлении кадрового делопроизводства какие-то шаги нашей инструкции им нужно будет пройти не в представленной последовательности, а в другой (какие-то шаги раньше, а какие-то наоборот позже), возможно, придется пройти и какие-то свои этапы, не описанные в нашей инструкции. Итак, с чего начнём? Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе. Имеющиеся кадровые документы мы будем проверять и приводить их в соответствие с законом, новые документы должны будем составить тоже в строгом соответствии с законом. Нужные нормативные акты в последней редакции Вы можете найти здесь - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/Zakony/ Лучший вариант справочной «литературы» - электронная библиотека «Пакет Кадровика» - в ней есть оооочень много бланков документов, необходимых для кадровой работы, и образцов их заполнения, есть пошаговые процедуры основных кадровых операций, книги, консультации и др. «Пакет Кадровика» заказывают здесь - http://www.kadrovik-praktik.ru/PAKETKADROVIKA/ Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде. Определяем, какие документы (из числа тех, которые должны быть на участке кадровой работы) в организации есть, а каких нет. Список документов, которые нужно иметь на участке кадровой работы есть здесь - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad...my/TS1.php В этом списке приведены документы, которые должны быть обязательно на участке кадровой работы; документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах; и документы необязательные. Соберите в организации все документы, которые есть по кадрам. Их в дальнейшем мы будем проверять. Определите список обязательных документов, которых в компании нет, и которые Вам нужно разработать. И определите список необязательных кадровых документов, которыми компании также целесообразно обзавестись. Изучаем фактическую картину дел в компании. Определяем заданные условия, которым должны будут соответствовать кадровые документы. А. Прежде, чем приступить к проверке имеющихся документов и составлению новых документов, нужно узнать, как реально обстоят дела в компании. Например, какой в реальности режим работы у работников разных подразделений, со скольки до скольки часов они трудятся, у кого ненормированный рабочий день, в какие дни получают зарплату и т.д. Дело в том, что в компании, которая работала без кадровика, часто используются бланки Правил внутреннего трудового распорядка, трудовых договоров и др., скачанные с Интернета, взятые из книг. И в них содержатся условия совсем не те, что в реальности существуют в компании. Мы сталкивались с тем, что в ПВТР компании у всех установлен нормированный рабочий день с 9.00 до 18.00, 1 час обед, рабочие дни с понедельника по пятницу, а в реальности в компании работники нескольких подразделений работают посменно, а в нескольких подразделениях гибкое рабочее время. Выясните у руководителей реальную картину трудовых отношений в компании. Исходя из реальной картины (разумеется, с поправкой на требования закона и учредительных документов) будем проверять и составлять кадровые документы. Б. Заметьте не только закон и реальность будут диктовать нам условия, которым должны соответствовать кадровые документы, но учредительные документы. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем. Все документы, которые мы будем проверять и составлять на участке кадров, должны будут соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора и установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор, в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности (Вы же будете проверять, насколько правильно оформлены с директором трудовые отношения) Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например, с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания. Узнаем пожелания руководства. Вам предстоит не только проверить имеющиеся кадровые документы, но и привести их в соответствие с пожеланиями и указаниями руководства. И новые кадровые документы Вы также будете составлять в соответствии с указаниями руководства. Поэтому заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в Правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для фирмы. Определяем лиц, ответственных за документы Вам предстоит не только проверить документы, но и внести в них изменения, составить новые документы. Поэтому важно заранее выяснить или определить, кто за какие документы каким образом отвечает в компании. В частности, нужно выяснить, кто отвечает за ведение, хранение, учёт трудовых книжек. Ведь именно этот человек будет вносить в трудовые книжки недостающие записи и исправления. В компании должен быть приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Если в связи с доверением Вам кадровой работы, таким ответственным нужно назначить Вас, то позаботьтесь об издании такого приказа на Вас. Бланки и образцы нужных Вам приказов можно взять в «Пакете Кадровика» в разделе «Образцы документов» подразделе «Неунифицированные формы приказов». Порядок приема дел, приема трудовых книжек, образцы актов есть в «Пакете Кадровика». До того, как Вы начнете разрабатывать документы, нужно выяснить или определить, кто из сотрудников будет участвовать в разработке документов, согласовательных процедурах, утверждении документов, кто имеет право подписи конкретных документов. Это можно выяснить из имеющихся в компании документов и бесед с руководством. Штатное расписание, Правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты. А. Проверяем штатное расписание. Обратите внимание, что штатное расписание имеет унифицированную форму, а не произвольную. Скачать эту форму штатного расписания можно здесь - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/ Указания по заполнению унифицированных форм здесь - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad...zaniya.php . Если со штатным расписанием возникнут трудности, то в «Пакете Кадровика» посмотрите образцы заполнения штатного расписания (в разделе «Образцы документов» подразделе «Унифицированные формы документов», пошаговую процедуру разработки и утверждения штатного расписания (в разделе «Пошаговые процедуры», тематический семинар «Штатное расписание: составление и утверждение» (в разделе «Тексты семинаров и книг» и соответствующий раздел консультаций по штатному расписанию (в разделе «Консультации и статьи» подразделе «Оформление документов» - «Штатное расписание»). Если штатное расписание устарело, не соответствует действительности, закону или вовсе отсутствует, то разрабатываем новое. Обязательно согласовываем и утверждаем штатное расписание в описанном в «Пакете Кадровика» порядке. Здесь нельзя допустить нарушений, потому что многие из последующих кадровых документов, в том числе все трудовые договоры будут составляться в соответствии со штатным расписанием. Б. Проверяем Правила внутреннего трудового распорядка и локальные нормативные акты. Проверяем имеющиеся в компании Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты. Нужно проверить, соответствуют ли он (содержащиеся в них нормы): ● действующему законодательству, ● учредительным документам, ● штатному расписанию, ● действительности. Если выявлены несоответствия, то нужно обсудить их с руководителем и внести изменения в документы в установленном законом порядке. Необходимые Вам для этого пошаговые процедуры, консультации, образцы документов Вы найдёте в «Пакете Кадровика». Ознакомьте работников с внесенными изменениями надлежащим образом. Наверняка некоторые локальные нормативные акты Вам придется составить с нуля. Опять же обратитесь к «Пакету Кадровика». Там Вы найдёте и консультации и книги, семинары о них, множество образцов, пошаговые процедуры разработки, согласования и утверждения различных локальных нормативных актов. Все составленные документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов директор утверждает. Знакомим работников под подпись. Порядок ознакомления подробно описан в «Пакете Кадровика». Проверяем, правильно ли оформлены на работу работники А. Проверяем, как оформлен директор. Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в «Пакете Кадровика», необходимые образцы документов там же. Еще в Пакете Вы найдёте семинар «Оформление трудовых отношений с наёмным директором» и массу консультаций по теме в соответствующем разделе консультаций. Дальше проверяем, как оформлены работники. Б. До заключения трудовых договоров все работники должны быть под подпись ознакомлены с локальными нормативными актами. Если Вы обнаружили, что по сей день работники не ознакомлены с Правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами, то незамедлительно под подпись ознакомьте работников. Порядок ознакомления подробно описан в «Пакете Кадровика». В. Проверим трудовые договоры с работниками. Основные правила, которые учтём при проверке: - трудовые договоры должны быть заключены обязательно с каждым работником; - условия трудовых договоров не должны противоречить законодательству; - условия трудовых договоров должны соответствовать реальности, тому, что на самом деле. В-1. Наверняка Вы обнаружите, что с некоторыми работниками трудовые договоры не заключены. Это нарушение! Разработайте грамотный бланк трудового договора, согласуйте его с директором. Заключите трудовые договоры с работниками, с которыми они не заключены. При этом дату заключения можно указывать реальную. Т.е. Вы оформляете трудовым договором уже существующие отношения В-2. Проверьте, соответствуют ли имеющиеся трудовые договоры законодательству. Нередко при проверке обнаруживают, что в трудовых договорах не содержатся условия, которые согласно ст. 57 ТК РФ обязательно должны быть включены в договор. Проверьте, не противоречат ли условия трудовых договоров реальности или локальным нормативным актам. Например, бывает, что согласно трудовому договору оклад работника 5000 рублей, а на самом деле он получает уже оклад 10000 рублей, и это даже отражено в штатном расписании. Или согласно трудовому договору работник получает зарплату 1 и 15 числа каждого месяца, а на самом деле зарплата платится 5 и 20 числа, и такие даты установлены Правилами внутреннего трудового распорядка. Если Вы обнаружили ошибки и несоответствия в трудовых договорах, то это нарушение, которое нужно исправить. Некоторые просто убирают старые неправильные трудовые договоры и заменяют их новыми, правильными. Такая практика имеет свои минусы. Например, в прошлом году у работника действительно был оклад 5000 рублей, а Вы замените трудовой договор, поставите в нем старую дату заключения и новый оклад 10000 рублей. Получится, что у работника оклад 10000 рублей был с момента приема его на работу. А если работник захочет этим воспользоваться и нажалуется в трудинспекцию, что ему в прошлом году не доплачивали? Законный способ внесения изменений в трудовые договоры предусмотрен ст. 72 ТК РФ. Согласно этой статье изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается по соглашению сторон трудового договора (имеются в виду работник и работодатель). Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме. Эти соглашения на практике еще называют допсоглашениями к трудовым договорам. Бланк и образцы таких соглашений Вы найдёте в «Пакете Кадровика» разделе «Образцы документов». Если у Вас еще нет «Пакета Кадровика», то можете воспользоваться шаблоном такого «допсоглашения», который имеется на нашем сайте для кадровиков вот здесь - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/index.php Более подробно почитать о проверке и разработке трудовых договоров можно прочитать в «Пакете Кадровика» в разделе «Тексты семинаров и книг»: «Гострудинспекция на пороге: наводим порядок в кадрах от «А» до «Я». Практическое руководство» «Принимаем на работу: оформление трудовых отношений в пользу работодателя». Часть 2. Проверка трудового договора на законность. Часть 3. Проверка трудового договора на выгодность. Часть 5. Как застраховаться работодателю при приёме на работу на случай будущего увольнения. Если Ваш директор не захочет оформлять трудовые отношения с некоторыми работниками надлежащим образом, и в частности не захочет заключать с ними трудовые договоры, то рекомендуем почитать в "Пакете Кадровика" в разделе «Тексты семинаров и книг» в книге «Принимаем на работу: оформление трудовых отношений в пользу работодателя» Часть 6. А если приём на работу не оформлять. Там подробно, доступно и с интересными примерами из практики описаны плюсы и минусы «неоформления» работника и приведены рекомендации по убеждению директора оформить работников как следует, аргументы. В-3. Проверьте, вручен ли каждому работнику один экземпляр его трудового договора. Согласно ст. 67 ТК РФ получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Поэтому, если обнаружите, что работникам не вручены их экземпляры трудовых договоров, то вручите их работникам под подпись. В-4. В процессе проверки Вы можете обнаружить, что вместо трудовых договоров незаконно заключены гражданско-правовые договоры. Трудовые отношения должны оформляться только трудовым договором. Если с отдельными работниками у Вас трудовые отношения оформлены гражданско-правовыми договорами, незамедлительно исправьте это, восстановите нарушенные права работников, оформите с ними трудовые договоры. Разобраться в вопросах правомерности и неправомерности заключения гражданско-правовых договоров вместо трудовых, в правилах исправления нарушений Вам помогут следующие материалы в «Пакете Кадровика»: ● в разделе «Тексты семинаров и книг» книга «Гострудинспекция на пороге: наводим порядок в кадрах от «А» до «Я». Практическое руководство» и книга «Принимаем на работу: оформление трудовых отношений в пользу работодателя». Часть 4. Гражданско-правовой договор вместо трудового, ● в разделе «Консультации и статьи» консультации и статьи подраздела 5.1. На нашем сайте для кадровиков Вы можете скачать статью - Гражданско-правовой договор вместо трудового договора? – она здесь - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/Konsultacii/K2.php Г. Проверяем, как оформлены приказы о приеме работников на работу. ● Во-первых, приказы о приеме на работу составляются не в произвольной форме, а по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г. (формы Т-1 и Т-1а). Бланки и самые разнообразные образцы заполнения приказов о приеме на работу (для различных условий трудовых договоров) есть в «Пакете Кадровика» в разделе «Образцы документов» подразделе «Унифицированные формы документов», консультации в разделе «Консультации и статьи» подраздел «Приём на работу, заключение трудового договора», и подраздел «Оформление документов» - «Приказы». Также в разделе «Тексты семинаров и книг» рекомендуем почитать книгу «Гострудинспекция на пороге: наводим порядок в кадрах от «А» до «Я». Практическое руководство» и книгу «Принимаем на работу: оформление трудовых отношений в пользу работодателя». На нашем сайте есть бланки и образец заполнения приказа о приеме на работу вот здесь - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/ ● Во-вторых, содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора. Сверьте описанные в приказе условия и условия трудовых договоров по каждому работнику. ● В-третьих, приказ о приеме на работу должен объявляться работнику в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Проверьте дату издания приказа и дата ознакомления с ним работника. ● В-четвертых, работник должен быть под подпись ознакомлен с приказом о приеме на работу. Проверьте, есть ли на приказах о приеме работников их подписи. Если нет, то незамедлительно ознакомьте работников под подпись с этими приказами Если у Вас возникнут вопросы по особенностям оформления отдельных категорий работников, то в «Пакете Кадровика» Вы можете почитать в разделе «Тексты семинаров и книг» книгу «Совместители в Вашей компании», семинар «Трудовые отношения с главбухом: строго по закону», семинар «Оформление трудовых отношений с наемным директором», семинар «Правовое регулирование труда несовершеннолетних» и др., а также скачать консультации, образцы документов и пошаговые процедуры в соответствующих разделах «Пакете Кадровика». Д. Проверяем, заведены ли на работников личные карточки, полностью и правильно ли они заполнены. Если нет, то соответственно заводим и оформляем личные карточки. В «Пакете Кадровика», а также у нас на сайте для кадровиков можно скачать Книгу «Личные карточки: правила оформления». На сайте она выложена здесь - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/Knigi/LK.php . Ж. Проверяем, как обстоят дела с трудовыми книжками. Нужно проверить: ● ото всех ли работников, работающих по основной работе, приняты трудовые книжки, ● заведены ли трудовые книжки работникам, принятым на работу впервые, ● правильно ли оформлены трудовые книжки, правильно ли внесены записи в трудовые книжки ● заполнены ли соответствующие графы в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Если Вы обнаружите нарушения, то нужно их устранить: принять трудовые книжки у тех работников, у которых они не приняты, внести недостающие записи, исправить неверные записи, заполнить Книгу учёта. В «Пакете Кадровика» в разделе «Тексты семинаров и книг» Вы найдёте методическое пособие «Трудовые книжки: правила оформления» и семинар «Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них», они помогут Вам справиться с задачами этого шага. Также в «Пакете Кадровика» Вы найдёте необходимые образцы записей в трудовые книжки, и консультации в разделе «Консультации и статьи» подразделе «Оформление документов» - «Трудовые книжки». Практическое руководство по ведению трудовых книжек и образцы записей в них можно скачать на нашем сайте здесь - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/TrudKnijki/ Проверяем, правильно ли оформлены совмещения, кадровые перестановки, отстранения А. Очень часто при оформлении дополнительной работы (совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы) допускаются ошибки: · совмещение фактически состоялось, но документально не оформлено, · дополнительная работа поручена работнику без его согласия, просто по инициативе работодателя (возложена приказом директора) · вместо совмещения оформлено совместительство, · и др. Вам необходимо проверить случаи поручения работникам дополнительной работы, и если найдёте ошибки в оформлении, то исправить их. Проверьте, правильно ли оформлены поручения работникам дополнительной работы (совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы), выявить типичные и редкие нарушения и исправить их, Вам помогут следующие материалы «Пакета Кадровика»: · в разделе «Тексты семинаров и книг» семинар «Дополнительная работа: совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника, увеличение объёма работ и расширение зон обслуживания» (ст. 60.2), пособие «Гострудинспекция на пороге: наводим порядок в кадрах от А до Я» · в разделе «Пошаговые процедуры» - пошаговые процедуры оформления поручения работникам различных видов дополнительной работы, · в разделе «Образцы документов» - бланки и образцы заполнения документов для оформления поручения дополнительной работы, · в разделе «Консультации и статьи» консультации и статьи · в разделе «Официальные разъяснения» письма Роструда по теме · в разделе «Таблицы и схемы» таблицу «чем отличается совместительство от совмещения». Данная таблица также есть на сайте для кадровиков здесь – http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/TablicyShemy/ Б. Проверяем, правильно ли оформлены различные виды переводов, состоявшиеся в компании до того, как Вы взялись наводить порядок в кадрах. Наиболее распространенные нарушения при оформлении переводов, которые Вы можете обнаружить: · отсутствуют или неправильно составлены письменные соглашения с работником (по тем видам переводов, когда это обязательно), другие документы, оформляемые при переводах, · отсутствуют приказы о переводах, · работники не ознакомлены с приказами о переводах под роспись, · в трудовые книжки не сделаны записи о переводах. Более полный перечень типичных нарушений, встречающихся при оформлении кадровых перестановок, посмотрите в «Пакете Кадровика» в разделе «Тексты семинаров и книг» в пособии «Гострудинспекция на пороге: наводим порядок в кадрах от А до Я». Если Вы обнаружили, какие-то ошибки, то их (если возможно) нужно исправить: оформить соглашения с работниками, ознакомить работников с приказами под роспись (если не ознакомлены), внести в трудовые книжки недостающие записи. Справиться с этой работой следующие материалы «Пакета Кадровика»: · в разделе «Таблицы и схемы» - таблица «Состав документов для переводов», · в разделе «Пошаговые процедуры» - пошаговые процедуры на различные виды переводов с гиперссылками на бланки и образцы документов, · в разделе «Образцы документов» - бланки и образцы заполнения документов для переводов · в разделе «Консультации и статьи» консультации в подразделе «Изменение трудового договора. Переводы» и подразделе «Оформление кадровых документов». Если у Вас нет «Пакета Кадровика», то Вы можете скачать образец соглашения о переводе (дополнительного соглашения к трудовому договору об изменении определенных сторонами условий трудового договора), образец приказа о переводе, указания по его заполнению на нашем сайте кадровиков вот здесь - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/ В. Проверяем, правильно ли оформлены перемещения. Согласно ст. 72.1 не требует согласия работника на перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора. А вот в случае, если в трудовом договоре указано структурное подразделение (например, «…принят на должность экономиста в бухгалтерию»), то перемещение работника без его согласия в другое структурное подразделение (например, «…на должность экономиста в планово-экономический отдел») уже незаконно. Поэтому, если, изучая приказы, Вы обнаружите, что были факты перемещения работника, то проверьте трудовые договоры этих работников – указано ли в них структурное подразделение, в которое работник принят. При перемещении должны оставаться неизменными любые определенные сторонами условия трудового договора. Если же условия договора все же меняются, то производить перемещение без согласия работника уже нельзя. Такое «перемещение» уже Вам необходимо оформлять как перевод. Справиться с проверкой перемещений Вам помогут следующие материалы «Пакета Кадровика»: · в разделе «Тексты семинаров и книг» пособие «Гострудинспекция на пороге: наводим порядок в кадрах от А до Я» · в разделе «Пошаговые процедуры» - пошаговая процедура перемещения работника с гиперссылками на бланки и образцы документов, · в разделе «Образцы документов» - бланки и образцы заполнения документов для оформления перемещений, · в разделе «Консультации и статьи» консультации в подразделе «Изменение трудового договора. Переводы» и подразделе «Оформление кадровых документов». Г. Проверить, правильно ли оформлены отстранения, выявить типичные и редкие нарушения и исправить их, Вам помогут следующие материалы «Пакета Кадровика»: · в разделе «Тексты семинаров и книг» семинар «Отстранение работника от работы», пособие «Гострудинспекция на пороге: наводим порядок в кадрах от А до Я» · в разделе «Пошаговые процедуры» - пошаговые процедуры различных видов отстранений, · в разделе «Образцы документов» - бланки и образцы заполнения документов для оформления отстранений работников, · в разделе «Консультации и статьи» консультации в подразделе «Изменение трудового договора. Переводы» и подразделе «Оформление кадровых документов». Проверяем, правильно ли оформлены «прошлые» и «текущие» увольнения Различные виды увольнений оформляются по-разному. В «Пакете Кадровика» в разделе «Таблицы и схемы» есть таблица «Состав документов для различных видов увольнений». Частично это таблица есть также на нашем сайте для кадровиков – «Состав документов для увольнений (таблица)» вот здесь - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/TablicyShemy/ Пользуясь ею, Вы можете проверить, все ли документы-основания имеются «под» каждый приказ об увольнении. Наиболее распространенные нарушения – это как раз отсутствие таких документов. По «текущим» увольнениям (оформляемым сейчас) Вы еще можете подготовить недостающие документы, а вот по «прошлым» увольнениям восстановить все необходимые документы вряд ли уже удастся. Поэтому о выявленных нарушениях просто сообщите руководству. Что касается «прошлых» увольнений, то проверьте также, выданы ли трудовые книжки всем уволенным работникам, со всеми ли ими произведен полный расчет. В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 ТК РФ. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Если обнаружите в компании трудовые книжки уволенных работников, незамедлительно направьте таким работникам уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Если обнаружите, что с работниками не произведен полный расчет, и работодатель должен ему еще какие-то суммы, незамедлительно вызывайте таких работников для расчета. Когда уволенный работник придет за трудовой книжкой или расчётом, то у Вас есть возможность попросить его поставить свою подпись на тех документах, с которыми он должен был ознакомиться под подпись во время работы, но не был ознакомлен. Поэтому для таких работников заранее подготовьте документы (или списки документов, чтобы быстрее найти и не забыть ни один). Полный перечень типичных ошибок, допускаемых при увольнении, а также рекомендации по их исправлению и другие материалы Вы найдёте в следующих разделах «Пакета Кадровика»: · в разделе «Тексты семинаров и книг» пособие «Гострудинспекция на пороге: наводим порядок в кадрах от А до Я», книги и семинары «Практика увольнений за прогул», «Практика увольнений за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей», «Практика увольнений по мотиву утраты доверия», «Практика увольнений в связи с сокращением численности и штата», «Практика увольнений в связи с истечением срока трудового договора», «Практика увольнений работников во время испытательного срока (испытания)» и др. · в разделе «Пошаговые процедуры» - пошаговые процедуры различных видов увольнений, · в разделе «Образцы документов» - бланки и образцы заполнения документов для оформления различных видов увольнений работников, · в разделе «Консультации и статьи» консультации в подразделе «Прекращение трудового договора» и подразделе «Оформление кадровых документов», · в разделе «Официальные разъяснения» письма, постановления, иные документы официальных органов (Роструд, Гострудинспекция, Пленум Верховного суда РФ) по различным вопросам увольнений. Если у Вас нет «Пакета Кадровика», то Вам пригодятся следующие материалы, размещенные на сайте для кадровиков: Образцы документов для оформления увольнений есть на странице – http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/ Таблица «Состав документов для увольнений (таблица)» - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/TablicyShemy/ Книгу «Практика увольнений за прогул» можно скачать здесь - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/Knigi/ Пошаговые процедуры оформления увольнений за прогул, за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей, в связи с сокращением численности или штата работников есть здесь - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/Poshagovye/ Консультации юристов по вопросам увольнения и разъяснения Роструда есть здесь - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/Konsultacii/ , разъяснения Пленума Верховного Суда РФ здесь - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/Zakony/ Проверяем и восстанавливаем законность и наводим порядок на участке «Рабочее время» А. Соберите вместе все документы, устанавливающие и регулирующие рабочее время работников компании: коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, графики работы, графики сменности, трудовые договоры с работниками, дополнительные соглашения к ним. Проверьте, правильно ли установлены в них режимы рабочего времени различных категорий работников. Наиболее типичные ошибки, которые можно встретить при проверках: - документы противоречат друг другу (в одних для определенной группы работников установлен один режим рабочего времени, а в других для той же группы установлен другой режим), - режимы рабочего времени для работников ни в каких документах не определены, - документы, устанавливающие режимы рабочего времени, составлены или утверждены неправильно. Если Вы обнаружите такие нарушения, то составьте отсутствующие документы, внесите изменения в документы, в которых обнаружили несоответствия. Более полный перечень и описание возможных нарушений, а также рекомендации по их исправлению и другие материалы Вы найдёте в следующих разделах «Пакета Кадровика»: • в разделе «Тексты семинаров и книг» пособие «Гострудинспекция на пороге: наводим порядок в кадрах от А до Я», семинар «Локальные нормативные акты», • в разделе «Пошаговые процедуры» - пошаговую процедуру принятия и утверждения Правил внутреннего трудового распорядка, • в разделе «Образцы документов» - формы Правил внутреннего трудового распорядка, коллективного договора, графика сменности и др. • в разделе «Консультации и статьи» консультации в подразделе «5.4.Рабочее время» и подразделе «5.13. Оформление документов», Если у Вас нет "Пакета Кадровика" и есть необходимость разработать подходящий текст для раздела Рабочее время» Правил внутреннего трудового распорядка, то на сайте кадровиков вот здесь - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/ Вы можете скачать документ «Правила внутреннего трудового распорядка». Также проверьте, соответствует ли установленная документально продолжительность рабочего времени работников законодательным предписаниям (ст. ст. 91-96 ТК РФ). Особо обратите внимание на продолжительность рабочего времени совместителей (ст. 284 ТК РФ). Этот пункт весьма подробно расписан в «Пакете Кадровика» в разделе «Тексты семинаров и книг» в пособии «Гострудинспекция на пороге: наводим порядок в кадрах от А до Я». Вопросы продолжительности рабочего времени совместителей и других особых категорий работников Вы найдёте в тематических семинарах и подразделах раздела «Консультации и статьи» - «Особенности регулирования труда отдельных категорий работников». Б. Проверьте, ведётся ли табель учёта рабочего времени, надлежащей ли он формы, правильно ли он заполнен. Согласно ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Существуют унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата от 5 января 2004г. №1: Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12), Табель учета рабочего времени (форма N Т-13). Данные документы есть в Пакете Кадровика в разделе «Образцы документов» подразделе «Унифицированные формы документов», а также на сайте для кадровиков вот здесь - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/ Официальные указания по заполнению табеля здесь - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/Zakony/Ukazaniya.php В "Пакете Кадровика" помимо официальных указаний Госкомстата Вы найдёте массу консультаций по ведению и заполнению табеля в разделе «Консультации и статьи» в подразделе «5.13. Оформление документов» - «Табель учёта рабочего времени». Если табеля нет, то его незамедлительно нужно завести. Если табель есть, то желательно по каждому работнику проверить, сколько часов в день он должен работать, сколько работает и сколько часов отмечается в табели. Бывает, что работнику установлено неполное рабочее время, он трудится 4 часа в день, а в табели стоят «восьмёрки». Бывает, что в предпраздничный день работники трудятся, как положено, на час меньше, а в табели опять же стоят «восьмёрки» вместо «семёрок». В. Если в компании вводилось неполное рабочее время, и какие-то сотрудники работают на условиях неполного рабочего времени, то проверьте, были ли надлежащие основания для введения неполного рабочего времени, и не нарушен ли порядок введения неполного рабочего времени. По этому пункту в "Пакете Кадровика" можно посмотреть следующие материалы: • в разделе «Тексты семинаров и книг» пособие «Гострудинспекция на пороге: наводим порядок в кадрах от А до Я», семинар «Особенности регулирования труда беременных женщин», • в разделе «Пошаговые процедуры» 2 пошаговые процедуры установления неполного рабочего времени. • в разделе «Образцы документов» - различные документы, оформляемые при введении и отмене неполного рабочего времени (приказы, заявления, соглашения и др.), • в разделе «Консультации и статьи» консультации в подразделе «5.4.Рабочее время» и подразделе «5.13. Оформление документов». Если у Вас нет «Пакета Кадровика», то загляните на наш сайт для кадровиков. Там можно скачать пошаговую процедуру установления неполного рабочего времени по соглашению сторон - http://www.kadrovik-p