Хранение доп.соглашений , Публикация №303654

Основные правила архивио организаций:
3.5.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;
дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

tamara&,
здесь опять таки делайте как Вам удобнее. Точных указаний нет - только рекомендации. Мне удобнее формировать каждый год отдельно - так и делаю.

Когда все кадровики уволились, а мы ждали большую проверку, то я для удобства создала папки "Архив уволенных" с разбивкой по годам. В начале каждой папки перечень дел по фамилиям.

Минус в том, что один и тот же человек мог увольняться по несколько раз и с разных должностей (у нас много внутреннего совместительства, срочных трудовых договоров). Но я отдельно себе сделала выписку по фамилиям за каждый год и когда нужно найти человека, беру таблицу и сразу вижу, в каком томе его документы (или томах).

Сейчас у кадров будет наконец свой начальник и они сами будут свою работу строить, наверное что-то поменяют.

архивист,божечки, вы мне реально Америку открыли. Можно еще вас помучаю.
Я правильно понимаю свои действия:
1. Беру договоры всех кто уволился в 2020 году, первый идет договор Арбузова, делаю 4 дырки, после договора все допники к Арбузову, далее договор Белова и допники Белова, далее Виноградова и допники Виноградова и т .д....т.е. допник сразу за договором конкретного сотрудника?
2. Все листы нумерую.
3. Делаю опись: просто договор Арбузова, доп соглашения арбузова.. или нужно конкретно с номером и датой?
4. Делаю лист заверения.
5. Печатаю титульный лист
6. Все дружно вместе с титульным, описью и листом заверения сшиваю.


и так каждый год отдельно?

Вопрос, же не обязана каждое дело за год в твердую какую-то обложку вкладывать? Я могу просто распечатать титульный на А4 и вместе с ним все прошить? Или как?


Заранее спасибо за ответы.


P/S/ - Господи, да почему я все тяну вечно,а не делаю во время....

Правильно, только дырдочки делать будете, когда всё в стопочку сложите, перенумеруете листы. Делаете опись № п/п / Шифр документа/ Дата / Название документа / Листы / Примечание Пример:
20./ № договора (если есть), если нет то б/номера,/ 20.01.2000 (дата договора)/ Арбузова Анна Владимировна \ 20-25 (номера листов) / Ну а в примечании указываем, особенности документа, например имеет разрыв страницы. В конце описи пишем в деле количество документов - например 30 (тридцать), потом количество листов описи - например 2 (два) листа. В листе заверения указываем количество листов - например 150 (сто пятьдесят), количество литерных - если нет, то ставим прочерк, количество пропущенных листов - прочерк, количество листов описи - в нашем случае 2 (два). Особенности документов - указываем, например имеются записи от руки, внесены изменения, лист порван, имеются вклейки и указываем листы 2, 20 и т.д. Лист заверитель помещается в конец дела и подшивается вместе со всеми документами. Печатью и разные блмбы-пломбы не делаем. Формы можно найти в Правилах организации хранения, комплектования, учёта ииспользования документов Архивного фонда Российской Федерации идругих архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждённых ПРИКАЗ
31 марта 2015 г. № 526 Титульный лист, насколько понял, это название дела "Договоры работников ООО "Руки загребущие", уволенных в 2000 году"? Можно напечатать, и приклеить на корку дела, можно написать от руки, на корке указываем количество листов и срок хранения 50 лет.

архивист, Вы чудо!

Но я еще не совсем поняла с обложкой? Т.е. это обязательно должен быть сверху и снизу лист картона, так называемое дело?

т.е. лист картона (она же обложка), опись, документы за 1 год (даже если их 2 листа, и это 1 карточка т2 на единственного уволенного в году), лист заверитель, лист картона.