смена прописки, смена паспорта , Публикация №872958

О чем приказ и куда вносить? В личную карточку - зачеркнули старую запись, внесли новую. В программу - перебили и все. Может я и не права, но считаю совершенно лишним издавать какие-то приказы. Даже не понимаю их смысла...Когда фамилию (имя, отчество) меняет - вопросов нет - обязательно нужно. При смене паспорта, прописки - нет.

Нужно ли вносить изменения в трудовой договор, если изменились паспортные данные: прописка, фамилия?

Вопрос о внесении изменений в трудовой договор при изменении персональных данных работника законодательством не урегулирован.
Прямо предусмотрена обязанность работодателя в случае изменения сведений о работнике внести изменения только в трудовую книжку и личную карточку работника, а также поменять страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, а также ст. 15 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования").
Однако считаем, что для приведения всех документов работника в соответствие друг с другом внести изменения в трудовой договор в случае изменения сведений о работнике все же стоит. Такие изменения окажутся очень кстати в тот момент, когда понадобится заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, ведь в нем будут указаны уже изменившиеся сведения о работнике.
По вопросу о процедуре внесения таких изменений существует два мнения. Одни утверждают, что следует вносить изменения в первоначальный текст трудового договора, а другие говорят о необходимости заключения дополнительного соглашения к нему.
В силу части первой ст. 57 ТК РФ фамилия, имя и отчество работника и сведения о документах, удостоверяющих личность работника, должны быть указаны в трудовом договоре. Причем эти данные относятся к сведениям и не являются условиями трудового договора. Согласно же ст. 72 ТК РФ отдельное соглашение сторон оформляется при изменении именно условий трудового договора.
В соответствии с частью третьей ст. 57 ТК РФ недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, в отличие от недостающих условий, которые должны определяться приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме.
По нашему мнению, более корректно действовать по аналогии с нормой ст. 57 ТК РФ и в случае изменения фамилии работника и (или) его паспортных данных поправки вносить непосредственно в текст трудового договора, заверяя новую информацию подписями работника и работодателя.
Однако на практике многие работодатели в случае изменения сведений о работнике подписывают с ним дополнительное соглашение к трудовому договору.
На наш взгляд, сам вопрос о том, заключать или нет дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с тем, что работник изменил фамилию или поменял паспорт, не является принципиальным.
Что касается данных о регистрации работника по месту жительства, то такие сведения в трудовом договоре вообще не указываются (часть первая ст. 57 ТК РФ). Поэтому необходимости вносить изменения в трудовой договор при смене работником места жительства не возникает.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Чибисова Марина

Ответ проверил:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кикинская Анна

15 августа 2008 г.

А я вот что нашла:


Вопрос: Каким образом вносятся изменения в трудовой договор, если изменились только паспортные данные, прописка или фамилия работника?



Ответ: Основные требования к содержанию трудового договора изложены в ст. 57 Трудового кодекса РФ.

С принятием новой редакции ТК РФ эти требования были существенно дополнены. Например, помимо включения фамилии, имени и отчества работника, теперь ст. 57 ТК РФ устанавливает обязательность включения сведений о документах, удостоверяющих личность работника, т.е. сведений, позволяющих идентифицировать сторону трудового договора.

Такими документами для граждан РФ являются общегражданский паспорт, удостоверение личности, паспорт моряка, справка установленной формы и иные документы (см., например, Федеральный закон от 12.06.2002 N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации";).

В сведениях о документах необходимо указать наименование документа, орган, выдавший этот документ, номер документа и дату его выдачи.

Адрес места жительства и дату рождения работника стороны могут вносить по взаимному согласию, законодательством внесение этих сведений не регулируется.

Соответственно, поскольку при смене фамилии работника или замене паспорта по возрасту изменяются и сведения о документе, удостоверяющем личность, стороны трудового договора должны внести измененные сведения во все учетные документы работника.

Процедура внесения измененных сведений в трудовой договор трудовым законодательством не регулируется.

Существует мнение, что данные сведения необходимо вносить в текст трудового договора по аналогии с внесением недостающих сведений (ч. 3 ст. 57 ТК РФ).

Данное мнение кажется нам спорным, поскольку в законе прямо указано на внесение именно недостающих сведений, а не измененной информации.

Существует точка зрения, что с работником необходимо заключить дополнительное соглашение о внесении изменений в трудовой договор по аналогии со ст. 72 ТК РФ.

Данная точка зрения также небесспорна, поскольку ст. 72 ТК РФ устанавливает необходимость заключения дополнительного соглашения при изменении условий трудового договора, а не информации о стороне договора.

Поскольку законодатель не урегулировал данный вопрос, полагаем, что стороны вправе самостоятельно определить, каким образом внести изменения в сведения о работнике.

Обращаем внимание, что при внесении изменений (как путем составления соглашения, так и путем внесения изменений в текст договора) необходимо изменить только сведения о документе, удостоверяющем личность работника, и сведения об имени, фамилии и отчестве. Изменения, касающиеся адреса регистрации по месту жительства, в трудовом договоре указывать не обязательно.

Рекомендуем произвести следующие действия:

1) работник, изменивший фамилию или заменивший паспорт по иным причинам, должен подать работодателю соответствующее заявление, составленное в произвольной форме, с указанием причины произошедших изменений. К заявлению необходимо приложить копии документов, подтверждающих изменение персональных данных;

2) на основании заявления работодатель должен издать приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника. С приказом работника следует ознакомить под роспись;

3) после издания приказа внести изменения во все учетные документы.

При смене фамилии работника изменения должны вноситься не только в трудовой договор.

Например, изменение фамилии должно быть отражено в личной карточке (унифицированная форма N Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1), трудовой книжке (Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69), страховом свидетельстве ПФР (п. 4 ст. 7 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования";).

Если фамилию изменил руководитель организации, об этом нужно сообщить также и в налоговую инспекцию по месту регистрации организации в трехдневный срок. Такое правило установлено п. п. 1 и 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей".

Исходя из изложенного полагаем, что стороны должны внести измененные сведения во все соответствующие документы. Порядок внесения изменений в трудовой договор стороны вправе установить самостоятельно.

Предлагаем воспользоваться аналогией с внесением изменений в трудовые книжки. Прежние сведения аккуратно зачеркиваются одной чертой, сверху пишутся новые сведения, ниже указываются документы, служащие основанием для внесения изменений. Изменения заверяются подписями работодателя и работника, скрепляются печатью работодателя.



О.Г.Кондратьева

Консультационно-аналитический центр

по бухгалтерскому учету

и налогообложению

09.02.2011

Да, соглашения вполне достаточно.

Ага, только, когда приходит проверка, сразу вопрос - а на каком основании были изменены паспортные данные? И в банке это требуют (у нас главбух паспорт меняла - сразу про допсоглашение вспомнили). На семинаре про это говорили. Так что лучше допсоглашение сделать. Опять же бывают случаи, что работник поздно приносит новые документы. В допсоглашении можно отразить, что, например, сотрудник принес паспорт 20.01.2012, а дата получения паспорта 20.01.2011. Такое у нас сплошь и рядом. И доказывай, что это не кадры "проспали"!

В сбербанке - постоянно. Особенно, что касается руководителей. Еще и переспрашивают: а это все допсоглашения? Так что в каждом регионе, видимо, свои заморочки.

Если Вам интересно, то мы пишем так:
Соглашение об изменении паспортных данных

1. В связи с бракосочетанием и изменением паспортных данных Работника стороны договорились на основании приказа №________ от____ внести изменения в реквизиты сторон трудового договора N _____________ г., заключенного между Обществом и Работником (именуемый далее "трудовой договор").

2. Все положения трудового договора остаются без изменений.

3. Настоящее соглашение вступает в силу с момента предоставления паспорта и свидетельства о заключении брака с _________. и является неотъемлемой частью трудового договора и распространяется на отношения Общества и Работника, возникшие с даты его подписания. Настоящее соглашение действует до окончания срока действия трудового договора.

4. Настоящее соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из сторон.



1. В связи с достижением работником 20-летнего возраста и изменением персональных данных работника стороны договорились внести изменения в реквизиты сторон трудового договора N _____________ г., заключенного между Обществом и Работником (именуемый далее "трудовой договор").

2. Все положения трудового договора остаются без изменений.

3. Настоящее соглашение вступает в силу с момента предоставления паспорта с ___________ года и является неотъемлемой частью трудового договора и распространяется на отношения Общества и Работника, возникшие с даты его подписания. Настоящее соглашение действует до окончания срока действия трудового договора.

4. Настоящее соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из сторон.

по личному составу. я ставлю доп. аббревиатуру АБД

Спасибо, этот приказ идет же отдельной нумерацией, а не вместе с приказами на прием увольнение и перевод?

В том то и дело, что ничего в организации не определено. Я недавно здесь работаю и номенклатуры дел нет, да и опыта кадровика у меня мало. Теперь и не знаю куда этот приказ прилепить. Вроде и процедура не сложная, но вопросов больше чем ответов. Каким числом составлять приказ(когда работник принес док-ты подтверждающие смену фамилии или дату выдачи паспорта)? Какой фамилией должен подписываться работник под заявлением (старой или новой)? Учетную запись (ФИО и паспортные данные) в 1С меняем датой когда работник принес док-ты (дата заявления, приказа) или ставим дату выдачи паспорта? Помогите, пожалуйста, разобраться

Спасибо большое, я тоже так предполагала, а потом наткнулась на рекомендации юриста и в голове все перемешалось