Где хранить документы по личному составу , Публикация №652144

Закон о персональных данных от 26.07.2006 № 152-ФЗ статья 5 п.2

2. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.

Если вы хотите завести личное дело на работника организации:
В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ (2002) в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:
 личный листок по учету кадров или анкета;
 дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете);
 автобиография;
 копии документа об образовании;
 трудовой договор (второй экземпляр);
 договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);
 характеристики (рекомендательные письма);
 заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);
 выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
 выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;
 выписки (копии) документов об аттестовании (отзывы, аттестационные листы и пр.).
С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в отдельную папку. Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы (например, документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий) и т.п.). Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии сотрудника и т.п.