Здравствуйте. Есть ли документ в котором указано как должны храниться документы в личном деле : должны подшиваться или просто в папке скоросшивателе. Имеется ввиду не для сдачи в архив, а на работающих.
Личное дело законодателем не предусмотрено. Поэтому в ЛНА организации этот момент прописывается - есть оно у вас вообще или нет , что в нем должно быть и что с ним делать.
Добрый день! Личные дела заводятся в обязательном порядке на гос. служащих. обычных ЗАО, ООО закон не обязывает вести личные дела сотрудников. У нас раньше велись личные дела на руководителей и специалистов. В других фирмах ведутся даже на уборщицу и на сторожа. Личное дело помогает, когда надо хранить копии дипломов, различных удостоверений, а еще помогает, когда надо срочно сделать копию приказа о назначении главного бухгалтера. Достали личное дело, а там вся история про человека. Лучше чем хранить вместе с многострадальной карточкой формы Т-2.
Личные дела в процессе работы обычно хранят в скоросшивателях. После увольнения в начале следующего года как и другие дела готовят к длительному хранению, а значит проводят экспертизу ценности документов, нумеруют, делают опись, дист-заверитель, прошивают.
Пользователь "ИКС-2013"; Пользователь электронной библиотеки "Пакет Кадровика"
11.11.2011 09:21:09
Я веду все в папках скоросшивателях, попорядку подкалываю приказы по каждому сотруднику, делаю все документы в двух экземплярах 1 личное дело, а 2 в приказы, например на отпуск в отдельную папку. А вот бухгалтерия приказы не просит, т.к. у нас Зарплата и кадры она все там видит. Это ее требование, мол своих бумаг куча. Вопрос: с Т2 вы как делаете, сли например ведется в 1с весь учет? Некоторые берут распечатывают форму и потом в ручную дописывают изменения, а некоторые как что-то изменилось лист с изменениями распечатывают и заменяют. Как правильно?
Изменено: - 11.11.2011 09:24:55
Один ум хорошо, а два не положено по штатному расписанию.
Правильно распечатывать при приеме (подпись работник как будет ставить свою - в компьютере что ли? ), а заитем все перемещения, изменения, отпуска вносить от руки.
Пользователь "ИКС-2013"; Пользователь электронной библиотеки "Пакет Кадровика"
11.11.2011 09:49:20
Цитата
Снеженка пишет: Правильно распечатывать при приеме (подпись работник как будет ставить свою - в компьютере что ли? )
Вот у меня девочка знакомая кадровик делает так, она рапечатала в начале Т2 как пришел работник, потом какие изменения забила в 1с, в Т2 отражается, она берет этот лист распечатывает и заменяет его, а если там нужна подпись сотрудника, то идет к нему и подписывает в очередной раз. Потом степлером скрепила и на полочку до следующих изменений. А другой знакомый кадровик, сразу с 1с распечатала и как сотрудник в отпуск, она от руки написала. Ну и кто же прав?
Один ум хорошо, а два не положено по штатному расписанию.
Анна из кадров пишет: потом какие изменения забила в 1с, в Т2 отражается, она берет этот лист распечатывает и заменяет его, а если там нужна подпись сотрудника, то идет к нему и подписывает в очередной раз
Анализируем: Работник принят на работу 01.01.2011 года. 02.02.11г. женился - дополнили сведения о семье. 05.03.11 г. переведен на другую должность. с 06.06.11 г. у него отпуск. Подпись на 2 странице с датой приема . Подпись на 3 странице без даты, но возникает вопрос: работник расписался в строке с приказом как положено при приеме 01.01., а 05.03 там же ПРОПЕЧАТАНО перемещение, а на обратной стороне 06.06. ПРОПЕЧАТАН отпуск. Как такое может быть?????? Разве не понятно становится, что работнпик расписывается позже этих дат? То есть явное нарушение получается: при приеме работника не знакомили со сведениями, записанными в ЛК. Переубедите меня!
Смотрим нормативный акт: УКАЗАНИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ И ЗАПОЛНЕНИЮ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ
"Заполняются работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов. Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма N Т-2ГС(МС)) применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы. При заполнении п. 5 "Знание иностранного языка" раздела 1 форм указывается степень знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем". Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы..."
Личная карточка оформляется при приеме! Изменения вносятся кадровиком... Кстати один изреквизитов Т-2 - дата составления. Соответственно каждый раз распечатывать не надо, надо - вносить изменения.
Бесстыжая синица пишет: Я при приеме сотрудника все его личные данные заношу в 1с, и распечатываю карточку, а потом только отпуска дописываю от руки..
По-моему, так намного проще и быстрее, чем каждый раз при изменениях бегать за сотрудником, чтобы он поставил подпись. Тем более, Снеженка права, работник должен подписывать личную карточку при приеме на работу.
А вот у меня другой вопрос, нужно ли в личное дело работников (уволенных или работающих) вкладывать копии приказов по отпуску? Есть ли в этом смысл, кроме лишней работы? Если это обязательно, то можно ли как-нибудь обойти это требование, т.к. мне сейчас приходится восстанавливать личные дела сотрудников (впрочем, как и многим) и есть работники, на которых я просто не могу найти приказы по отпускам, а есть те, у которых эти приказы оформлены совершенно неправильно. И еще один маленький вопросик, может кто-нибудь дать форму того самого нормативного документа, в котором можно прописать правила ведения личных дел.
Ведение личных дел не обязательно (за исключением госслужащих, у них там свои законы). Поэтому Ваше дело чего Вы туда будете складывать.
Цитата
Гость пишет: Есть ли в этом смысл, кроме лишней работы?
Я согласна с Вами. Мои личные дела: заявление (хотя и не обязательно, но берем), приказ о приеме, копии документов, копия медкомиссии, (если были перемещения - приказ) , заявление об увольнении, приказ об увольнении. Копии приказов об отпусках, ТД, соглашения к ТД - все хранится в номенклатурных делах. Имеется журнал, опись в делах - всегда можно найти. К чему сто раз копировать и дублировать???
Пользователь "ИКС-2013"; Пользователь электронной библиотеки "Пакет Кадровика"
11.11.2011 10:54:21
Цитата
Гость пишет: вот у меня другой вопрос, нужно ли в личное дело работников (уволенных или работающих) вкладывать копии приказов по отпуску? Есть ли в этом смысл, кроме лишней работы?
Дело в том, что это моя инициатива, мне так удобно, меня так учили. А вообще личные дела необязательно вести, вот у нас например папки только подписаны ФИО сотрудника, а № дела нет. Объясню почему, вообще когда была труд проверка, мне сказал наш инспектор, что дел личных (С номерами) не должно быть вообще. Поэтому я решила, что № ставить не буду, а только ФИО.
Один ум хорошо, а два не положено по штатному расписанию.
Пользователь "ИКС-2013"; Пользователь электронной библиотеки "Пакет Кадровика"
11.11.2011 10:56:41
Цитата
Снеженка пишет: Разве не понятно становится, что работнпик расписывается позже этих дат? То есть явное нарушение получается: при приеме работника не знакомили со сведениями, записанными в ЛК. Переубедите меня!
полностью с вами согласна, мы так и делаем, сразу подписываем у сотрудника Т2. Спор возник у нас коллегой с другого предприятия, она стоит на своем, что так надо сделать, поэтому возникли сомнения, теперь буду объяснять ей как вы и сказали.
Один ум хорошо, а два не положено по штатному расписанию.
А чем она аргументирует??? Тем более, в 1-С (в семерке) Т-2 когда открываешь, дата составления получается та, когда открываешь форму, а должна быть дата приема.
Снеженка пишет: Поэтому в ЛНА организации этот момент прописывается
Пожалуйста, пожалуйста!!!!! Дайте форму этого самого документа. Я пропишу правила ведения личного дела и тогда буду полностью спокойна и уверена в своей правоте.
Могу Вам кинуть только свою инструкцию. Не судите строго, разрабатывала ее еще в начале "пути", а изменить все руки не доходят - возможно там и много косяков/, если кто что увидит - буду благодарна за подсказку.
Цитата
ИНСТРУКЦИЯ
по кадровому делопроизводству
Общества с ограниченной ответственностью «»
1. Общие положения
1. Настоящая инструкция:
1.1. Разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в области организации делопроизводства.
1.2. Составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами и направлена на четкую и оперативную организацию всей деятельности кадровой работы.
1.3. Предназначена для решения задач по ведению правильного и единого кадрового делопроизводства внутри ООО ЧОП «С» для обеспечения своевременного учета движения кадрового состава.
1.4. Устанавливает технологию работы с документами по личному составу и регламентирует правила создания, оформления, утверждения, прохождения и хранения кадровых документов Общества.
2. Ответственность за ведение кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил работы, сроков оформления и сохранность кадровых документов возлагаются на специалиста по кадрам.
2. Основные требования к составлению кадровых документов
2.1. В соответствии с действующим законодательством в Обществе создаются следующие кадровые документы: приказы (распоряжения), инструкции, договоры, акты, протоколы, письма, должностные инструкции, документы по личному составу, и другие.
2.2. Кадровые документы Общества должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованные, не допускающие различных толкований, отредактированы.
2.3. Все виды организационно-распорядительных документов в Обществе печатаются на бланках установленного образца.
2.4. Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом Общества, - дата его принятия; для утверждаемого документа Общества - дата утверждения. Для документов, составленных совместно с несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией (договор, акт, отчет и т.п.). 2.5. Для оценки кадрового документа, его соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование такого документа. Согласование кадрового документа Общества оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования. Виза проставляется на экземплярах кадровых документов, остающихся в Общества, на левой стороне последнего листа кадрового документа. Проекты распоряжений, приказы визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа. 2.6. Кадровые документы подписываются Генеральным директором или лицом, исполняющим его обязанности.
2.7. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.
3. Правила подготовки и оформления кадровых документов
3.1. Приказом (распоряжением) оформляется решения нормативного характера по кадровым вопросам внутренней работы Общества. Приказ (распоряжение) оформляется на бланке Общества или на бланке унифицированной формы. Приказ подписывается Генеральным директором Общества или уполномоченным им лицом.
3.2. Протоколом фиксируется ход обсуждения вопросов и принятых решений в Обществе. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии.
3.3. Акт - документ, составленный несколькими должностными лицами и подтверждающий факты, события (акт приема - передачи и т.д.), происходящие в Обществе. Акт оформляется на общем бланке Общества.
3.4. Деловая переписка - неотъемлемое средство связи с внешними организациями. По содержанию и назначению письма могут быть: гарантийные, письма - запросы, письма - ответы и другие.
3.5. Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности работника Общества. Должностная инструкция должна содержать следующие разделы: общие положения;
функции;
должностные обязанности;
права; ответственность.
3.6. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работников Общества, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся:
трудовые договоры;
приказы;
трудовые книжки;
личные карточки формы Т-2;
личные дела.
3.7 Приказы Общества оформляются в соответствии с постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", на бланках унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров.
3.8. Приказы – это распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, в соответствии с Уставом, по вопросам регулирования трудовых правоотношений сотрудников с администрацией.
Приказами по основной деятельности документируются:
назначение ответственных лиц;
возложение обязанностей;
утверждение нормативных локальных актов и другие.
Приказами по личному составу документируют такие процедуры кадров:
прием на работу (форма Т-1);
перевод на другую работу (форма Т-5);
увольнение (форма Т-8);
Приказами по кадрам документируется:
направление в командировку (форма Т-9, Т-9а)
предоставление отпусков (форма Т-6)
поощрение (форма Т-11)
взыскание.
4. Порядок оформления приема на работу
4.1. Документы, необходимые для оформления приема на работу
Прием на работу оформляется следующим комплексом документов:
4.1.1. Перечень необходимых документов:
- трудовой договор, устанавливающий трудовые отношения между работодателем и работником и определяющий условия трудовых отношений между ними;
- приказ о приеме на работу – распорядительный документ, на основании которого вносятся записи в трудовую книжку работника;
- трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника;
- личная карточка – учетный документ, содержащий сведения анкетно-биографического характера;
- личное дело – совокупность документов, содержащих сведения биографического характера о работнике, а также сведения о его профессиональном опыте. Личное дело формируется в течение всего периода работы сотрудника и дополняется документами, отражающими его трудовую деятельность в Обществе.
4.1.2. Кроме перечисленных документов лицо, поступающее на работу, пишет заявления о приеме и заполняет анкету установленной формы.
4.2. перечень необходимых регистрационных форм:
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- журнал учета трудовых договоров;
- журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении;
- журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами Общества.
4.3. Лицо, поступающее на работу, предъявляет специалисту по кадрам следующие документы:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку (за исключением, когда работник принимается впервые или по совместительству);
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
- документ об образовании;
- две фотографии размером 3х4 см;
- справка с прежнего места работы о северном стаже.
4.4. При заключении трудового договора впервые, трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется специалистом по кадрам в установленном законодательстве порядке.
4.5. Порядок и сроки оформления документов.
4.5.1. Специалист по кадрам начинает оформление приема работника на работу с заключения трудового договора.
4.5.2. Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах. Один экземпляр передается работнику под расписку, другой хранится работодателем до передачи на хранение в архив.
4.5.3. Со стороны работодателя трудовой договор подписывается Генеральным директором.
4.5.4. После подписания, трудовой договор подлежит обязательной регистрации в журнале учета трудовых договоров.
4.5.5. Трудовой договор является основанием для издания приказа о приеме на работу. После составления, подписания и регистрации трудового договора инспектор составляет приказ о приеме на работу.
4.5.6. Приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной форме Т-1.
4.5.7. Приказ о приеме на работу согласовывается с главным бухгалтером. После согласования приказ о приеме на работу отдается на подпись Генеральному директору.
4.5.8. Приказ о приеме на работу обязательно регистрируется в журнале регистрации приказов о приеме, увольнении, перемещении.
4.5.9. С подписанного и зарегистрированного приказа специалист по кадрам снимает две копии. Одну копию подшивает в личное дело, другую передает для информирования и оперативной работы главному бухгалтеру.
4.5.10. Оригиналы приказов формируются специалист по кадрам в дела и хранятся до момента их передачи в архив.
4.6. На основании приказа о приеме на работу вносятся записи в трудовую книжку работника.
4.6.1. Работникам, поступающим на работу впервые, заводятся трудовые книжки нового образца, утвержденного постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225. Остальным сотрудникам записи заносятся в прежние трудовые книжки.
4.6.2. Трудовые книжки заполняет специалист по кадрам, назначенный ответственным за учет, ведение, хранение и выдачу трудовых книжек.
4.6.3. Трудовые книжки ведутся в порядке, предусмотренном Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003г. № 69.
4.6.4. Специалист по кадрам вносит сведения о владельце и реквизиты трудовой книжки в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также расписывается в получении на хранение трудовой книжки работника.
4.6.5. Трудовые книжки хранятся в запираемом шкафу.
4.7. С каждой вносимой в трудовую книжку записью специалист по кадрам обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке.
4.7.1. Личная карточка оформляется по унифицированной форме Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1.
4.7.2. Личная карточка заполняется и подписывается специалистом по кадрам в одном экземпляре и подписывается работником, принятым на работу.
4.7.3. Личные карточки хранятся в запираемом шкафу.
4.8. После документального оформления приема на работу оформляется личное дело.
4.8.1.В состав документов личного дела работника входят следующие документы:
- внутренняя опись документов дела;
- письменное заявление с просьбой о приеме на работу;
- анкета;
- копия приказа о приеме на работу;
-копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
- копии документов об образовании;
- копия ИНН;
- копия страхового пенсионного свидетельства
4.8.2. В дальнейшем в личное дело в хронологической последовательности подшиваются документы: копии документов, подтверждающих получение дополнительного образования, а также копии приказов о переводе, поощрении работника.
4.8.3. Личные дела содержат информацию о персональных данных работника и хранятся как документы строгой отчетности. Личные дела хранятся 75 лет.
4.9. Заканчивается документирование процедуры приема на работу ознакомлением работника с его должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами.
4.10. Ознакомление с должностной инструкцией работник подтверждает своей подписью непосредственно в листе ознакомления с должностной инструкцией.
4.11. Ознакомление с Правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами работник подтверждает расписываясь в журнале ознакомления с локальными нормативными актами или в листе ознакомления.
5. Порядок оформления, увольнения с работы
5.1. Документы, необходимые для оформления увольнения с работы.
Увольнение с работы оформляется следующим комплексом документов:
5.1.1. Перечень необходимых документов:
- заявление работника, составленное от руки, с резолюцией Генерального директора;
- приказ об увольнении;
- трудовая книжка;
- личная карточка;
- личное дело.
5.1.2. Заявление составляется не всегда, а в зависимости от обстоятельств, послуживших причиной для прекращения трудовых отношений.
5.2. Перечень необходимых регистрационных форм:
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении.
5.3. Порядок и сроки оформления документов.
5.3.1. При увольнении в связи с истечением срока действия трудового договора, работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения. (Приложение № 6)
5.3.2. При увольнении по соглашению сторон, необходимо оформить соглашение о расторжении трудового договора по этому основанию.
5.3.3. Специалист по кадрам начинает оформление увольнения работника с составления приказа, который составляется по унифицированной форме № Т-8.
5.3.4. Приказ об увольнении согласовывается с Главным бухгалтером, после чего передается на подпись Генеральному директору.
5.4. На основании приказа об увольнении с работы, в день увольнения соответствующие записи вносятся в трудовую книжку
5.4.1. Внесенная в трудовую книжку запись об увольнении заверяется подписью специалиста по кадрам и печатью Общества.
5.4.2. При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в Обществе, дополнительно заверяются подписью самого работника.
5.4.3. Трудовая книжка выдается на руки строго в день увольнения.
5.3.4. При получении своей трудовой книжки работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
5.4.5. Сведения об увольнении заносятся специалистом по кадрам в его личную карточку. В день увольнения работник расписывается в своей личной карточке.
5.4.6. В личное дело подшивается копия приказа об увольнении.
5.4.7. По письменному заявлению работника специалист по кадрам выдает ему заверенные копии документов, связанных с работой - копии приказов, справки о заработной плате, а также справку о выдаче сведений в Пенсионный фонд по форме СЗВК.
6. Порядок оформления отпусков
6.1. Документы, необходимые для оформления отпусков:
- заявление;
- график отпусков;
- извещение о начале отпуска;
- табель учета рабочего времени;
- приказ о предоставлении отпуска.
6.2.Порядок и сроки оформления документов
6.2.1. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков. График отпусков утверждается Генеральным директором ежегодно в срок не позднее чем за две недели до наступления календарного года.
6.2.2. График отпусков оформляется по унифицированной форме № Т-7.
6.2.3. На основании графика отпусков работник должен быть извещен о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.
6.3. На основании графика отпусков оформляется приказ о предоставлении отпуска, который составляется по унифицированной форме.
6.4. Сведения о предоставлении отпуска заносятся специалистом по кадрам в личную карточку работника.
7. Порядок ведения табеля учета рабочего времени
7.1. Табель учета рабочего времени оформляется по форме № Т-13 с использованием условных обозначений формы № Т-12, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004г. №1.
7.2. Отметки в табель о причинах неявок на работу и об особенностях режима рабочего времени производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (приказов на отпуск, командировку, листка нетрудоспособности и др.)
7.3. Для своевременного оформления табеля работники обязаны представлять специалисту по кадрам больничные листы в первый рабочий день выхода на работу.
7.4. Табель составляется в одном экземпляре. Заполненный табель передается Генеральному директору на утверждение, затем передается Главному бухгалтеру.
8. Порядок оформления командировок
8.1. Командировка оформляется следующим комплексом документов:
8.1.1. Перечень необходимых документов:
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
- приказ о направлении работника в командировку;
- командировочное удостоверение;
- авансовый отчет.
8.1.2. Перечень необходимых регистрационных форм:
- журнал регистрации приказов о направлении работника в командировку;
- журнал учета выдачи командировочных удостоверений.
8.2. Порядок и сроки оформления документов.
8.2.1. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении оформляются по унифицированной форме Т-10а.
8.2.2. Служебное задание подписывает Генеральный директор.
8.3. На основании служебного задания специалист по кадрам составляет приказ о направлении работника в командировку.
8.3.1. Приказ о направлении работника в командировку оформляется по унифицированной форме Т-9.
8.3.2. Приказ о направлении в командировку согласовывается с Главным бухгалтером, после чего передается на подпись Генеральному директору.
8.3.4. Приказ о направлении работника в командировку регистрируется в журнале регистрации соответствующих приказов.
8.3.5. С подписанного и зарегистрированного приказа специалист по кадрам снимает копию и передает ее для информирования и оперативной работы Главному бухгалтеру.
8.3.6. Оригиналы приказов формируются специалистом по кадрам в дела и хранятся до момента их передачи в архив.
8.3.7. На основании приказа о направлении в командировку, специалист по кадрам составляет командировочное удостоверение для работника.
8.3.8. Командировочное удостоверение оформляется по унифицированной форме Т-10.
8.3.9. Специалист по кадрам регистрирует выдачу командировочного удостоверения в соответствующем регистрационном журнале.
8.3.10. По возвращении из командировки работник представляет командировочное удостоверение специалисту по кадрам для отметки прибытия и передачи Главному бухгалтеру.
8.4. По окончании командировки работник получает у специалиста по кадрам служебное задание, заполняет его вторую часть – краткий отчет о командировке (графа 12) – и подписывает его. Затем отчет о командировке подписывает Генеральный директор. После составления и подписания отчета, специалист по кадрам передает служебное задание Главному бухгалтеру.
9. Порядок оформления поощрения
7.1.Перечень необходимых документов для оформления поощрения:
- представление о поощрении;
- приказ о поощрении работника;
- трудовая книжка;
- личная карточка.
7.2. перечень необходимых регистрационных форм:
- журнал регистрации приказов о поощрении работников.
7.3. Порядок и сроки оформления документов
7.3.1. Специалист по кадрам начинает оформление поощрения с приказа о поощрении. Приказ составляется на основании представления или указания Генерального директора.
7.3.2. Приказ о поощрении составляется по унифицированной форме Т-11, Порядок согласования и подписания приказа о поощрении аналогичен порядку работы с другими кадровыми приказами (о приеме, увольнении, направлении в командировку).
7.4. В трудовую книжку вносится запись только о награждениях (поощрениях), предусмотренных законодательством Российской Федерации.
7.5. Сведения о любом поощрении заносятся в его личную карточку.
8. Порядок оформления дисциплинарного взыскания
8.1. Дисциплинарное взыскание работнику оформляется следующим комплексом документов:
- докладная записка;
- объяснительная записка;
- акт об отказе предоставить объяснения (если имеет место быть);
- акт о результатах служебного расследования ( при необходимости);
- приказ о применении дисциплинарного взыскания;
- акт об отказе ознакомиться с приказом (если имеет место быть).
8.2. Порядок и сроки оформления документов:
8.2.1. Специалист по кадрам начинает оформление взыскания с приказа о применении дисциплинарного взыскания. Приказ составляется на основании докладной записки или указания Генерального директора.
8.2.2. Приказ о взыскании составляется по форме приказа о поощрении. Порядок согласования и подписания приказа о взыскании аналогичен порядку работы с другими кадровыми приказами (о приеме, увольнении, направлении в командировку).
8.3. На основании приказа о взыскании работника запись в трудовую книжку не вносится, за исключением применения в качестве взыскания увольнения. В этом случае приказ оформляется по унифицированным формам Т-8, Т-8а.
8.4. Приказ о взыскании объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с приказом под роспись, составляется соответствующий акт.
8.5. В случае отказа работника от ознакомления приказ о взыскании объявляется ему путем прочтения вслух. Факт такого ознакомления фиксируется путем составления акта, подписанного двумя свидетелями, присутствующими при ознакомлении.
8.5. Сведения о взыскании заносятся в личную карточку работника в раздел «Дополнительные сведения».
9. Снятие дисциплинарного взыскания.
9.1. Если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания работник не будет подвергнут новому взысканию, он считается не имеющим взыскания.
9.2. Генеральный директор до истечения года со дня применения взыскания имеет право снять его с работника.
9.3. Снятие дисциплинарного взыскания оформляется приказом по унифицированной форме.
10. Документы по личному составу
10.1. Журналы (книги) учета – документирование основных операций по движению личного состава. К учетным документам относятся:
личные карточки ф.Т-2;
журнал регистрации приказов;
журнал регистрации трудовых договоров;
журнал регистрации листков нетрудоспособности;
журнал регистрации командировок;
трудовые книжки работников;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и др.
10.1.1. Специалист по кадрам в учетные журналы вносит сведения о приеме на работу, переводе, увольнении, приеме на хранение трудовых книжек и их копий. Все учетные документы предназначены для обеспечения сохранности сведений о личном составе Общества. Они хранятся в течение 75 лет, книга учета движения трудовых книжек хранится 50 лет.
Яна Быстрова, я не знаю...Думаю, что поскольку это ничем не регламентировано, наверное можно (на мой взгяд меньше мороки, можно потом и не подшивать дела - к тому, что не предусмотрено номенклатурой и ЛНА как может кто-то предъявить претензии? ) Но это мое мнение, возможно оно не правильное.
