ПЛАНОВЫЕ ПРОВЕРКИ ГИТ- 2016, 2017, 2018, 2019, 2020 , Публикация №257332

Цитируйте им статьи ТК и решения судов.

Факт нарушения никуда не денется, но будет исправлен, что очень существенно. Если штраф и будет, то скорее ближе к минимальному, на усмотрение инспектора. Провести успеете, т.к. проводится около 2 месяцев. Так же надо будет привести в порядок ТД работников по итогам СОУТ, заключив допсоглашения и отразив в них условия труда по картам СОУТ.

Если относятся к категории по которым медосмотры обязательны, то срочно заключить договор и всех отправить на него. Смысл тот же нарушение на лицо, но устранено.

Доброе утро! Читала на форуме, что у кого-то зимой и весной этого года должны были быть плановые проверки ГИТ. Отпишитесь, пожалуйста, как всё прошло, что требовали, были ли какие-то штрафы.....? Буду очень признательна за любую информацию, т.к. у нас в компании такая проверка должна быть в июле....

Спасибо за ответ! А журналы по приказам просили?

У нас не просили (журналы не являются обязательным документом).

У нас просили по работающим сотрудникам (выборочно).

Еще раз хочу всех поблагодарить за Ваши ответы.
А как происходит это самое "выборочное" по сотрудникам?
Что такое "обязательные" журналы? По ознакомлению с локальными документами?

Вадим, а можно поподробнее про папку с приказами. На форуме пишут про НД, что надо сшивать приказы и т.д. и т.п. Для меня всё это в новинку. У Вас тоже сшитые документы по годам издания? И как они сшиваются: только сами приказы или нужна какая-то опись?
А папка с трудовыми договорами как выглядит? Труд дог по каждому сотруднику в файле и потом в папку? (заранее извиняюсь за такие простые, на Ваш профессиональный взгляд, вопросы)

Как вы храните трудовые договора это тоже ваше внутренние дело.
так как у меня много работников их трудовые договора храняться по алфавиту в папках. А уволенные тоже по алфавиту и по году увольнения.

Содержательная часть номенклатуры представляет собой таблицу, состоящую из 5 граф.

В первой графе указывается индекс дела. Он состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-02, где 01 — наименование структурного подразделения (канцелярия), а 02 — порядковый номер заголовка дела («Положение о канцелярии и должностные инструкции сотрудников»).

Во вторую графу включается важнейший элемент номенклатуры — заголовок дела.

Заголовок должен максимально точно отражать содержание и состав документов, включенных в дело. Заголовок обычно состоит из следующих элементов:

название вида дела (дело, переписка, журнал и т.п.) или название вида и разновидности документов (протоколы, приказы и т.п.);

Набор элементов не всегда будет полным и будет определяться характером документов, сгруппированных в дело.

Заголовки дел не должны содержать неконкретные, расплывчатые формулировки («разные материалы, входящие документы» и т.п.). Подумайте, в какой папке легче найти нужный документ: «Общая переписка» или «Переписка со средними школами Восточного округа по вопросам организации работы школьных библиотек»?

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в заголовок может выноситься название «Документы», но в конце в скобках указываются виды документов. Например: «Документы о проведении конференций (программы, списки, доклады)». Также термин «документы» применяется в заголовках дел, содержащих документы-приложения.

Внутри разделов заголовки дел располагаются по степени их важности. В начале располагают дела, содержащие учредительные, организационные и распорядительные документы. Заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагают перед заголовками дел с приказами руководителя организации.

Затем следуют заголовки дел содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, переписку, отражающие специфику деятельности структурного подразделения.

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту названий.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. В ней указывается количество единиц хранения. В одну папку помещают не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом. Для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам. Поэтому информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года.

В четвертой графе указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. Одним из основных справочников для определения сроков хранения является Перечень типовых документов. Также источниками для определения сроков хранения являются типовые и примерные номенклатуры. Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. В одно дело не могут объединяться документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. При включении в дело документов, имеющих различные временные сроки хранения, в номенклатуре указывается наибольший срок.

Пятая графа «Примечания» служит для проставления отметок о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел на уничтожение и т.п. Для дел, состоящих из электронных документов и баз данных, в этой графе проставляется отметка «в электронном виде».

Таблица в готовой номенклатуре должна быть заполнена полностью, за исключением графы 3, которая заполняется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле. Если дело с постоянным и долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 страниц, то его необходимо делить на тома (части). В графе 3 напротив таких дел проставляется количество томов, т.е. количество единиц архивного хранения.

Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с архивом и подписывается руководителем структурного подразделения.