Передача товарно-материальных ценностей при смене материально ответственного лица
Жуков А.Н.,
В соответствии с действующим законодательством принадлежащие предприятиям торговли и общественного питания товарно-материальные ценности закрепляются за соответствующими материально ответственными лицами, на которые возлагаются прием, хранение, отпуск и учет материальных запасов.
Учитывая то обстоятельство, что хранение товарно-материальных ценностей может быть организовано как на складах (в кладовых) организации, так и в производстве (на предприятиях общественного питания), в торговых залах (на торговых площадях) и в иных установленных администрацией местах, следует различать порядок передачи данных ценностей от одного материально ответственного лица другому в каждой из приведенных ситуаций.
Предметом рассмотрения данной публикации является прием-передача ценностей, находящихся на складах организации.
Прием, хранение, отпуск и учет материальных ценностей на складах (в кладовых) организации возлагаются на заведующих складом или кладовщиков, которые несут ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им ценностей, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску. С указанными должностными лицами заключаются договоры о полной материальной ответственности по форме, приведенной в постановлении Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».
Если в штате организации отсутствует должность заведующего складом или кладовщика, выполнение обязанностей по указанным должностям может быть возложено на другого работника с обязательным заключением с ним договора о полной материальной ответственности.
Во всех случаях передача товарно-материальных ценностей при смене материально ответственного лица сопровождается проведением обязательной для таких случаев инвентаризации имущества. Таковы требования пункта 2 статьи 12 Закона о бухгалтерском учете.
Инвентаризация проводится согласно порядку, установленному приказом руководителя организации, с учетом требований приказа Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
При этом инвентаризация проводится только в части имущества, закрепленного (числящимся) за соответствующим должностным лицом. Для проведения соответствующих мероприятий может привлекаться не постоянно действующая инвентаризационная комиссия организации, а созданная (создаваемая) рабочая инвентаризационная группа (комиссия). При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризации может быть возложено на нее.
Сроки проведения инвентаризации при смене материально ответственных лиц, а также персональный состав привлекаемой для этого комиссии определяются письменным приказом (распоряжением) руководителя организации, оформляемым на типовом бланке формы № ИНВ-22 «Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации», утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (в редакции изменений и дополнений).
Издаваемый в каждом из случаев проведения инвентаризации приказ регистрируется в «Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации» (форма № ИНВ-23).
Следует учитывать, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными, на что указано в пункте 2.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. В связи с этим отбор членов комиссии должен осуществляться не только с учетом их профессиональной подготовки, но и с тем условием, что они реально будут заняты проведением инвентаризации.
Исходя из практики на проведение инвентаризации материальных ценностей и сдачу дел и должности работникам из числа заведующих складом или кладовщиков выделяется до 10 рабочих дней.
Инвентаризация хранящихся на складе (в кладовой) товарно-материальных ценностей осуществляется в соответствии с пунктами 3.15—3.26 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, а ее результаты оформляются инвентаризационными описями по формам № ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей», № ИНВ-4 «Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных», № ИНВ-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение» и др.
В случае выявленных расхождений между фактическим наличием материальных ценностей и учетными данными, то есть при наличии излишков и (или) недостач материальных ценностей, оформляется также «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» (форма № ИНВ-26), утвержденная постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г. № 26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией».
При передаче материальных ценностей новому материально ответственному лицу (при увольнении работника, переводе на другую должность или др.) кроме материалов обязательной инвентаризации оформляется также акт приема-передачи товарно-материальных ценностей. В акте отражаются наименование передаваемых товарно-материальных ценностей, их количество, цена за единицу, стоимость по каждой позиции, а также реквизиты (должность, Ф.И.О., роспись, дата) о сдаче и приеме материальных ценностей. В обязательном порядке в акте указывается дата, на которую приведены данные о наличии материальных ценностей. Основанием для заполнения данных акта могут являться итоги проведенной инвентаризации, то есть соответствующие инвентаризационные описи.
Необходимо учитывать, что занимающие должность заведующего складом или кладовщика лица могут освобождаться от занимаемых ими должностей только после сплошной инвентаризации числящихся за ними товарно-материальных запасов и передачи их другому ответственному лицу по акту. На это, в частности, указано в пункте 258 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н (в редакции изменений от 23 апреля 2002 г.).
В том же нормативном документе обращено внимание, что акт приема-передачи материальных ценностей от одного материально ответственного лица другому визируется главным бухгалтером (или уполномоченным им лицом) и утверждается руководителем организации (или уполномоченным им лицом), а по складам (кладовым и другим местам хранения) подразделений — руководителем соответствующего структурного подразделения. Представляется, что данные положения являются обязательными к исполнению при условии, что это закреплено в графике документооборота или ином локальном нормативном акте, принятом на уровне организации.
При проверке акта главный бухгалтер и (или) иное должностное лицо обязаны сверить указанные в акте данные с данными бухгалтерского учета и материалами проведенной инвентаризации. В случае выявленных расхождений руководители организации, структурного подразделения или иное уполномоченное должностное лицо организации должны быть уведомлены о необходимости принятия мер к урегулированию разногласий до даты расторжения трудового договора, перевода работника на другую должность и т.п.
Одновременно с этим руководитель кадрового органа или лицо, исполняющее его обязанности, должны быть уведомлены о необходимости заключения с новым сотрудником договора о полной материальной ответственности.
При увольнении лица, ранее занимавшего должность заведующего складом или кладовщика, проведение и оформление результатов инвентаризации, принятие решения о выявленных расхождениях, а также иные действия должны быть проведены до даты расторжения с ним трудового договора.
В ряде случаев сменяемые материально ответственные лица отказываются от участия в проведении инвентаризации, отказываются от подписи инвентаризационных ведомостей, акта приема-передачи товарно-материальных ценностей или совершения иных предусмотренных действий. В таких случаях проведение инвентаризации и оформление ее результатов также являются обязательными, и кроме того комиссионно должны быть оформлены акты, подтверждающие отказ работника от участия в инвентаризации, подписании акта, подтверждении выявленных фактов недостачи и т.п. В оформляемых актах следует указывать, что в присутствии свидетелей (с указанием их Ф.И.О., должности, места проживания) работник отказался от участия в мероприятиях, подписании соответствующих документов, а после этого также и того факта, что оформленный акт предложен для подписания работнику, но от его подписи он отказался. Обе части акта подписывают лицо, его составившее, а также свидетели.
В случае отказа сменяемого работника от подписания инвентаризационных описей и (или) акта, свидетельствующих об имеющей место недостаче материальных ценностей, за новым сотрудником закрепляются фактически наличествующие материальные ценности.
Выявленные же расхождения относятся за счет виновного материально ответственного лица:
дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» кредит счетов 41 «Товары», 10 «Материалы» и др. — стоимость недостающих материальных ценностей (по учетным ценам);
дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» кредит счета 94 — сумма недостачи, отнесенная за счет виновного лица;
дебет счета 73, субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» кредит счета 98 «Доходы будущих периодов», субсчет «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей» — на разницу между рыночной стоимостью по недостающим ценностям (именно по указанным ценам в соответствии с действующим законодательством определяется размер ущерба) и их балансовой стоимостью.
В соответствии со статьей 248 ТК РФ работодатель вправе издать распоряжение о привлечении работника к материальной ответственности за ущерб, причиненный недостачей материальных ценностей, если сумма ущерба не превышает среднего месячного заработка работника. Указанное распоряжение должно быть издано не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера причиненного ущерба.
В случае когда размер ущерба превышает среднемесячный заработок работника, а возместить самостоятельно ущерб он не соглашается, взыскание ущерба возможно только посредством предъявления иска в судебном порядке.
Если материально ответственное лицо переводится на другую должность, возмещение выявленной недостачи представляется возможным. Но если он увольняется и недостача выявляется чуть ли не в последние дни его работы, производство удержаний возможно при условии оперативного издания соответствующего письменного распоряжения. При этом не допускаются задержка выдачи документов (трудовой книжки и др.) и окончательный расчет с увольняемым работником. В противном случае работодатель может быть привлечен к материальной ответственности (статья 234 ТК РФ).
При всем этом производимые из заработной платы работника удержания не могут превышать 20 процентов причитающейся к выплате в его пользу заработной платы (за минусом налога на доходы физических лиц), на что указано в статье 138 ТК РФ.
В отдельных случаях, связанных с болезнью материально ответственного лица, его смертью или прочими уважительными причинами, администрация организации должна решить вопрос, связанный с передачей хранящихся материальных ценностей новому временному или постоянному сотруднику. В таких случаях также оформляются материалы инвентаризации и акт приемки-передачи товарно-материальных ценностей. Выявленные по результатам контрольных мероприятий расхождения регулируются в установленном порядке.
После выхода (по окончании болезни и др.) материально ответственного лица на работу в очередной раз проводится инвентаризация, оформляются инвентаризационные описи и акт приемки-передачи, а также предъявляются для ознакомления материалы (описи, акт и др.), оформленные при передаче товарно-материальных ценностей другому сотруднику при невыходе работника на работу.
