Приказы по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам
В одном из писем, присланных в редакцию журнала, был вопрос о том, какие приказы следует относить к приказам (распоряжениям) по основной (производственной) деятельности, а какие – к приказам (распоряжениям) по административно-хозяйственным вопросам. Момент этот, действительно, важен, поскольку от этого зависит срок хранения: постоянно или 5 лет. Распорядительные документы, относящиеся к административно-хозяйственной деятельности, указаны в Перечне. Те читатели, кто пользовался Перечнем, знают, что документы (статьи Перечня) систематизированы по функциям управления. В разделе 10 «Административно-хозяйственные вопросы» Перечня выделено 4 позиции, раскрывающие содержание этой функции:
10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;
10.2. Эксплуатация зданий, помещений;
10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь;
10.4. Охрана.
Из этого следует, что приказы (распоряжения), издаваемые по перечисленным направлениям, следует относить к категории административно-хозяйственных вопросов, формировать их в отдельное дело со сроком хранения 5 лет. При регистрации таких приказов (распоряжений) к регистрационному номеру следует добавлять буквенный индекс «а», «ах» или иной, например: приказ № 1-ах, № 18-а. Сложность, однако, заключается в том, что нередко в организациях издаются приказы (распоряжения) по основной (производственной) деятельности, в которых наряду с вопросами основной деятельности содержатся поручения административно-хозяйственного характера. В этом случае приказ (распоряжение) должен относиться к основной деятельности и храниться постоянно.
Следовательно, приказы (распоряжения), не относящиеся к группе приказов (распоряжений) по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, составляют массив приказов (распоряжений) по основной деятельности. Перечислить все вопросы, которые относятся к основной деятельности и которые могут быть предметом регулирования посредством приказов (распоряжений), не представляется возможным. Можно лишь обозначить основные тематические группы приказов (распоряжений):
■ утверждение структуры организации и ее изменение;
■ утверждение (изменение) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов);
■ сокращение штатной численности;
■ утверждение (изменение) структуры и штатной численности, штатного расписания;
■ создание новых структурных подразделений, коллегиальных и совещательных органов, постоянных или временных комиссий;
■ проведение аттестации персонала;
■ планирование деятельности;
■ контроль за деятельностью (отчетность);
■ установление режима работы и внесение изменений в него;
■ финансирование деятельности;
■ материально-техническое обеспечение;
■ информационное и документационное обеспечение и др.
Подчеркнем еще раз, что перечислить не только все вопросы, по которым издаются приказы (распоряжения), но и их тематические группы не представляется возможным хотя бы потому, что в значительной степени это определяется спецификой деятельности организации, ее организационно-правовой формой и другими особенностями. По каким бы вопросам не издавались приказы (распоряжения), относимые к группе распорядительных документов по основной деятельности, все они формируются в одно дело со сроком хранения «Постоянно». Подразделять их на какие-либо группы и формировать несколько дел по тематике не рекомендуется. Регистрационные номера приказам (распоряжениям) по основной деятельности присваиваются в порядке их поступления в течение календарного года. Как правило, к порядковому номеру приказа (распоряжения) по основной деятельности никакие дополнительные буквенные индексы не добавляются.
