Хранение документов , Публикация №964215

Дело с ТД подшиваются по году увольнения работников. Дело приказов по личному составу подшиваются по теме, например приказы о приёме, переводе, увольнении в одном деле, приказы по отпускам (только вредников, без содержания, по уходу за ребёнком) отдельно. Отдельное дело, по году увольнения работников.Вы ничего сдать в архив и не могли и не можете, так как его у Вас его нет, а есть только помещение с 4-мя стеллажами. Это помещение для временного хранения документов законченных делопроизводством, до передачи на государственное хранение (но когда это будет?). Документы на госхраение передаются при ликвидации организации, да и то не все. Что значит "обложки личного дела" Карточки подшиваются (оформляются) по году увольнения работников, внутри дела располагаются по алфавиту (толщина дела не более 40 мм (4 см))Значит у вас ещё не закончено делопроизводство по договорам, как вы храните договоры, решать вам. Кто-то хранит по алфавиту, кто-то по табельным, а кто-то хранит по подразделениям. Это не архивные документы. А как готовить для сдачи с архив ТД, читайте выше.Что Вы подразумеваете под словом "архив"? Выделите полки на стеллаже в так называемом "архиве" и располагайте свои документы по составу документов, по годам. Например приказы по кадрам, за такой-то год, ТД тоже, заявления. У бухгалтера свои полки, у секретаря свои. И не будет бедлама. Ещё одна тонкость, дела располагайте по срокам хранения (по личному составу 75/50 лет, документы со сроками хранения 5-10 лет отдельно (дела со сроками хранения 5-10 лет не сшиваются, остаются в своих корках).Правильно, это не ваши документы, за них ответственность несёт бухгалтер. Поэтому на Вашей полке этих документов не должно быть.

Напоследок, запомните, что все дела (архивные) оформляются по окончании делопроизводства по ним. В Вашем случае (кадры) по году увольнения работника. Приказы по году издания. Например карточка ф. Т-2 заведена 20.05.1990, работник уволился 15.02.2022, то она помещается за 2022 год. Приказ издан 20.05.1990, то соответственно он помещён в дело за 1990 год. И ещё, да это сложно (много работы), я бы рекомендовал составлять внутреннюю опись документов в деле (хотя по некоторым документом - это обязательно) и заверительную надпись в конце дела, где указано количество листов, в том числе: пропущенных, литерных, + внутренняя опись (но она в количестве листов не учитывается), там же в заверительной надписи, можно указать состояние листов дела. Например, В приказе № 00 от 00.00.0000 имеются пометы ручкой, карандашом, лист дела 00,. Если вы укажете это в примечании, то вся ответственность с Вас снимается.

Что Вы подразумеваете под "акты по основной деятельности"? Не понятно о чём.Приказы по основной деятельности хранятся отдельно, у них срок хранения Постоянно. С приказами хранятся приложения. В деле должно быть не более 250 листов (не страниц), или толщина не более 4 см. Если превышает, то делится на тома. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа (допускается нумеровать нумератором). Составляется внутренняя опись, в конце дела составляется заверительная надпись. Где указывается количество листов (цифрами и прописью), в том числе: литерные, пропущенные (если имеются) + количество листов внутренней описи (количество описи не включаются в общее количество). Например: В деле прошито и пронумеровано 150 (сто пятьдесят) листов, из них: литерных -; пропущенных - + внутренней описи 3 листа. Дело сшивается в 4 прокола.

Снеженка, где Вы увидели, что я рекомендую делить по теме дела с приказами. Это приведён пример заголовка на корке дела "Приказы о приёме, переводе, увольнении" помещаются в одно дело.. Да при большом объёме таких приказов, обычно (но не обязательно, кому как удобно) их делят по теме, например "Приказы о приёме, переводе" "Приказы об увольнении". Или опять скажете, что кручусь как уж.

и не бюджет?

Тогда зачем личные дела? Мне кажется всегда с ними СТОЛЬКО мороки...Куда лучше разработать нормальную номенклатуру дел. вести все дела согласно номенклатуре. без лишней бумаговолокиты....
под одним табельным номером был работник и по основному месту работы и он же по внутреннему совместительству?

Такое может быть (хотя нелогично), так как табельные номера не предусмотрены нормами и нарушением это не будет.

Новые карточки заводите на основного работника и на совместителя - как положено датой приема. Надеюсь, работник распишется в них задним числом. Ну а что делать с подписью прежнего кадровика сами догадывайтесь. Если директор прежний, может он подписать.
ДС заключайте. А сам отпуск то предоставляли работнику? Что он отдыхал можно догадаться, а отпускные начислялись? Приказы то есть на отпуск совместителю?

Снеженка, я вас правильно понимаю - нужно переоформить ЛК? Подписать задним числом скорее всего получится, кадровиков прежних нет, но директор остался, просто должность поменялась (была реорганизация путем слияния). Некоторые работают с 90х годов, у кого-то по 2-3 ЛК разных образцов.... Все новые завести по действующей форме? И внутреннее совместительство, с которого давно уволены? У каждого работника их было несколько.

Еще раз прочтите. Слово ДОЛЖНО тут не применимо

Логичнее - да, потому что табельный номер определяет РАБОТНИКА (а не физ. лицо).
Но некоторые бухи упираются, почему то им надо один табельный (загадка). Поэтому каждый работодатель сам определяет порядок присвоения табельных номеров (сам, потому что это законодательно не закреплено).
Ну конечно же нет. Старайтесь анализировать и понимать все советы, а не просто бездумно их выполнять.

ЛК ДОЛЖНЫ БЫТЬ разные. Чтобы сделать вид, что так и было с самого начала и не было нарушения, можно их сделать задним числом - все внести, разными ручками, типа так и вели все годы. Но естественно если это были личные карточки другой формы, то сделать новые это глупость. Если есть возможность, нужно все сделать так, КАК БУДТО это было изначально правильно, то есть - завести ЛК нужных форм.
Если нет - ну конечно нужно каким-то образом исключать эти неправильно внесенные отпуска. Но как - законом это НЕ предусмотрено, так как рассчитано на то, что кадровик должен быть умным и делать все правильно. Это же не ошибка - это полная безграмотность должностного лица.
Ну МОЖЕТ БЫТЬ (поймите, это не однозначно правильный совет, а размышления - ПРАВИЛЬНОГО сейчас не найти совета, потому что уже нарушены все правила) сейчас издать приказ с перечнем всех ЛК, которые подлежат восстановлению вследствие их неправильного ведения. И тогда ЛК будет сегодняшней датой например, но с указанием всех периодов с начала работы. И старые ЛК не выбрасывать - вложить их в ЛД. А нормальные ЛК с указаниями правильных отпусков и всех периодов работы хранить уже как положено: в отдельном НД, по алфавиту, в сейфе.
Каждый отдельный работник - это от приема до увольнения. На каждого должен быть самостоятельный (новый) ТД, приказ о приеме, об увольнении, ну и естественно ЛК на каждого своя.

И при проверке работодатель получит штраф. И виноват будет кадровик, который СЕЙЧАС несет ответственность за правильность ведения КДП. И поэтому ЛК всех ДЕЙСТВУЮЩИХ работников должны быть оформлены правильно. А поскольку все в кучу свалено, то естественно ЛД нужно раздербанить и разложить по разным ЛД , в том числе получится и на уволенного работника. Если не сделать ЛК на уволенного, то получится, что ее совсем нет. Возвращаемся к первому предложению моего сообщения)))

Прихожу к выводу, что самый подходящий вариант мне восстановить ЛК текущей датой. И до вашего ответа примерно так это видела. Пока только нет у меня в голове картины, как быть с уволенными. Буду думать. Спасибо огромное за советы!

Ну я думаю, раз приняла такие документы и работаю с ними то тоже буду виновата.