ведение, хранение и учет трудовых книжек , Публикация №291081

Я работаю офис-менеджером. Плюс занимаюсь кадрами. На меня есть два приказа: ответственная за ведение кадров и за учет, хранение и выдачу трудовых книжек.

приказ о назначении ответственного лица нужен

К ответственности за разглашение персональных данных, помимо работодателей, могут быть привлечены только те работники, которые в соответствии с условиями своих трудовых договоров и должностных инструкций обязаны были соблюдать правила работы с персональными данными. То же относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей
ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. При этом ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Это означает, что руководитель, который не назначил ответственных за ведение и хранение трудовых книжек лиц или не создал необходимых условий для обеспечения их сохранности, сам отвечает перед работником за утрату или порчу этого документа.
За нарушение установленного порядка должностные лица несут установленную законодательством материальную и административную ответственность.

Внештатный работник не является должностным лицом и не может отвечать за ведение, учет хранение и выдачу трудовых книжек, поскольку не находится в трудовых отношениях с работотдателем, не подчиняется приказам, не соблюдает ПВТР в силу того, что гражданско-правовой договор не содержит условий, обязывающих исполнителя соблюдать определенный режим работы и отдыха, подчиняться распоряжениям заказчика. Заказчик вправе проверять только ход и качество выполняемых работ, но вмешиваться в деятельность исполнителя не может. Это и является основным отличием гражданско-правового договора от трудового отсутствия таковых пунктов в договоре гражданско-правового характера.

Вести может и внешняя служба, а подписывать все документы и нести ответственность - должностное лицо.