| Цитата |
|---|
EJIEHA пишет:
Подскажите. В каком порядке формировать личное дело и можно образец титульного листа личного дела? |
Личное дело заводится после издания приказа о приеме работника на работу.
Личное дело формируется в два этапа:
- в процессе приема работника на должность после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу;
- в процессе ведения личного дела в течение трудовой деятельности работника.
На первом этапе документы в личном деле располагаются в следующей последовательности:
- внутренняя опись документов дела;
- копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;
- трудовой договор;
- копия приказа о приеме на работу.
Составление автобиографии, резюме и заявления, так же как и порядок внесения их в личное дело сотрудника, не является обязательным и зависит от принятой процедуры приема на работу в конкретной организации.
При формировании личного дела следует учитывать, что в соответствии с ТК РФ заявление о приеме на работу не является основанием для приема работника на работу (основанием является трудовой договор), то есть не обязательно, а сведения автобиографии дублируются в личной карточке, так же как и резюме.
На втором этапе документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.).
Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе "Примечание";).
Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Следует обратить внимание также на то, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.
Копии документов об образовании должны быть заверены сотрудником службы кадров. Отметка о заверении копии проставляется специальным штампом или делается от руки. Отметка о заверении копии включает в себя следующие элементы:
Копия приказа о приеме на работу также должна иметь отметку о заверении копии, оформленную по образцу, указанному выше. В противном случае это будет ксерокопия или копия, не имеющая юридической силы.
Не следует писать "Копия верна", поскольку и так понятно, что это - копия, а не оригинал. При выдаче копии за пределы организации (а документы личного дела будут передаваться в архив) на ней проставляется печать.
На втором этапе в процессе трудовой деятельности работника в его личное дело включаются в хронологическом порядке:
- документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС и т.п.);
- материалы, характеризующие работника (аттестационные листы, копии актов ревизий его деятельности, заключения по обследованию деятельности работника, заверенные копии выданных ему характеристик и т.п.).
Включаются в личное дело также:
- копии приказов о перемещении по должности;
- копии документов о поощрениях и награждениях, присвоении классных чинов, квалификационных разрядов.
Данные документы могут относиться к периодам времени и до назначения работника на должность. При увольнении сотрудника в личное дело подшивается копия приказа об увольнении. Все приказы должны иметь отметку о заверении копии.
Таким образом, личное дело составляют документы, которые в дальнейшем могут быть во стребованы в случае утери сотрудником трудовой книжки.
Существуют документы, которые не следует включать в личное дело работника, к таким документам относятся:
- учетная карточка формы Т-2 и Т-2ГС;
- справки с места жительства;
- справки о состоянии здоровья и иные документы временного срока хранения;
- черновые и дублетные экземпляры документов (исключение составляют те документы, на которых содержатся ценные пометы);
- личные карточки уволенных сотрудников (они формируются в отдельные дела по году увольнения);
- жалобы (в том числе анонимные) граждан на сотрудников организации и материалы по их рассмотрению;
- материалы, поступившие от органов дознания и судебно-следственных органов, редакций средств массовой информации;
- трудовые книжки.
Все указанные документы формируются в отдельные дела.
######
Внутренняя опись документов личного дела
Соколовой Ирины Николаевны
──────────────────────────────────
(фамилия, имя, отчество работника)
| N п/п | Наименование документа | Количество листов | Дата выдачи документа | Кому выдан документ | Дата возврата документа | Подпись работника службы кадров |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1. | Резюме/автобиография/заявление | 1 | | | | |
| 2. | Копия диплома об образовании | 2-4 | | | | |
| 3. | Трудовой договор... | 5 | | | | |
| 4. | Приказ о приеме на работу. Копия | 6 | | | | |
| 5 | Приказ о переводе на другую работу. Копия | 7 | | | | |
| | И т.д. | | | | | |
Наименование должности лица, составившего опись
______________________________
(Подпись. Расшифровка подписи)
Дата ____________________________________________
Отметка о заверении
Верно (без двоеточия)
Специалист отдела кадров ____________________________________И.И. Миронов
подпись
01.10.2011
печать
Оформление личного дела сотрудника
В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой "Личные дела сотрудников". Документы, являющиеся основаниями к приказам по личному составу, формируются в отдельное дело "Документы-основания к приказам по личному составу".
Примерный образец
Общество с ограниченной ответственностью "Карусель"
───────────────────────────────────────────────────
(наименование предприятия, организации, учреждения)
┌───────────────┐
│ Ф. N _______ │
│ Оп. N _______ │
│ Д. N _______ │
└───────────────┘
Отдел кадров
Личное дело N 12-15
Попова Игоря Александровна
──────────────────────────
(фамилия, имя, отчество)
Дата начала: 12 января 2005 г.
Дата окончания: 23 декабря 2010 г.
На 15 листах
Хранить 75 л.
┌───────────────┐
│ Ф. N ______ │
│ Оп. N ______ │
│ Д. N ______ │
└───────────────┘
В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве - по алфавиту фамилий работавших. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек. Для быстрого поиска дел служит алфавитная картотека или указатель. В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита.
Дело не только должно быть правильно сформировано, но и оформлено. Оформление обложки личного дела производится в соответствии с ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия". Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел.
Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника.
При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации.
При этом начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной - дата увольнения. Освободившаяся обложка должна быть использована при формировании нового личного дела под тем же номером.
На обложке дела указывается:
- наименование организации;
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела;
- заголовок дела;
- дата дела (тома, части);
- количество листов в деле;
- срок хранения дела;
- архивный шифр дела.
Наименование организации указывается на верхнем поле каждого заводимого дела.
Заголовок дела должен соответствовать содержанию сформированных в деле документов.
Наименование структурного подразделения указывается с новой строки под наименованием организации. Если в организации нет структурного деления, то данная запись будет отсутствовать.
Индекс дела указывается под названием структурного подразделения в середине обложки и должен совпадать с индексом дела по номенклатуре.
Начальной датой личного дела является дата трудового договора, конечной - дата увольнения. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
Количество листов в деле записывается на обложке под графой "Дата". Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью, оформленной на листе-заверителе дела, который заполняется при передаче дела в архив. В текущем делопроизводстве листы личного дела, как и других дел, не нумеруются. Исключение составляют только личные дела государственных служащих, порядок формирования которых установлен Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" (ред. от 23.10.2008): предусмотрена нумерация листов личного дела при включении документов в дело, то есть в текущем делопроизводстве.
Срок хранения дела указывается в правом нижнем углу обложки дела в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов.
Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом). То есть при оформлении дел в структурном подразделении не нужно указывать архивный шифр. Архивный шифр проставляется в правом верхнем углу и дублируется в левом нижнем углу, чтобы при поиске дела в коробках не нужно было переворачивать дело.
При подготовке дела к передаче в архив в личное дело подшивается лист-заверитель (заверительный лист) дела (формат А4).
Лист-заверитель дела N ____
В деле подшито (вложено) и пронумеровано ________________________________
(цифрами и прописью)
_________________________________________________________________________
(цифрами и прописью)
листа (ов)
в том числе: литерные листы _____________________________________________
пропущенные номера _____________________________________________________
___________________ + листов внутренней описи ___________________________
| Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
| 1 | 2 |
| | |
Наименование должности лица,
составившего заверительную надпись ______________________________________
(Подпись. Расшифровка подписи)
Дата ____________________
Личные дела регистрируются в книге (журнале) инвентарного учета личных дел.
Журнал инвентарного учета личных дел
| Номер дела | Фамилия и инициалы работника | Дата постановки дела на учет | Дата снятия дела с учета | Роспись работника, ответственного за ведение личных дел |
| 12-01 | Иванов И.А. | 12.01.2000 | | Сидорова |
Личные дела должны храниться в металлических шкафах или сейфах, имеющих надежные запоры.
В конце рабочего дня работник кадровой службы, ответственный за личные дела, должен проводить проверку наличия личных дел, а также закрывать и опечатывать шкафы с личными делами.
Кстати, если Вы не гос учреждение, то ведение личных дел не обязательно)))
