Личное дело , Публикация №571110

Вопрос о ведении личных дел не регулируется нормативными правовыми актами, и решение о том, в каких случаях заводить личные дела на работников, принимается самой организацией и регулируется локальными нормативными актами(например, Инструкцией по кадровому делопроизводству).
Состав личного дела определяется локальным нормативным актами организации.
Традиционно к документам, которые включаются в состав личного дела, относятся:

• внутренняя опись документов дела;
• анкета или личный листок по учету кадров;
• дополнение к личному листку по учету кадров;
• автобиография (резюме);
• копия документа об образовании, копия трудового договора;
• копия приказа о приеме на работу;
• копии приказов о переводе;
• документы, подтверждающие изменения анкетно - биографических данных;
• аттестационные документы;
• представления к переводам;
• копии приказов о поощрениях и налагаемых на работника взысканиях;
• другие характеризующие работника документы.

Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в каком конкретно подразделении он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.п.
Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу. А впоследствии – документы, характеризующие трудовую деятельность работника (например, аттестационный лист).
В завершение личного дела подшивается копия заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения и копия приказа об увольнении.
Личные дела учитываются как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы:
- порядковый номер дела;
- фамилия, имя, отчество работника;
- дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.
После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение, а освободившаяся обложка используется для помещения личного дела нового работника.
Личные дела могут выдаваться для ознакомления только работникам, занимающим определенные должности, и работнику, на которого заведено личное дело.
При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.
При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию руководителя предприятия во внутренней описи делается соответствующая запись. В отделе кадров хранятся личные дела только на работающих. Личные дела уволенных работников хранятся в архиве.
Исключением является оформление приема на работу государственных служащих, на которых в обязательном порядке заводятся личные дела (Федеральный закон от 27.07.04 №79 –ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
Состав личного дела госслужащего регулируется Указом Президента РФ от 30.05.05 №609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

скажите, а если записи в личных карточках велись неправильно, нужно их переделывать или оставить как их сделали?

Я работаю в колледже. Каждый год к нам приходят работать преподаватели по совместтельству, а в июне увольняются. Надо ли им каждый год новое лчное дело заводить? Или можно все приказы о приеме и увольнении складывать в хронологическом порядке и вести одно личное дело?
А карточки формы Т2 надо заводить новые?

Подскажите, плиз, что можно сделать. Неправильно заполнены карточки Т-2 (например, неправильно указан номер трудового договора, ОКПО и др. сведения). Работник уже уволился. Соответственно, если я внесу изменения, то работник своей подписью их не заверит.
Можно ли в этом случае исправлять ошибки? и если их заерю только я, будет ли это правильным?
В Т-2 больше ошибок, чем правильно заполненных полей(((
И ещё вопрос - в приказах на прием и увольнение стоят неправильные коды ОКУД и ОКПО. Нужно ли их исправлять (с учётом того, что часть сотрудников уже уволилась и подписать ничего не сможет)? и , если не исправлять, чем это грозит нашей организации при проверках?

По смыслу - принимаете нового работника. Значит новое личное дело.

Сначала удовлетворите мое любопытство - как Вы это обнаружили? Уволился работники, ЛК ДОЛЖНЫ находиться в номенклатурном деле за год, прошиты лежат себе спокойно в архиве, кто их проверял и зачем (просто любопытно).
По поводу исправлений - там что-то глобальное, кроме ОКПО есть??? Номер ТД измените (Вам уже отвечали в другой теме - зачеркните и аккуратно правильный номер напишите).

Тоже сомневаюсь, что кроме Вас это кто-то еще заметит. Вы специально что ли их проверяли?????

Ну здесь вы точно ничего не сделаете. ТОЛЬКО НЕ ПОДПИСЫВАЙТЕ САМИ ЗА СОТРУДНИКОВ!!!!


каких полей в Т-2. Тут нет такого. Нужно заполнять все. Я заполняю только те поля в Т-2 где точно знаю коды.


Как повезет. Но выборочно скорей всего посмотрят.


Ну коды в Т-2 они точно не проверяют. По крайней мере у меня не один инспектор не смотрел коды.

Вадим А, спасибо, ничего не подделываю и ни за кого не расписываюсь.
Снеженка, тоже спасибо. Роспись имеется в виду на третьей странице формы Т-2.

Ну как я поняла, это роспись вот про что:

Все верно Вы поняли. А эти записи точно повторяют записи в трудовой книжке. Таким образом

ну так если нет этих росписей в Т-2? что делать?

и на тех, у кого нет Т-2, но они ещё работают - заполнять?

Спасибо, поняла. ОК нынче - это я. Почти месяц уже)))) Соответственно, надо заполнить и подписать сегодняшним числом? Тогда с моей подписью, правильно?
Потому что если тем числом, когда должно было быть сделано - тогда только дирик был, остальные поувольнялись)

Так, поняла. На работающих делаю сегодняшним числом и подписываюсь от себя. На уволившихся - просто оставляю всё как есть. Так?