Галина, высылаю Вам инструкцию по делопроизводству. Вы сами ее просмотрите хорошо. Можете сами подредактировать, изменить, дополнить.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
(указать наименование предприятия)
_____________________ Ф.И.О.
«___»________________ 2009 года
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству
I Общие положения
Настоящая инструкция по делопроизводству Общества с (наименование предприятия) (далее по тексту именуется «Общество) устанавливает единую систему делопроизводства в Обществе и обособленных подразделениях Общества, а также порядок подготовки, оформления, прохождения документов, контроля за исполнением, четом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов.
В обособленных подразделениях ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на начальников обособленных подразделений.
Непосредственное ведение делопроизводства в обособленных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения.
II Порядок приема/увольнения на работу
2.1. Каждый гражданин, поступающий на работу, должен заполнить Анкеру (приложение № 1) и написать заявление о приеме на работу (приложение № 2).
Порядок прохождения документов:
• Все заявления работников (о приеме, об отпуске, об увольнении, о переводе) с визой согласования начальника обособленного подразделения направляются по электронной почте-факсом в Общество инспектору по кадрам для регистрации.
Заявления об отпуске и увольнении пишутся работников на имя генерального директора за 2 недели до предполагаемого срока отпуска или увольнения. (приложение №3,4,5)
• После регистрации заявления передаются генеральному директору для принятия решения.
• Решение оформляется генеральным директором в виде резолюции на заявлении работника.
• На основании резолюции инспектора по кадрам создает приказ.
• Подписанный генеральным директором приказ передается по электронной почте-факсом в обособленное подразделение. Сотрудник обособленного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства, знакомит работника с приказом (работник расписывается в приказах о приеме, об увольнении, о переводе) и подшивает приказ в папку. Сотрудник, имеющий право (на основании приказа генерального директора) на ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, на основании кадрового приказа вносит запись в трудовую книжку.
2.2. К заявлению о приеме и анкете работника необходимо прилагать ксерокопии следующих документов:
2.2.1. Трудовая книжка
2.2.2. Паспорт
2.2.3. Свидетельство пенсионного страхования
2.2.4. ИНН
2.2.5. Лицевой счет (для перевода заработной платы)
2.2.6. Справка по форме 2-НДФЛ с предыдущего места работы
2.2.7. Военный билет (для мужчин)
2.2.8. Документы об образовании
2.2.9. Водительские права (для должности водителя)
2.2.10. Медицинская справка
2.2.11. Свидетельство о браке/разводе
2.2.12. Свидетельство о рождении ребенка (детей)
2.2.13. Заявление на налоговый вычет (приложение №6)
2.2.14. Обязательство о неразглашении коммерческой тайны (приложение №7)
Все, перечисленные выше документы, инспектор по кадрам формирует в личные дела.
2.3. Каждого гражданина, поступающего на работу в Общество, необходимо знакомить со следующими локальными нормативными актами и предупреждать об ответственности за их несоблюдение:
2.3.1. Правила внутреннего трудового распорядка под роспись.
2.3.2. Положение о конфиденциальности информации.
2.4. С каждым гражданином, поступающим на работу в Общество, необходимо заключать (подписывать) следующие документы:
2.4.1. Трудовой Договор
Согласно ст.67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику под роспись, другой хранится у работодателя.
Трудовой договор составляется инспектором по кадрам и передается в электронном/бумажном виде в обособленное подразделение. В подразделении сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства, распечатывает договор и знакомит с ним нового работника. Подписанный работником договор сканируется и направляется генеральному директору на подпись. Копия подписанного генеральным директором трудового договора возвращается в обособленное подразделение и отдается на хранение новому работнику. Второй экземпляр договора хранится в Обществе у инспектора по кадрам.
2.4.2. Обязательство о неразглашении коммерческой тайны.
Обязательство о неразглашении коммерческой тайны заполняется в обособленном подразделении. После заполнения и подписания работником Обязательство передается инспектору по кадрам.
2.4.3. При оформлении работника на должность, связанную с обслуживанием материальных ценностей, необходимо заключить Договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
Должности, связанные с обслуживанием материальных ценностей: (перечислить должности)
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности составляется инспектором по кадрам и передается в электронном/бумажном виде в обособленное подразделение. В подразделении сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства, распечатывает договор и знакомит с ним нового работника. Подписанный работником договор сканируется и направляется генеральному директору на подпись. Копия подписанного генеральным директором договора о полной индивидуальной материальной ответственности возвращается в обособленное подразделение и отдается на хранение новому работнику. Второй экземпляр договора хранится в бухгалтерии Общества.
2.4.4. Заявление на налоговый вычет.
Заявление заполняется в обособленном подразделении. После заполнения и подписания заявление передается в бухгалтерию Общества.
2.4.5. Должностная инструкция.
Должностная инструкция хранится в обособленном подразделении. При приеме работник знакомится с инструкцией и расписывается в листе ознакомления.
В случае изменения работником фамилии, семейного положения, места жительства, рождения детей, смены паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, сотрудник обособленного подразделения, ответственный ха ведение делопроизводства, должен запросить у работника копии изменившихся и/или подтверждающих изменение документов и в трехдневный срок предоставить инспектору по кадрам Общества.
III Трудовая книжка
Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст.66 ТК РФ)
При приеме на работу в обособленное подразделение работник, имеющий трудовой стаж, должен предоставить трудовую книжку.
Если работник поступает на работу впервые и трудовой книжки у него нет, то новую трудовую книжку (и вкладыш к ней) в обособленном подразделении заводит ответственный за ведение, хранение, чет и выдачу трудовых книжек.
Для того, чтобы подтвердить правомерность использования бланка трудовой книжки для оформления впервые, от работника необходимо получить заявление с просьбой об оформлении трудовой книжки впервые и удержания стоимости трудовой книжки из заработной платы.
Бланки трудовой книжки и вкладыша к ней относятся к документам строгой отчетности. Учет трудовых книжек в обособленном подразделении ведет лицо, имеющее право на ведение трудовых книжек, в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей. В данной книге регистрируются все трудовые книжки сотрудников, которые работают в обособленном подразделении Общества.
Сотрудник, имеющий право на ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, обязан хранить трудовые книжки работников в сейфе или несгораемом шкафу, доступ к которому посторонних лиц запрещен.
За исключением случаев увольнения закон не предусматривает возможности выдачу на руки сотруднику его трудовой книжки.
Работник, утративший трудовую книжку, вправе получить ее дубликат по последнему месту работы в течение 15 дней со дня подачи заявления.
Трудовые книжки ведутся только на тех работников, для которых работа в данной организации является основной.
Правила оформления и заполнения трудовой книжки описываются в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003г. №69.
