Страшно подумать, сколько тратится драгоценного времени, да и сил, на то, чтобы подписать целый ворох документов. Эта проблема знакома как бухгалтеру, так и любому руководителю. Наверное, именно поэтому «братья по несчастью» все чаще заверяют бумаги с помощью факсимиле. Но всегда ли это достижение прогресса может заменить рукотворную подпись?
Мнения перемешались
В отечественном законодательстве понятие «факсимиле» упоминается лишь в Гражданском кодексе. Так, в пункте 2 статьи 160 Кодекса сказано, что использовать при совершении сделок факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования можно лишь «в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон». Выходит, пользоваться клише можно, только в том случае, если это обстоятельство предусмотрено договором между партнерами. Однако есть одно «но»: эксперты журнала «Расчет» отмечают, что сам контракт должен быть все равно заверен собственноручно. Кроме того, в письме от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042@ представители МНС отметили, что использовать факсимильную версию подписи на доверенностях, платежках и иных документах, имеющих финансовые последствия, категорически запрещено.
К обсуждению этого вопроса присоединился и Минфин. В своем письме от 26 октября 2005 г. № 03-01-10/8-404 финансисты пополнили «запретный» для использования клише список документов налоговыми декларациями, первичными документами и счетами-фактурами. Что касается последнего, то, проигнорировав ограничение и поставив на этом документе факсимильную подпись, за вычетом, скорее всего, придется идти через суд. Причем арбитражная практика в данной области весьма противоречива. Например, в постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 6 октября 2005 г. № А19-5465/04-5-Ф02-4848/05-С1 и ФАС Поволжского округа от 23 марта 2006 г. № А49-11937/05-521А/17 судьи заявили, что налоговое законодательство не содержит запрета на использование факсимиле при составлении счетов-фактур. Следуя принципу «все, что не запрещено – разрешено», можно смело применять клише. Вместе с тем некоторые представители правосудия твердо стоят на обратном (постановление ФАС Дальневосточного округа от 14 июня 2006 г. № Ф03-А51/06-2/1849).
Правила эксплуатации
Если компания все же решила прибегнуть к помощи факсимиле, то она должна составить инструкцию по его применению. В первую очередь в ней стоит указать перечень лиц, которые несут ответственность за хранение и применение клише, а также вид документов, в которых можно ставить дубликат подписи.
Для того чтобы разгрузить обстановку с «первичкой» и счетами-фактурами, руководителю целесообразно оформить приказ или доверенность на несколько лиц, которые смогут ставить на них рукотворные автографы (п. 3 ст. 9 Закона № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г., п. 6 ст. 169 НК). Также на основании пункта 5 статьи 80 Налогового кодекса доверенное лицо может заверять и различные декларации. Стоит отметить, что в этом случае к самой отчетности следует приложить копию подобной доверенности.
Юридическая сила факса
Зачастую фирмы сталкиваются с тем, что получить определенный документ от партнера нужно сию минуту, а он находится, мягко говоря, не по соседству. В такой ситуации практически все предпочитают обмениваться факс-посланиями, ведь не так уж много компаний используют в своей деятельности электронную подпись. Однако так же, как и в вопросе с клише, факсовые копии не очень-то и в почете.
Имеют ли они юридическую силу? Для ответа на этот вопрос обратимся опять же к Гражданскому кодексу. В пункте 2 статьи 434 Кодекса указано, что договор в письменной форме может быть заключен и путем обмена его копиями по факсу. При этом сей контракт признают действительным только в том случае, если возможно будет «достоверно установить, что документ исходил от стороны договора». На самом деле доказать, что фирма получила бумагу именно с факса контрагента, практически нереально, ведь подделать верхнюю строку, на которой указан номер аппарата отправителя, не так уж и сложно. Несмотря на это, многие суды принимают и такие контракты в качестве доказательства и считают их составленными в рамках закона. Только вот для полного спокойствия компаниям стоит прописать в соглашении возможность того, что обмен документами будет происходить посредством факсимильной связи (постановление ФАС Московского округа от 30 сентября 2002 г. № А40/6516-02).
Однако у инспекторов на сей счет свое мнение, и они порой отказываются брать во внимание «факсовый» вариант. Они даже могут на этом основании, например, отказать в подтверждении нулевой ставки НДС. Если компания столкнулась с таким произволом, то можно смело обращаться в суд. Служители Фемиды в таких случаях в основном встают на сторону налогоплательщиков (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 13 марта 2006 г. № А56-12718/2005, ФАС Поволжского округа от 20 июля 2006 г. № А12-25353/05-С35).
«Первичные» признаки
А как обстоят дела с факсимильными копиями счетов-фактур? С одной стороны, получить вычет на основании такого документа практически невозможно – контролеры не чествуют такую бумагу. Но обратиться к помощи правосудия все же можно попытаться, поскольку арбитры частенько поддерживают компании. Например, ФАС Западно-Сибирского округа подметил, что запрета на предъявление счета-фактуры покупателю путем использования факсимильной связи в налоговом законодательстве нет, а значит, как говорится, руки у организаций в этом плане полностью развязаны (постановление от 27 февраля 2006 г. № Ф04-599/2006 (19980-А27-6)). Естественно, шансы фирмы на победу возрастут, если к моменту судебного разбирательства она будет иметь на руках оригиналы (постановление ФАС Московского округа от 3 марта 2006 г. № КА-А40/853-06).
Что касается «первички», то пока ее факс-версия не имеет такой же юридической силы, что и подлинник. Дело в том, что одним из основных реквизитов первичного документа являются личные подписи должностных лиц (п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). На факсовом документе, само собой, оригинальных автографов не будет – всего лишь копия. Законодательство по бухучету не приравнивает на сегодняшний день такую бумагу к оригиналу.
Однако скоро, вероятно, ситуация изменится. В проекте положения по ведению бухгалтерского учета, подготовленного НСФО, установлено, что «к отражению в бухгалтерском учете могут приниматься также первичные документы, поступившие по факсимильным и электронным каналам связи».
Когда женьщине обламывают крылья ей приходиться летать на метле ;) 
