Тема форума: Сроки хранения документов | Форумы "Кадровое делопроизводство" | Сообщение № 158923
Страницы:12След.
Ответить
Сроки хранения документов
 
Уважаемые коллеги! Хочется услышать ваше мнение по поводу сроков хранения документов с учетом 02.03.2016 года № 43-ФЗ <О внесении изменений в ФЗ <Об архивном деле в РФ>. По вашему теперь все доки должны храниться не менее 50 лет или это только срок 75 изменен на 50, а которые были 5 лет так и остались?

Потом объясню почему возникли сомнения, хочу услышать ваши мнения и аргументы.
 
Вот это, кстати, отличный вопрос. Формально под определение документов по личному составу из 125-ФЗ подходят фактически все документы, образующиеся в процессе кадрового делопроизводства. Следовательно, если они созданы после 2003 г., то должны храниться 50 лет. Выходит, что приказ Минкультуры № 558 в части кадровых документов теперь повсеместно противоречит закону. При этом править его как-то никто не планирует.
 
И все? Больше "думающих" нет ? ))))))))

Nimphelos, я бы конечно с удовольствием обсудила с Вами этот вопрос, потому что он на самом деле новый и увидела уже разные мнения, но Вы постоянно переходите на личности и оскорбления, так что не хочется отдавать положительную энергию- спасибо за мнение. :handshake:
 
была уверена, что 75 изменили на 50.
Перечитала внимательно - да, получается, что теперь ВСЕ 50, кроме государственной негражданской службы...
Теперь задумалась чем это грозит...
 
Цитата
Снеженка пишет:
Больше "думающих" нет
есть. На работе побелкой занимаемся. Ремонт.
Да. Документы созданные с 2003 г. - 50 лет
Цитата
kremerman пишет:
кроме государственной негражданской службы...
Цитата
Снеженка пишет:
которые были 5 лет так и остались
да, остались.
 
Цитата
Да. Документы созданные с 2003 г. - 50 лет
Цитата
да, остались.
Какие "документы, созданные с 2003 г.", хранятся 50 лет? Почему Вы не относите к этим документам те, которые, по-Вашему, должны хранится 5 лет?)
 
Какие все лентяи ((((( 143 просмотра и три человека высказались (((((
Серега, чего думаешь? Или боишься сказать неправильно и получить тапком в лоб? :D
А я не боюсь))))) Не только тапки над нами летали. Пули свистели над головами)))))))

Итак, почему я задала этот вопрос. КАЗАЛОСЬ БЫ

Цитата
kremerman пишет:
получается, что теперь ВСЕ 50, кроме государственной негражданской службы...
Но читаю комментарии к этому ФЗ в Консультанте (полагаю, это не наши с вами комментарии, а как-бы помощь тупеньким, которые сами не могут понять как читать закон)
Цитата
Какие документы - архивные

Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (п. 2 ст. 3 Закона N 125-ФЗ).
Любой архивный документ принадлежит собственнику. Например, юридическому или физическому лицу, которое владеет, пользуется архивными документами и распоряжается документом в пределах, установленных законом или договором. Право собственности на архивные документы охраняется законом. Изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами, запрещается (п. 18 ст. 3, п. 1 ст. 9, ч. 1 ст. 12 Закона N 125-ФЗ).

Что включают документы по личному составу

Документы по личному составу - это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона N 125-ФЗ). Они перечислены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень). Это документы (приказы, распоряжения, карточки):
- по приему на работу, перемещению, совмещению, переводу, увольнению;
- по аттестации, повышению квалификации, присвоению званий (чинов);
- по изменению фамилии;
- по поощрению, награждению;
- по оплате труда, премированию, различным выплатам;
- по всем видам отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусков по уходу за ребенком, отпусков без сохранения содержания (заработной платы);
- по дежурствам по профилю основной деятельности;
- по длительным внутрироссийским и зарубежным командировкам, командировкам для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

Многие из этих документов образуются в процессе деятельности обычных коммерческих организаций. Они составляют так называемый документальный фонд (п. 2.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила)).

Сколько хранить документы

До настоящего времени Росархив предписывал организациям определять сроки хранения таких документов по Перечню, то есть в течение 75 лет (Письмо Росархива от 30.10.2015 N 6/2504-Н). Теперь документы по личному составу, в том числе в коммерческих организациях, хранятся в зависимости от даты их создания:
- документы, созданные до 2003 г., - не менее 75 лет со дня создания;
- документы, созданные начиная с 2003 г., - не менее 50 лет со дня создания.
Но не каждая коммерческая организация просуществует столь долго. Поэтому документы по личному составу следует передавать на хранение в архив (п. 4.1 Правил).

С.К.Каверин
Эксперт "НА"
Обращаю внимание, что перечислены только те приказы, которые имели срок хранения 75 лет. А где пятилетние????
Читаем второй комментарий
Цитата
"Оплата труда: акты и комментарии для бухгалтера", 2016, N 4

КОММЕНТАРИЙ
К ФЕДЕРАЛЬНОМУ ЗАКОНУ ОТ 02.03.2016 N 43-ФЗ
"О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН
"ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"

Федеральным законом от 02.03.2016 N 43-ФЗ внесены изменения в Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
До вступления в силу комментируемых поправок организации обязаны были хранить документы по личному составу (отражающие трудовые отношения работника с работодателем), включаемые в Архивный фонд РФ, в течение 75 лет. По новым правилам, если такой документ создан в 2003 г. или позже, срок его хранения составляет как минимум 50 лет с момента оформления (то есть на 25 лет меньше). Если же документ создан до 2003 г., он должен по-прежнему храниться в организации не меньше 75 лет. Для документов по личному составу, которые касаются прохождения госслужбы, предусмотрены специальные правила.

С.В.Тяпухин
Эксперт журнала
"Оплата труда:
акты и комментарии
для бухгалтера
И все???? А где про 5 лет хранения? То есть их вообще никто не упоминает. Возникает подозрение, что может только 75 на 50 заменили, а пятилетние не трогали???

Ну вот как так можно писать законы, чтобы потом было непонятно как их применять (((((( По сути теперь что - и ГО, и табеля хранить 50 лет????

Кто Гарантом пользуется? Там какие комментарии?
 
Цитата
Снеженка пишет:
Серега, чего думаешь? Или боишься сказать неправильно и получить тапком в лоб? :D
А я не боюсь))))) Не только тапки над нами летали. Пули свистели над головами)))))))
А мне нечего сказать просто по данной теме, сам ещё не разобрался и чего молоть языком попусту.
В отпуск хочу, а как выйду можно будет и запариваться по данной теме или уже выйдут разъяснения. Чего бежать впереди паравоза, тема то не самая актуальная. Я если честно вообще не люблю торопиться уничтожать документы, пускай вылежатся при наличии места, есть не просят в конце концов.


Цитата
Снеженка пишет:
Ну вот как так можно писать законы, чтобы потом было непонятно как их применять (((((( По сути теперь что - и ГО, и табеля хранить 50 лет????
Вообще глупо конечно хранить 50 лет, т.к. не настолько существенные документы. Да и про срок давности не забываем, кому они нужны будут даже через 10 лет????
 
Цитата
Серега пишет:
Чего бежать впереди паравоза, тема то не самая актуальная.
Кому как. Я вот пришла в новую организацию, тут ваще все в куче. Вернее в 4 кучах с одинаковыми номерами)))))) И мне как раз таки нужно срочно сделать все правильно.

Цитата
Серега пишет:
Я если честно вообще не люблю торопиться уничтожать документы
Речь не об уничтожении, а о формировании номенклатурных дел.

Цитата
Серега пишет:
Да и про срок давности не забываем
У документов срок хранения, а не срок давности)))))) И речь не о том, что кто-то будет требования по ним выставлять. Для каких-то других целей тоже может быть. Ну короче вопрос.....

Серега, у Вас Гарант? Покидайте, плиз, комменты оттуда, или в личку можно. Я консультант терпеть не могу. Он для бухов. А для кадровиков минимум информации.
 
Цитата
И все???? А где про 5 лет хранения? То есть их вообще никто не упоминает. Возникает подозрение, что может только 75 на 50 заменили, а пятилетние не трогали???
Ну это комментаторы фиговые.

Формально раньше именно закон вообще не устанавливал сроки хранения документов в общем случае. Раньше ст. 22 устанавливала 75-летний срок хранения документов по личному составу, но не любых, а лишь включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации. Поскольку в общем случае документы по личному составу никто в состав АФ не включал, то как бы и норма это не особо-то применялась и ничему не противоречила. Зато был приказ Минкультуры, который и устанавливал сроки хранения практически для всех документов, образующихся в рамках кадрового делопроизводства в организациях. А теперь законом почему-то решили установить срок хранения для всех документов по личному составу вообще без каких-либо уточнений. При этом консультантовские комментаторы пытаясь скрестить слона с носорогом почему-то пытаются подменить определение документов по личному составу из закона тем перечнем документов, которые прямо поименованы как документы по личному составу в приказе Микультуры (да и то, как Вы верно заметили, упомянуть решили только те, которые хранятся 75 лет, как-то забыв про остальные). Вместе с тем из определения ЗАКОНА таки явно следует, что к документам по личному составу относятся и графики отпусков, и табели, и все прочее. В результате надо признать, что сейчас очевидно существует проблема противоречия закона и приказа Минкультуры.

Цитата
Кто Гарантом пользуется? Там какие комментарии?
Если Вы про комментарии самого Гаранта, а не какую-нибудь похожую бредятину, которая может размещаться в системе, то их нет. Мы тут тоже не знаем, что с этим делать.
 
Цитата
Снеженка пишет:
У документов срок хранения, а не срок давности)))))) И речь не о том, что кто-то будет требования по ним выставлять. Для каких-то других целей тоже может быть.
Табель и ГО, однозначно может потребоваться только при РАЗБОРКАХ с работниками или проверяющими.
Цитата
Снеженка пишет:
у Вас Гарант? Покидайте, плиз, комменты оттуда, или в личку можно.
На данный момент у меня "голый Вася" экономия, чтоб её лесом через коромысло. :evil
Цитата
Снеженка пишет:
Я консультант терпеть не могу. Он для бухов. А для кадровиков минимум информации.
Да мне он тоже не по душе, особенно из за некоторых спорных комментариев + забывают частенько указывать ещё пути решения вопроса, хоть и не популярные.
Цитата
Снеженка пишет:
Речь не об уничтожении, а о формировании номенклатурных дел.
Да это то всё ясно. Но не столь существенно. У меня тоже все отпуска идут в одно и чего??? Пытался изменить не слышат. А мне чего больше всех надо, тем более вопрос не столь существенный?!?! Ну и будут храниться по максимальному сроку, да и в пень их.
 
Цитата
Серега пишет:
тем более вопрос не столь существенный?!?! Ну и будут храниться по максимальному сроку, да и в пень их.
Да вот нет.
1. ЕСЛИ бы сроки хранения остались, то архивы не приняли бы у вас доку с 5-летним сроком хранения. Пришлось бы дербанить дело, прописывать почему дыры и т.д. - короче головняки тем, кто сдавал бы дела в архив.
2. Если хранить доки дольше чем положено, можем сами себя подставить с той же проверкой. Прошло 5 лет, мы спрятали дела, написали акт об уничтожении и не важно какие там косяки в них были. А когда они в наличии и хранятся с остальными - ой-ё....... Ведь для выявления нарушений сроков нет, если я не ошибаюсь.
Изменено: Снеженка - 09.06.2016 12:52:59
 
Цитата
Ведь для выявления нарушений сроков нет, если я не ошибаюсь.
Есть. Те же, что и для обращения в суд.
 
Цитата
Снеженка пишет:
что может только 75 на 50 заменили, а пятилетние не трогали???
да, где - 75 лет заменили на 50 (с 2003 г.), а как было 5 лет так и осталось
 
Валентина+Валентина, откуда такая категоричность? ))) Может Вы знаете то, что нам неизвестно? Поделитесь))))) :friends
 
Цитата
Снеженка пишет:
Может Вы знаете то, что нам неизвестно?
Читала письмо архива в вышестоящие органы. Итог - 50 лет
 
Цитата
Валентина+Валентина пишет:
Читала письмо архива в вышестоящие органы
Честно говоря не совсем понятная формулировка - чье письмо и кому. На слово не верим)))))) почему - потому что понимание документов у всех разное. Уж если мы все ТК трактуем по разному)))))) Так что очень хотелось бы видеть сей документ! :friends
 
Покопалась в истории принятия закона «О внесении изменений в Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации"».
Изначальный замысел сокращения срока хранения документов:
- сократить расходы на их содержание в государственных и муниципальных архивах, в архивах органов государственной власти и местного самоуправления, организациях независимо от формы собственности,
- освобождение в указанных архивах дополнительных площадей для приема документов постоянного срока хранения.
При этом законопроект предусматривает обеспечение сохранности документов по личному составу за тот период времени, когда персонифицированный учет не осуществлялся. Т.е. до 2003 года.
Это тезисы из пояснительной записки к проекту федерального закона в октябре 2014 г.
Здравую мысль высказал Комитет по культуре в своем заключении при рассмотрении в первом чтении в январе 2015:
«Согласно статье 3 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» к документам по личному составу относятся архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Такими документами являются приказы, распоряжения, личные дела, счета работников. В перечень документов по личному составу входят документы, по которым работник может подтвердить не только стаж и заработную плату, сведения по которым собирают органы Пенсионного фонда Российской Федерации, но и другие юридически значимые факты, отражающие трудовые отношения работника и работодателя (поощрения, присвоение званий, аттестация и т.д.).
В связи с этим, в тексте законопроекта следует рассматривать не все вышеназванные документы по личному составу, а только связанные с пенсионным обеспечением граждан».
К сожалению, их не услышали.
Даже в заключении Комитета Совета Федерации по науке, образованию и культуре от 24.02.2016 (т.е. практически накануне подписания) растолковывается что надо хранить:
«…Федеральный закон, внесенный Правительством Российской Федерации, направлен на оптимизацию и сокращение физических объемов ведомственного архивного хранения документов по личному составу (приказов, личных дел, бухгалтерских лицевых счетов). В соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ "Об индивидуальном персонифицированном учете в системе обязательного пенсионного страхования», создана и с 2003 года ведется в полном объеме информационная база индивидуального персонифицированного учета, включающая сведения в отношении каждого застрахованного лица в период его трудовой деятельности и позволяющая назначить в будущем трудовую пенсию по старости. Федеральным законом уточняются сроки временного хранения документов по личному составу, созданных в период до 2003 года - в течение 75 лет, и после 2003 года - в течение 50 лет, а также сроки временного хранения таких документов по гражданам, проходящим государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой. С этой целью вносятся соответствующие изменения в Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»…»
Почему закон приняли в нынешнем виде без всяких уточнений и расшифровок, непонятно. Ведь сами законодатели при обсуждении были вынуждены друг другу объяснять все детали.
И теперь, если хранить все документы по ЛС по 50 лет (все, созданные после 2003 г.), то смысл поправок теряется. Макулатуры станет во много раз больше.
Но это так, мои мысли на тему… Поворчать…
 
rippi, :handshake: Правда, яснее не стало :D
 
А тем временем нам ответил Росархив:

Цитата

Письмо Федерального архивного агентства от 8 августа 2016 г. № 7/1742-Н

Вопрос: 1. В соответствии со ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ в коммерческих организациях все документы по личному составу, созданные до 2003 года, должны хранится не менее 75 лет со дня создания, а созданные после 2003 года — не менее 50 лет. Согласно п. 3 ст. 3 Закона N 125-ФЗ документы по личному составу - это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. То есть формально под данное определение подпадают практически любые документы, образующиеся в процессе ведения кадрового делопроизводства в организации. В частности, такое определение позволяет отнести к документам по личному составу в том числе приказы об отпусках, о командировках, о дисциплинарных взысканиях, графики отпусков, табели учета рабочего времени. Вместе с тем согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558, сроки хранения указанных документов составляют (в зависимости от документа) 1 год или 5 лет. Относятся ли перечисленные документы к документам по личному составу и каков срок их хранения?
2. Является ли документом по личному составу трудовая книжка? Каков срок ее хранения?
3. Верно ли, что для всех документов по личному составу, в отношении которых Перечень устанавливает срок хранения 75 лет, срок хранения в настоящий момент составляет 50 лет, если они созданы в коммерческой организации после 2003 года?

Ответ: Федеральное архивное агентство рассмотрело письмо и сообщает следующее. Документы по личному составу (трудовые договоры, личные дела, приказы о приеме, переводах и увольнении сотрудников, приказы об отпусках, приказы о командировках, приказы о поощрениях, приказы о дисциплинарных взысканиях, графики отпусков и др.) имеют разные сроки хранения в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 г. № 558. Трудовая книжка сотрудника хранится по месту работы в организации до увольнения сотрудника, срок хранения невостребованных трудовых книжек работниками - 50 лет. Для всех документов по личному составу, в отношении которых Перечень устанавливает срок хранения - 75 лет, срок хранения в настоящий момент предполагается 50 лет с момента закрытия этих дел делопроизводством, если они созданы после 2003 года. Соответствующие изменения планируются внести в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года.

И.о. Руководителя О.В. Наумов
 
Цитата
Nimphelos пишет:
Для всех документов по личному составу, в отношении которых Перечень устанавливает срок хранения - 75 лет, срок хранения в настоящий момент предполагается 50 лет с момента закрытия этих дел делопроизводством, если они созданы после 2003 года.
То есть, те , которые хранились 5 лет, так и будут храниться 5 лет???? Но как же об этом догадаться простым смертным? ))))))
 
Цитата
То есть, те , которые хранились 5 лет, так и будут храниться 5 лет????
Я тоже это понял именно так.

Цитата
Но как же об этом догадаться простым смертным? ))))))
А понятия не имею. А главное, совершенно не ясно, как это вообще соотносится с законом. То есть трудовая книжка - это у них документ по личному составу и срок хранения, соответственно, 50 лет, а какой-нибудь приказ об отпуске - не документ по личному составу.
 
Nimphelos, спасибо огромное за то, что выложили сей документ. :handshake: Радует то, что они "собираются вносить изменения" )))))) только опять же - когда это будет )))))) Короче, все как всегда, через одно место. Для себя делаю вывод: как регистрировала отдельно отпуска для обычных работников, командировки и взыскания - так и буду их в отдельном НД вести. Если что - пусть себе хранятся дальше)))))

Плохо то, что сейчас на местах "головы" напрягают кадровиков, типа все в куче регистрируйте. Потом вот они родят эти изменения к ФЗ - и снова головная боль: как делить и прочее..... Бедные кадровики....
 
Вот "умеют " же должностные лица давать четкие и понятные ответы. :D Сколько раз писала запрос - отписываются теми же цитатами из закона, которые я и сама вижу. То ли сами не могут понять что написано, то ли боятся на себя взять ответственность за разъяснения.
 
Цитата
Снеженка пишет:
Для себя делаю вывод: как регистрировала отдельно отпуска для обычных работников, командировки и взыскания - так и буду их в отдельном НД вести.
так об том не было сказано, чтобы вместе с чем-то складывать и хранить 50 лет.
Храним отдельно, и как было 5 лет так и осталось.
Страницы:12След.
Ответить
Читают тему
Форма ответов
 
Текст сообщения*
Перетащите файлы
Ничего не найдено
Файл