Возник спор. Можно ли хранить копии паспортов в личном деле работника. , Публикация №71947

В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива <4> и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС России (2002) в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:
- личный листок по учету кадров или анкета <5>;
- дополнение к личному листку по учету кадров;
- автобиография;
- копии документа об образовании;
- трудовой договор (экземпляр работодателя);
- договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
- характеристики (рекомендательные письма);
- заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);
- выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
- выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;
- выписки (копии) документов об аттестации (отзывы, аттестационные листы и пр.).
--------------------------------
<4> Рекомендации Мосгорархива носят исключительно рекомендательный характер и касаются прежде всего государственных организаций. Любые ссылки на то, что указанный список документов обязателен, - ничтожны и незаконны.
<5> И личный листок, и анкета обязательно предусмотрены только для государственных служащих. Использование форм этих документов другими структурами носит добровольный и произвольный характер и не исключает разработки собственных форм, аналогичных упомянутым.
С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола (так рекомендует Мосгорархив - Прим. автора)) (иным вариантом является подшивание при помощи иглы и суровой нити в два прокола, сделанным обыкновенным дыроколом) в отдельную папку. Пример оформления лицевой стороны обложки личного дела приведен в приложении N 1.
Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы (например, документы о прохождении работником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий, награждении грамотой и т.д.) и т.п.). Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии работников и т.п. <6>.
--------------------------------
<6> Подобные документы, как правило, хранятся в специальных кармашках, расположенных на внутренних сторонах обложки.

Я полность поддерживаю Personal-security, хорошо конечно таким сомоуверенным кадровы работникам, которые все делают с первого раза и всегда только правильно, но лично я предпочитаю делать копии документов и хранить их в карточках сотрудников, паспотрные данные нужны для бухгалтерии, для оформления доверенностей и если при первоначальной записи допустить ошибку, потом ее будет тяжело вывести. А по поводу неразглашения и хранения этой информации, лично я за это подписываюсь!!!!

Personal-security, Ваш ответ вызывает уважение. Редко кто признает свои ошибки, еще реже в них признается.

Ну, делаете Вы копии, а хамить зачем? Кто виноват вам в том, что с первого раза все делаете неправильно? Кто мешает еще раз сверить внесенные в Т-2 данные с оригиналами документов, вместо того, что бы тратить время на изготовление копий? Организуйте правильно свою работу, и тогда Вам не придется завидовать тем, которые все делают правильно с первого раза.

Зачем хранить в Т-2 кучу копий, ведь карточка постоянно нужна для оперативной работы - то для внесения записей, то для подсчета стажа для оплаты больничного, то адрес работника или его телефон нужен. А когда в карточке куча хлама, брать ее в руки не хочется. Отсюда у вас и начинаются завалы в работе - то больничные задержали, то приказы на отпуск или перевод не вовремя занесли в Т-2. В голове от этого тоже хаос, неуверенность в себе, начинаете суетиться, пытаетесь сэкономить время на оформлении, чтобы подстраховаться - делаете копии. Вот и пришли к тому с чего начали...

Я лично храню в личном деле копии паспортов. дипломов, повышений фальсификаций и т.д. а то могут что - нибудь затребовать, а у меня нет.

Простите - это что Вы имеете в виду??

Ахаха!


Ну. и зачем Вам это нужно - хранить копии для бухгалтерии. Вы тратите свое время на их изготовление, перекладывание с места на место, замену старых копий на новые при смене паспортов, Вас постоянно отвлекают от работы просьбами дать копию чьего-то паспорта..., а кто-то даже недовольство начинает выказывать если вдруг у вас чьей-то копии не оказалось.
Получается что Вам для кадровой работы копии паспорта не нужны, а делаете Вы их лишь для того, чтобы потратить свое время на чужие проблемы, т.е. позволяете вешать на себя "чужих обезьян".
Пусть запрашивают копию паспорта у самого работника. Так по крайней мере и работник будет знать кто и для каких целей употребил его паспортные данные.
У меня тоже бывают запросы - дайте мне копию паспорта. Я отвечаю, что копий паспорта у меня нет и хранить их у себя я не имею права, и знаете, оказывается что они вполне могут и сами, без меня, решить свои вопросы.

Есть кадровики и бухгалтера, которым прямо удовольствие какое-то доставляет вызывать работников к себе постоянно (то ли значимость свою повышают, то ли работы мало...). Мы стараемся своих работников дергать как можно реже - на смене у них нет возможности к нам тащиться, а после смены - их законный выходной, отдохнуть людям нужно, заняться своими делами. Поэтому не считаю зазорным или обременительным давать бухгалтерии, другим отделам, всю нужную информацию по работникам (соответственно по максимуму получаю ее при приеме, в том числе и эти злосчастные копии....)

Волшебный семинар.
Штрафы за нарушение трудового законодательства для юр. лиц действительно составляют от 30 до 50 т.р., причём штраф назначается не за каждое нарушение, а по сумме нарушений. И последнее, к чему будут придираться при проверке, это наличие в личном деле копий паспортов.
Ещё раз для тех, кто никогда не проходил плановую проверку ГИТ: нарушения при такой проверке будут найдены всегда. Вопрос только в количестве и качестве этих нарушений.
Так что если вам удобно иметь копии паспортов в ЛД - имейте на здоровье. И пусть это будет вашим самым серьёзным нарушением.

Вы намекаете на "широкий простор" для коррупционных действий?


Интересно, а на этом "чудо-семинаре" как-нибудь подкрепляли свои слова ссылками на нормативные акты?

Буду благодарен за ссылочку на акт, в котором написано, что запрещено какие-либо документы получать у работника, в т.ч. и копию паспорта. И то что "личное дело должно называться не личным делом" - это вообще вызывает широкую улыбку (по крайней мере пока)

Вот вам два решения суда:
***rusrim.blogspot.ru/2015/05/blog-post_30.html
***rusrim.blogspot.ru/2014/11/blog-post_29.html
Надеюсь, поможет разобраться в вопросе.

Здравствуйте
Хочу услышать мнение
при проверке обр. надзора, ну или любой другой - могут ли придраться к тому что копии (паспорта и трудовой книжки) хранящиеся в ЛД сотрудников преподавателей - распечатаны на черновиках, ?
у нас прием срочников внешних совместителей на 10 дней для проверки экзаменов до 800 человек, за один месяц в году - и в целях экономии бумаги я начала копировать (паспорт ИНН трудовую) на черновиках, а ГБ меня заругала что в ЛД можно только на чистовиках....
Может мне после занесения в 1С вообще все эти копии уничтожить - чтоб глаз никому не мозолили?
так наверное всем проще жить будет, и спокойнее:D
но копии ТК для подтверждения наличия педагогического стажа и основного места работы - должна храниться в ЛД - а эти копии по 10 страниц бывают, жалко бумаги ((((