Тема форума: Как подшиваете личные дела? | Форумы "Кадровое делопроизводство" | Сообщение № 76327
Vasia.pngПриветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле! Наш форум - для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. Будьте вежливы))) Создавая новую тему, пожалуйста, формулируйте ее точно, полно и ясно. 
Не оставляйте в сообщениях активных ссылок на другие ресурсы. 
Участники, которые на форуме активно и грамотно отвечают на вопросы коллег, получают подписку на журнал "Кадровик-практик" в подарок

Страницы:12След.
Ответить
Как подшиваете личные дела?
 
Добрый день!

вышел спор с предыдушим кадровиком. Она все личные дела формирует в бумажном скоросшивателе ( самом дешевом и простом). далее эти скоросшиватели лежат в коробках из под бумаги. На настоящий момент половина скоросшивателей мятая\рваная. Документы внутри тоже постоянно мнутся\рвутся, т.к. каждый новый листок подшивается в самый низ папки, т.е. ВСЕ листочки вынимаются из скоросшивателя, вниз кладется новый, и все в обратном порядке подшивается. Это оч трудоемкий и бесячий процесс))). Из за одного листочка каждый раз разподшивать.подшивать все дело ( а некоторые дела у нас оч толстые)
Вопрос:

- где написано что надо подшивать именно так. Что в хронологическом порядке понятно. Можно последний издапнный документ подшивать сверху? т.е. в обратном порядке?

- где написано что личные дела Обязательно надо именно в самых дешевых бумажных скоросшивателях надо хранить?

я хочу поменять папки на пластиковые с кольцами. чтоб если и подшивать доки вниз, то хоть все их не доставать\подшивать по новой каждый раз.

Мой опонент ссылается что им проверка сделала замечания, т.к. дела хранились в папках с завязками). Потом вот подшили все в скоросшиватели. Но чем плохи папки пластиковые с кольцами не понятно. Нельзя говорит, вас заставят переделывать(
 
Цитата
написал:
Можно последний издапнный документ подшивать сверху?
Вы их не подшиваете. Это очевидно. Подшить можно один раз. Сформировать в хронологическом порядке и прошить. А вы их просто скрепляете, причем так, что потом подшить уже невозможно - из-за дырок.

Цитата
написал:
где написано что личные дела Обязательно надо именно в самых дешевых бумажных скоросшивателях надо хранить?
НИГДЕ не написано, что личные дела нужно ИМЕТЬ. Начнем с этого. Кроме госструктуры. А уж если вы в своем ЛНА закрепили обязанность их ведения, то дальше применяйте ГОСТы по оформлению номенклатурных дел.
Цитата
написал:
я хочу поменять папки на пластиковые с кольцами
.... вот прям рука-лицо)))) девушки, вы реально думаете, что дешевые скоросшиватели отличаются от пластиковых с кольцами в плане определения законности формирования? )))))
 
так вот и мне это удивительно. но ведь кадровик с 50 летним стажем))) Я не знаю почему она мне доказывает что только бумажный скоросшиватель единственное законное место хранения.

про необязательность все ясно. мы ведем, нам это удобно. а можно просто вести как хотим ( напроимер в инструкции по кадровому документообороту пропишем)? номенклатурные дела по срокам хранения же формируются, а мы все вместе храним... и приме\перевод и отпуска... все что возникает касательно работника, все в дело прикрепляем.
Изменено: Elena Zamyatina - 27.01.2022 14:23:21
 
Снеженка ,спасибо)

извините уж за дурацкие вопросы)))
Изменено: Elena Zamyatina - 27.01.2022 14:28:28
 
Цитата
написал:
Т.е как хотим так ведем, никто нам не может указывать как это делать?
Вы не бюджет? Кто такие вот эти
Цитата
написал:
проверка сделала замечания
?
Я например личные дела почему закрепила в ЛНА: так проще работать с документами работника, чем раскладывать их по НД. То есть, в составе личного дела у меня: Трудовой договор и соглашения к нему, согласие на обработку ПД, заявление о выборе кредитной организации, уведомления и заявления, которые не относятся к обычным отпускам (например те же уведомления по выбору способа ведения трудовой, заявление на ОБиР или ОУР), заявление об увольнении , справки при увольнении.
То есть, если личных дел нет, то должны быть отдельные НД с трудовыми договорами работников, с соглашениями, с согласиями и т.д. Это не удобно.
Личное дело у меня лежит просто в файле. Когда увольняется работник - все формирую в хронологическом порядке и прошиваю как положено: на три прокола.
 
Цитата
написал:
номенклатурные дела по срокам хранения же формируются, а мы все вместе храним... и приме\перевод и отпуска..
В смысле??? Приказы что ли раскидываете по личным делам? Это однозначно не правильно. Туда можете только копии приказов класть (хотя зачем обезьянья работа). А оригиналы обязательно формируются в номенклатурные дела.
 
Мы МАУ - муниципальное автономное учреждение )

кто нас только не проверяет))) счетная палата как самое серьезное... а так и учредители, и гит. и кто во что горазд)

что тогда была за проверка не помнит. это 2008г.
 
копии конечно)
 
Цитата
написал:
копии конечно)
Ну я не считаю нужным делать обезьянью работу: копировать по сто раз. зачем? Экономлю бумагу собственника))))
В личной карточке все номера и даты указаны. Найти в НД в случае необходимости пять сек.
 
Цитата
написал:
Личное дело у меня лежит просто в файле. Когда увольняется работник - все формирую в хронологическом порядке и прошиваю как положено: на три прокола.
Можно тагумент, что в 3 прокола? Всегда в четыре прокола и 1-1,5 см от левого края бумаги. В три прокола обычно делаются документы, которые скрепляются пломбой (бумажной) и хвостик наружу (например договоры кули-продажи, копии документов для предоставления куда либо). Я бы у Вас завернул, заставил перешить в 4 прокола. :bad
 
Цитата
написал:
Мы МАУ - муниципальное автономное учреждение )кто нас только не проверяет))) счетная палата как самое серьезное... а так и учредители, и гит. и кто во что горазд)что тогда была за проверка не помнит. это 2008г.
Тогда всё понятно, я так и подумал. Сам вшивал документы в такие тома, только не дешёвые картонные обложки. К стати, в правилах по архивной деятельности чётко прописано корки дел должны быть из плотного картона, а не рассыпающиеся от нечаенного прикосновения.
 
Цитата
написал:
Можно тагумент, что в 3 прокола?
ГОСТ. Допускается 3 или 4 прокола. Сейчас процитировать не могу, дома нет К+.
 
Цитата
написал:
Цитата
написал:
Можно тагумент, что в 3 прокола?
ГОСТ. Допускается 3 или 4 прокола. Сейчас процитировать не могу, дома нет К+.
"Основные Правила работы архивов
организаций"

(одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.

3.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

 
Цитата
написал:
"Основные Правила работы архивоворганизаций"
а вот нефик ИМ плодить кучу разных документов, которые противоречат друг другу. Не хочу терять время выходного дня и искать этот ГОСТ в инете. В понедельник постараюсь не забыть, процитирую.
 
Цитата
написал:
В понедельник постараюсь не забыть, процитирую.
:popkorn :oops:
 
Архивист, я уже и забыла :D :friends

А вот и не могу найти тот ГОСТ)))) Консультант паленый, плюс без недействующий ГОСТов, возможно он уже там. Ибо в 2008 , придя на гражданку и прошивая ранее в МВД только на 4 прокола (потому что "так надо" - без лишних слов и рассуждений )))), была ткнута носом в ГОСТ, где написано, что можно и в три - и так и стала делать. А сейчас вот только нахожу что

Цитата
Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

4.21. Документы, составляющие дело на бумажном носителе, подшиваются на четыре прокола (на три прокола - для малоформатных дел) в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них, металлические скрепления из документов удаляются.
Изменено: Снеженка - 02.02.2022 08:16:31
 
Добрый день, коллеги! Для меня спор ни о чём, но зацепило...))) Вот что нашла в Консультанте:

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 31 марта 2015 г. N 526
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ
ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ,
ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯХ



4.21. Документы, составляющие дело на бумажном носителе, подшиваются на четыре прокола (на три прокола - для малоформатных дел) в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них, металлические скрепления из документов удаляются.

Не ссорьтесь, пожалуйста)))
 
Туристка, прямо над Вашим сообщением его процитировала))))
Цитата
написал:
Не ссорьтесь, пожалуйста)))
Удивляют такие формулировки, когда идет обычная дискуссия.... :oops:
 
Цитата
написал:
Туристка, прямо над Вашим сообщением его процитировала))))
Сначала написала, потом перечитала сообщение вверху))) Думала, что своё сообщение стёрла, но нет)))
Я полазила в Консультанте, но ГОСТа по личным делам именно не нашла, только по НТД. Может его и нет?
 
Цитата
написал:
ГОСТа по личным делам именно не нашла
Так не по личным делам, а по формированию дел в целом. Личные дела в целом не предусмотрены законом, какой уж ГОСТ по ним....
Страницы:12След.
Ответить
Читают тему (гостей: 1)
Форма ответов
 
Текст сообщения*
Перетащите файлы
Ничего не найдено
 

Отписаться от сообщений с форума

Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Вместе с тем, убедительная просьба к участникам - при общении   не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д. Если Вы заметили сообщение, которое, возможно нарушает закон или правила форума, пожалуйста, напишите нам >> 

Пример HTML-страницы






Бесплатные ресурсы

Справочная база

Пошаговые инструкции
Образцы документов
Статьи и консультации
Разъяснения Роструда, НПА

Рассылки

Подпишитесь на наши рассылки:
- новые публикации,
- новости законодательства

Самоучитель

Познавайте кадровый учет сами с нашим самоучителем по кадровому делопроизводству

Кадровый аудит

Кадровый аудит своими силами. Найдите у себя эти ошибки и исправьте их

Фотообои

Фотообои с производственным календарем на 2022 год

Опросы

Опросы по сложным вопросам кадровой практики