Возник спор. Можно ли хранить копии паспортов в личном деле работника. , Публикация №100073

Вообщем жуть)) По логике, какая разница где хранить, отдельно или в одной папке, все равно у меня все в сейфе)) Не понимаю, почему вместе нельзя, а в отдельной папке можно))

Случайно попал в эту тему и так и не увидел исчерпывающего ответа. Отвечаю:

Копию паспорта с фотографией в личном деле хранить можно, и даже нужно в соответствии с трудовым законодательством.

Разберемся по порядку:

1) Копия паспорта содержит биометрические персональные данные (фотографию) - это верно и вытекает из определения (ч.1 ст.11 Федерального закона №152-ФЗ "О персональных данных";)

2) Копия паспорта является бумажным носителем и Требования к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных (утв. постановлением Правительства РФ от 6 июля 2008 г. №512) на нее (ксерокопию) НЕ распространяются, в соответствии с пп. б) п.3 этих же правил.

3) Более того, даже письменного согласия на обработку биометрических персональных данных брать у сотрудника не требуется, т.к. эта фотография не используются для установления личности субъекта (ч.1 ст.11 Федерального закона №152-ФЗ "О персональных данных";)

Поэтому копия паспорта хранится как обычный носитель персональных данных вместе с другими носителями в деле.


Эти же доводы подходят и к хранению фотографии работника в личном деле.

Теперь о защите:

Меры по обеспечению безопасности таких носителей (карточек, дел, копий и т.п.) должны быть реализованы в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. №687 "Об утверждении положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации". В основном это защита от несанкционированного доступа и реализуется она установлением препятствий в виде металлических дверей, решеток на окнах, сейфов или металлических запираемых шкафов, охранной сигнализации, *** -наблюдения и т.п.

PS: Долго смеялся над предыдущим сообщением Это ж надо так учить... Таким образом можно договориться до того, что только цветной отпечаток пальца будет являться биометрическими персональными данными, а черно-белый - нет

В ТК РФ четко сказано паспортные данные, и ни о какой ксерокопии паспорта там речи не идет, поэтому только Паспортные данные в Т2, иначе прочая информация может считаться излишней и не соответствовать целям обработки ПД согласно устава предприятия. Ну это моё мнение.

В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива <4> и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС России (2002) в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:
- личный листок по учету кадров или анкета <5>;
- дополнение к личному листку по учету кадров;
- автобиография;
- копии документа об образовании;
- трудовой договор (экземпляр работодателя);
- договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
- характеристики (рекомендательные письма);
- заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);
- выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
- выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;
- выписки (копии) документов об аттестации (отзывы, аттестационные листы и пр.).
--------------------------------
<4> Рекомендации Мосгорархива носят исключительно рекомендательный характер и касаются прежде всего государственных организаций. Любые ссылки на то, что указанный список документов обязателен, - ничтожны и незаконны.
<5> И личный листок, и анкета обязательно предусмотрены только для государственных служащих. Использование форм этих документов другими структурами носит добровольный и произвольный характер и не исключает разработки собственных форм, аналогичных упомянутым.
С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола (так рекомендует Мосгорархив - Прим. автора)) (иным вариантом является подшивание при помощи иглы и суровой нити в два прокола, сделанным обыкновенным дыроколом) в отдельную папку. Пример оформления лицевой стороны обложки личного дела приведен в приложении N 1.
Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы (например, документы о прохождении работником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий, награждении грамотой и т.д.) и т.п.). Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии работников и т.п. <6>.
--------------------------------
<6> Подобные документы, как правило, хранятся в специальных кармашках, расположенных на внутренних сторонах обложки.

Я полность поддерживаю Personal-security, хорошо конечно таким сомоуверенным кадровы работникам, которые все делают с первого раза и всегда только правильно, но лично я предпочитаю делать копии документов и хранить их в карточках сотрудников, паспотрные данные нужны для бухгалтерии, для оформления доверенностей и если при первоначальной записи допустить ошибку, потом ее будет тяжело вывести. А по поводу неразглашения и хранения этой информации, лично я за это подписываюсь!!!!

Personal-security, Ваш ответ вызывает уважение. Редко кто признает свои ошибки, еще реже в них признается.

Ну, делаете Вы копии, а хамить зачем? Кто виноват вам в том, что с первого раза все делаете неправильно? Кто мешает еще раз сверить внесенные в Т-2 данные с оригиналами документов, вместо того, что бы тратить время на изготовление копий? Организуйте правильно свою работу, и тогда Вам не придется завидовать тем, которые все делают правильно с первого раза.

Зачем хранить в Т-2 кучу копий, ведь карточка постоянно нужна для оперативной работы - то для внесения записей, то для подсчета стажа для оплаты больничного, то адрес работника или его телефон нужен. А когда в карточке куча хлама, брать ее в руки не хочется. Отсюда у вас и начинаются завалы в работе - то больничные задержали, то приказы на отпуск или перевод не вовремя занесли в Т-2. В голове от этого тоже хаос, неуверенность в себе, начинаете суетиться, пытаетесь сэкономить время на оформлении, чтобы подстраховаться - делаете копии. Вот и пришли к тому с чего начали...

Я лично храню в личном деле копии паспортов. дипломов, повышений фальсификаций и т.д. а то могут что - нибудь затребовать, а у меня нет.

Простите - это что Вы имеете в виду??

Ахаха!


Ну. и зачем Вам это нужно - хранить копии для бухгалтерии. Вы тратите свое время на их изготовление, перекладывание с места на место, замену старых копий на новые при смене паспортов, Вас постоянно отвлекают от работы просьбами дать копию чьего-то паспорта..., а кто-то даже недовольство начинает выказывать если вдруг у вас чьей-то копии не оказалось.
Получается что Вам для кадровой работы копии паспорта не нужны, а делаете Вы их лишь для того, чтобы потратить свое время на чужие проблемы, т.е. позволяете вешать на себя "чужих обезьян".
Пусть запрашивают копию паспорта у самого работника. Так по крайней мере и работник будет знать кто и для каких целей употребил его паспортные данные.
У меня тоже бывают запросы - дайте мне копию паспорта. Я отвечаю, что копий паспорта у меня нет и хранить их у себя я не имею права, и знаете, оказывается что они вполне могут и сами, без меня, решить свои вопросы.