Здравствуйте. Ситуация следующая. Я работаю специалистом архива крупной организации, в которой, помимо централизованного бухгалтерского документооборота, в настоящее время вводится централизованный кадровый документооборот (то есть кадровое делопроизводство по нескольким десяткам филиалов будет вестись дистанционно в головном офисе), соответственно, через некоторое время мне в архив начнут сдавать значительный объем кадровой документации. При этом у нас действует внеофисное хранение документов (документы упаковываются в короба и увозятся в хранилище аутсорсинговой компании, при необходимости получить нужные дела/документы - нужные короба привозятся в офис).
Поскольку перемещение дел туда-сюда влетает в копеечку, и я стараюсь минимизировать эти расходы, возникла идея создания электронного архива кадровых документов (то есть, сканировать, и сохранять в электронном виде). Об электронных архивах много пишут и говорят, но в основном те, кто предлагает такие услуги.
Хотелось бы услышать совет специалистов-кадровиков:
1) Является ли создание электронного архива кадровых документов перспективным делом, нужны ли кадровикам электронные копии кадровых документов, каковы возможности их использования в сравнении с бумажными оригиналами? То есть, насколько часто может возникать ситуация, когда достаточно использовать электронную копию, не используя бумажный оригинал?
2) Поскольку, скорее всего, лимит времени не позволит отсканировать вообще все документы, нужно определиться с приоритетами. Электронные копии каких кадровых документов имеет смысл поместить в электронный архив в первую очередь? (личные карточки Т-2, личные дела, приказы по личному составу)?
Заранее признателен за любые комментарии, может быть, у кого-нибудь есть опыт практического использования электронного архива, было бы интересно услышать отзыв - как это работает на практике...
Поскольку перемещение дел туда-сюда влетает в копеечку, и я стараюсь минимизировать эти расходы, возникла идея создания электронного архива кадровых документов (то есть, сканировать, и сохранять в электронном виде). Об электронных архивах много пишут и говорят, но в основном те, кто предлагает такие услуги.
Хотелось бы услышать совет специалистов-кадровиков:
1) Является ли создание электронного архива кадровых документов перспективным делом, нужны ли кадровикам электронные копии кадровых документов, каковы возможности их использования в сравнении с бумажными оригиналами? То есть, насколько часто может возникать ситуация, когда достаточно использовать электронную копию, не используя бумажный оригинал?
2) Поскольку, скорее всего, лимит времени не позволит отсканировать вообще все документы, нужно определиться с приоритетами. Электронные копии каких кадровых документов имеет смысл поместить в электронный архив в первую очередь? (личные карточки Т-2, личные дела, приказы по личному составу)?
Заранее признателен за любые комментарии, может быть, у кого-нибудь есть опыт практического использования электронного архива, было бы интересно услышать отзыв - как это работает на практике...