Весенние скидки до 100%. С праздником, милые женщины! Подробнее >>

Уничтожение документов с истекшими сроками

Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, НЕ СОЗДАВАЙТЕ НОВЫХ ТЕМ, задавайте свои вопросы в похожих по смыслу. Большое количество «одноразовых» тем осложняет возможность поиска по форуму. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Разные мнения по спорным вопросам - это естественно и нормально, уважайте мнение друг друга. Наш с Вами форум - для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы - это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.

Уничтожение документов с истекшими сроками

Evgesha81

Свои люди

Сообщений: 69Баллов: 109Регистрация: 30.05.2019

25.01.2021 01:50:35

Цитата

Добрый день. У меня такой вопрос: в организации скопилась куча документов с истекшим сроком хранения, например, приказы на отпуска с 2005 года, приказы на командировки с 2003 года. Как с ними поступить? Ведь эти все приказы нужно было уже давно уничтожить. Объясните, пожалуйста, как пройти процедуру уничтожения этих документов
Да и вообще в организации нет ни одного акта на уничтожение документов. Как уничтожались документы я не знаю. И вообще, обязательно ли оформлять уничтожение документально?

Изменено: Evgesha81 - 25.01.2021 01:54:44

Екатерина Трегубова

Свои люди

Сообщений: 99Баллов: 157Регистрация: 06.11.2020

25.01.2021 08:20:54

Цитата
Evgesha81 написал: обязательно ли оформлять уничтожение документально

- председатель комиссии –

- члены комиссии:

составила настоящий акт о том, что в результате проведения экспертной оценки подлежат уничтожению следующие документы, срок хранения которых истек (Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения"):

№ п.п.	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Года	Кол-во ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	Приказы (распоряжения о предоставлении отпуска работникам)	2015	91	5 лет ст 434
2	Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику	2015	91	5 лет
3	Приказы (распоряжения) о направлении работника в командировку	2015	5	5 лет ст 434
4	Командировочное удостоверение	2015	5	5 лет ст. 452

Не могу сказать, что это правильно. Послушаю мнения специалистов

Снеженка

V.I.P.

Сообщений: 36654Баллов: 59025Регистрация: 01.09.2011

с 04.04.2019 модератор

25.01.2021 08:55:25

Цитата
Evgesha81 написал: Как с ними поступить?

Если есть место, где хранить, я бы не стала ничего уничтожать)))
Если надумаете - все же нужно помимо советов открыть нормы, ГОСТы, приказы - там опись нужно составлять по каждому делу, прикладывать к акту уничтожения. Из описи должно быть понятно какие именно приказы уничтожены, номер, дата, о чем, а не просто их количество.

Кадровику: пошаговые инструкции, образцы документов

Екатерина Трегубова

Свои люди

Сообщений: 99Баллов: 157Регистрация: 06.11.2020

25.01.2021 09:25:28

Цитата
Снеженка написал: а не просто их количество

Да, мы как раз составляем такую опись, и если порядковые номера пропущены соответственно указываем это

Evgesha81

Свои люди

Сообщений: 69Баллов: 109Регистрация: 30.05.2019

26.01.2021 02:42:57

Цитата
Снеженка написал: Если есть место, где хранить, я бы не стала ничего уничтожать)))

Спасибо. Место есть, у нас свой архив имеется, там все и хранится. Значит не буду ничего уничтожать, пусть лежат

архивист

Заслуженный

Сообщений: 375Баллов: 602Регистрация: 01.09.2016

26.01.2021 19:57:19

Цитата

Снеженка написал:

Цитата
Evgesha81 написал: Как с ними поступить?

Какие описи? К какому делу? Дела со сроками хранения до 10 лет уничтожаются по акту. (Описи составляются на дела с Постоянными сроками хранения и на особо ценные документы) В акте указывается:
Графу 4 опускаем, в примечании пишем - "Истёк срок хранения". В графе 3 можно сгруппировать по годам например 1960-1962: в графе 6 указываем общее количество

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	Кол-во ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

архивист

Заслуженный

Сообщений: 375Баллов: 602Регистрация: 01.09.2016

26.01.2021 20:05:32

Цитата

Екатерина Трегубова написал:

Цитата
Evgesha81 написал: обязательно ли оформлять уничтожение документально

обязательно

У нас все прописано в учетной политике с приложением используемых форм.
Издается приказ о создании комиссии. Далее комиссия выявляет документы с истекшим сроком хранения, составляет акт, описывает например: Приказы на отпуск с №1 по № 121 2015 года. Количество листов, какие номера пропущены и на основании какой статьи подлежат уничтожению.

Формулировка такая:
Экспертная комиссия в
составе: - председатель комиссии – - члены комиссии: - - составила настоящий акт о том, что в результате проведения экспертной оценки подлежат уничтожению следующие документы, срок хранения которых истек (Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения"):

№ п.п.	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Года	Кол-во ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	Приказы (распоряжения о предоставлении отпуска работникам)	2015	91	5 лет ст 434
2	Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику	2015	91	5 лет
3	Приказы (распоряжения) о направлении работника в командировку	2015	5	5 лет ст 434
4	Командировочное удостоверение	2015	5	5 лет ст. 452

Не могу сказать, что это правильно. Послушаю мнения специалистов

Документы уничтожаются, только после того, как будут отобраны документы с Постоянным сроком хранения, документы по Личному составу. И только после этого составляется акт на уничтожение документов. Комиссия составляет не АКТ, а ПРОТОКОЛ. Комиссия создаётся на постоянной основе, а не каждый раз. В документах, которые подлежат уничтожению, листы не подсчитываются, а дела только просматриваются, чтобы случайно в деле не оказались документы, у которых срок хранения например 75/50 лет, Постоянный, свыше 10 лет.
Наименование организации

АКТ	УТВЕРЖДАЮ

___________ N _______	Наименование должности
_____________________	руководителя организации
(место составления)
	Подпись Расшифровка подписи
о выделении к уничтожению	Дата
документов, не подлежащих
хранению

На основании _____________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов

__________________________________________________________________

с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N _____________

(название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	Кол-во ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ______________________ ед. хр. за _____________________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ____ годы утверждены по личному

составу

согласованы с ЭПК ________________________________________________

(наименование архивного учреждения)

(протокол от _______________ N _____________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от _________ N __________

Документы в количестве __________________________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

весом ______ кг сданы в __________________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от ________ N _______

Наименование должности работника,

сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника

архива, внесшего изменения

в учетные документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Изменено: архивист - 26.01.2021 20:10:18(Дополнение в форму Акта на уничтожение)

Снеженка

V.I.P.

Сообщений: 36654Баллов: 59025Регистрация: 01.09.2011

с 04.04.2019 модератор

26.01.2021 20:06:01

Цитата
архивист написал: Какие описи?

Вы хотите сказать не составляется опись уничтоженных документов??? Впервые такое слышу... Часто запросы бывают и указывают, что приказ такой-то уничтожен тогда-то - без описи как узнать был такой приказ или нет?

Цитата
архивист написал: Описи составляются на дела с Постоянными сроками хранения

Вы о чем? Такие документы не уничтожаются)))

Кадровику: пошаговые инструкции, образцы документов

архивист

Заслуженный

Сообщений: 375Баллов: 602Регистрация: 01.09.2016

26.01.2021 20:08:50

Цитата

Екатерина Трегубова написал:

Цитата
Снеженка написал: а не просто их количество

Да, мы как раз составляем такую опись, и если порядковые номера пропущены соответственно указываем это

Опись составляется на документы с Постоянными сроками хранения. Называется внутренняя опись дела. И ещё заполняется Заверительный лист дела, который подшивается в конце дела.

архивист

Заслуженный

Сообщений: 375Баллов: 602Регистрация: 01.09.2016

#10

26.01.2021 20:17:34

Цитата

Снеженка написал:

Цитата
архивист написал: Какие описи?

Цитата
архивист написал: Описи составляются на дела с Постоянными сроками хранения

Вы о чем? Такие документы не уничтожаются)))

Вы о каких описях? Какие запросы? Вы просто сообщаете, что документы, такие-то уничтожены, так как истёк срок хранения, указываете ссылку на АКТ. Ни одна прокуратура не придерётся. ГЛАВНОЕ НЕ УНИЧТОЖИТЬ РАНЬШЕ СРОКА. Вот тут будет "башка секир". Штраф обеспечен. Документы уничтожили, кто знает был там ПРИКАЗ не было там ПРИКАЗА. :dance

Снеженка

V.I.P.

Сообщений: 36654Баллов: 59025Регистрация: 01.09.2011

с 04.04.2019 модератор

#11

26.01.2021 20:19:14

Цитата
архивист написал: Вы просто сообщаете, что документы, такие-то уничтожены

Как знать, что именно эти документы уничтожены?

Цитата
архивист написал: указываете ссылку на АКТ

То есть, перечень уничтоженных документов в акте? Ну мы назвали это описью)))) Главное не название, а содержание документа))

Кадровику: пошаговые инструкции, образцы документов

Nimphelos

V.I.P.

Сообщений: 1787Баллов: 2891Регистрация: 21.12.2015

#12

26.01.2021 20:23:47

Цитата

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения - это право организации (индивидуального предпринимателя), а не обязанность. И воспользоваться этим правом можно только после проведения экспертизы ценности документов (п. 4.5 Правил N 526).

С этой целью в организации создается экспертная комиссия. Состав ее утверждает руководитель организации (п. 4.7 Правил N 526). Состоять она должна из числа наиболее квалифицированных работников. Члены комиссии должны не только знать какие из документов можно уничтожить, а какие следует обязательно сдать в архив, но и грамотно оценить сроки хранения каждого из документов, чтобы в будущем быть уверенным в том, что ни один из уничтоженных документов никогда не будет востребован проверяющими.

Всю процедуру уничтожения документов условно можно разделить на 3 этапа.

1 этап. Экспертиза ценности документов

Экспертиза проводится ежегодно. В процессе ее проведения участники комиссии определяют, какие из документов с истекшим сроком хранения можно уничтожить. До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается (п. 4.5 Правил N 526).

Внимание
Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях (п. 4.13 Правил N 526).

По результатам экспертизы составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 21 к Правилам N 526). К нему прилагают опись дел*(1), сгруппированных по срокам хранения.

В указанный акт включаются только дела (документы), срок хранения которых истек к 1 января года, в котором он составляется (абз. 5 п. 4.11 Правил N 526).

Пример
В 2021 году в акт на уничтожение может быть включена бухгалтерская и налоговая отчетность, составленная в 2015 году и ранее.

Внимание
Не подлежат уничтожению первичные учетные документы, изначально сформированные на бумажном носителе, и переведенные в последующем в электронный вид для последующего хранения. Иными словами, нельзя отсканировать документы, скопировать их на какой-либо носитель электронных документов (например магнитные, оптические, магнитооптические накопители, карты флэш-памяти или иные носители), и после уничтожить этот бумажный документ (письмо Банка России от 20.04.2015 N 18-1-1-7/693). Документ на бумажном носителе должен храниться в течение всего законодательно установленного ему срока.

Форма Акта включает в себя, в частности, следующие реквизиты:

- заголовок дела, который должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Таким образом, в Акте достаточно указать, что уничтожаются, например, кассовые документы с приложениями;

- крайние даты, то есть о наиболее ранней и поздней дате включенных в них документов;

- сроки хранения и номера статей по перечню. В этой графе необходимо отразить номера статьи Перечня с установленным сроком хранения. Дополнительно указанная графа может содержать ссылку и на нормативно-правовой акт или закон, которым этот срок установлен (например, Закон N 402-ФЗ);

- номера описей и т.п.

2 этап. Утверждение акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

После утверждения и согласования экспертной комиссией описей дел, документов, описи и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем организации. И только после этого, дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть фактически уничтожены (п. 4.11 Правил N 526).

3 этап. Уничтожение документов

Уничтожить документы необходимо так, чтобы не было ни малейшей возможности их восстановить.

Процедура уничтожения документов ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Поэтому организация вправе самостоятельно разработать и утвердить такой порядок.

При самостоятельной разработке регламента можно ориентироваться на порядок, определенный Правилами N 526.

Уничтожение документов может быть произведено:

1) силами самой организации;

2) сторонней организацией.

В первом случае способ уничтожения документов организация определяет самостоятельно. Это может быть:

- химическое уничтожение (с использованием химических реактивов);

- сжигание;

- измельчение (шредирование).

Электронные документы подлежат физическому уничтожению или уничтожению программно-техническими средствами.

Об уничтожении документов составляется акт, форма которого может быть утверждена учетной политикой или приказом по организации (внутренним распоряжением руководителя).

В акте указывается способ уничтожения, поэтому на каждую группу документов, уничтоженную определенным способом, составляется отдельный акт.

Акт должен быть подписан всеми участниками экспертной комиссии и утвержден руководителем организации.

Во втором случае, со специализированной организацией заключается договор на переработку (утилизацию).

Передача документов осуществляется на основании акта о выделении к уничтожению документов, утвержденному руководителем.

Акт об уничтожении документов также составляет сама специализированная организация.

По факту оказания услуги стороны подписывают соответствующий документ (к примеру, акт), в котором желательно указать дату передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

архивист

Заслуженный

Сообщений: 375Баллов: 602Регистрация: 01.09.2016

#13

26.01.2021 20:39:24

Цитата

Снеженка написал:

Цитата
архивист написал: Вы просто сообщаете, что документы, такие-то уничтожены

Как знать, что именно эти документы уничтожены?

Цитата
архивист написал: указываете ссылку на АКТ

В акте указываем, "Приказы о предоставлении отпуска за 2000 год. Кол-во дел 5. Срок хранения 5 лет. Истёк срок хранения". Ничего не нужно описывать, само название дела говорит о каких документах речь. Опись(только постоянно срока хранения, 75/50 лет и свыше 10 лет) составляется в деле, чтобы раскрыть состав этого дела. Не все приказы имеют заголовок. Я просто описываю, № п/п "1" Дата документа "10.02.2000" № документа "5 л/с" Описание документа "Приказ о приёме Иванова И.И." Листы в деле "1", и т.д. 10./ 02.05.2000/25лс/ Приказ об увольнении Петрова П.П./10. В заверительной части указываю, сколько документов в данном деле например 10, количество листов описи, например 1. В заверительном листе дела указываю, что в деле "10 (десять)" листов, из них литерные: "-" пропущенные, "-" количество листов описи "1". Заверяю подписью и подшиваю в дело. Дело закрыто и описано. Вношу в архивную опись за определённым номером например "100". И на полку. Документы со сроками хранения до 10 лет не описываются, не подшиваются в 4 прокола, заверительный лист не составляется. После истечения срока хранения, составляется акт об уничтожении дел. Увожу в приёмный пункт, получаю денежку, сдаю в бухгалтерию. Всё, на этот год работа закончена.

Снеженка

V.I.P.

Сообщений: 36654Баллов: 59025Регистрация: 01.09.2011

с 04.04.2019 модератор

#14

27.01.2021 07:12:26

Цитата
архивист написал: Я просто описываю, № п/п "1" Дата документа "10.02.2000" № документа "5 л/с" Описание документа "Приказ о приёме Иванова И.И." Листы в деле "1", и т.д. 10./ 02.05.2000/25лс/ Приказ об увольнении Петрова П.П./10.

Я такую же опись составляю для всех дел с приказами, в том числе и со сроком хранения 5 лет.
Если не описывать какие именно приказы, то нет оснований полагать, что в этом деле был приказ о предоставлении отпуска Иванову.
Кроме того, по Вами же приведенному разъяснению

Цитата
Nimphelos написал: Уничтожение документов с истекшим сроком хранения - это право организации (индивидуального предпринимателя), а не обязанность.

То есть, мы правильно выше решили (если есть место - не уничтожать). А уж если хранятся - то пусть с описями, чтобы было можно найти нужный документ (если такая необходимость возникнет).
Не составляю описи например заявлений о выдаче копий, выданных справок и т.п.

Я не знаю нормативных актов по уничтожению, поэтому прошу понять меня правильно: не оспариваю ничьи знания. Выражаю лишь свою точку зрения и говорю о своем опыте. Еще когда в милиции работали и уничтожали ВРОДЕ БЫ не просто так, а на основании НПА))) Так вот обязательно составляли опись уничтоженных документов (а не просто дел) и эта опись прилагалась и к акту, и к протоколу. А там то уж столько запросов бывает отовсюду - и через десятки лет. Вот и отвечали потом, что такой-то документ был уничтожен тогда-то в соответствии с актом таким-то. Если бы описи не было, кто бы знал был этот документ в уничтожаемых или нет.

Кадровику: пошаговые инструкции, образцы документов

Nimphelos

V.I.P.

Сообщений: 1787Баллов: 2891Регистрация: 21.12.2015

#15

27.01.2021 10:33:19

Цитата
Снеженка написал: То есть, мы правильно выше решили (если есть место - не уничтожать). А уж если хранятся - то пусть с описями, чтобы было можно найти нужный документ (если такая необходимость возникнет).

Ну, как правило, уничтожаются документы с временным (до 10 лет) сроком хранения, но и те могут быть оставлены на хранении "в исключительных случаях по решению руководителя"

Цитата
Я не знаю нормативных актов по уничтожению, поэтому прошу понять меня правильно: не оспариваю ничьи знания.

Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

архивист

Заслуженный

Сообщений: 375Баллов: 602Регистрация: 01.09.2016

#16

27.01.2021 19:28:01

Цитата

Снеженка написал:

Цитата
архивист написал: Я просто описываю, № п/п "1" Дата документа "10.02.2000" № документа "5 л/с" Описание документа "Приказ о приёме Иванова И.И." Листы в деле "1", и т.д. 10./ 02.05.2000/25лс/ Приказ об увольнении Петрова П.П./10.

Цитата
Nimphelos написал: Уничтожение документов с истекшим сроком хранения - это право организации (индивидуального предпринимателя), а не обязанность.

Снеженка, я хотел уточнить о каких именно Вы говорите описях. Теперь понял, разговор про внутренние описи дел. 1/. Описи внутренних документов составляются на документы, сроки которых Постоянно и свыше 10 лет. (Опись подшивается в дело) По ним удобно искать документ, есть ссылка на каком листе, а не листать дело, чтобы найти документ. Бывает так, что на документе нет заголовка (о чём?) поэтому и описываем (пример: Приказ № 0 от 00.00.0000 без заголовка, читаем. Пишем, О направлении работников в колхоз "Заря" для оказания помощи в дойке коз. 2/. Как правило, описи (внутренние) не составляются на документы, срок которых от ... до 10 лет. Но это как "правило", но и не запрещено, некоторые так и делают, им так удобнее (как Вам). Ради бога. 3/. А как вы узнаете, какой приказ был в деле, если эта опись в деле, а дело уже уничтожено? Никак. Вы, что описи храните отдельно? 4/. Теперь представьте, что у меня в год в архив принимается, порядка 100 дел, и все с разными сроками хранения (мне только повеситься, если буду ещё описи делать от ... до 10. А если это ещё требовать от ответственных за делопроизводство в подразделениях? Так меня выгонят, или я НИКОГДА не получу дела на хранение.). Поэтому я делаю описи в делах со сроками хранения Постоянно, свыше 10 лет (а это уже по личному составу). После описания дел, делаю опись уже архивную, где указываю Название дела, кол-во листов, срок хранения. После оформления архивной описи, согласовываю с экспертной комиссией. Подписываю директором. Сведения из архивных описей вношу кол-во дел в данные в паспорт архива. Потом приступаю к подготовке дел с истекшими сроками хранения на утилизацию. Каждое подразделение, мне передаёт дела по акту. Я свожу это всё в единый акт (образец где-то в ветке обсуждаемой темы). Согласовываю с экспертной комиссией. Подписываю директором. Увожу в пункт приёме макулатуры. Получаю от них акт о приёмке, с указанием веса и суммы за макулатуру. (у меня каждый год набирается где-то от 1 т). Акт на уничтожение, подлежит постоянному хранению, акты от подразделений - 5 лет, после чего уничтожаются. 5/. Уничтожать документы Вас никто не может заставить, это ваше право. Есть место, храните. Уничтожить можно в любое время. У меня так в подразделениях и поступают. Истёк срок хранения, говорят, что эти документы им ещё нужны. Да не вопрос. По новому перечню срок хранения 10 лет, а по старому было Постоянно. Естественно ко мне, как быть, что делать. Я говорю, знаете через 10 лет "ишак или падишах сдохнет", зачем паритесь. Обращаетесь в экспертную комиссию, комиссия выносит решение, продлить срок ещё на 10 лет, и так до бесконечности. Вот и срок Постоянно. :hot

Читают тему (гостей: 1)

Отписаться от сообщений с форума

Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Вместе с тем, убедительная просьба к участникам - при общении не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д. Если Вы заметили сообщение, которое, возможно нарушает закон или правила форума, пожалуйста, напишите нам >>

В работе Вам помогут:


Ресурсы ИКС	Журнал "Кадровик-практик"		Книги по кадровому делопроизводству		Журналы регистрации и книги учета