Заранее спасибо.
Возник спор. Можно ли хранить копии паспортов в личном деле работника.
Не оставляйте в сообщениях активных ссылок на другие ресурсы.
Участники, которые на форуме активно и грамотно отвечают на вопросы коллег, получают подписку на журнал "Кадровик-практик" в подарок
15.12.2011 14:20:10 Ну раз устраивает тех господ, которые делают копию с копии..... Я и так как белая ворона, только и слышу типа "хватит умничать" Кадровику: пошаговые инструкции, образцы документов | |
05.02.2012 15:41:20 А нам на учебе сказали,что цветная фотография - это биометрические данные, а черно-белая - уже не биометрические данные, поэтому смело снимаю копию паспорта в черно-белом режиме. | |
14.05.2013 13:35:58 Случайно попал в эту тему и так и не увидел исчерпывающего ответа. Отвечаю: Копию паспорта с фотографией в личном деле хранить можно, и даже нужно в соответствии с трудовым законодательством. Разберемся по порядку: 1) Копия паспорта содержит биометрические персональные данные (фотографию) - это верно и вытекает из определения (ч.1 ст.11 Федерального закона №152-ФЗ "О персональных данных";) 2) Копия паспорта является бумажным носителем и Требования к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных (утв. постановлением Правительства РФ от 6 июля 2008 г. №512) на нее (ксерокопию) НЕ распространяются, в соответствии с пп. б) п.3 этих же правил. 3) Более того, даже письменного согласия на обработку биометрических персональных данных брать у сотрудника не требуется, т.к. эта фотография не используются для установления личности субъекта (ч.1 ст.11 Федерального закона №152-ФЗ "О персональных данных";) Поэтому копия паспорта хранится как обычный носитель персональных данных вместе с другими носителями в деле. Эти же доводы подходят и к хранению фотографии работника в личном деле. Теперь о защите: Меры по обеспечению безопасности таких носителей (карточек, дел, копий и т.п.) должны быть реализованы в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. №687 "Об утверждении положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации". В основном это защита от несанкционированного доступа и реализуется она установлением препятствий в виде металлических дверей, решеток на окнах, сейфов или металлических запираемых шкафов, охранной сигнализации, *** -наблюдения и т.п. PS: Долго смеялся над предыдущим сообщением Это ж надо так учить... Таким образом можно договориться до того, что только цветной отпечаток пальца будет являться биометрическими персональными данными, а черно-белый - нет Изменено: | |
22.10.2013 11:42:13 В ТК РФ четко сказано паспортные данные, и ни о какой ксерокопии паспорта там речи не идет, поэтому только Паспортные данные в Т2, иначе прочая информация может считаться излишней и не соответствовать целям обработки ПД согласно устава предприятия. Ну это моё мнение. | |
22.10.2013 12:02:32
| |||||
22.10.2013 17:38:48
- личный листок по учету кадров или анкета <5>; - дополнение к личному листку по учету кадров; - автобиография; - копии документа об образовании; - трудовой договор (экземпляр работодателя); - договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц); - характеристики (рекомендательные письма); - заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность); - выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности); - выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности; - выписки (копии) документов об аттестации (отзывы, аттестационные листы и пр.). -------------------------------- <4> Рекомендации Мосгорархива носят исключительно рекомендательный характер и касаются прежде всего государственных организаций. Любые ссылки на то, что указанный список документов обязателен, - ничтожны и незаконны. <5> И личный листок, и анкета обязательно предусмотрены только для государственных служащих. Использование форм этих документов другими структурами носит добровольный и произвольный характер и не исключает разработки собственных форм, аналогичных упомянутым. С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола (так рекомендует Мосгорархив - Прим. автора)) (иным вариантом является подшивание при помощи иглы и суровой нити в два прокола, сделанным обыкновенным дыроколом) в отдельную папку. Пример оформления лицевой стороны обложки личного дела приведен в приложении N 1. Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы (например, документы о прохождении работником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий, награждении грамотой и т.д.) и т.п.). Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии работников и т.п. <6>. -------------------------------- <6> Подобные документы, как правило, хранятся в специальных кармашках, расположенных на внутренних сторонах обложки. | |||
23.10.2013 08:33:39
Я много лет работаю в отделе кадров и до сих пор МНЕ копии паспортов работников ни разу НЕ стало нужно, прекрасно обходимся паспортными данными из личной карточки Т-2. А Вам, Personal-security, зачем вдруг стало "нужно" держать у себя копии паспортов да еще давать такие рекомендации другим кадровикам - так, на всякий случай, чтобы было? Так на всякий случай и без ваших советов накопируют... В большинстве организаций даже для трудовых книжек нет отдельного сейфа, поэтому часто хранят их в простом шкафчике, и даже не всегда эти шкафчики закрываются ключом. А уж к копиям паспортов у таких организаций и подавно будет широкий доступ, практически для всех желающих. Лично я категорически против того, чтобы в отделе кадров хранились копии паспортов, и против неразумных советов "да-нужно, да-можно".
Если послушать Вас и подтверждать все сведения, которые внесены в Т-2, то можно "утонуть" в ненужной макулатуре, ведь в Т-2 еще и другие сведения вносят, например, из в/билета , да еще и стаж после подсчета по трудовой книжке , и пр. ... Что же эти данные тоже копиями подтверждать? | |||||
23.10.2013 09:02:23 Я полность поддерживаю Personal-security, хорошо конечно таким сомоуверенным кадровы работникам, которые все делают с первого раза и всегда только правильно, но лично я предпочитаю делать копии документов и хранить их в карточках сотрудников, паспотрные данные нужны для бухгалтерии, для оформления доверенностей и если при первоначальной записи допустить ошибку, потом ее будет тяжело вывести. А по поводу неразглашения и хранения этой информации, лично я за это подписываюсь!!!! | |
23.10.2013 09:50:01 Камень в огород принят Согласен, что фраза про "даже нужно хранить копию паспорта" в моем посте является лишней. Как говорится, виноват, исправлюсь.
| |||
23.10.2013 14:20:37
Зачем хранить в Т-2 кучу копий, ведь карточка постоянно нужна для оперативной работы - то для внесения записей, то для подсчета стажа для оплаты больничного, то адрес работника или его телефон нужен. А когда в карточке куча хлама, брать ее в руки не хочется. Отсюда у вас и начинаются завалы в работе - то больничные задержали, то приказы на отпуск или перевод не вовремя занесли в Т-2. В голове от этого тоже хаос, неуверенность в себе, начинаете суетиться, пытаетесь сэкономить время на оформлении, чтобы подстраховаться - делаете копии. Вот и пришли к тому с чего начали... | |||||
23.10.2013 14:45:22 Молчала-молчала, и не выдержала
Кадровику: пошаговые инструкции, образцы документов | |||
23.10.2013 16:09:40 Я лично храню в личном деле копии паспортов. дипломов, повышений фальсификаций и т.д. а то могут что - нибудь затребовать, а у меня нет. У нас по-прежнему самые главные и самые умные сидят в разных кабинетах. | |
23.10.2013 16:58:30 Безусловно храню. Они часто бывают нужны для целей, напрямую не касающихся кадрового учёта. Например, для изготовления зарплатной банковской карточки банк требует копию паспорта. Для приобретения билетов на поезд или самолёт и т.д. | |
23.10.2013 19:50:21
| |||
23.10.2013 23:29:10
| |||||
24.10.2013 03:29:02
Получается что Вам для кадровой работы копии паспорта не нужны, а делаете Вы их лишь для того, чтобы потратить свое время на чужие проблемы, т.е. позволяете вешать на себя "чужих обезьян". Пусть запрашивают копию паспорта у самого работника. Так по крайней мере и работник будет знать кто и для каких целей употребил его паспортные данные. У меня тоже бывают запросы - дайте мне копию паспорта. Я отвечаю, что копий паспорта у меня нет и хранить их у себя я не имею права, и знаете, оказывается что они вполне могут и сами, без меня, решить свои вопросы. | |||||
27.10.2013 10:07:09
| |||
27.10.2013 12:52:49 Есть кадровики и бухгалтера, которым прямо удовольствие какое-то доставляет вызывать работников к себе постоянно (то ли значимость свою повышают, то ли работы мало...). Мы стараемся своих работников дергать как можно реже - на смене у них нет возможности к нам тащиться, а после смены - их законный выходной, отдохнуть людям нужно, заняться своими делами. Поэтому не считаю зазорным или обременительным давать бухгалтерии, другим отделам, всю нужную информацию по работникам (соответственно по максимуму получаю ее при приеме, в том числе и эти злосчастные копии....) Кадровику: пошаговые инструкции, образцы документов | ||||
Отписаться от сообщений с форума
Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Вместе с тем, убедительная просьба к участникам - при общении не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д. Если Вы заметили сообщение, которое, возможно нарушает закон или правила форума, пожалуйста, напишите нам >>
В работе Вам помогут:
| |||||
Ресурсы ИКС |
Журнал "Кадровик-практик" | Книги по кадровому делопроизводству | Журналы регистрации и книги учета |
Бесплатные ресурсы
Пошаговые инструкции
Образцы документов
Статьи и консультации
Разъяснения Роструда, НПА
Подпишитесь на наши рассылки:
- новые публикации,
- новости законодательства
Познавайте кадровый учет сами с нашим самоучителем по кадровому делопроизводству
Кадровый аудит своими силами. Найдите у себя эти ошибки и исправьте их
Фотообои с производственным календарем на 2024 год
Опросы по сложным вопросам кадровой практики