Авторизация
Регистрация
Забыли свой пароль?
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

Поиск по сайту
Журнал
"Кадровик-практик"
Подписка 1500 руб./год



Бесплатно
подписчики получают 
доступ к: 
  • справочной базе,
  • "книжной полке",
  • курсу по кадрам,
  • всем тестам и др.
Узнать подробнее >>
Полистать журнал >>




Возник спор. Можно ли хранить копии паспортов в личном деле работника.

Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное - у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум - для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы  - это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.

Vasia.png



Страницы:123След.
Возник спор. Можно ли хранить копии паспортов в личном деле работника.
 
Возник спор. Можно ли хранить копии паспортов в личном деле работника. В консультанте вычтала, что в состав документов ,входящих в личное дело,копия паспорта входит, а коллега говорит, что где-то вычтала, что это персональные данные работника и мы должны хранить только выписанные данные из паспорта. Подскажите, все-таки, правильную версию.
Заранее спасибо.
 
А вписанные данные уже не являются персональными?
Первый раз слышу, что нельзя копии паспортов хранить))
Истина где то рядом!!
 
Конкретный состав документов, входящих в личное дело, определен законодательно только для гражданских служащих (копия паспорта входит в состав).Он же РЕКОМЕНДОВАН и для коммерческих организаций. Парпорт-это обязательный документ при приеме на работу, и коммерческие организации вправе хранить его как в личном деле (при его наличии) так и каким-либо другим способом. А что касается вопроса персональных данных, то на их обработку, так же как и на ХРАНЕНИЕ документов, содержащих персональные данные, с работника обязательно должно быть взято письменное согласие (ст. 9 152-ФЗ).
 
По поводу копии паспорта мнение инспектора Роскомнадзора (орган, уполномоченный проверять соблюдение Закона о персональных данных):
так как паспорт, вернее его одна из его страниц содержит фотографию и одновременно фамилию, имя, отчество человека - это уже биометрические данные человека. А хранить биометрические данные с другими данными нельзя.
Следовательно, либо копии паспортов нужно хранить в отдельном деле, либо копии паспартов совсем не хранить, а только брать с него данные и внести их в личную карточку Т-2, либо снимать опию таким образом, чтобы не было видно фотографии владельца паспорта.
 
у меня на анкетах тоже фото и фио сотрудника и много другова там(по-больше чем в паспорте), значит нужно фотки отдельно, а анкеты отдельно! :D
Истина где то рядом!!
 
Как это не комично, но к резюме с фото это тоже относится, они не должны хранится в личном деле. Вы можете завести отдельное дело. Например, "Резюме соискателей. Срок хранения один год".
 
Значит я не видела еще не одну фирму без нарушений)))
Ну это конечно уже загоны законодательства.)))
В любом случае персональные данные хранятся в сейфе или в др укромном месте)
Истина где то рядом!!
 
Цитата
mellissa77788 пишет:
В любом случае персональные данные хранятся в сейфе или в др укромном месте)
..... У меня нет такого сейфа, в который бы вошли все личные (чуть не написала лишние :D ) дела. Да и укромного местечка нет...:oops: Стоят тут себе красиво так в шкафу, ровненькими рядами, с анкетами, с фотами, с копиями паспортов......:?:
 
Шкавчики с замочками?? доступ к ним есть у посторонних?
Истина где то рядом!!
 
Цитата
Состав личного дела


Итак, как мы сказали выше, личное дело - это комплект документов, содержащих персональные данные работника. Для государственных служащих состав личного дела определен Положением. В частности, к нему приобщаются:
- письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы РФ;

- собственноручно заполненная и подписанная гражданином РФ анкета установленной формы с приложением фотографии;

- документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

- копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

- копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

- копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, присвоении ученой степени, ученого звания;

- копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

- копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;

- экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

- копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

- копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

- копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;

- аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

- копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

- копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ;

- медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

- иные документы.

В других бюджетных организациях, не относящихся к государственной службе, кадровый работник самостоятельно формирует личное дело, руководствуясь указанным перечнем. Для этого заводится специальная папка (например, картонный скоросшиватель "Дело"), в которую подшиваются документы, касающиеся конкретного работника, в частности:

- личная карточка;

- копии документов об образовании;

- характеристики и рекомендательные письма;

- личные заявления работника, приказы и распоряжения по личному составу, касающиеся данного работника;

- справки, объяснительные, фотографии;

- иные документы.



(Статья: Ведение личных дел работников. На что следует обратить внимание? (Шадрина Т.) ("Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности", 2010, N 8))
Вот отсюда я и взяла что копии паспортов должны входить в состав личного дела.
Так все-таки как правильно?
 
Цитата
Inness пишет:

По поводу копии паспорта
мнение инспектора Роскомнадзора (орган, уполномоченный проверять соблюдение
Закона о персональных данных): так как паспорт, вернее его одна из его
страниц содержит фотографию и одновременно фамилию, имя, отчество
человека - это уже биометрические данные человека. А хранить биометрические
данные с другими данными нельзя. Следовательно, либо копии паспортов нужно
хранить в отдельном деле, либо копии паспартов совсем не хранить, а только брать
с него данные и внести их в личную карточку Т-2, либо снимать опию таким
образом, чтобы не было видно фотографии владельца паспорта.
Или все-таки это мнение правильное?
 
Цитата
mellissa77788 пишет:

Шкавчики с замочками?? доступ
к ним есть у посторонних?
Нет замочков. Посторонние - понятие растяжимое... Начальники отделений постоянно берут дела, копии документов снимают. И не дать им я не могу - они в разрешиловку постоянно чего-то оформляют...
 
Цитата
Снеженка пишет:
Цитата
mellissa77788 пишет:

Шкавчики с замочками?? доступ
к ним есть у посторонних?
Нет замочков. Посторонние - понятие растяжимое... Начальники отделений постоянно берут дела, копии документов снимают. И не дать им я не могу - они в разрешиловку постоянно чего-то оформляют...
Ну если они включены в список лиц, которые имеют доступ к персональным данным, то все законно))) У нас в приказе о персональных данных прописаны должности, котоым можно )))
Истина где то рядом!!
 
У меня тоже прописаны, только их там нет. :D
 
Цитата
Снеженка пишет:
У меня тоже прописаны, только их там нет. :D
Значит не кому не говорите о посторонних))) эта будет наша тайна)))
По поводу паспортов, не уж то идти фотки вырезать)))???
Истина где то рядом!!
 
Я снимаю копию паспорта , прикрыв листочком фотографию...
От греха подальше...
А вообще-то все (или почти все) есть в Законе о персональных данных, в ТК РФ, в документах ФСТЭК (на их сайте)
 
Цитата
Inness пишет:
Я снимаю копию паспорта , прикрыв листочком фотографию... От греха подальше...
Ну так ведь такую копию не в банк не возьмут, ни в УВД (охранные предприятия постоянно работают с ОЛРР ).
 
Я о тех копиях паспорта, что хранятся в личном деле!
Что такое ОЛРР я не знаю...
 
ОЛРР - лицензионно-разрешительная система. Просто я это к тому, что все копии в личном деле не просто же так лежат, с ними постоянно работаем, они для чего-то нужны.
 
Заведите отдельное дело "Копии паспортов работников предприятия" и храните.
Я так понимаю вы потом снимаете копию с копии? А если человек паспорт поменял и вовремя вас не поставил в известность. Ведь человек, который имеет полномочия заверять копии документов, должен снимать их с оригинала... Дабы своей подписью заверить действительнсоть копии на сегоднящний день и что она полностью соответствует оригиналу...
Страницы:123След.
Читают тему (гостей: 3)
 

Отписаться от сообщений с форума

Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Вместе с тем, убедительная просьба к участникам - при общении   не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д. Если Вы заметили сообщение, которое, возможно нарушает закон или правила форума, пожалуйста, напишите нам >> 



Работа чата временно приостановлена!
Завсегдатаи чата могут встретиться в теме Болталка нашего форума >>






Корзина0 товаров
на сумму 0 руб.

Мы в соцсетях:


Подпишитесь бесплатно:

 

Войти в зону ИКС (раздел сайта для подписчиков журнала "Кадровик-практик") >>


Новости сайта


Все новости сайта

Последние публикации
 
Все публикации


Новости трудового законодательства и разъяснения ведомств

Все новости

Опрос дня
В Вашей организации утверждены приказом руководителя формы документов (приказ, табель, график отпусков, штатное расписание и т.д.)? Отметить свое мнение и узнать ответы коллег >>



Тест дня
Мини-тест "Перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска"

Книги по кадровому делопроизводству

Книги по кадровому делопроизводству

От профессионалов КД.
Печатные и электронные версии.
Доставка по РФ

Все книги >>
Заказать >>

Журналы учета и регистрации. Разные!

Книги и журналы учета

Отличное качество, плотная обложка+ПВХ, чёткая разлиновка, правильные графы. Прошивка, пломба.
Успейте заказать по старым ценам!

Узнать подробнее >>
Заказать >>

Доставка во все регионы РФ.