Авторизация
Регистрация
Забыли свой пароль?
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

Поиск по сайту
Журнал
"Кадровик-практик"
Подписка 1800 руб./год



Бесплатно
подписчики получают 
доступ к: 
  • справочной базе,
  • "книжной полке",
  • курсу по кадрам,
  • всем тестам и др.
Узнать подробнее >>
Полистать журнал >>



Баннер_Детский приют.png

Возник спор. Можно ли хранить копии паспортов в личном деле работника.

Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Разные мнения по спорным вопросам - это естественно и нормально, уважайте мнение друг друга. Наш с Вами форум - для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы  - это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.  Vasia.png



Страницы:123След.
Возник спор. Можно ли хранить копии паспортов в личном деле работника.
 
Возник спор. Можно ли хранить копии паспортов в личном деле работника. В консультанте вычтала, что в состав документов ,входящих в личное дело,копия паспорта входит, а коллега говорит, что где-то вычтала, что это персональные данные работника и мы должны хранить только выписанные данные из паспорта. Подскажите, все-таки, правильную версию.
Заранее спасибо.
 
А вписанные данные уже не являются персональными?
Первый раз слышу, что нельзя копии паспортов хранить))
Истина где то рядом!!
 
Конкретный состав документов, входящих в личное дело, определен законодательно только для гражданских служащих (копия паспорта входит в состав).Он же РЕКОМЕНДОВАН и для коммерческих организаций. Парпорт-это обязательный документ при приеме на работу, и коммерческие организации вправе хранить его как в личном деле (при его наличии) так и каким-либо другим способом. А что касается вопроса персональных данных, то на их обработку, так же как и на ХРАНЕНИЕ документов, содержащих персональные данные, с работника обязательно должно быть взято письменное согласие (ст. 9 152-ФЗ).
 
По поводу копии паспорта мнение инспектора Роскомнадзора (орган, уполномоченный проверять соблюдение Закона о персональных данных):
так как паспорт, вернее его одна из его страниц содержит фотографию и одновременно фамилию, имя, отчество человека - это уже биометрические данные человека. А хранить биометрические данные с другими данными нельзя.
Следовательно, либо копии паспортов нужно хранить в отдельном деле, либо копии паспартов совсем не хранить, а только брать с него данные и внести их в личную карточку Т-2, либо снимать опию таким образом, чтобы не было видно фотографии владельца паспорта.
 
у меня на анкетах тоже фото и фио сотрудника и много другова там(по-больше чем в паспорте), значит нужно фотки отдельно, а анкеты отдельно! :D
Истина где то рядом!!
 
Как это не комично, но к резюме с фото это тоже относится, они не должны хранится в личном деле. Вы можете завести отдельное дело. Например, "Резюме соискателей. Срок хранения один год".
 
Значит я не видела еще не одну фирму без нарушений)))
Ну это конечно уже загоны законодательства.)))
В любом случае персональные данные хранятся в сейфе или в др укромном месте)
Истина где то рядом!!
 
Цитата
mellissa77788 пишет:
В любом случае персональные данные хранятся в сейфе или в др укромном месте)
..... У меня нет такого сейфа, в который бы вошли все личные (чуть не написала лишние :D ) дела. Да и укромного местечка нет...:oops: Стоят тут себе красиво так в шкафу, ровненькими рядами, с анкетами, с фотами, с копиями паспортов......:?:
 
Шкавчики с замочками?? доступ к ним есть у посторонних?
Истина где то рядом!!
 
Цитата
Состав личного дела


Итак, как мы сказали выше, личное дело - это комплект документов, содержащих персональные данные работника. Для государственных служащих состав личного дела определен Положением. В частности, к нему приобщаются:
- письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы РФ;

- собственноручно заполненная и подписанная гражданином РФ анкета установленной формы с приложением фотографии;

- документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

- копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

- копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

- копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, присвоении ученой степени, ученого звания;

- копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

- копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;

- экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

- копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

- копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

- копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;

- аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

- копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

- копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ;

- медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

- иные документы.

В других бюджетных организациях, не относящихся к государственной службе, кадровый работник самостоятельно формирует личное дело, руководствуясь указанным перечнем. Для этого заводится специальная папка (например, картонный скоросшиватель "Дело"), в которую подшиваются документы, касающиеся конкретного работника, в частности:

- личная карточка;

- копии документов об образовании;

- характеристики и рекомендательные письма;

- личные заявления работника, приказы и распоряжения по личному составу, касающиеся данного работника;

- справки, объяснительные, фотографии;

- иные документы.



(Статья: Ведение личных дел работников. На что следует обратить внимание? (Шадрина Т.) ("Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности", 2010, N 8))
Вот отсюда я и взяла что копии паспортов должны входить в состав личного дела.
Так все-таки как правильно?
 
Цитата
Inness пишет:

По поводу копии паспорта
мнение инспектора Роскомнадзора (орган, уполномоченный проверять соблюдение
Закона о персональных данных): так как паспорт, вернее его одна из его
страниц содержит фотографию и одновременно фамилию, имя, отчество
человека - это уже биометрические данные человека. А хранить биометрические
данные с другими данными нельзя. Следовательно, либо копии паспортов нужно
хранить в отдельном деле, либо копии паспартов совсем не хранить, а только брать
с него данные и внести их в личную карточку Т-2, либо снимать опию таким
образом, чтобы не было видно фотографии владельца паспорта.
Или все-таки это мнение правильное?
 
Цитата
mellissa77788 пишет:

Шкавчики с замочками?? доступ
к ним есть у посторонних?
Нет замочков. Посторонние - понятие растяжимое... Начальники отделений постоянно берут дела, копии документов снимают. И не дать им я не могу - они в разрешиловку постоянно чего-то оформляют...
 
Цитата
Снеженка пишет:
Цитата
mellissa77788 пишет:

Шкавчики с замочками?? доступ
к ним есть у посторонних?
Нет замочков. Посторонние - понятие растяжимое... Начальники отделений постоянно берут дела, копии документов снимают. И не дать им я не могу - они в разрешиловку постоянно чего-то оформляют...
Ну если они включены в список лиц, которые имеют доступ к персональным данным, то все законно))) У нас в приказе о персональных данных прописаны должности, котоым можно )))
Истина где то рядом!!
 
У меня тоже прописаны, только их там нет. :D
 
Цитата
Снеженка пишет:
У меня тоже прописаны, только их там нет. :D
Значит не кому не говорите о посторонних))) эта будет наша тайна)))
По поводу паспортов, не уж то идти фотки вырезать)))???
Истина где то рядом!!
 
Я снимаю копию паспорта , прикрыв листочком фотографию...
От греха подальше...
А вообще-то все (или почти все) есть в Законе о персональных данных, в ТК РФ, в документах ФСТЭК (на их сайте)
 
Цитата
Inness пишет:
Я снимаю копию паспорта , прикрыв листочком фотографию... От греха подальше...
Ну так ведь такую копию не в банк не возьмут, ни в УВД (охранные предприятия постоянно работают с ОЛРР ).
 
Я о тех копиях паспорта, что хранятся в личном деле!
Что такое ОЛРР я не знаю...
 
ОЛРР - лицензионно-разрешительная система. Просто я это к тому, что все копии в личном деле не просто же так лежат, с ними постоянно работаем, они для чего-то нужны.
 
Заведите отдельное дело "Копии паспортов работников предприятия" и храните.
Я так понимаю вы потом снимаете копию с копии? А если человек паспорт поменял и вовремя вас не поставил в известность. Ведь человек, который имеет полномочия заверять копии документов, должен снимать их с оригинала... Дабы своей подписью заверить действительнсоть копии на сегоднящний день и что она полностью соответствует оригиналу...
Страницы:123След.
Читают тему (гостей: 1)
 

Отписаться от сообщений с форума

Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Вместе с тем, убедительная просьба к участникам - при общении   не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д. Если Вы заметили сообщение, которое, возможно нарушает закон или правила форума, пожалуйста, напишите нам >> 







Корзина0 позиций
на сумму 0 руб.

Мы в соцсетях:


Подпишитесь бесплатно:

 

Всё про электронные трудовые книжки, СЗВ-ТД, СТД-Р

Войти в зону ИКС (раздел сайта для подписчиков журнала "Кадровик-практик") >>


Новости сайта


Все новости сайта

Последние публикации
18.09.2020

Электронные трудовые книжки - 2020. Всё про сведения о трудовой деятельности в электронном виде, СЗВ-ТД, СТД-Р. Разъяснения, комментарии, законы, образцы документов

17.09.2020

СЗВ-ТД: ошибочно проставлена отметка о переходе работника на электронную трудовую книжку

17.09.2020

У совместителя поменялся график на основной работе, он требует изменить график на совместительской работе

17.09.2020

Разные условия испытания на одной должности

17.09.2020

Работник потерял свой экземпляр соглашения

16.09.2020

Доплата за совмещение входит в МРОТ?

16.09.2020

Это не перевод, но соглашение нужно

15.09.2020

Наказание за опоздание в командировку может быть признано незаконным. Знайте почему!

15.09.2020

Неполное рабочее время устанавливается временно

14.09.2020

Реквизиты ТД. На новой работе в трудовых договорах внизу только подписи, нет ИНН и паспортных данных. Это правильно?

 
Все публикации

Новости трудового законодательства и разъяснения ведомств

Все новости

Опрос дня
Как Вы относитесь к дистанционной работе? Отметить свое мнение и узнать ответы коллег >>


Тест дня
Мини-тест "Перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска"

Пройти тест

 
СООБЩИТЬ ОБ ОШИБКЕ

Книги по кадровому делопроизводству

Книги по кадровому делопроизводству

От профессионалов КД.
Печатные и электронные версии.
Доставка по РФ

Все книги >>
Заказать >>

Журналы учета и регистрации. Разные!

Книги и журналы учета

Отличное качество, плотная обложка+ПВХ, чёткая разлиновка, правильные графы. Прошивка, пломба.
Успейте заказать по старым ценам!

Узнать подробнее >>
Заказать >>

Доставка во все регионы РФ.