Договор аренды с экипажем , Публикация №358677

относится к договорам ГПХ.

должности водителя нет, а где есть ограничения, что с физ.лицом нельзя заключить договор с экипажем? От этого зависит распределение обязанностей по содержанию транспорта....

Если не оформлять совмещение, то на каком основании начальник отдела в свое рабочее время будет разъезжать по городу?

Оформить отношения с работником, использующим автомобиль в производственных целях, можно по-разному:

включить положение об использовании имущества в условия трудового договора и выплатить компенсацию в порядке и размерах, предусмотренных законодательством,

либо заключить с сотрудником гражданско-правовой договор по аренде личного автомобиля.

Каждый из этих вариантов имеет свои особенности учета и налогообложения,

С учетом преимуществ и недостатков, важных именно для вас (ваших бухов) и выбирайте способ оформления.



Что касается выплаты компенсации:

Размер возмещения расходов за использование транспорта сотрудников в служебных целях определяется соглашением сторон трудового договора. Оно должно быть составлено в письменной форме, как того требует ст. 188 ТК РФ. В дополнение к этому документально следует подтвердить размер фактических расходов, связанных с использованием транспорта. В противном случае, если соглашение сторон не заключено в письменной форме и маршрутные листы не содержат отметок о прибытии в пункт назначения, суд может признать претензии проверяющих обоснованными. Тогда организации придется учесть при расчете налогов сумму ранее исключенной компенсации за использование личного транспорта работников (Постановление ФАС СЗО от 11.01.2007 N А05-5764/2006-20).

Для целей налогообложения прибыли нужно подтвердить экономическую обоснованность выплачиваемых работнику сумм. Такое же требование к расходам в бухгалтерском учете содержится в п. 28 Инструкции. Для этого целесообразно прописать в трудовых договорах или должностных инструкциях обязанности работника по использованию его имущества. Например, если речь идет о компенсации затрат, связанных с использованием личного автомобиля работника, то в его должностных обязанностях указывается разъездной характер служебной деятельности.

Основанием для выплаты компенсации работникам является распоряжение руководителя организации. Столичные налоговики настаивают на том, что для получения компенсации сотрудники должны представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля и путевые листы, в которых ведется учет служебных поездок (Письмо от 22.02.2007 N 20-12/016776). Иными словами, организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные при его использовании в служебных целях <8>.

<8> Письмо Минфина России от 02.03.2006 N 03-05-01-04/43

Про аренду.

Для того чтобы оформить аренду машины, принадлежащей сотруднику фирмы, следует заключить с ним договор (ст. ст. 633, 643 ГК). По нему работник-арендодатель обязуется предоставить фирме-арендатору "имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование" (ст. 606 ГК). Арендную плату относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК).
На практике применяют два типа договоров аренды: с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации транспортного средства и без таких услуг - то есть с экипажем или без него. Разница довольно существенная. Так, арендуя машину с экипажем, фирма может учесть только расходы на содержание автомобиля (ст. 636 ГК). К ним относится, например, оплата топлива, услуг мойки, автостоянки. А вот затраты на текущий и капитальный ремонт учесть не получится (ст. 634 ГК). Другое дело - договор аренды без экипажа. Здесь можно обосновать любые расходы, так как по нормам Гражданского кодекса арендатор "обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства" (ст. 644 ГК) и выполнять весь комплекс работ по эксплуатационно-техническому обслуживанию автомобиля. Аналогичной позиции придерживаются и специалисты финансового ведомства (Письма Минфина России от 28 декабря 2005 г. N 03-03-04/1/463, от 13 февраля 2007 г. N 03-03-06/1/81).
С точки зрения налогообложения договор аренды с экипажем фактически содержит в себе два вида соглашения: договор аренды и договор на оказание услуг. Соответственно, и вознаграждение логично разбить на две части - ведь плата за оказание услуг облагается ЕСН (п. 1 ст. 236 НК), а на "арендную" часть этот налог начислять не надо. Если же подписан договор без экипажа, ЕСН не платят со всей суммы. Правда, здесь скрыт один неприятный момент. Так как фактически автомобилем управляет арендодатель, то налоговики могут потребовать доплаты ЕСН. Чтобы избежать такой ситуации, можно, к примеру, ставить на путевых листах и авансовых отчетах подпись не владельца машины, а другого работника фирмы.
Арендные платежи как по договору с экипажем, так и по договору без экипажа будут доходом сотрудника - владельца машины (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК). Следовательно, необходимо начислять НДФЛ, а фирма в этом случае будет выступать как налоговый агент (п. 1 ст. 226 НК).