Всем удачного дня. Аналогичную тему уже начинал, но решил задать вопрос в несколько видоизмененной форме.
В организации ведутся личные дела (при этом в личное дело вкладываются тр.договор, все доп.соглашения к нему, должностная инстр., соглашение о неразглашении ком.тайны, договор о мат.отв, заявления к приказам по лс, анкета, все копии личных доков). Т2 хранятся в личных делах. Хранятся ЛД в мультифорах. Первым в ЛД идет титульный лист, на котором указано юр.лицо, город(филиал), ФИО, даты приема и увольнения. В год образуется примерно 1500 личных дел уволенных.
Приказы по лс с 75-летним сроком хранения хранятся вместе с основаниями, то есть приказ, за ним заявление, затем снова приказ и заявление к нему и т.д.
При их приеме во внутренний архив организации (подчеркиваю - во внутренний архив, в гос.архив это не идет, во всяком случае, до тех пор пока фирма работает; все дела помещаются в короба и сдаются на внеофисное хранение в аутсорс. компанию), в связи с производственной необходимостью, которая выражается в двух взаимосвязанных моментах:
- отсутствии достаточных временных ресурсов;
- в четкой позиции отдела кадров, которая состоит в том, что затрачивать время на специальное оформление лд по правилам они не будут;
- понимание того, что для текущей работы может понадобится все, что вложено в ЛД, а при потенциальной сдаче в гос.архив половину из ЛД придется выкидывать (ксерокопии, заявления, анкеты) - и что тогда, перенумеровывать листы?!
- особенности архивного аутсорсинга, где очень важна компоновка взаимосвязанных документов в один короб,
я решил принимать следующим образом:
- личные дела брать в том виде, в каком они есть, т.е. в мультифорах, на титульный лист ручкой дописываю поисковые реквизиты дела (опись,номер короба, номер дела в коробе), их в архивные короба;
- Т2 кладется в мультифору вместе с ЛД;
- ЛД не сшиваются, внутр.опись и лист-заверитель не составляется, нумерация листов не производится, скрепки специально не удаляются;
- приказы сшиваются в дела вместе заявлениями, т.е. в том виде, в каком они накапливаются в папках-регистраторах.
В итоге, не тратится доп.время сшивку и т.п. спец. оформление (если придется сдавать в гос.архив - тогда и оформим или закажем оформление в архивной конторе); опять же, если понадобятся на сотрудникам приказ+заявление - они будут в одном коробе, то же про ЛД и Т2.
Хотелось бы услышать экспертное мнение: за то, что мы храним и принимаем ЛД, Т2 и приказы, как описано выше - могут ли нам проверяющие гос.органы сделать замечание или оштрафовать (на основании каких правовых норм?). Моя позиция: ФЗ-125 "Об архивном деле" в части обеспечения срока хранения документов мы выполняем, любой документ можем быстро найти и предоставить, т.к. организация мы коммерческая, "Основные правила работы архивов организаций" для нас являются рекомендательным документом, а не обязательным к исполнению; то, что в "Перечне типовых упр.архивных докум."-2010 ЛД и Т2 идут по разным статьям и являются разными документами - но срок хранения-то один и тот же, кроме того, там же нигде не сказано, что их нельзя хранить в одной мультифоре.
Таким образом - я прав? Или не прав? Если неправ, можно ли мое мнение оспорить на основании конкретных законов (подчеркну - где написано, что так как я делаю, делать нельзя, а не просто на основании утверждения, что "есть традиция" и т.д., что уже звучало в одном из прошлых топиков про то, можно ли Т2 хранить вместе с ЛД, откуда я так и не понял, есть ли закон, запрещающий это) ТАКЖЕ - очень интересно узнать, сдает ли еще кто-нибудь из вас аналогичным способом по аналогичным причинам? Или может быть, будут какие-то рекомендации мне??
Спасибо.
В организации ведутся личные дела (при этом в личное дело вкладываются тр.договор, все доп.соглашения к нему, должностная инстр., соглашение о неразглашении ком.тайны, договор о мат.отв, заявления к приказам по лс, анкета, все копии личных доков). Т2 хранятся в личных делах. Хранятся ЛД в мультифорах. Первым в ЛД идет титульный лист, на котором указано юр.лицо, город(филиал), ФИО, даты приема и увольнения. В год образуется примерно 1500 личных дел уволенных.
Приказы по лс с 75-летним сроком хранения хранятся вместе с основаниями, то есть приказ, за ним заявление, затем снова приказ и заявление к нему и т.д.
При их приеме во внутренний архив организации (подчеркиваю - во внутренний архив, в гос.архив это не идет, во всяком случае, до тех пор пока фирма работает; все дела помещаются в короба и сдаются на внеофисное хранение в аутсорс. компанию), в связи с производственной необходимостью, которая выражается в двух взаимосвязанных моментах:
- отсутствии достаточных временных ресурсов;
- в четкой позиции отдела кадров, которая состоит в том, что затрачивать время на специальное оформление лд по правилам они не будут;
- понимание того, что для текущей работы может понадобится все, что вложено в ЛД, а при потенциальной сдаче в гос.архив половину из ЛД придется выкидывать (ксерокопии, заявления, анкеты) - и что тогда, перенумеровывать листы?!
- особенности архивного аутсорсинга, где очень важна компоновка взаимосвязанных документов в один короб,
я решил принимать следующим образом:
- личные дела брать в том виде, в каком они есть, т.е. в мультифорах, на титульный лист ручкой дописываю поисковые реквизиты дела (опись,номер короба, номер дела в коробе), их в архивные короба;
- Т2 кладется в мультифору вместе с ЛД;
- ЛД не сшиваются, внутр.опись и лист-заверитель не составляется, нумерация листов не производится, скрепки специально не удаляются;
- приказы сшиваются в дела вместе заявлениями, т.е. в том виде, в каком они накапливаются в папках-регистраторах.
В итоге, не тратится доп.время сшивку и т.п. спец. оформление (если придется сдавать в гос.архив - тогда и оформим или закажем оформление в архивной конторе); опять же, если понадобятся на сотрудникам приказ+заявление - они будут в одном коробе, то же про ЛД и Т2.
Хотелось бы услышать экспертное мнение: за то, что мы храним и принимаем ЛД, Т2 и приказы, как описано выше - могут ли нам проверяющие гос.органы сделать замечание или оштрафовать (на основании каких правовых норм?). Моя позиция: ФЗ-125 "Об архивном деле" в части обеспечения срока хранения документов мы выполняем, любой документ можем быстро найти и предоставить, т.к. организация мы коммерческая, "Основные правила работы архивов организаций" для нас являются рекомендательным документом, а не обязательным к исполнению; то, что в "Перечне типовых упр.архивных докум."-2010 ЛД и Т2 идут по разным статьям и являются разными документами - но срок хранения-то один и тот же, кроме того, там же нигде не сказано, что их нельзя хранить в одной мультифоре.
Таким образом - я прав? Или не прав? Если неправ, можно ли мое мнение оспорить на основании конкретных законов (подчеркну - где написано, что так как я делаю, делать нельзя, а не просто на основании утверждения, что "есть традиция" и т.д., что уже звучало в одном из прошлых топиков про то, можно ли Т2 хранить вместе с ЛД, откуда я так и не понял, есть ли закон, запрещающий это) ТАКЖЕ - очень интересно узнать, сдает ли еще кто-нибудь из вас аналогичным способом по аналогичным причинам? Или может быть, будут какие-то рекомендации мне??
Спасибо.