Обязательные и необязательные документы, которые проверяет ГИТ | Кадровик-практик

Состав документов на участке кадровой работы (обязательных и необязательных), которые проверяет Гострудинспекция , Тема №596641


Состав документов на участке кадровой работы (обязательных и необязательных), которые проверяет при проверках Гострудинспекция >>

Кадровые работники в процессе своей деятельности разрабатывают, составляют, оформляют различные документы: локальные нормативные акты работодателя, договоры (трудовые, о полной материальной ответственности и др.) и соглашения с работниками, приказы, уведомления, предложения, акты, справки, журналы. Работают они и с другими документами.

Для краткости далее мы будем называть все эти документы кадровыми, но должны отметить, что, строго говоря, не все из них можно отнести именно к сугубо кадровым.

Можно выделить три группы документов:

  • обязательные – документы, в отношении которых закон устанавливает требование об их обязательном наличии у работодателя, об обязательном их принятии, заключении, оформлении, подписании (эти документы в случае проверки особенно внимательно изучаются сотрудниками государственных инспекций по труду),

  • документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах,

  • необязательные документы.

В списке обязательных документов мы приведем также некоторые бухгалтерские документы, которые упоминаются в трудовом законодательстве, требуются при проверках Гострудинспекции, для составления и оформления которых нередко привлекают кадровых работников.


Обязательные документы

Состав документов на участке кадровой работы (обязательных и необязательных), которые проверяет при проверках Гострудинспекция

Состав документов на участке кадровой работы (обязательных и необязательных), которые проверяет при проверках Гострудинспекция


Если работодатель является микропредприятием или некоммерческой организацией (при соблюдении определенных условий), то согласно ст. 309.2 Трудового кодекса РФ некоторые документы могут отсутствовать:

«Работодатель – субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, и работодатель – некоммерческая организация вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, положения о премировании, графика сменности и других актов), за исключением локального нормативного акта о временном переводе работников на дистанционную работу, принимаемого работодателем в соответствии со статьей 312.9 настоящего Кодекса. При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель – субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, и работодатель – некоммерческая организация должны включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами. Указанные трудовые договоры заключаются на основе типовой формы трудового договора, утверждаемой Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений».

Приведенный список документов нельзя назвать исчерпывающим – при определенных обстоятельствах обязательными могут стать еще и другие документы.


Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах

Состав документов на участке кадровой работы (обязательных и необязательных), которые проверяет при проверках Гострудинспекция

Состав документов на участке кадровой работы (обязательных и необязательных), которые проверяет при проверках Гострудинспекция

Состав документов на участке кадровой работы (обязательных и необязательных), которые проверяет при проверках Гострудинспекция

Состав документов на участке кадровой работы (обязательных и необязательных), которые проверяет при проверках Гострудинспекция

Состав документов на участке кадровой работы (обязательных и необязательных), которые проверяет при проверках Гострудинспекция

Состав документов на участке кадровой работы (обязательных и необязательных), которые проверяет при проверках Гострудинспекция


Необязательные документы

К необязательным документам могут быть отнесены должностные (рабочие) инструкции (их оформляют, когда все трудовые обязанности не прописаны в трудовом договоре, локальные нормативные акты о структурных подразделениях), некоторые виды журналов учета, различные служебные записки и др.

Отдельно остановимся на «некоторых видах журналов учета». Регистрационно-учетные формы журнала ведутся для регистрации, учета самых разных кадровых документов: трудовых книжек, трудовых договоров, приказов и распоряжений, заявлений работников, уведомлений и предложений работникам, служебных заданий, командировочных удостоверений, служебных записок и др.

В отношении некоторых журналов (книг) учета нормативно установлено обязательное их ведение. Это, например, книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек и др.

Для ряда кадровых журналов не предусмотрено обязательное их ведение работодателем, но на практике без них невозможна регистрация документов. Это журналы регистрации:

  • приказов (по основной деятельности, по личному составу, по кадрам, с учетом разных сроков хранения),

  • трудовых договоров и соглашений к ним,

  • заявлений работников,

  • уведомлений, предложений

  • и др.

Перечень используемых журналов регистрации может быть закреплен на локальном уровне (например, в положении о кадровом делопроизводстве). В таком случае они становятся обязательными для ведения у данного конкретного работодателя.

Образцы документов по кадрам>>


Вы в рубрике:

8052

Возврат к списку


Хотите доступ в закрытые разделы сайта?

Там тысячи образцов кадровых документов, консультаций и статей по кадровому делу, тома книг по кадрам, записи семинаров, курс основ кадрового делопроизводства, все наши пошаговые инструкции и многое другое.

Тогда подписывайтесь на журнал "Кадровик-практик" >>  Подписка Вам откроет все доступы. Это всего примерно 10 руб. в день


Вам также помогут в работе:  

  Книги по кадровому делопроизводству  Книги по 1С  Программы 1С   Журналы регистрации и книги учета для кадровых служб

Бесплатные ресурсы

Справочная база

Пошаговые инструкции
Образцы документов
Статьи и консультации
Разъяснения Роструда, НПА

Рассылки

Подпишитесь на наши рассылки:
- новые публикации,
- новости законодательства

Самоучитель

Познавайте кадровый учет сами с нашим самоучителем по кадровому делопроизводству

Кадровый аудит

Кадровый аудит своими силами. Найдите у себя эти ошибки и исправьте их

Фотообои

Фотообои с производственным календарем на 2022 год

Опросы

Опросы по сложным вопросам кадровой практики