Состав документов на участке кадровой работы (обязательных и необязательных), которые проверяет Гострудинспекция , Тема №688127

Состав документов на участке кадровой работы (обязательных и необязательных), которые проверяет при проверках Гострудинспекция >>

Кадровые работники в процессе своей деятельности разрабатывают, составляют, оформляют различные документы: локальные нормативные акты работодателя, договоры (трудовые, о полной материальной ответственности и др.) и соглашения с работниками, приказы, уведомления, предложения, акты, справки, журналы. Работают они и с другими документами.

Для краткости далее мы будем называть все эти документы кадровыми, но должны отметить, что, строго говоря, не все из них можно отнести именно к сугубо кадровым.

Можно выделить три группы документов:

• обязательные – документы, в отношении которых закон устанавливает требование об их обязательном наличии у работодателя, об обязательном их принятии, заключении, оформлении, подписании (эти документы в случае проверки особенно внимательно изучаются сотрудниками государственных инспекций по труду),

• документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах,

• необязательные документы.

В списке обязательных документов мы приведем также некоторые бухгалтерские документы, которые упоминаются в трудовом законодательстве, требуются при проверках Гострудинспекции, для составления и оформления которых нередко привлекают кадровых работников.

Обязательные документы

Если работодатель является микропредприятием или некоммерческой организацией (при соблюдении определенных условий), то согласно ст. 309.2 Трудового кодекса РФ некоторые документы могут отсутствовать:

«Работодатель – субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, и работодатель – некоммерческая организация вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, положения о премировании, графика сменности и других актов), за исключением локального нормативного акта о временном переводе работников на дистанционную работу, принимаемого работодателем в соответствии со статьей 312.9 настоящего Кодекса. При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель – субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, и работодатель – некоммерческая организация должны включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами. Указанные трудовые договоры заключаются на основе типовой формы трудового договора, утверждаемой Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений».

Приведенный список документов нельзя назвать исчерпывающим – при определенных обстоятельствах обязательными могут стать еще и другие документы.

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах

Необязательные документы

К необязательным документам могут быть отнесены должностные (рабочие) инструкции (их оформляют, когда все трудовые обязанности не прописаны в трудовом договоре, локальные нормативные акты о структурных подразделениях), некоторые виды журналов учета, различные служебные записки и др.

Отдельно остановимся на «некоторых видах журналов учета». Регистрационно-учетные формы журнала ведутся для регистрации, учета самых разных кадровых документов: трудовых книжек, трудовых договоров, приказов и распоряжений, заявлений работников, уведомлений и предложений работникам, служебных заданий, командировочных удостоверений, служебных записок и др.

В отношении некоторых журналов (книг) учета нормативно установлено обязательное их ведение. Это, например, книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек и др.

Для ряда кадровых журналов не предусмотрено обязательное их ведение работодателем, но на практике без них невозможна регистрация документов. Это журналы регистрации:

• приказов (по основной деятельности, по личному составу, по кадрам, с учетом разных сроков хранения),

• трудовых договоров и соглашений к ним,

• заявлений работников,

• уведомлений, предложений

• и др.

Перечень используемых журналов регистрации может быть закреплен на локальном уровне (например, в положении о кадровом делопроизводстве). В таком случае они становятся обязательными для ведения у данного конкретного работодателя.

Образцы документов по кадрам>>

Вы в рубрике:

10621