Обязательные и необязательные документы кадрового делопроизводства , Тема №732526

Обязательные и необязательные кадровые документы, которые проверяет Гострудинспекция

Здесь представлены перечни кадровых документов, которые должны обязательно быть у работодателей, а также приведен список кадровых документов, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах. Даны ссылки на конкретные статьи законов, определяющие обязательность данных документов кадрового делопроизводства, регулирующие издание или оформление этих документов. Материал подготовлен нашими юристами и кадровыми специалистами. Это удобная таблица-шпаргалка для кадровиков

Какие документы обязательно должны быть в отделе кадров, а какие - не обязательно? Какие документы кадрового делопроизводства основные и важные, а какие - нет? Приведем перечни таких документов в виде удобных таблиц.

Кадровые работники в процессе своей деятельности разрабатывают, составляют, оформляют различные документы: локальные нормативные акты работодателя, договоры (трудовые, о полной материальной ответственности и др.) и соглашения с работниками, приказы, уведомления, предложения, акты, справки, журналы. Работают они и с другими документами. Для краткости далее мы будем называть все эти документы кадровыми, но должны отметить, что, строго говоря, не все из них можно отнести именно к сугубо кадровым.

Можно выделить три группы документов:

• обязательные документы – документы, в отношении которых закон устанавливает требование об их обязательном наличии у работодателя, об обязательном их принятии, заключении, оформлении, подписании (эти документы в случае проверки особенно внимательно изучаются сотрудниками государственных инспекций по труду),

• документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах,

• необязательные документы.

В списке обязательных документов мы приведем также некоторые бухгалтерские документы, которые упоминаются в трудовом законодательстве, требуются при проверках Гострудинспекции, для составления и оформления которых нередко привлекают кадровых работников.

Обязательные кадровые документы

Исключение! 

Если работодатель является микропредприятием или некоммерческой организацией (при соблюдении определенных условий), то согласно ст. 309.2 Трудового кодекса РФ некоторые документы могут отсутствовать:

«Работодатель – субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, и работодатель – некоммерческая организация вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, положения о премировании, графика сменности и других актов), за исключением локального нормативного акта о временном переводе работников на дистанционную работу, принимаемого работодателем в соответствии со статьей 312.9 настоящего Кодекса. При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель – субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, и работодатель – некоммерческая организация должны включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами. Указанные трудовые договоры заключаются на основе типовой формы трудового договора, утверждаемой Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений».

Приведенный список документов нельзя назвать исчерпывающим – при определенных обстоятельствах обязательными могут стать еще и другие документы.

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах

Необязательные документы

К необязательным документам могут быть отнесены должностные (рабочие) инструкции (их «заводят», когда все трудовые обязанности не прописаны в трудовом договоре, локальные нормативные акты о структурных подразделениях), некоторые виды журналов учета, различные служебные записки и др.

Отдельно остановимся на «некоторых видах журналах учета». Регистрационно-учетные формы журнала ведутся для регистрации, учета самых разных кадровых документов: трудовых книжек, трудовых договоров, приказов и распоряжений, заявлений работников, уведомлений и предложений работникам, служебных заданий, командировочных удостоверений, служебных записок и др.

В отношении некоторых журналов (книг) учета нормативно установлено обязательное их ведение. Это, например, журнал (книга) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, книга (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приходно-расходная) и др.

Для ряда кадровых журналов не предусмотрено обязательное их ведение работодателем, но на практике без них невозможна регистрация документов. Это:

• журналы регистрации приказов (по основной деятельности, по личному составу, по кадрам, с учетом разных сроков хранения),
• журнал регистрации трудовых договоров и соглашений к ним,
• журнал регистрации заявлений работников,
• журнал регистрации уведомлений, предложений работников
• и другие журналы регистрации и учета

Перечень используемых журналов регистрации может быть закреплен на локальном уровне (например, в положении о кадровом делопроизводстве). В таком случае они становятся обязательными для ведения у данного конкретного работодателя.

Образцы документов по кадрам

• Правила внутреннего трудового распорядка

• Штатное расписание

• График отпусков, документы, подтверждающие уведомление работников о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала (уведомление и журнал регистрации уведомлений)

• Трудовые договоры с работниками и дополнительные соглашения к трудовым договорам

• Трудовые книжки: образцы записей
  

• Книга (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них

• Книга (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приходно-расходная книга)

• СТД-Р и ЕФС-1

• Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (Т-12) и Т-13

• Приказы, кадровые и некадровые, по личному составу и основной деятельности

• Основания к изданным приказам: заявления работников, акты, соглашения и др.

• Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами. Примерная форма

• Договоры о полной материальной ответственности

• Докладные и объяснительные записки

• Другие образцы кадровых документов

Вы в рубрике: