Обязательные и необязательные документы кадрового делопроизводства , Тема №59477

Документ

Ссылка на нормативный акт

Правила внутреннего трудового распорядка

ст. 189, 190 ТК РФ

Штатное расписание

ст. 15, 57 ТК РФ

График отпусков, документы, подтверждающие уведомление работников о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала

ст. 123 ТК РФ

Документы по обработке и защите персональных данных работников (документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (если это не установлено в правилах внутреннего трудового распорядка), письменные согласия работников на обработку и передачу персональных данных третьим лицам)

ст. 86–88 ТК РФ, ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»

Трудовые договоры

ст. 16, 56–59, 67 ТК РФ

Трудовые книжки (бумажные) на тех работников, на которых они ведутся

ст. 65, 66 ТК РФ, Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н

Книга (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее

п. 39–40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее

п. 44 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н

Книга (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

п. 39–40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н

Документы, связанные с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде (заявления работников о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности, отчетность в СФР)

ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»

Табель учета рабочего времени

ст. 91, 99 ТК РФ

Утвержденные формы приказов и иных первичных учетных документов

п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Приказы: о приеме работников на работу (если работодатель от них не отказался), об увольнении работников, о применении дисциплинарного взыскания, о назначении ответственного лица за ведение, учет и хранение трудовых книжек, о назначении ответственных за обработку и хранение персональных данных, об утверждении формы расчетного листка, об утверждении форм кадровых документов (если не внесены в учетную политику) и др.

ст. 62, 68, 84.1, 193 и др. ТК РФ, п. 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н

Основания к изданным приказам: заявления, акты, соглашения и др.

ст. 70, 72, 78, 80, 122, 127, 128 и др. ТК РФ

Ведомости, записки-расчеты и/или иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпуска, «расчетных» при увольнениях

Утвержденная форма расчетного листка

ч. 2 ст. 136 ТК РФ

Документы воинского учета (приказ об организации воинского учета граждан, в том числе бронирования граждан, пребывающих в запасе; план работы по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе; картотека карточек граждан, подлежащих воинскому учету в организации; журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе Вооруженных Сил Российской Федерации; расписки в приеме от граждан документов воинского учета; служебное делопроизводство (отдельное дело) по вопросам ведения воинского учета граждан и бронирования граждан, пребывающих в запасе, в организации и другие документы)

раздел III Положения о воинском учете, утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719, п. 31-35 Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета, утв. приказом Министра обороны РФ от 22.11.2021 N 700, п. 39 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017

Документы в области гражданской обороны (приказ о назначении лица, ответственного за проведение инструктажа по гражданской обороне, программа проведения вводного инструктажа по гражданской обороне работников организации, журнал учета прохождения вводного инструктажа и другие документы)

пп. г п. 5 Положения о подготовке населения в области гражданской обороны, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.11.2000 N 841, письмо МЧС России от 27.02.2020 N 11-7-605 «О примерном порядке реализации вводного инструктажа по ГО»

Документы, подтверждающие ознакомление работников с локальными нормативными актами работодателя (журнал или листы ознакомления работников с ЛНА)

ст. 68 ТК РФ

Документы по охране труда: положение о системе управления охраной труда, инструкции по охране труда, отчеты о проведении специальной оценки условий труда, документы учета и выдачи средств индивидуальной защиты и др.

раздел X ТК РФ

Документ

Обстоятельства,
при которых документ становится обязательным

Коллективный договор

обязателен, когда одна из сторон (работники или работодатель) выходила с инициативой его заключить (вторая обязана была вступить в переговоры в этом случае, далее следует заключение договора на согласованных условиях)

Локальный нормативный акт (положение) об оплате труда и премировании, принятый с учетом мнения представительного органа работников

обязателен, если какие-то из условий системы оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы в коллективном договоре, штатном расписании, правилах внутреннего трудового распорядка, принятых с учетом мнения представительного органа работников

Примечание.

Предупреждаем, что на практике некоторые инспекторы придерживаются мнения, что отдельный локальный нормативный акт, регулирующий оплату труда (положение об оплате труда), обязательно должен быть у любого работодателя. В случае отсутствия такового инспекторы считают это нарушением ст. 135 ТК РФ и привлекают работодателя к административной ответственности. Мы полагаем, что требование о наличии такого документа необоснованно, если система оплаты труда установлена в таких локальных нормативных актах, принятых с учетом мнения представительного органа работников, как штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка. Согласно ст. 135 ТК РФ «системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права… Локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников».

Положение о порядке индексации заработной платы

обязателен, если данный вопрос не урегулирован в ином локальном нормативном акте (правилах внутреннего трудового распорядка, положении об оплате труда и премировании или др.)

Локальный нормативный акт (положение) об аттестации, принятый с учетом мнения представительного органа работников, и сопутствующие аттестации документы

могут быть обязательны, если работодателем проводится аттестация работников (ч. 2 ст. 81 ТК РФ)

Локальный нормативный акт (положение) о коммерческой тайне, определяющий перечень информации, составляющей коммерческую тайну, устанавливающий режим коммерческой тайны и меры ответственности за его нарушение и др.

обязателен, если в трудовых договорах работников установлена обязанность сохранять коммерческую тайну (Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне»)

Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем

должен быть установлен у работодателя, если кто-то из работников трудится в режиме ненормированного рабочего дня. Согласно ст. 101 ТК РФ перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников

График сменности

обязателен при наличии сменной работы (ст. 103 ТК РФ)

Локальный нормативный акт о разделении рабочего дня на части, принятый с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации

понадобится, если рабочий день работников делится на части и это не установлено в других локальных нормативных актах, принятых с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (ст. 105 ТК РФ)

Локальный нормативный акт, устанавливающий размер и порядок выплаты дополнительного вознаграждения работникам, не получающим оклад, за нерабочие праздничные дни

понадобится, если есть работники-«неокладники» и такое вознаграждение не установлено правилами внутреннего трудового распорядка и иными имеющимися у работодателя локальными нормативными актами, принятыми с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором (ст. 112 ТК РФ)

Документы, регламентирующие подготовку и дополнительное профессиональное образование работников

нужны, если работники проходят подготовку и получают дополнительное профессиональное образование. Согласно ст. 196 ТК РФ «подготовка работников и дополнительное профессиональное образование работников осуществляются работодателем на условиях и в порядке, которые определяются коллективным договором, соглашениями, трудовым договором. Формы подготовки и дополнительного профессионального образования работников, перечень необходимых профессий и специальностей определяются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов» (ч. 2 и ч. 3 ст. 196 ТК РФ)

Договоры о полной материальной (индивидуальной и коллективной (бригадной)) ответственности

нужны, если такая ответственность устанавливалась для работников в договорном порядке. Типовые формы договоров о полной материальной ответственности утверждены приказом Минтруда России от 16.04.2025 N 251н (п. 2 ч. 1 ст. 243, ст. 244 ТК РФ, приказ Минтруда России от 16.04.2025 N 251н «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности»)

Личные дела работников

если для данного работодателя нормативно установлено требование об обязательном ведении личных дел (ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»; ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»; Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»; ст. 41.2 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации»; ст. 23 Федерального закона от 28.12.2010 N 403-ФЗ «О Следственном комитете Российской Федерации»; ст. 39 Федерального закона от 30.11.2011 N 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» и пр.) или такое требование установлено локальным нормативным актом работодателя

Заявления работников о выборе кредитной организации с указанием реквизитов для перевода заработной платы

если заработная плата переводится в кредитную организацию, ч. 3 ст. 136 ТК РФ

и другие