Добрый день, Ольга!
Я бы сделала фотографию дня (тайм-менеджмент) в котором бы отразила количество обрабатываемых документов, время затрачиваемое на "путь" до ксерокса и обратно, ожидание в очереди и соответственно время копирования, и конечно количество данных операций в день. Если это действительно занимает у вас много времени, то результат должен быть соответствующий, главное взять для этого загруженный по ксерокопированию день))