Пользуюсь Пакетом кадровика, который рекламируется на этом сайте. Там есть такая пошаговая процедура:
ПОШАГОВАЯ ПРОЦЕДУРА
ОБЪЯВЛЕНИЯ ЗАМЕЧАНИЯ И ВЫГОВОРА
1. Нужно проверить, имеется ли документ, согласно которому работник обязан исполнять ту трудовую обязанность, которую он нарушил (не исполнил). Работника можно привлечь к ответственности за совершение нарушения (неисполнения) какой-то трудовой обязанности, установленной пунктом должностной инструкции, Правил внутреннего трудового распорядка, трудового договора и т.д. Нарушение юридически незакрепленной обязанности не в счет.
2. Получить информацию о факте совершения работником дисциплинарного проступка (например, докладная записка, акт ревизии). В докладной записке делаются ссылки на нарушенные пункты должностной инструкции, трудового договора, иного документа. В докладной записке можно сделать ссылки на документы, подтверждающие нарушение (акт ревизии, документ о браке в работе, о наложении на организацию штрафа за нарушение, допущенное работником и др.)
3. У работника-нарушителя взять письменные объяснения по поводу его дисциплинарного проступка (объяснительную записку), чтобы выяснить его обстоятельства и причины. Если из объяснительной записки следует, что работник, например, опоздал на работу или не выполнил задание руководства по уважительной причине, то объяснительная записка регистрируется, помещается в дело и не может рассматриваться как основание для применения дисциплинарного взыскания. Если же из объяснительной записки следует, что у работника уважительная причина совершения проступка отсутствует (т. е. отсутствуют оправдательные документы, иные доказательства), то тогда объяснительная записка работника становится основанием для издания приказа о применении дисциплинарного взыскания.
Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не представлено, то составляется соответствующий акт (акт об отказе дать письменные объяснения по поводу совершенного дисциплинарного нарушения). Желательно, чтобы акт заверили три работника.
4. Выяснить, не истекли ли сроки для привлечения работника к дисциплинарной ответственности. (Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки - позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу. Ст. 193 ТК РФ).
5. Определить вид дисциплинарного взыскания (замечание или выговор) в зависимости от тяжести, повторности проступка работника, степени его вины, положений локальных нормативных актов работодателя и действующего законодательства.
6. Издать приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания. См. пример заполнения приказа о применении дисциплинарного взыскания. Приказ о применении дисциплинарного взыскания рекомендуется делать мотивированным, обоснованным, со ссылками на пункты договора или инструкции, которые нарушены, на документы, которые это подтверждают, например, докладные записки, уведомления ФНС РФ о просрочке сдачи декларации бухгалтером, если наказывают бухгалтера.
7. Зарегистрировать приказ в Журнале регистрации приказов.
8. Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявить работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт ( Акт об отказе работника ознакомиться с приказом.). Желательно, чтобы этот акт подписали три работника.
Рекомендуем прочитать в Самоучителе Семинар. «Объявление замечания и выговора».
