Авторизация
Регистрация
Забыли свой пароль?
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

Поиск по сайту
Журнал
"Кадровик-практик"
Подписка 1500 руб./год



Бесплатно
подписчики получают 
доступ к: 
  • справочной базе,
  • "книжной полке",
  • курсу по кадрам,
  • всем тестам и др.
Узнать подробнее >>
Полистать журнал >>




Должностная инструкция офис-менеджера

Материал из электронной библиотеки «Пакет Кадровика»

 

_____________________________________________

(наименование учреждения,

 

______________________________________________

организации)

УТВЕРЖДАЮ

________________________________

(орган юридического лица (учредители);

________________________________

(лицо, уполномоченное утверждать

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Офис-менеджера

00.00.0000                                                            № 00

________________________________

должностную инструкцию)

_______                _________________

(подпись)              (фамилия, инициалы)

 

 

I.                    Общие положения.

  1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.

2. Требования к квалификации: на должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, специальную подготовку по направлению «Офис-менеджер» опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года.

3. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее директором организации.

4. Офис-менеджер должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся вопросов управления персоналом;

- основы организации, подбора и расстановки персонала в офисе;

- принципы построения организационной структуры офиса;

- основы психологии и этику взаимоотношений внутри группы сотрудников;

- порядок ведения деловой документации;

- порядок заключения договоров;

- правила пользования оргтехникой;

- основы экономики, организации труда и управления;

-     основы работы с электронной почтой, факсовой программой, MS  WORD, MS EXEL, с работой с системой «1С:Предприятие»; 

-    закупочные и отпускные цены на товары работодателя, перечень, назначение и характеристики товаров работодателя, перечень, характеристики и цены на оказываемые работодателем услуги;

-    все бизнес-процессы, проходящие в организации.

законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей работе офис-менеджер руководствуется:

- действующим законодательством;

- внутренними нормативными актами работодателя;

- трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.

6. офис-менеджер подчиняется непосредственно директору организации.

7. На время отсутствия офис-менеджера (отпуск, командировка и пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и обязанности, по которым несет ответственность.

8.___________________________________________________________________

 

II. Должностные обязанности.

 

Офис-менеджер:

  1. Осуществляет подготовку и организацию работы офиса:

-          организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации;

-          обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;

-          обеспечивает чистоту и порядок в офисе организации.

  1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:

-          принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,

-          принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации,

-          подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя,

-          обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе,

-          следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,

-          организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,

-          по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем,

-          оформляет приказы директора и доводит их до сведения работников,

-          выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,

-          осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль,

-          обеспечивает исполнение работниками указаний руководства организации,

-          печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

  1. Ведет делопроизводство.

  2. Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации.

  3. Осуществляет не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты. Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи.

  4. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

  5. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив.

  6. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

  7. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

  8. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

  9. Оформляет заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку заказов по электронной почте.

  10. Ведет учет поступающих и реализуемых товаров, оказанных услуг.

  11. Ведет учет складских запасов товаров и контроль за их минимальным остатком на складе.

  12. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.

15.   Выполняет отдельные служебные поручения директора и заместителя директора организации.

III.Права.

 

Офис-менеджер имеет право:

1.               Знакомиться с новыми положениями, принятыми руководством, касающимися его работы.

2.               Вносить предложения, касающиеся улучшения производственного процесса.

3.               Запрашивать от структурных подразделений организации и самостоятельных специалистов необходимую информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей.

4.               Требовать от руководства организации надлежащих условий работы и соблюдения положений, предусмотренных ТК РФ.

IV.Ответственность.

 

Офис-менеджер несет ответственность в следующих случаях:

  1. За ненадлежащее исполнение  или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

  2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

  3. За причинение материального ущерба организации  в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

  4. За использование имущества и средств предприятия в интересах, противоположных интересам учредителей.

  5. _____________________________________________________________.

Должностная инструкция разработана в

соответствии с______________________

(наименование, номер и дата документа)

Руководитель структурного

Подразделения                                                                 ____________                 ______________________________

(подпись)                        (фамилия, инициалы)

00.00.0000.

СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела

_________          ________________________

(подпись)              (фамилия, инициалы)

00.00.0000.

С инструкцией ознакомлен:                                ____________                      ______________________________

                                                                              (подпись)                                 (фамилия, инициалы)

                                                                                         00.00.0000.

 


Всего в Пакет Кадровика включены 2100 образцов документов по кадрам,  в т.ч. 1100 должностных инструкций >>

СКАЧАТЬ другие материалы по кадрам из "Пакета Кадровика": образцы и бланки документов, пошаговые процедуры,  книги, консультации, законодательство, письма Роструда и др. >>

Обмен образцами документов (выложить, скачать) на форуме по кадрам "Обмен документами" >>

БЕЗ ОПЛАТЫ скачать и заказать по электронной почте сборник "125 образцов документов для кадровика" >>


Правила перепечатки данного материала (должностной инструкции) на другой сайт

При перепечатке данного материала на другой сайт обязательно указание перед материалом (в начале!) источника и ссылки на него в следующем виде—

"Источник: “Электронная библиотека “Пакет Кадровика” - http://www.kadrovik-praktik.ru "

При этом перепечатка допускается только полная и дословная без исключения слов, фраз, абзацев данного материала и без дополнения его.

Перепечатка данного материала в "бумажные" газеты и журналы возможна только при условии размещения рядом с ним рекламного сообщения нашей компании. Текст и размер рекламного сообщения согласовывается дополнительно по e-mail



Корзина0 товаров
на сумму 0 руб.

Мы в соцсетях:


Подпишитесь бесплатно:

 

Войти в зону ИКС (раздел сайта для подписчиков журнала "Кадровик-практик") >>


Новости сайта


Все новости сайта

Последние публикации
 
Все публикации

Новости трудового законодательства и разъяснения ведомств

Все новости

Опрос дня
В Вашей организации утверждены приказом руководителя формы документов (приказ, табель, график отпусков, штатное расписание и т.д.)? Отметить свое мнение и узнать ответы коллег >>



Тест дня
Мини-тест "Перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска"