Авторизация
Регистрация
Забыли свой пароль?
Поиск по сайту
Журнал
"Кадровик-практик"
Подписка 1500 руб./год

         До 31 мая             
в подарок книга!


Бесплатно
подписчики получают 
доступ к: 
  • справочной базе,
  • "книжной полке",
  • курсу по кадрам,
  • всем тестам и др.
Узнать подробнее >>
Полистать журнал >>




Должностная инструкция офис-менеджера

Материал из электронной библиотеки «Пакет Кадровика»

 

_____________________________________________

(наименование учреждения,

 

______________________________________________

организации)

УТВЕРЖДАЮ

________________________________

(орган юридического лица (учредители);

________________________________

(лицо, уполномоченное утверждать

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Офис-менеджера

00.00.0000                                                            № 00

 

________________________________

должностную инструкцию)

_______                _________________

(подпись)              (фамилия, инициалы)

 

 

I.                    Общие положения.

 

  1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.

2. Требования к квалификации: на должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, специальную подготовку по направлению «Офис-менеджер» опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года.

3. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее директором организации.

4. Офис-менеджер должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся вопросов управления персоналом;

- основы организации, подбора и расстановки персонала в офисе;

- принципы построения организационной структуры офиса;

- основы психологии и этику взаимоотношений внутри группы сотрудников;

- порядок ведения деловой документации;

- порядок заключения договоров;

- правила пользования оргтехникой;

- основы экономики, организации труда и управления;

-     основы работы с электронной почтой, факсовой программой, MS  WORD, MS EXEL, с работой с системой «1С:Предприятие»; 

-    закупочные и отпускные цены на товары работодателя, перечень, назначение и характеристики товаров работодателя, перечень, характеристики и цены на оказываемые работодателем услуги;

-    все бизнес-процессы, проходящие в организации.

законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

 

5. В своей работе офис-менеджер руководствуется:

- действующим законодательством;

- внутренними нормативными актами работодателя;

- трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.

6. офис-менеджер подчиняется непосредственно директору организации.

7. На время отсутствия офис-менеджера (отпуск, командировка и пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и обязанности, по которым несет ответственность.

8.___________________________________________________________________

 

II. Должностные обязанности.

 

Офис-менеджер:

 

  1. Осуществляет подготовку и организацию работы офиса:

-          организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации;

-          обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;

-          обеспечивает чистоту и порядок в офисе организации.

  1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:

-          принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,

-          принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации,

-          подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя,

-          обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе,

-          следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,

-          организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,

-          по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем,

-          оформляет приказы директора и доводит их до сведения работников,

-          выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,

-          осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль,

-          обеспечивает исполнение работниками указаний руководства организации,

-          печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

  1. Ведет делопроизводство.

  2. Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации.

  3. Осуществляет не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты. Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи.

  4. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

  5. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив.

  6. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

  7. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

  8. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

  9. Оформляет заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку заказов по электронной почте.

  10. Ведет учет поступающих и реализуемых товаров, оказанных услуг.

  11. Ведет учет складских запасов товаров и контроль за их минимальным остатком на складе.

  12. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.

15.   Выполняет отдельные служебные поручения директора и заместителя директора организации.

 

III.Права.

 

Офис-менеджер имеет право:

1.               Знакомиться с новыми положениями, принятыми руководством, касающимися его работы.

2.               Вносить предложения, касающиеся улучшения производственного процесса.

3.               Запрашивать от структурных подразделений организации и самостоятельных специалистов необходимую информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей.

4.               Требовать от руководства организации надлежащих условий работы и соблюдения положений, предусмотренных ТК РФ.

 

IV.Ответственность.

 

Офис-менеджер несет ответственность в следующих случаях:

  1. За ненадлежащее исполнение  или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

  2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

  3. За причинение материального ущерба организации  в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

  4. За использование имущества и средств предприятия в интересах, противоположных интересам учредителей.

  5. _____________________________________________________________.

 

Должностная инструкция разработана в

соответствии с______________________

(наименование, номер и дата документа)

Руководитель структурного

Подразделения                                                                 ____________                 ______________________________

(подпись)                        (фамилия, инициалы)

00.00.0000.

СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела

_________          ________________________

(подпись)              (фамилия, инициалы)

00.00.0000.

С инструкцией ознакомлен:                                ____________                      ______________________________

                                                                              (подпись)                                 (фамилия, инициалы)

                                                                                         00.00.0000.

 


Всего в Пакет Кадровика включены 2100 образцов документов по кадрам,  в т.ч. 1100 должностных инструкций >>

СКАЧАТЬ другие материалы по кадрам из "Пакета Кадровика": образцы и бланки документов, пошаговые процедуры,  книги, консультации, законодательство, письма Роструда и др. >>

Обмен образцами документов (выложить, скачать) на форуме по кадрам "Обмен документами" >>

БЕЗ ОПЛАТЫ скачать и заказать по электронной почте сборник "125 образцов документов для кадровика" >>


Правила перепечатки данного материала (должностной инструкции) на другой сайт

При перепечатке данного материала на другой сайт обязательно указание перед материалом (в начале!) источника и ссылки на него в следующем виде—

"Источник: “Электронная библиотека “Пакет Кадровика” - http://www.kadrovik-praktik.ru "

При этом перепечатка допускается только полная и дословная без исключения слов, фраз, абзацев данного материала и без дополнения его.

Перепечатка данного материала в "бумажные" газеты и журналы возможна только при условии размещения рядом с ним рекламного сообщения нашей компании. Текст и размер рекламного сообщения согласовывается дополнительно по e-mail




Повысить свой профессиональный уровень Вы также можете с помощью:


Книги по кадровому делопроизводству


Книги и журналы учета


Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Журнал регистрации приказов
Журнал регистрации приказов
Журнал регистрации трудовых договоров
Журнал регистрации трудовых договоров
Журнал учета листков нетрудоспособности
Журнал учета листков нетрудоспособности
Журнал регистрации заявлений работников
Журнал регистрации
заявлений работников
Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами
Журнал ознакомления
работников с локальными
нормативными актами
Журнал универсальный. «Пустой» (с незаполненными шапками граф) для учета/регистрации документов/событий 
Журнал универсальный. «Пустой» (с незаполненными шапками граф) для учета/регистрации документов/событий





А также






Корзина0 товаров
на сумму 0 руб.

Мы в соцсетях:

FacebookОдноклассникиВКонтакте

Подпишитесь бесплатно:

 

Новости сайта


Все новости сайта

Последние публикации
 
Все публикации

Новости для подписчиков журнала "Кадровик-практик"
Все новости ИКС

Войти в зону ИКС (раздел сайта для подписчиков журнала "Кадровик-практик") >>

Новости трудового законодательства
Все новости

Опрос дня
С работником заключено соглашение к трудовому договору, по которому работа по совместительству стала основной. В трудовой книжке записи о совместительстве не было. Какую запись Вы сделаете в графе 3 «Сведений о работе»?

Проголосовать и узнать результаты опроса всех >>



Тест дня
"Ненормированный рабочий день"