Журнал учета печатей и штампов – это журнал, в котором ведется учет поступления, выдачи, возврата и уничтожения печатей и штампов организации с проставлением их оттисков. Находится у работника, ответственного за учет и сохранность печатей и штампов, назначенного приказом руководителя организации.
Журнал учета печатей и штампов ведется по правилам ведения документов строгой отчетности и хранится в несгораемом шкафу (сейфе). Листы журнала нумеруются, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью и подписью руководителя организации.
Утвержденной законом формы Журнала учета печатей и штампов нет, организация вправе разработать ее
самостоятельно в произвольной форме и определить какие графы включить в журнал.
Срок хранения Журнала учета печатей и штампов установлен
ст. 775 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения(утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010г.), -
постоянноВажно знать! Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает лицо, назначенное
приказом (распоряжением) руководителяорганизации. В случае его увольнения приказ переиздается.
Ответственность за использование и хранение печатей и штампов, после выдачи их структурным подразделениям, возлагается
приказом (распоряжением) руководителя на работников, получивших такие печати и штампы. Кто в организациях должен отвечать за учет печатей и штампов, не регламентирован никакими нормативными правовыми актами. В каждой организации этот вопрос решают по-разному, в зависимости от ее особенностей и понимания важности этой работы.
Выдача печатей и штампов осуществляется
под расписку в журнале работникам, персонально ответственным за их использование Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации.
Для изготовления печатей и штампов оформляется заказ в фирму, изготавливающую печати и штампы. Эту информацию также заносят в журнал.
Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения).
Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.
