Тема форума: Можно ли уничтожить неактуальные согласия на обработку персональных данных? | Форумы "Кадровое делопроизводство" | Сообщение № 629614

Можно ли уничтожить неактуальные согласия на обработку персональных данных? , Публикация №629614

Vasia.pngПриветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле! Наш форум - для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. Будьте вежливы))) Создавая новую тему, пожалуйста, формулируйте ее точно, полно и ясно. 
Не оставляйте в сообщениях активных ссылок на другие ресурсы. 
Участники, которые на форуме активно и грамотно отвечают на вопросы коллег, получают подписку на журнал "Кадровик-практик" в подарок

Можно ли уничтожить неактуальные согласия на обработку персональных данных?, Вопрос об уничтожение согласий на ПДн, если введены новые согласия. И вопрос, когда уничтожать согласия на ПДн, если сотрудник уволился или клиент расторгнул договор.
 
В сентябре 2022 года заменили согласия на обработку ПДн для сотрудников и для обучающихся в связи с нововведениями по ПДн.
1. Что теперь делать со старыми согласиями, которые уже не актуальны? Можно ли уничтожить неактуальные согласия в любой момент или нужно ждать пока пройдёт какой-то срок? 2. Какой срок хранения новых согласий ПДн,если обучающийся расторгнул договор?
3. Какой срок хранения нового согласия ПДн, если сотрудник уволился после подписания нового согласия?
4. Какие сроки хранения у неактуальных уже документов типа Политика о ПДн, положение, утверждённые формы согласий и приказов связанных с этими документами (все заменено на новые варианты с сентября 2022).
5. Может ли гендиректор микропредприятие возложить на себя обязанности по оценке ценности, актуальности документов и не создавать комиссию для оценки и уничтожения документов?
Изменено: Татьяна - 19.06.2023 13:46:56
 
Добрый день,

Для пунктов 1-4 воспользуйтесь документами, которые определяют сроки хранения:

  1. Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236
  2. Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
  3. «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года.
Изменено: Оксана Василенко - 19.06.2023 16:57:07
 
Благодарю за подсказку.
Мало ли кто-то ещё ищет информацию по уничтожению согласий и положений по ПДн
В приказе Росархива 236 пункты 440 и 441 есть некоторая информация по хранения положений и согласий, но достаточно туманно. Например в 440 пишут, что если положение создано по месту организации, то хранится постоянно, а если в других организациях, то 3 года после замены новым. Получается и старое положение нужно хранить на постоянной основе, хотя сделано новое?
По поводу согласий упоминается только что нужно хранить 3 года после истечения срока согласия или после отзыва согласия, но нужно ли хранить согласие, если даётся новое согласие
Изменено: Татьяна - 19.06.2023 18:00:44
 
Цитата
написал:
Благодарю за подсказку.
Мало ли кто-то ещё ищет информацию по уничтожению согласий и положений по ПДн
В приказе Росархива 236 пункты 440 и 441 есть некоторая информация по хранения положений и согласий, но достаточно туманно. Например в 440 пишут, что если положение создано по месту организации, то хранится постоянно, а если в других организациях, то 3 года после замены новым. Получается и старое положение нужно хранить на постоянной основе, хотя сделано новое?
По поводу согласий упоминается только что нужно хранить 3 года после истечения срока согласия или после отзыва согласия, но нужно ли хранить согласие, если даётся новое согласие
Татьяна, да если Положение разработано головной организацией - храним Постоянно, если Вам прислано положение, то храним 3 года. по поводу Согласия, срок хранения 3 года, опять же, документы до сдачи в архив хранятся в подразделении - 3 года, после чего они передаются на хранение в архив (Постоянного, свыше (10 лет) хранения и по личному составу, срок которых 50/75 лет, остальные уничтожаются по истечении срока хранения. Это так сказать, исковая давность.
 
Цитата
написал:
По поводу согласий упоминается только что нужно хранить 3 года после истечения срока согласия или после отзыва согласия, но нужно ли хранить согласие, если даётся новое согласие
Татьяна, а как Вы сами думаете, если работник отозвал своё согласие? Естественно согласие уже не актуально, ну а если в согласии стоит дата, до которой действует Согласие, то соответственно, опять же оно не актуально. Если работник подписал новое Согласие, то оно будет храниться, если нет даты действия, пока работник не отзовёт согласие. Ну уволился человек, а согласие не отозвал, значит будет лежать в папочке и тогда Вы имеете право по истечении 50/75 лет уничтожить документ.
 
Добрый день. В согласии стоит не дата его завершения , а условия прекращения его действия:

Обработка персональных данных начинается с момента представления Оператору согласия на обработку персональных данных и прекращается:

  • по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено законодательством РФ;

  • по достижении окончания срока хранения предусмотренного законодательством РФ, в том числе приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и ФЗ N 125-ФЗ 22 октября 2004 г.;

  • при отзыве согласия субъектом персональных данных на обработку персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством РФ;

  • Получается, увольнение или расторжение клиентского договора можно считать условием для прекращения обработки ПДн. Не понятно касается ли это и согласия и можно ли через 3 года после увольнения или расторжения клиентского договора уничтожать эти согласия.

 
Коллеги, подскажите, вы каждый раз переподписываете согласие на обработку? Последние изменения у нас касались переименований и учреждения СФР. Неужели после каждого такого уточнения необходимо заново подписывать у всех работников согласие ?
 
Цитата
написал:
Ну уволился человек, а согласие не отозвал, значит будет лежать в папочке и тогда Вы имеете право по истечении 50/75 лет уничтожить документ.
Интересно получается. То есть при увольнении сотруднику нужно писать отзыв согласия на обработку персональных данных.
Насколько я знаю хранить копии личных документов сотрудников нельзя, поэтому хранить личные дела тоже нельзя. Посмотрели оригинал, внесли запись и отдали обратно. После увольнения в организации должны остаться документы, которые передаются в архив: приказы по личному составу, трудовой договор(доп.соглашения) и личная карточка.
И тогда еще отзыв согласия на обработку персональных данных, которые будут храниться до передачи дел в архив. То есть отзыв будет свидетельствовать о том, что согласие на обработку было, но оно возвращено при увольнении.
Цитата
написал:
Политика о ПДн, положение, утверждённые формы согласий и приказов связанных с этими документами (все заменено на новые варианты с сентября 2022).
Эти документы хранятся в организации постоянно. Это основная деятельность организации.
 
Цитата
написал:
Последние изменения у нас касались переименований и учреждения СФР. Неужели после каждого такого уточнения необходимо заново подписывать у всех работников согласие
Сотрудники дали согласие на обработку персональных данных работодателю единожды. Доверили нам свои данные. Мы действуем в рамках определенных Положением о защите персональных данных. Если вы в положении прописали, что будете информировать сотрудников о любых действиях с их персональными данными, куда передали, зачем, для чего, то действуйте.
А если сотрудники не дадут согласия на обработку персональных данных в переименованную СФР или налоговую, как быть работодателю?
 
Вот и задумалась…по идее это ж правоприемник ПФР и ФСС. Но дело даже не в этом, а в принципе, если вносятся изменения в согласие обязан ли работодатель каждый раз подписывать новое согласие?!
 
Цитата
написал:
Вот и задумалась…по идее это ж правоприемник ПФР и ФСС. Но дело даже не в этом, а в принципе, если вносятся изменения в согласие обязан ли работодатель каждый раз подписывать новое согласие?!
Цитата
написал:
Вот и задумалась…по идее это ж правоприемник ПФР и ФСС. Но дело даже не в этом, а в принципе, если вносятся изменения в согласие обязан ли работодатель каждый раз подписывать новое согласие?!
Может для спокойствия сделать дополнение к соглашению, где прописать изменения? Новое согласие- это значит потом нужно куда-то девать старые, уничтожать или сдавать в архив. Новые подписываются, когда глобальные изменения, а тут только переименование организации
 
Цитата
написал:
Цитата
написал:
Ну уволился человек, а согласие не отозвал, значит будет лежать в папочке и тогда Вы имеете право по истечении 50/75 лет уничтожить документ.
Интересно получается. То есть при увольнении сотруднику нужно писать отзыв согласия на обработку персональных данных.
Насколько я знаю хранить копии личных документов сотрудников нельзя, поэтому хранить личные дела тоже нельзя. Посмотрели оригинал, внесли запись и отдали обратно. После увольнения в организации должны остаться документы, которые передаются в архив: приказы по личному составу, трудовой договор(доп.соглашения) и личная карточка.
И тогда еще отзыв согласия на обработку персональных данных, которые будут храниться до передачи дел в архив. То есть отзыв будет свидетельствовать о том, что согласие на обработку было, но оно возвращено при увольнении.
Цитата
написал:
Политика о ПДн, положение, утверждённые формы согласий и приказов связанных с этими документами (все заменено на новые варианты с сентября 2022).
Эти документы хранятся в организации постоянно. Это основная деятельность организации.
Конечно все эти согласия и отзывы- игра в одни ворота. То есть человек отозвал согласие, согласие уничтожили через три года (вроде такой срок хранения после отзыва согласия), а потом еще и отзыв, где прописаны паспортные данные человека так же хранят пожизненно. Получается есть отзыв или нет отзыва-все равно обработка ПДн и дальше будет происходить).
Даже устаревшую политику (новая имеется), формы согласий (устаревшие)-все нужно хранить, правильно поняла???
Изменено: Татьяна - 20.06.2023 14:15:54
 
Цитата
написал:
Цитата
написал:
Благодарю за подсказку.
Мало ли кто-то ещё ищет информацию по уничтожению согласий и положений по ПДн
В приказе Росархива 236 пункты 440 и 441 есть некоторая информация по хранения положений и согласий, но достаточно туманно. Например в 440 пишут, что если положение создано по месту организации, то хранится постоянно, а если в других организациях, то 3 года после замены новым. Получается и старое положение нужно хранить на постоянной основе, хотя сделано новое?
По поводу согласий упоминается только что нужно хранить 3 года после истечения срока согласия или после отзыва согласия, но нужно ли хранить согласие, если даётся новое согласие
Татьяна, да если Положение разработано головной организацией - храним Постоянно, если Вам прислано положение, то храним 3 года. по поводу Согласия, срок хранения 3 года, опять же, документы до сдачи в архив хранятся в подразделении - 3 года, после чего они передаются на хранение в архив (Постоянного, свыше (10 лет) хранения и по личному составу, срок которых 50/75 лет, остальные уничтожаются по истечении срока хранения. Это так сказать, исковая давность.
Уточните, пожалуйста, устаревшие согласия нужно хранить три года и потом можно уничтожить? Или их нужно хранить 3 года, а потом сдать в архив на постоянное хранение?
Изменено: Татьяна - 20.06.2023 14:13:39
 
Цитата
написал:
Уточните, пожалуйста, устаревшие согласия нужно хранить три года и потом можно уничтожить? Или их нужно хранить 3 года, а потом сдать в архив на постоянное хранение?
Татьяна, моя вина, не поставил закрывающую скобку после слов (... 50/75 лет). Согласие хроанится 3 года, после чего уничтожается, но это при одном условии, оно должно быть отозвано, и окончен срок его действия. Например до увольнения, если человек уволился, согласие перестало действовать. Понятно, что до "отзыва" оно продолжает действовать , даже если человек уже не работает, он же не отозвал.
 
Цитата
написал:
хранить личные дела тоже нельзя
а где сказано, что нельзя хранить ЛД, срок у них 50/75 лет, только изымаете все копии документов не относящихся к трудовой деятельности, например свидетельства о рождении ребёнка, о заключении брака/разводе, разные справки, срок которых уже давно истёк, а они всё ещё в ЛД "место азнимают".
Цитата
написал:
Даже устаревшую политику (новая имеется), формы согласий (устаревшие)-все нужно хранить, правильно поняла???
если Политику разработали вы, то да Постоянно, если выслаи вам, то 3 года посзе замены новой. Формы чем утверждены, приказом, и если есть слово Утверждено приказом, то прикладываете к этому приказу.
Цитата
написал:
Получается есть отзыв или нет отзыва-все равно обработка ПДн и дальше будет происходить).
не верно, Вы ещё обязаны удалить все ПД на работника из пвсех программ, где это обрабатывается, уведомить архив, что человек отозвал своё согласие на обработку ПД, в архиве, делают отметку, что ПД не выдавть, ОТЗЫВ. Но это только те ПД, о которых не оговорены федеральными законами, например приёме/увольнение/перемещение (перевод) - это отразится на пенсии. Тут даже архивариус не имеет уничтожать эти данные, так хочется, зачем хранить 50/75 лет. К стати, после 50/75 лет хранения, не значит, что можно уничтожать, можно даже использовать эти ПД без согласия собственника. Напримеп, написание истории предприятия, где перечисляются работники.
Читают тему
Форма ответов
 
Текст сообщения*
Перетащите файлы
Ничего не найдено
Файл
 

Отписаться от сообщений с форума

Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Вместе с тем, убедительная просьба к участникам - при общении   не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д. Если Вы заметили сообщение, которое, возможно нарушает закон или правила форума, пожалуйста, напишите нам >> 

Пример HTML-страницы







В работе Вам помогут:


Информационное Кадровое Сопровождение

         
Ресурсы ИКС       Журнал
"Кадровик-практик"
  Журналы регистрации
и книги учета


Бесплатные ресурсы

Справочная база

Пошаговые инструкции
Образцы документов
Статьи и консультации
Разъяснения Роструда, НПА

Рассылки

Подпишитесь на наши рассылки:
- новые публикации,
- новости законодательства

Самоучитель

Познавайте кадровый учет сами с нашим самоучителем по кадровому делопроизводству

Кадровый аудит

Кадровый аудит своими силами. Найдите у себя эти ошибки и исправьте их

Фотообои

Фотообои с производственным календарем на 2025 год

Опросы

Опросы по сложным вопросам кадровой практики