Авторизация
Регистрация
Забыли свой пароль?
Поиск по сайту
Журнал
"Кадровик-практик"
Подписка 1500 руб./год

До 31 декабря
в подарок доступ
к электронной версии 
книги
"ГИТ на пороге"!


Бесплатно
подписчики получают 
доступ к: 
  • справочной базе,
  • "книжной полке",
  • курсу по кадрам,
  • всем тестам и др.
Узнать подробнее >>
Полистать журнал >>




Вы слышали что нибудь о том что за хранение копий паспортов в личных делах сотрудников на организацию налагается большой штраф?

Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное - у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум - для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы - это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.
Также для Вас чат кадровиков >>
Vasia.png

Страницы:1
Вы слышали что нибудь о том что за хранение копий паспортов в личных делах сотрудников на организацию налагается большой штраф?
 
Имеет ли право отдел кадров хранить в личных делах копии паспорта? У нас сегодня начальник в интернете вычитала что хранить нельзя , за это положен огромный штраф. Кто что нибудь знает об этом?
 
Закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ

Изучайте!
И наступит Вам счастье.... :friends
 
Роструд объяснил, как хранить копии документов в личных делах - Цитата с сайта ClubTK.ru.
Условие, при котором хранить копии документов безопасно Специалисты Федеральной службы по труду и занятости обращают внимание, что порядок ведения личного дела на законодательном уровне не установлен. В связи с этим чиновники предлагают ориентироваться на нормативные акты, регламентирующие отношения в сфере неприкосновенности частной жизни, а также сбора и хранения персональной информации. В Роструде подчеркивают, что по Конституции запрещено собирать, хранить, использовать и распространять личные данные гражданина, только если он сам не дал согласие на обработку его личной информации. Аналогичные нормы содержатся и в Федеральном законе от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных». С учетом этого, если сотрудник дал согласие на хранение и обработку информации о себе, работодатель вправе хранить копии документов в деле работника, в частности, паспорта, СНИЛС, ИНН. В то же время чиновники уточняют, что в ст. 86 ТК РФ обозначены цели, для которых работодателям разрешено использовать персональные данные сотрудников. Ими пользуются для: обеспечения соблюдения законов и иных нормативных актов; содействия в трудоустройстве; предоставления образования и продвижения по службе; обеспечения личной безопасности работников; контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.


Мы прописали в ЛНА необходимость хранения, взяли с работников согласие - и храним их спокойно. У нас без копий невозможно! Любая проверка в первую очередь копии ВСЕХ документов требует!
Изменено: mila2 - 09.07.2018 13:27:44
 
Здравствуйте!

К сожалению, большинство кадровых работников не может правильно назвать цель и правовое основание хранения в личном деле копий паспорта, военного билета, свидетельств о рождении и др.
В копиях документов работника может быть указана национальность - а это специальная категория персональных данных (далее - ПДн), для обработки которой необходимо не только получить согласие, но и иметь законную цель и правовые основания такой обработки (что для "национальности" как категории ПДн я встречал только разве что в приложении 1 к приказу МВД от 21.12.2017 № 949 (правила обработки ПДн в системе МВД России). И конечно, такую категорию Ваша организация не указала в уведомлении (ещё одна санкция при проверке).
В подавляющем большинстве случаев упоминаний об национальности в кадровых документах быть не должно.

А что думает Роскомнадзор и суды о хранении копий вышеуказанных документов? Давайте почитаем не статьи в интернете, а реальную судебную практику, будет очень интересно.
Идём на сайт картотека арбитражных дел вбиваем в нужное поле справа номер дела, например А53-12557/2013, скачиваем файл себе и читаем:
"В личных делах работников ООО ... хранятся документы, содержащие персональные данные, превышающие установленный пунктом 2 статьи 86 Трудового кодекса Российской Федерации объем обрабатываемых персональных данных работников, определенный Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами. К незаконно обрабатываемым персональным данным работников относятся копии страниц паспорта, копии страниц военного билета".

Можно почитать дело А53-10287/2013, также занимательно:
"Судебные инстанции, руководствуясь положениями указанных нормативных актов, сделали правильный вывод о том, что для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность. Хранение копии паспорта на рабочем месте превышает объем обрабатываемых персональных данных работников, действующим законодательством не установлено, нарушает права и свободы гражданина, снижает уровень прав и гарантий работника, противоречит федеральному законодательству. Управление при проведении проверки пришло к обоснованному выводу о том, что общество производит обработку избыточных персональных данных, по сравнению с теми, которые определены к заявленным целям их обработки, что является нарушением части 5 статьи 5 Закона о персональных данных".

А что у нас в большинстве организаций:
Цитата
mila2 пишет:
Мы прописали в ЛНА необходимость хранения, взяли с работников согласие - и храним их спокойно. У нас без копий невозможно! Любая проверка в первую очередь копии ВСЕХ документов требует!
:D
Теперь по поводу согласий работников на обработку ПДн. Судя по цитате выше, при всём уважении, осмелюсь предположить, что в организации mila2 взяли так называемое "согласие на всё", включив в него всё, что можно и что нельзя. Однако, в большинстве случаев, связанных с трудовыми отношениями, согласие брать не нужно и за каждое "лишнее" согласие, взятое "на всякий случай", можно получить замечание и последующую санкцию при проверке. Следует ознакомиться с разъяснениями Роскомнадзора по вопросам, касающимся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве.
Согласие работника обязательно, например, при передаче ПДн для обработке третьим лицам в рамках зарплатного проекта, при направлении на учебу и т.п. - это гражданско-правовые отношения. Причем для каждой цели обработки и для каждого третьего лица, которому организация поручает обработку ПДн обязательно брать отдельное согласие. Нельзя в одном согласии объединить согласие на передаче ПДн медицинскому учреждению для периодических обязательных медосмотров и образовательному учреждению для повышения работниками квалификации.

Опять же, позиция суда и Роскомнадзора (дело А40-32030/2016):
"Если цели обработки персональных данных выходят за рамки ТК РФ, для каждого случая передачи ПДн работников третьим лицам необходимо получать отдельное письменное согласие работника".


Печально, если ваш юрист считает иначе.
:friends
Изменено: velsen - 08.09.2018 15:12:14(Исправлена ошибка в слове "направлениЮ")
Страницы:1
Читают тему (гостей: 1)

Отписаться от сообщений с форума

Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Вместе с тем, убедительная просьба к участникам - при общении   не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д. Если Вы заметили сообщение, которое, возможно нарушает закон или правила форума, пожалуйста, напишите нам >>


Уважаемые коллеги, в данном чате вы можете в режиме онлайн обсуждать кадровые вопросы. Пожалуйста, будьте взаимовежливы


Корзина0 товаров
на сумму 0 руб.

Мы в соцсетях:

FacebookОдноклассникиВКонтакте

Подпишитесь бесплатно:

 


А вы уже запаслись журналами учета на          2019 год?

Успейте заказать журналы >>

До Нового года осталось:

дней



Новости сайта


Все новости сайта

Последние публикации
 
Все публикации

Новости для подписчиков журнала "Кадровик-практик"
Все новости ИКС

Войти в зону ИКС (раздел сайта для подписчиков журнала "Кадровик-практик") >>

Новости трудового законодательства
Все новости

Опрос дня
Оцените нашу заботу о вас в 2018 году! Насколько полезны были наши публикации в рассылках и журналах, наши методички, книги, тесты и прочие ресурсы сайта, наши журналы учета? Отметить свое мнение и узнать ответы коллег >>



Тест дня
Мини-тест "Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией"

Книги по кадровому делопроизводству

Книги по кадровому делопроизводству

От профессионалов КД.
Печатные и электронные версии.
Доставка по РФ

Все книги >>
Заказать >>

Журналы учета и регистрации. Разные!

Книги и журналы учета

Отличное качество, плотная обложка+ПВХ, чёткая разлиновка, правильные графы. Прошивка, пломба.
Успейте заказать по старым ценам!

Узнать подробнее >>
Заказать >>

Доставка во все регионы РФ.