Вы слышали что нибудь о том что за хранение копий паспортов в личных делах сотрудников на организацию налагается большой штраф?
Не оставляйте в сообщениях активных ссылок на другие ресурсы.
Участники, которые на форуме активно и грамотно отвечают на вопросы коллег, получают подписку на журнал "Кадровик-практик" в подарок
04.07.2018 16:42:31 Закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ Изучайте! И наступит Вам счастье.... | |
09.07.2018 13:27:05 Роструд объяснил, как хранить копии документов в личных делах - Цитата с сайта ClubTK.ru. Условие, при котором хранить копии документов безопасно Специалисты Федеральной службы по труду и занятости обращают внимание, что порядок ведения личного дела на законодательном уровне не установлен. В связи с этим чиновники предлагают ориентироваться на нормативные акты, регламентирующие отношения в сфере неприкосновенности частной жизни, а также сбора и хранения персональной информации. В Роструде подчеркивают, что по Конституции запрещено собирать, хранить, использовать и распространять личные данные гражданина, только если он сам не дал согласие на обработку его личной информации. Аналогичные нормы содержатся и в Федеральном законе от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных». С учетом этого, если сотрудник дал согласие на хранение и обработку информации о себе, работодатель вправе хранить копии документов в деле работника, в частности, паспорта, СНИЛС, ИНН. В то же время чиновники уточняют, что в ст. 86 ТК РФ обозначены цели, для которых работодателям разрешено использовать персональные данные сотрудников. Ими пользуются для: обеспечения соблюдения законов и иных нормативных актов; содействия в трудоустройстве; предоставления образования и продвижения по службе; обеспечения личной безопасности работников; контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества. Мы прописали в ЛНА необходимость хранения, взяли с работников согласие - и храним их спокойно. У нас без копий невозможно! Любая проверка в первую очередь копии ВСЕХ документов требует! Изменено: | |
16.07.2018 23:23:10 Здравствуйте! К сожалению, большинство кадровых работников не может правильно назвать цель и правовое основание хранения в личном деле копий паспорта, военного билета, свидетельств о рождении и др. В копиях документов работника может быть указана национальность - а это специальная категория персональных данных (далее - ПДн), для обработки которой необходимо не только получить согласие, но и иметь законную цель и правовые основания такой обработки (что для "национальности" как категории ПДн я встречал только разве что в приложении 1 к приказу МВД от 21.12.2017 № 949 (правила обработки ПДн в системе МВД России). И конечно, такую категорию Ваша организация не указала в уведомлении (ещё одна санкция при проверке). В подавляющем большинстве случаев упоминаний об национальности в кадровых документах быть не должно. А что думает Роскомнадзор и суды о хранении копий вышеуказанных документов? Давайте почитаем не статьи в интернете, а реальную судебную практику, будет очень интересно. Идём на сайт картотека арбитражных дел вбиваем в нужное поле справа номер дела, например А53-12557/2013, скачиваем файл себе и читаем: "В личных делах работников ООО ... хранятся документы, содержащие персональные данные, превышающие установленный пунктом 2 статьи 86 Трудового кодекса Российской Федерации объем обрабатываемых персональных данных работников, определенный Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами. К незаконно обрабатываемым персональным данным работников относятся копии страниц паспорта, копии страниц военного билета". Можно почитать дело А53-10287/2013, также занимательно: "Судебные инстанции, руководствуясь положениями указанных нормативных актов, сделали правильный вывод о том, что для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность. Хранение копии паспорта на рабочем месте превышает объем обрабатываемых персональных данных работников, действующим законодательством не установлено, нарушает права и свободы гражданина, снижает уровень прав и гарантий работника, противоречит федеральному законодательству. Управление при проведении проверки пришло к обоснованному выводу о том, что общество производит обработку избыточных персональных данных, по сравнению с теми, которые определены к заявленным целям их обработки, что является нарушением части 5 статьи 5 Закона о персональных данных". А что у нас в большинстве организаций:
Теперь по поводу согласий работников на обработку ПДн. Судя по цитате выше, при всём уважении, осмелюсь предположить, что в организации mila2 взяли так называемое "согласие на всё", включив в него всё, что можно и что нельзя. Однако, в большинстве случаев, связанных с трудовыми отношениями, согласие брать не нужно и за каждое "лишнее" согласие, взятое "на всякий случай", можно получить замечание и последующую санкцию при проверке. Следует ознакомиться с разъяснениями Роскомнадзора по вопросам, касающимся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве. Согласие работника обязательно, например, при передаче ПДн для обработке третьим лицам в рамках зарплатного проекта, при направлении на учебу и т.п. - это гражданско-правовые отношения. Причем для каждой цели обработки и для каждого третьего лица, которому организация поручает обработку ПДн обязательно брать отдельное согласие. Нельзя в одном согласии объединить согласие на передаче ПДн медицинскому учреждению для периодических обязательных медосмотров и образовательному учреждению для повышения работниками квалификации. Опять же, позиция суда и Роскомнадзора (дело А40-32030/2016): "Если цели обработки персональных данных выходят за рамки ТК РФ, для каждого случая передачи ПДн работников третьим лицам необходимо получать отдельное письменное согласие работника". Печально, если ваш юрист считает иначе. Изменено: | ||||
Отписаться от сообщений с форума
Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Вместе с тем, убедительная просьба к участникам - при общении не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д. Если Вы заметили сообщение, которое, возможно нарушает закон или правила форума, пожалуйста, напишите нам >>
В работе Вам помогут:
| |||||
Ресурсы ИКС |
Журнал "Кадровик-практик" | Книги по кадровому делопроизводству | Журналы регистрации и книги учета |
Бесплатные ресурсы
Пошаговые инструкции
Образцы документов
Статьи и консультации
Разъяснения Роструда, НПА
Подпишитесь на наши рассылки:
- новые публикации,
- новости законодательства
Познавайте кадровый учет сами с нашим самоучителем по кадровому делопроизводству
Кадровый аудит своими силами. Найдите у себя эти ошибки и исправьте их
Фотообои с производственным календарем на 2024 год
Опросы по сложным вопросам кадровой практики