Авторизация
Регистрация
Забыли свой пароль?
Поиск по сайту
Журнал
"Кадровик-практик"
Подписка 1500 руб./год

До 30 ноября
в подарок доступ
к электронной версии 
книги
"Практика увольнений"!


Бесплатно
подписчики получают 
доступ к: 
  • справочной базе,
  • "книжной полке",
  • курсу по кадрам,
  • всем тестам и др.
Узнать подробнее >>
Полистать журнал >>




Личные дела, ведение, сдача в архив

Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное - у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум - для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы - это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.
Также для Вас чат кадровиков >>
Vasia.png

Страницы:12След.
Личные дела, ведение, сдача в архив, в муниципальном бюджетном учреждении
 
Здравствуйте! Подскажите если Муниципальное бюджетное учреждение,а сотрудники в нём муниципальными служащими не являются, значит ведение личных дел согласно Федеральному закону "О муниципальной службе в Российской Федерации" от 02.03.2007 N 25-ФЗ (последняя редакция) ст.30 "Ведение личного дела муниципального служащего осуществляется в порядке, установленном для ведения личного дела государственного гражданского служащего." .......не производится.

Следовательно, удобно вести личные дела, но этот закон о персональных данных всех сбивает с толку, значит можно не хранить в них копии паспорта, военного билета, снилс, инн...насчет св-в о рождении непонятно надо ли, если на основе их производится вычет, или св-во о заключении брака-на основе их выплата материальная.
Совсем запуталась, что сдавать в архив чтоб ничего не нарушить.
Когда уже сделают закон чтоб чёрным по белому было написано -НЕЛЬЗЯ ХРАНИТЬ КОПИИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ СОТРУДНИКОВ, НИКАКИЕ И НИ ПРИ КАКИХ ОБСТОЯТЕЛЬСТВАХ, ТОЛЬКО ПОСМОТРЕТЬ ПРИ ПРЕДЪЯВЛЕНИИ...

Изменено: 22inna221 - 13.04.2018 12:24:31
 
Цитата
22inna221 пишет:
Совсем запуталась, что сдавать в архив чтоб ничего не нарушить. Когда уже сделают закон чтоб чёрным по белому было написано -НЕЛЬЗЯ ХРАНИТЬ КОПИИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ СОТРУДНИКОВ, НИКАКИЕ И НИ ПРИ КАКИХ ОБСТОЯТЕЛЬСТВАХ, ТОЛЬКО ПОСМОТРЕТЬ ПРИ ПРЕДЪЯВЛЕНИИ...
На время работы, вы можете иметь эти копии. В архив принимаются только оригиналы, если нет оригинала то принимаются копии заверенные соответствующим образом. Также в архив не принимаются документы личного характера, а к ни относятся свидетельства о рождении, копии паспорта, ИНН СНИЛС и др.. В архив принимаются только трудовые книжки, не полученные по каким либо причинам, когда они будут затребованы, то их выдадут из архива. Теряют актуальность, сведения о данных документах есть в карточке ф. Т-2. По поводу личных дел, это уже зависит от заведённого порядка в организации.
 
Спасибо за ответ! А есть где-то нормативка что копии паспортов, инн и т.д. не принимаются в архив?"копии заверенные соответствующим образом" -это как?...а если о копии приказа говорить?
Изменено: 22inna221 - 13.04.2018 12:45:49
 
Цитата
22inna221 пишет:
Спасибо за ответ! А есть где-то нормативка что копии паспортов, инн и т.д. не принимаются в архив?"копии заверенные соответствующим образом" -это как?...а если о копии приказа говорить?
Как заверяются документы вы наверное знаете, "Верно, подпись и расшифровка подписи заверяющего, печать".
И не нужно вкладывать копии приказов по личному составу в личные дела, они есть в соответствующих делах. Если нет оригинала, ну утерян, испорчен и др. случаи, то тогда копия является как оригинал, и он помещается в дело с приказами и во внутренней описи и заверительной надписи в разделе "Особые отметки" делается отметка: "Приказ № 0 лс от 00.00.0000 копия, -оригинал утерян" с указание листа дела.
Информацию можно получить на сайте Росархива России, там куча документов, и эти же материалы можно найти на этом сайте. Копии паспортов, ИНН, СНИЛС, св.о рождении, смерти, заключении брака являются документами личного характера, и они нужны только для работы в данный момент. После увольнения работника, эти документы теряют актуальность.
 
Цитата
архивист пишет:
И не нужно вкладывать копии приказов по личному составу в личные дела
Что под этим подразумеваете?

А как прием, увольнение?
 
Цитата
архивист пишет:
И не нужно вкладывать копии приказов по личному составу в личные дела
Тут уже про сдачу в архив, я так понимаю...Хорошо бы, если б так...действительно мартышкин труд, если оригиналы приказов есть и подшиты отдельно....Вот дали бы ссылку на нормативку, а то на сайте там очень большое кол-во информации, самой сложно найти,а вы "архивист" - человек с опытом в этом вопросе, просветили б нас и поставили точку в данной теме.
 
Цитата
22inna221 пишет:
ут уже про сдачу в архив, я так понимаю...Хорошо бы, если б так...действительно мартышкин труд, если оригиналы приказов есть и подшиты отдельно....Вот дали бы ссылку на нормативку, а то на сайте там очень большое кол-во информации, самой сложно найти,а вы "архивист" - человек с опытом в этом вопросе, просветили б нас и поставили точку в данной теме.Все
Все документы по личному составу: приказы о приёме, увольнении, перемещении, табеля учёта рабочего времени (только вредники), лицевые счета, личные дела, личные карточки Т-2 передаются в госархив, если организация ликвидируется, и если документы не передаются правопреемнику. Если организация не является поставщиком документов, то эти документы хранятся в организации до окончания срока. В данном случае 75 с 2013 года 50 лет. Но они должны формироваться, так как будто завтра вы будете передавать на госхранение. Нет такого понятия ЛД кроме гослужащих, если вы решили вести ЛД, то это ваше право. Но не забывайте, что ЛД формируется не только из приказов приём-увольнение, там куча документов, и они почти все должны быть оригиналы. Все оригиналы приказов о приёме-увольнении формируются в соответствующие дела, если хотите помещать копии, то это ваше дело (все кадровики считают, что так удобнее работать с документами, чем рыться в делах "приказы" и пытаются туда же всунуть карточку Т-2, хотя это совершенно другой документ) хотя это не проблема кадровиков, это проблема архивариуса, если таковой есть в организации. В любом случае предпочтение отдаётся "оригиналу" а не копии. Самое интересное, что архивариус не имеет право заверять "копию" документа, нет достоверных данных, что этот документ соответствует оригиналу. По поводу помещения копий в ЛД, так и архивисты спорят до хрипоты. И каждый прав и не прав. Нет чёткой границы, так было раньше, так нам привычней. Постараюсь разместить файл на форуме в разделе документы.
 
А что насчёт чеков иностранцев , патенты, мигр.карты, и т.д.?нужны ли они в архиве как подтверждение что всё оплачено и всё законно?
 
Цитата
архивист пишет:
с 2013 года 50 лет
опечатка
2003
 
Здравствуйте. Поделитесь опытом, как сдаете личные дела в архив?
Вот я прошила каждое дело (пронумеровала, сделала опись, заверительный лист, обложку), получилось, к примеру, 37 листов. Дальше как? Формировать в короб несколько дел, пока не дойду до 250 листов в коробе?
Или сдавать отдельно каждое дело? То есть у меня уволилось за год 20 человек, я сдаю 20 отдельных дел, в номенклатуре в столбце "Количество единиц хранения" ставлю цифру 20?
Может быть шить в одно дело несколько личных дел до объема 250 листов?
 
Цитата
igrakom пишет:
пока не дойду до 250 листов в коробе
в одном деле (папке) не больше 250

Цитата
igrakom пишет:
Может быть шить в однодело несколько личных дел до объема 250 листов
можно, за календарный год
 
Цитата
igrakom пишет:
То есть у меня уволилось за год 20 человек, я сдаю 20 отдельных дел, в номенклатуре в столбце "Количество единиц хранения" ставлю цифру 20
да
 
Валентина, спасибо!
 
Цитата
igrakom пишет:
Здравствуйте. Поделитесь опытом, как сдаете личные дела в архив?
Вот я прошила каждое дело (пронумеровала, сделала опись, заверительный лист, обложку), получилось, к примеру, 37 листов. Дальше как? Формировать в короб несколько дел, пока не дойду до 250 листов в коробе?
Или сдавать отдельно каждое дело? То есть у меня уволилось за год 20 человек, я сдаю 20 отдельных дел, в номенклатуре в столбце "Количество единиц хранения" ставлю цифру 20?
Может быть шить в одно дело несколько личных дел до объема 250 листов?
У вас 20 дел. Вы уже всё сделали. В личном деле может быть и 5 листов. Личные дела сшивать не нужно. В дело сшиваются только ЛК, толщина дела 40 мм, в деле может быть и меньше 250 листов, всё зависит от карточки, на какой бумаге она сделана. 250 листов это дело, а не короб, в коробе может быть и 500 листов, всё зависит от размера короба. Архив не рекомендует сшивать личные дела.
 
Цитата
архивист пишет:
Архив не рекомендует сшивать личные дела.
А как с ними обращаться? :oops:
 
Цитата
архивист пишет:
250 листов это дело, а не короб, в коробе может быть и 500 листов, всё зависит от размера короба. Архив не рекомендует сшивать личные дела.
Я понимаю, что 250 листов это дело, а не короб. Просто думалось, что если складировать личные дела в короба, будет удобнее хранить короба, а не тонкие дела (некоторые дела состоят из 3-5 листов). Личные дела сшиваю. Предыдущие кадровики не сшивали, а все пихалось в одну кучу, вразнобой, сначала пару документов Ивановой, потом - Петровой, потом еще кого-нибудь, потом опять Иванова... Ни по фамилиям, ни по годам. В итоге, когда из ПФР пришла проверка и запросили документы по некоторым сотрудникам я замучилась искать, перебирала огромную кучу документов.
Для себя приняла решение - буду шить не отдельными тонкими папками, а в одно дело уволенных за календарный год.
 
В личные дела помещаете анкету или личную карточку учета личного состава? Или анкету и карточку?
 
А что насчёт чеков иностранцев , патенты, мигр.карты, и т.д.?нужны ли они в архиве как подтверждение что всё оплачено и всё законно?
 
Цитата
igrakom пишет:
Цитата
архивист пишет:
250 листов это дело, а не короб, в коробе может быть и 500 листов, всё зависит от размера короба. Архив не рекомендует сшивать личные дела.
Я понимаю, что 250 листов это дело, а не короб. Просто думалось, что если складировать личные дела в короба, будет удобнее хранить короба, а не тонкие дела (некоторые дела состоят из 3-5 листов). Личные дела сшиваю. Предыдущие кадровики не сшивали, а все пихалось в одну кучу, вразнобой, сначала пару документов Ивановой, потом - Петровой, потом еще кого-нибудь, потом опять Иванова... Ни по фамилиям, ни по годам. В итоге, когда из ПФР пришла проверка и запросили документы по некоторым сотрудникам я замучилась искать, перебирала огромную кучу документов.
Для себя приняла решение - буду шить не отдельными тонкими папками, а в одно дело уволенных за календарный год.
Так это не личные дела, а сбор макулатуры. Если у Вас заведено, что ведутся ЛД. то сортируйте, а если нет, то просто разделите, заявления туда, характеристики сюда, справки туда. Самое главное, смотрите по срокам хранения документов, со сроками хранения до 10 лет, нет смысла засорять дела (в топку их). Не путайте короб с делом, дела всегда хранятся в коробах, а сколько туда войдёт одному Богу известно.зависит от размера короба.. К стати и правилами предусмотрено, что документы должны храниться в коробах, толстые вертикально, тонкие горизонтально.
 
Цитата
Наталья Ван пишет:
В личные дела помещаете анкету или личную карточку учета личного состава? Или анкету и карточку?
Если вы имеете ввиду ф. Т-2, то это самостоятельный документ. Хотя некоторые кадровики пихают их в ЛД. Моё мнение, Т-2 помещается в отдельное дело. Собираем уволенных по алфавиту и помещаем в одно дело (толщина не более 40 мм или 250 л). Указываем Личные карточки (ф. Т-2) уволенных работников в 2000 году. "А"-"П", Личные карточки (ф. Т-2) уволенных работников в 2000 году "Р"-"Я".
Страницы:12След.
Читают тему (гостей: 1)

Отписаться от сообщений с форума

Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Вместе с тем, убедительная просьба к участникам - при общении   не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д. Если Вы заметили сообщение, которое, возможно нарушает закон или правила форума, пожалуйста, напишите нам >>


Уважаемые коллеги, в данном чате вы можете в режиме онлайн обсуждать кадровые вопросы. Пожалуйста, будьте взаимовежливы


Корзина0 товаров
на сумму 0 руб.

Мы в соцсетях:

FacebookОдноклассникиВКонтакте

Подпишитесь бесплатно:

 

А Вы уже запаслись журналами учета на          2019 год?

Успейте заказать журналы со скидкой >>

До Нового года осталось:

дней



Новости сайта


Все новости сайта

Последние публикации
 
Все публикации

Новости для подписчиков журнала "Кадровик-практик"
Все новости ИКС

Войти в зону ИКС (раздел сайта для подписчиков журнала "Кадровик-практик") >>

Новости трудового законодательства
Все новости

Опрос дня
Работник не был в отпуске 3 года (36 месяцев). Ему положен отпуск - 28 дней за рабочий год. Он увольняется. Какой расчет дней для компенсации за неиспользованный отпуск Вы считаете верным? Отметить свое мнение и узнать ответы коллег >>



Тест дня
Мини-тест "Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией"

Книги по кадровому делопроизводству

Книги по кадровому делопроизводству

От профессионалов КД.
Печатные и электронные версии.
Доставка по РФ

Все книги >>
Заказать >>

Журналы учета и регистрации. Разные!

Книги и журналы учета

Отличное качество, плотная обложка+ПВХ, чёткая разлиновка, правильные графы. Прошивка, пломба.
Успейте заказать по старым ценам!

Узнать подробнее >>
Заказать >>

Доставка во все регионы РФ.