Авторизация
Регистрация
Забыли свой пароль?
Поиск по сайту
Журнал
"Кадровик-практик"
Подписка 1500 руб./год

До 31 декабря
в подарок доступ
к электронной версии 
книги
"ГИТ на пороге"!


Бесплатно
подписчики получают 
доступ к: 
  • справочной базе,
  • "книжной полке",
  • курсу по кадрам,
  • всем тестам и др.
Узнать подробнее >>
Полистать журнал >>




Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное - у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум - для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы - это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.
Также для Вас чат кадровиков >>
Vasia.png

Страницы:12След.
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения, Проблема с созданием описи документов
 
Я готовлю документы к уничтожению в январе месяце. Предварительно надо подготовить опись этих документов и акт на уничтожение.
Подскажите, пожалуйста, надо ли вносить в опись каждый документ (например, заявления о предоставлении отпуска)? Или можно обозначить общей фразой - "Заявления о предоставлении отпуска 2015 г." и написать количество листов?
А акте так и надо делать. А в описи?????
Нигде не могу найти ответа на этот вопрос. Подскажите, пожалуйста!
 
Насколько я знаю, при уничтожении документов сначала приказом директора назначается комиссия в составе председателя и не менее чем два члена комиссии. Они смотрят, какие документы уже можно уничтожать в связи с истечением срока хранения и составляют акт о выделении документов к уничтожению. Этот акт и есть опись документов. Потом документы уничтожаются одним из четырёх способов:
1) сжигание;
2) измельчение;
3) уничтожение химическими средствами;
3) закапывание (не смейтесь!)
Если уничтожение документов производится в самой организации, то также в присутствии комиссии. Это может быть тот же состав либо другой, например, если в первой комиссии упор делается на специалистов, разбирающихся в документах, то в комиссию на уничтожение могут включаться представители хозяйственной службы. По результатам процедуры составляется акт об уничтожении документов.
Также организация может воспользоваться услугами сторонней компании, заключив договор на обслуживание.
Порядок утилизации документов вы можете прописать в ЛНА, например, инструкции по делопроизводству. Обычно документы формируются в дела, например, в вашем случае, это может быть дело "Заявления работников о предоставлении отпуска" в количестве стольки-то листов. Что касается 2015 года, то рановато вы собрались их уничтожать. Заявления о предоставлении отпусков (ежегодных, учебных) хранятся 5 лет, причём срок начинает отсчитываться со следующего года, т.е. 2016 год - это первый год хранения.Только в 2021 можете уничтожать.
 
Спасибо за отклик. Татьяна! Все это я знаю. У меня только один вопрос (наверное, я нечетко сформулировала его ранее):
Обязательно ли делать опись заявлений о предоставлении отпуска перед составлением акта об их уничтожении? Может, достаточно указать количество?
 
Цитата
ElenaIS пишет:
делать опись заявлений о предоставлении отпуска перед составлением акта об их уничтожении?
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения:
не подшиваются;
листы дела не нумеруются и хранятся на скоросшивателях;
внутренняя опись и лист-заверитель дела не составляются, пересистематизация документов в деле не проводится.
Дела службы кадров временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив не передаются, хранятся в службе кадров и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению по установленным правилам.
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период.



 
ElenaIS, я поняла, что и Валентина+Валентина не ответила на ваш вопрос. Могу только поделиться собственным опытом. Я при закрытии дел по окончании календарного года составляю описи документов, имеющихся в деле. Эти описи у меня подшиваются в дело, но электронные версии остаются в компьютере. И потом, когда приходит время уничтожать документы, в акте документов, выделенных к уничтожению, указываю, например, дело "Документы-основания к приказам о направлении в командировку за 2010 г." (опись прилагается). И в качестве описи снова вывожу тот самый электронный перечень. Это я делаю для того, чтобы в случае всяческих разбирательств можно было отследить историю каждого документа: в какое дело был помещён, что с ним случилось далее. Помогало не раз, поверьте, и труда особого не надо, т.к.электронный перечень у меня уже был готов. В результате в акте уничтоженных документов вы можете найти при желании упоминание о каждом заявлении.
 
Цитата
Татьяна Самородских пишет:
в акте уничтоженных документов вы можете найти при желании упоминание о каждом заявлении.
а зачем в акте указывать каждое заявление? указывается дело, в нем собраны все заявления за календарный год (не более 250 листов)
или я не так поняла?
 
Цитата
Валентина+Валентина пишет:
а зачем в акте указывать каждое заявление? указывается дело, в нем собраны все заявления за календарный год (не более 250 листов)
Да, в акте указывается дело, но я для себя в качестве приложения прикладываю (извините за тавтологию) опись документов этого дела и храню вместе с актом. Выручало не раз в случаях каких-либо разбирательств. Когда можно найти следы документа, например, чьего-то заявления - что вот, оно было уничтожено, или письмо-приглашение о направлении на мероприятие или ещё что-нибудь. Редко, конечно, появляется необходимость в таком, но мне не трудно вывести ещё раз электронный перечень на печать и приложить его к акту. Это не нормативное требование, это просто из практики. Кто не хочет, может не делать.
 
Подскажите, пожалуйста, первый раз готовлю кадровые документы с истёкшим сроком хранения для уничтожения.
Подготовила, верно?

Графики отпусков за 2016 и 2017 год
Графики работ за 2016 и 2017 год
Табель за 2016 и 2017 год
Трудовая дисциплина (3 г.ст. 694 ст. 587) за 2014 год
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним
(3 г.ст. 686) за 2014 год
Переписка по воинскому учету работников за 2014 год

И последний вопрос.
Мы коммерческая организация, можно ли сдать кадровые документы в пункты приема бумаги где есть услуга по уничтожению документов с выдачей подтверждающих документов по факту завершения утилизации. Т.е. так
1. Приказ по организации О назначении комиссии
2. акт, что выделено к уничтожению
3. документ подтверждающий завершение утилизации

Или нужно нанимать архивариуса....
Заранее большое спасибо...не хотелось бы уничтожить лишние документы)
Изменено: gupkad - 25.01.2018 11:34:52
 
Цитата
gupkad пишет:
кадровые документы с истёкшим сроком хранения для уничтожения.
а опись документов по длительному сроку хранения составили, чтобы с временным сроком уничтожить
 
С временным сроком хранения 1 год (за 2017) еще рано списывать. Только в 2019.
 
Цитата
Валентина+Валентина пишет:
а опись документов по длительному сроку хранения составили, чтобы с временным сроком уничтожить
По номенклатуре дел...не трогаю, что с длительным сроком хранения. Только то, что со сроком год и 3 года...
Цитата
Валентина+Валентина пишет:
С временным сроком хранения 1 год(за 2017)еще рано списывать. Только в 2019.
Верно...тогда на уничтожение 2016 год, что со сроком год и 2014 год, что со сроком 3 года.


Цитата
gupkad пишет:
Мы коммерческая организация, можно ли сдать кадровые документы в пункты приема бумаги где есть услуга по уничтожению документов с выдачей подтверждающих документов по факту завершения утилизации. Т.е. так
или нужно заключать договор нанимать архивариуса и т.д....
Или просто сдать на уничтожение, получить бумагу и забыть?

А вообще можно уничтожить своими силами (шредером) и закрыть всё актом предприятия?

Валентина+Валентина, спасибо!
 
Цитата
gupkad пишет:
А вообще можно уничтожить своими силами (шредером) и закрыть всё актом предприятия?
Цитата
Татьяна Самородских пишет:
уничтожаются одним из четырёх способов:
1) сжигание;
2) измельчение;
3) уничтожение химическими средствами;
3) закапывание (не смейтесь!)
:!:
 
Цитата
gupkad пишет:
Табель за 2016 и 2017 год
С табелями осторожней! Если есть вредники, то табель хранится 75 лет.
Составляете акт на уничтожение, получаете акт приёма-передачи в организации занимающейся утилизацией, получаете денежки. Не забудем про персональные данные, поэтому такие документы сдаются в измельчённом состоянии. Если вы уверены, что документы будут уничтожены в вашем присутствии, то можно не измельчать. По поводу сжигания, сжигание запрещено, где вы будете сжигать? у себя в пепельнице? Закопать конечно можно, но опять вопрос ГДЕ? у себя на огороде, во-дворе, и ещё не забудьте крест поставить на холмик. Поэтому сдаём в организацию занимающейся утилизацией, там хоть денежки (не большие конечно) можно получить на чай-кофе.
 
Цитата
gupkad пишет:
По номенклатуре дел...не трогаю, что с длительным сроком хранения. Только то, что со сроком год и 3 года...
сначала составляем опись со сроком длительного хранения, а только потом можно уничтожать с временным...
 
Валентина+Валентина,
архивист,
Спасибо за помощь !!!
 
Табель учета рабочего времени хранится 5 лет. А при наличии у работников вредных условий труда - 75 лет
 
Добрый день, коллеги, подскажите, пож. документы по личному составу, например приказы по личному составу хранились 75 л. ЭК,
ст. 19б - с 2003 года срок хранения изменили до 50 лет, не могу найти перечень с новыми сроками хранения и на какую статью ссылаться в номенклатуре, или оставить какая была?
 
Цитата
Ася Asa пишет:
не могу найти перечень с новыми сроками хранения
было 75 лет - стало 50 лет
50 лет для документов, которые создавались с 2003 года
до 2002 включительно так и осталось - 75
Цитата
Ася Asa пишет:
на какую статью ссылаться в номенклатуре, или оставить какая была
какая была статья, так и осталась
 
Цитата
Ася Asa пишет:
не могу найти перечень с новыми сроками хранения
в номенклатуре должна быть пометка (в примечании)
Ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации (далее - Закон № 125-ФЗ)

и в следующих строчках
Ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ
 
Валентина, благодарю за ответ, у вас случайно нет ссылочки на Перечень типовых управленческих архивных документов, где стоят уже новые сроки?
Страницы:12След.
Читают тему (гостей: 1)

Отписаться от сообщений с форума

Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Вместе с тем, убедительная просьба к участникам - при общении   не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д. Если Вы заметили сообщение, которое, возможно нарушает закон или правила форума, пожалуйста, напишите нам >>


Уважаемые коллеги, в данном чате вы можете в режиме онлайн обсуждать кадровые вопросы. Пожалуйста, будьте взаимовежливы


Корзина0 товаров
на сумму 0 руб.

Мы в соцсетях:

FacebookОдноклассникиВКонтакте

Подпишитесь бесплатно:

 


А вы уже запаслись журналами учета на          2019 год?

Успейте заказать журналы >>

До Нового года осталось:

дней



Новости сайта


Все новости сайта

Последние публикации
 
Все публикации

Новости для подписчиков журнала "Кадровик-практик"
Все новости ИКС

Войти в зону ИКС (раздел сайта для подписчиков журнала "Кадровик-практик") >>

Новости трудового законодательства
Все новости

Опрос дня
Оцените нашу заботу о вас в 2018 году! Насколько полезны были наши публикации в рассылках и журналах, наши методички, книги, тесты и прочие ресурсы сайта, наши журналы учета? Отметить свое мнение и узнать ответы коллег >>



Тест дня
Мини-тест "Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией"

Книги по кадровому делопроизводству

Книги по кадровому делопроизводству

От профессионалов КД.
Печатные и электронные версии.
Доставка по РФ

Все книги >>
Заказать >>

Журналы учета и регистрации. Разные!

Книги и журналы учета

Отличное качество, плотная обложка+ПВХ, чёткая разлиновка, правильные графы. Прошивка, пломба.
Успейте заказать по старым ценам!

Узнать подробнее >>
Заказать >>

Доставка во все регионы РФ.