Авторизация
Регистрация
Забыли свой пароль?
Поиск по сайту
Журнал
"Кадровик-практик"
Подписка 1500 руб./год

До 31 декабря
в подарок доступ
к электронной версии 
книги
"ГИТ на пороге"!


Бесплатно
подписчики получают 
доступ к: 
  • справочной базе,
  • "книжной полке",
  • курсу по кадрам,
  • всем тестам и др.
Узнать подробнее >>
Полистать журнал >>




Номенклатура дел в организации

Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное - у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум - для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы - это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.
Также для Вас чат кадровиков >>
Vasia.png

Страницы:1
Номенклатура дел в организации, Вопросы по номенклатуре дел
 
Коллеги, нужна Ваша помощь. Создаем новое ООО и хочется сделать правильный документооборот. Хотим разработать и утвердить номенклатуру дел. Достаточно ли утверждения только директором? Поделитесь опытом как Вы разрабатывали номенклатуру дел в Вашей компании? Организация небольшая и соответственно документооборот тоже.
 
Номенклатура дел может быть
  • разработана самостоятельно организаций, положительное – максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними, отрицательное – большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки,
  • поручено ее составление специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг, положительное – не тратите свое время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, отрицательное – не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.
Со своей стороны я могу дать совет – предпочтительнее первый вариант. Постарайтесь номенклатуру дел составлять своими силами, даже если в итоге могут быть какие-то недостатки. Правила разработки понять не трудно, основная сложность приходится на аналитическую работу по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов.
По роду своей деятельности мне приходится бывать в различных организациях, документы которых я хорошо знаю. И когда изучаешь составленную сторонним специалистом (пусть даже и высококвалифицированным) номенклатуру дел, то понимаешь с точки зрения нормативных требований это безупречный документ. Но с практической точки зрения там могут присутствовать разные несуразности – срок хранения не тот из-за неправильного подбора статьи по перечню документов, странные формулировки заголовков дел, иногда бывает лучше их разделить на несколько дел, иногда наоборот объединить.
Почему такое происходит, я поясню на отвлеченном примере. Человек со стороны сразу может понять, что речь идет, например, о бумаге. Но то, что имеется в виду наждачная, а вовсе не туалетная бумага требуется более глубокое изучение вопроса, хотя для вас это элементарно. Отсюда неудобства в использовании такой номенклатуры дел в текущем делопроизводстве и при подготовке документов к сдаче в архив.
Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
Работа ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярия, общий отдел и т.д.).
Прежде всего, необходимо определить состав образующихся документов. Изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т.д.), плановые и отчетные документы организации, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.
Считается, что сводная номенклатура дел организации составляется на основании согласованных с ведомственным архивом номенклатур дел структурных подразделений. Исходя из моего опыта, я могу сделать вывод, что сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени). Поэтому основная работа ложится на ответственного специалиста за составление сводного документа. Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.
При этом все документируемые участки должны быть отражены. Часто сотрудники отделов говорят «да у меня тут в столе», «чтобы под рукой». Вместе с тем правила требуют, чтобы все заголовки заводимых дел были включены в номенклатуру дел. И затем исполненные документы формировались в дела в соответствии с заложенной системой.
Как уже отмечалось выше самая сложная работа в разработке номенклатуры дел – правильно сформулировать заголовки дел, систематизировать их и проставить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов. Это мы рассмотрим позднее на конкретном примере номенклатуры дел организации в следующей статье.
Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.
И затем в соответствии с нормативными требованиями необходимо утвердить данный документ. Основные этапы утверждения номенклатуры дел:
  • визируется ответственным за архив организации,
  • подписывается руководителем службы делопроизводства,
  • согласовывается с экспертной комиссией организациии с составлением протокола заседания экспертной комиссиии,
  • направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива),
  • утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел.
Обратите внимание, чтобы избежать типичной ошибки – нельзя менять местами два последних этапа. Считается, что госархив имеет право потребовать внести изменения в номенклатуру дел. Если документ утвержден, то его поздно с кем-либо согласовывать.
По правилам должно быть четыре/три экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:
  • в службе делопроизводства – документ постоянного хранения,
  • в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения),
  • в архиве организации,
  • рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).
Изменено: Вадим А - 08.08.2014 10:48:45
 
  • Цитата
    визируется ответственным за архив организации,
    подписывается руководителем службы делопроизводства,
    согласовывается с экспертной комиссией организациии с составлением протокола заседания экспертной комиссиии,
    направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива),
    утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел.
    Я читала эту информация, хотелось уточнить для небольших организаций полностью обязательно проходить всю эту процедуру утверждения или можно просто утвердить директору организации и этого достаточно.
Изменено: Kadr Barnaul - 08.08.2014 11:22:49
 
Цитата
Kadr Barnaul пишет:
можно просто утвердить директору организации и этого достаточно.
Можно.
*** Если при ответе на вопрос Вам рекомендуют почитать НПА,не стоит считать это хамством, издевкой или грубостью. Только в НПА заложен правильный ответ. А все остальное, особенно ответы и советы пользователей, это ЛИЧНОЕ мнение каждого!***
 
Подскажите, пожалуйста. В учреждении есть делопроизводитель. Как правильно и кем заверена и утверждена быть номенклатура дел.
Согласовано с делопроизводителем ФИ.О, дата, подпись, Утверждаю - заведующий, фио, дата подпись?
 
И еще вопрос, если например 1 из пунктов номенклатуры это-протоколы родительских собраний, то где они должны храниться? обязательно в папке под этим названием? или можно на рабочем месте воспитателя? или дублировать эти протоколы? (в 2 местах).
 
Цитата
Марьянка пишет:
утверждена быть номенклатура дел.
Все утверждает руководитель организации.

Цитата
Марьянка пишет:
если например 1 из пунктов номенклатуры это-протоколы родительских собраний,
То это и есть номенклатурное дело, в которое формируются все протокола и соответственно в нем хранятся.
*** Если при ответе на вопрос Вам рекомендуют почитать НПА,не стоит считать это хамством, издевкой или грубостью. Только в НПА заложен правильный ответ. А все остальное, особенно ответы и советы пользователей, это ЛИЧНОЕ мнение каждого!***
 
В номенклатуре дел указан срок хранения документов, если срок вышел, то складываем в архив. В архиве заголовки такие же должны быть как и в номенклатуре? или просто стопочкой складывать, простите за дурацкий вопрос.
 
Цитата
Марьянка пишет:
В номенклатуре дел указан срок хранения документов
Это срок хранения в целом - в архиве (организации, либо городском, если организация закрылась). А сами НД формируются максимум по 250 листов в пределах календарного года.

Есть правила делопроизводства, там все-все расписано. Делопроизводителю не мешало бы знать как все правильно делать. Вы, как руководитель, не можете же всю работу делать за всех........
*** Если при ответе на вопрос Вам рекомендуют почитать НПА,не стоит считать это хамством, издевкой или грубостью. Только в НПА заложен правильный ответ. А все остальное, особенно ответы и советы пользователей, это ЛИЧНОЕ мнение каждого!***
 
Спасибо, обращу внимание на эти правила
 
Доброго времени суток всем! Делаю на новый год номенклатуру, не знаю в какой отдел втюхать паспорт доступности объекта социальной инфраструктуры (ОСИ) и инструкцию по противодействию терроризму :unknown
Изменено: Екатерина - 30.11.2018 08:33:42
Кадры решают все. Что им разрешают...
 
Екатерина,у нас этим занимается специалист по охране труда. Может в его отдел и втюхать?
 
Цитата
Туристка написал:
Екатерина ,у нас этим занимается специалист по охране труда. Может в его отдел и втюхать
Спасииибо! Туда и залепенила. ))) Только паспорт доступности (для инвалидов) не знаю куда вставить.
Изменено: Екатерина - 03.12.2018 07:37:31
Кадры решают все. Что им разрешают...
 
Цитата
Екатерина написал:
Цитата
Туристка написал:
Екатерина ,у нас этим занимается специалист по охране труда. Может в его отдел и втюхать
Спасииибо! Туда и залепенила. ))) Только паспорт доступности (для инвалидов) не знаю куда вставить.
Туда же!
 
Цитата
Туристка написал:
Туда же!
Спасибо )
Кадры решают все. Что им разрешают...
Страницы:1
Читают тему (гостей: 1)

Отписаться от сообщений с форума

Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Вместе с тем, убедительная просьба к участникам - при общении   не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д. Если Вы заметили сообщение, которое, возможно нарушает закон или правила форума, пожалуйста, напишите нам >>


Уважаемые коллеги, в данном чате вы можете в режиме онлайн обсуждать кадровые вопросы. Пожалуйста, будьте взаимовежливы


Корзина0 товаров
на сумму 0 руб.

Мы в соцсетях:

FacebookОдноклассникиВКонтакте

Подпишитесь бесплатно:

 


А вы уже запаслись журналами учета на          2019 год?

Успейте заказать журналы >>

До Нового года осталось:

день



Новости сайта


Все новости сайта

Последние публикации
 
Все публикации

Новости для подписчиков журнала "Кадровик-практик"
Все новости ИКС

Войти в зону ИКС (раздел сайта для подписчиков журнала "Кадровик-практик") >>

Новости трудового законодательства
03.12.2018

Правительство РФ утвердило предельную величину базы для исчисления страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и на обязательное пенсионное страхование с 1 января 2019 г.

26.11.2018

Верховный Суд РФ подготовил новый Обзор судебной практики, рассмотрены сложные вопросы применения трудового законодательства. Кадровику важно это знать!

21.11.2018

Постановление Правительства РФ от 14.11.2018 N 1365 ‘Об установлении на 2019 год допустимой доли иностранных работников, используемых хозяйствующими субъектами, осуществляющими на территории Российской Федерации отдельные виды экономической деятельности’

21.11.2018

Постановление Правительства РФ от 15.11.2018 N 1375 ‘О размерах минимальной и максимальной величин пособия по безработице на 2019 год’

20.11.2018

Выполнение квоты по приему на работу инвалидов как показатель эффективности работы руководителя: внесены изменения в акты Правительства РФ

Все новости

Опрос дня
Работник не был в отпуске 3 года (36 месяцев). Ему положен отпуск - 28 дней за рабочий год. Он увольняется. Какой расчет дней для компенсации за неиспользованный отпуск Вы считаете верным? Отметить свое мнение и узнать ответы коллег >>



Тест дня
Мини-тест "Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией"

Книги по кадровому делопроизводству

Книги по кадровому делопроизводству

От профессионалов КД.
Печатные и электронные версии.
Доставка по РФ

Все книги >>
Заказать >>

Журналы учета и регистрации. Разные!

Книги и журналы учета

Отличное качество, плотная обложка+ПВХ, чёткая разлиновка, правильные графы. Прошивка, пломба.
Успейте заказать по старым ценам!

Узнать подробнее >>
Заказать >>

Доставка во все регионы РФ.